деллопроизводство. Лабораторная работа 1 Тема Унифицированная система организационно
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
КРОНА Генеральному директору ОАО НИВА Красный пр, д, 346500 г.Шахты Н.Р.Силиванову Ростовской области тел. 122-234-455, 231-555-00, факсе Кошевская ул. д, ОКПО 11111111, ОГРН 3456237890211 , г.Ростов на Дону, 345000 ИНН/КПП 7654980000/111188889 ______________ № __________ На от __________ Об изменении проекта реконструкции склада Уважаемый Назар Романович Данное информационное письмо содержит в себе официальное предложение о деловом партнерстве в области взаимопоставок комплектующих деталей на долгосрочную перспективу. Наше информационное письмо включает все необходимые материалы, предназначенные для сведения и принятия конкретных решений. При рассмотрении наших материалов Вы можете сами оценить полезность и актуальность этой информации. Я хотел бы получить от Вашей компании соответствующие гарантии, свидетельствующие о готовности к сотрудничеству. Очень рассчитываю, что Вы сочтете возможным не задерживать сот- ветом и сообщите в кратчайшее время. Приложение проспекты на 8 л. в 2 экз. Директор л/подпись О.А.Лесничая П.В.Самсонова 000-00-00 вдело, подпись, дата Приложение 5.3 Телеграмма СРОЧНАЯ ШАХТЫ АРИАНДА ОТГРУЗКА ТЕХНИКОЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ТЧК ВЫЛЕТАЮ ЗАВОД ЗПТ ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВА ДНЯ МЕНЕДЖЕР ПО СНАБЖЕНИЮ 07/10 Сан-Петерург, Кривленко № 3 Менеджер по снабжению подпись И.О.Ф. 00.00.0000 Печать Макет факса НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные Адресат Должность И.О.Фамилия ________________№______________ Телефон На _____________ от _____________ Факс Заголовок к тексту Текс факса Должность подпись И.О.Фамилия Приложение 5.4 Макет телефонограммы НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ автор телефонограммы) Адресат Должность ТЕЛЕФОНОГРАММА И.О.Фамилия 00.00.0000 г. № ________ Заголовок Текст Наименование должности и Ф.И.О. от имени которого передается телефонограмма, само сообщение. Передала секретарь И.О.Ф. Приняла секретарь И.О.Ф. тел. 000-00-00 тел. 000-00-00, рег. №______ Время передачи 00 час. 00 мин. Время приема 00 час. 00 мин Пример телефонограммы ОАО «АКТАВИУС» ОАО ГИДРОПРИВОД Директору Р.О.Кныш ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 г. № ______ О проведении совещания Для подведения итогов работы объединения проводится совещание Совета директоров, время в 00 час. 00 мин. Передала секретарь И.О.Ф. Приняла секретарь И.О.Ф. тел. 000-00-00 тел. 000-00-00, рег. №______ Время передачи 00 час. 00 мин. Время приема 00 час. 00 мин Лабораторная работа № 6 Тема «Информационно-справочные документы. Наименование работы Оформление информационно-справочных документов докладные, служебные и объяснительные записки. Цель занятия сформировать навыки составления и оформления ин- формационно-справочных документов. Норма времени 2 часа Задание 1. Составить докладные записки (внутренние, внешние) по индивидуальному заданию. 2. Составить служебную записку. 3. Написать объяснительную записку (разная тематика. Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно 1. особенность справочно-информационных документов 2. основное назначение этих документов 3. требования, предъявляемые к составлению докладных, служебных и объяснительных записок. Методические указания Особенность этих документов заключается в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления от работника к начальнику структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации. Документы этой группы сообщают сведения, факты, которые побуждают принимать управленческие решения, те инициативные. Совокупность этих документов условно делится на справочно- информационную (протокол, докладная записка, представление) и справоч- но-аналитическую (акты, справки, сводки, отзыв, заключение. Они являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемой, постановкой вопроса, содержащая ответы и предложения. Докладные записки делятся на информационные и отчетные на внешние и внутренние, в зависимости от адресата. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке предприятия, внутренние – на обычном листе бумаге. Разновидностью докладной записки являются представления - для поощрения и взыскания работников, проведения аттестаций служебная записка – та же цель, что и докладные записки, широко используется в практике делопроизводства, но она не имеет официального статуса. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий вышестоящему руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплин, нештатных ситуаций. Соответственно объяснительные записки делятся на две группы 1 группа – это записки, сопровождающие документ или поясняющие отдельные его положения 2 группа – носит объяснительный характер по поводу каких-либо проступков, поведения работников или сложившихся ситуаций. Текст должен убедительными содержать неопровержимые доказательства. Ее отличие от докладной записки заключается в том, что она не содержит выводов и предложений. Обычно объяснительная записка пишется от руки, текст содержит описание фактов, событий, послуживших к ее написанию, и аргументы, смягчающие проступок или подтверждающие факты. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Приложение 6.1 Эмблема Наименование организации Наименование должности адресата с включением наименования организации в Д.п. И.О.Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 г. № 0000 Место издания Заголовок к тексту начинается с предлога О без кавычек Текст. Излагается проблема, вопрос, ситуация, те. факты, послужившие основанием для создания документа, возможен анализ сложившейся ситуации. Не рекомендуется начинать текст со слов Довожу до Вашего сведения Затем приводятся выводы и предложения, конкретные меры, которые необходимо предпринять. Оформляется приложение, если оно существует. Приложение 1. Наименование приложения, количество экз. и листов. 2. Наименование должности лица подписавшего документ подпись И.О.Фамилия дело 00-00, подпись, дата Рис. Макет оформления внешней докладной записки Приложение 6.2 Эмблема Министерство образования РФ Ростовское областное Генеральному директору управление образования ОАО «СИТИ» Б.Ю.Криштопа Социальный отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 г. № 03-07/10 О целевой подготовке кадров Согласно письма Администрации нашего города от 00.00.0000 г. № 00 О целевой подготовке кадров для развития предпринимательской деятельности в рыночных условиях направить в учебно-деловой центр Морозовско- го проекта заявку на целевую переподготовку кадров по прилагаемым программам дог. Приложение Перечень программ на 1 л. Завотделом подпись Т.Р.Иванников Рис. Пример внешней докладной записки Приложение 6.3 Эмблема ОАО «РОСТОВШАХТОСТРОЙ» Зам.директору Д.З.Ершову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 г. № 06-09/12 О переводе на другую должность В связи с реорганизацией структуры управления и укрупнением отделов происходит перераспределение функций сотрудников. Прошу перевести ведущего экономиста М.М.Новикову из планового отделав технический отдел с последующим внесением изменений в штатное расписание. Директор л/подпись С.С.Тузлов Вдело, подпись, дата Рис. Пример оформления внутренней докладной записки Приложение 6.4 Пример оформления внешней докладной записки Эмблема ХОЛДИНГОВАЯ КОМПАНИЯ МАСТЕР Зам.генеральному директору ______________№___________ ОАО КРОТ Р.Д.Кутькову г. Шахты О внедрении системы Lein На основании решения Совета директоров от 04.02.2010 г. № 10 О внедрении системы Lein в производство в компании проведена работа по определению первоначальных направлений, необходимых для внедрения данного метода. Основными документами в этом плане считаю переработку должностных инструкций всех работников департамента и беспрекословного их выполнения в соответствии с планом. Рекомендации по улучшению производственной деятельности человеческие ресурсы играли и играют одну из ведущих ролей в улучшении результативности и эффективности любой организации. Внедрении системы Lein – это каждодневный труд, который сопровождается сомосовершенствованием и саморегулированием каждого сотрудника в течение своей трудовой деятельности. Таким образом, Вам необходимо создать комиссию по внедрению Lein и направить к нам на месячную стажировку. Начало занятий – 03.03.2010 г. Мы приложим усилия, чтобы сделать Вашу командировку целесообразной и эффективной. Генеральный директор л/подпись И.Т.Шувалов М .М.Миронова 00-00-00 Вдело, подпись, дата Приложение Пример оформления объяснительной записки ОТДЕЛ МАРКЕНГА Зам.генерального директора ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА А.К.Пищикову 00.00.0000 г. О разработке рекламного щита На основании плана мероприятий ив соответствии с приказом генерального директора от 00.00.0000 г. № 000 отдел должен представить в отдел маркетинга проект рекламного щита. Проект был подготовлен, согласован в указанный срок, ноне представлен на утверждение комиссией из-за отключение электроэнергии в центральной части города. Начальник отдела подпись Н.В.Кирисова Вдело, подпись, дата Лабораторная работа № 7 Тема « Информационно-справочная документация. Наименование работы Оформление справочно-аналитической документации Цель занятия закрепить навыки составления и оформления документов оперативной информации на примере акта и справки. Норма времени 2 часа Задание 1. Составить и оформить акт согласно полученным заданиям. 2. Оформить справку на разную тематику. 3. Оформить доверенность. Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно 1. краткая характеристика документов 2. особенности составления и оформления актов, справок. Методические указания Все информационно-справочные документы предназначены для передачи информации либо для фиксации информационных сведений. Их особенность могут не требовать исполнения. Основная их функция – реализация внутренних коммуникативных связей организации. АКТ – это документ, составленный комиссией (несколькими лицами, подтверждающий конкретные факты, события или действия. Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но содержать предложение по устранению недостатков (акт о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности, те во всех случаях в акте отражаются только те факты, которые были обнаружены входе работы комиссии. О фактах повреждения, недостачи, порчи груза и т.д. составляются коммерческие акты, которые составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без всяких помарок (подчисток, зачерки- ваний). Все дополнения и изменения в таком акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и грузоотправителя. Акты бывают внутренними и внешними документами организации. Внутренний акт составляется на общем бланке организации. Внешний акт должен содержать справочные данные об организации. Акт состоит из вводной части и констатирующей. В основной части указывается основание, мотив его составления устное распоряжение руководства, факты. В констатирующей (основной) части излагаются цели, задачи, существо вопроса и сроки проведения комиссией работы, ее результаты выводы, заключения и т.д. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При необходимости он утверждается руководителем и заверяется гербовой печатью. Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий. Существует два вида справок служебного и личного характера. Оформляются они на бланке предприятия. Типовой состав информации позволяет использовать при их оформлении трафаретный тексты основная часть печатается, а переменные данные вписывается от руки. Справки обязательно заверяются печатью. Текст справки личного характера обязательно начинается в именительном падеже фамилии, имении отчества (полностью, о котором даются сведения, его должности и зарплаты. Обязательно должна быть дата ее подписания, подпись руководителя и печать. Регистрационный номер ставится, если ведется учет выдачи справок. Справки составляются водном экземпляре. Справки служебного характера содержат информацию по производственной тематике и могут быть внутренними и внешними. Внешние справки составляются по запросу руководства, подписываются руководителем, а при наличии финансовых вопросов еще гл.бухгалтером и заверяется печатью. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание, дату или период времени, к которому относятся сведения. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы или делиться на разделы в зависимости от освещаемых вопросов. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах один направляется адресату, второй подшивается вдело. Внутренние справки – это документы, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы,составляет и подписывает исполнитель. Приложение 7.1 БЮРО ЗНАКОМСТВ «L'amare tu jour» Страховая компания СПРАВКА «ЮНИКОН » 15.05.2010 г. г. Шахты МЕЛОВСКАЯ Елена Юрьевна действительно работает ведущим экономистом акционерного общества с 01.02.2009 года и по настоящее время. Директор л/подпись Ю.В.Кулич М.П. Гл. бухгалтер л/подпись И.В.Минкина ОАО ОГРАНКА Средняя школа № 4 СПРАВКА г. № 23 г.Новошахтинск СУХИНИН Федор Владимирович действительно работает в должности экономист-менеджера акционерного общества. Заработная плата составляет- – 13 тысяч 200 рублей. Начальник о/к подпись С.П.Борщева М.П. Приложение 7.2 Макет оформления акта НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации АКТ УТВЕРЖДАЮ при необходимости) 00.00.0000 г. № 00 должность, место издания подпись) ИО. Фамилия дата Краткое содержание события или факта Основание Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта Составлен комиссией Председатель – Наименование должности ИО. Фамилия Члены комиссии Наименование должности ИО. Фамилия располагаются в алфавитном порядке) Присутствовали Наименование должности ИО. Фамилии лиц, присутствующих при составлении акта располагаются в алфавитном порядке) Текст констатирующей части акта описание проведенной работы фиксация установленных фактов могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в _______ экземплярах й — кому (куда й — кому (куда) и т. д. Председатель подпись) ИО. Фамилия Члены комиссии подпись) ИО. Фамилия подпись) ИО. Фамилия Присутствовали подпись) ИО. Фамилия Вдело (подпись, дата) Эмблема Приложение 7.3 ООО «РЕМИКС» АКТ УТВЕРЖДАЮ 00.00.0000 г. № 00 Директор Т.Б.Перова г.Ростов на Дону 00.00.0000 г. О ревизии кассы Основание приказ директора акционерного общества от 00.00.0000 г. № 24. Составлен комиссией в составе Председатель зам.главного бухгалтера И.Б.Лаврова Члены комиссии бухгалтер А.Д.Казанова; бухгалтер м/о Т.И.Шестакова. В период с 00.00.0000 г. по 00.00.0000 г. комиссия провела ревизию кассы оптово-торговой базы по состоянию наг. В результате проверки комиссия установила Остаток наличных денег в кассе по состоянию наг. согласно данным бухгалтерского учета 4 567 900 рублей. 2. Фактически установлено наличных денег в размере 4 567 900 рублей. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Акт составлен в трех экземплярах й экз. направлен директору й экз. - главному бухгалтеру й экз. – вдело. Председатель л/подпись Д.Т.Прочанова Члены комиссии л/подпись А.Д.Казанова л/подпись Т.И.Шестакова Лабораторная работа № 8 Тема Организация документооборота. Наименование работы Общие принципы и методические основы организации документационного обеспечения управления. Цель занятия знать последовательность прохождения и технологию обработки различных групп документов. Норма времени 2 часа Задание 1. Показать этапы работы с документами. 2. Оформить номенклатуру дел своего предприятия. 3. Оформить регистрацию документа. Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно 1. понятие, принципы и характеристика документооборота 2. потоки документооборота и порядок их прохождения 3. принципы систематизации. Методические указания Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51141-98). Основные принципы организации документооборота оперативность (операции выполнять параллельно оправданное перемещение документов (сократить возвратные перемещения единообразие в порядке прохождения ив процессе обработки. Документооборот – это непросто передача документов из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, ас ними совершаются определенные делопроизводственные операции на основе нор- мативно-методических документов государственных органов управления. В управлении организации прямую и обратную связь осуществляют определенные потоки документов. В документационном обеспечении выделяется три основных потока документов входящие документы, поступившие из внешних организаций исходящие документы, отправляемые за пределы организации внутренние документы, используемые внутри организации. Схема организации работы с документами представлена на рис. (стр Стенюков). Входящие документы На предприятиях существует многоуровневая систематизация документов первый уровень систематизации – год. Делопроизводство осуществляется в течение календарного года, дела истекшего года в обязательном порядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года. Принципы систематизации можно изменять только с наступлением нового года Согласование проектов документов Рассмотрение документов руководителем подписание, резолюция) Направление документов на исполнение Контроль исполнения Исполнение документов Формирование документов вдела Справочно- информационная работа с документами Определение сроков хранения документов Передача в архив Дальнейшее использование Уничтожение документов Прием входящих документов Разметка документов Составление проектов документов Регистрация документов Отправка исходящих документов второй уровень – вид деятельности (планирование, руководство) либо код или номер подразделения, отдела третий уровень – согласно направления (подвида) деятельности. Например, папка общее руководство может быть дело переписка с вышестоящей организацией. Документы, однородные по виду, срокам хранения, по подвиду деятельности группируются в одну папку, называемую Дело. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируются в документе Номенклатура дел, утверждаемый руководителем предприятия и является законом в течение года. |