деллопроизводство. Лабораторная работа 1 Тема Унифицированная система организационно
 Скачать 1.06 Mb.
|
|
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовок дел с указанием срока хранения, оформленный в установленном порядке. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах. Регистрация должна быть однократной. Например, 01-02/123. 01-02 – это индекс согласно номенклатуре дел 01- структурное подразделение 02- номер дела этого подразделения 123 – индивидуальный порядковый номер. Контроль исполнения - неотъемлемая функция управления и важный элемент процесса ДОУ. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Существует два направления контрольной деятельности контроль по существу поставленных вопросов в документах, осуществляемый руководителем организации, структурного подразделения или специалист контроль за сроками исполнения – это важнейшая функция службы ДОУ или секретаря-референта. Задачами контроля исполнения являются постановка документа на контроль, предварительная проверка и регулировка хода исполнения, снятие с контроля, направление вдело, анализ хода и результатов исполнения документов Приложение 8.1 Наименование организации Утверждаю Директор НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись, расшифровка дата 00.00.0000 г. № 01 НА 2010 ГОД г.Шахты Индекс дела Заголовок дела Количество томов Срок хранения Примечание О. Организация управления 01-01 Учредительные документы Пост. 01-02 Приказы вышестоящей организации Пост. 01-03 Приказы по основной деятельности Пост. 01-04 Телефонограммы 1 год 01-05 О. Планово-экономический отдел 02-01 Переписка по основной деятельности Пост. 02-02 Приказы вышестоящей организации Пост. 02-03 Приказы по основной деятельности Пост. 02-04 Балансовые отчеты Пост. 02-05 03. Делопроизводство 03-01 Номенклатура дел Пост. 03-02 Приказы вышестоящей организации Пост. 03-03 Приказы по основной деятельности Пост. 03-04 Инструкция по делопроизводству Пост. 04. Отдел кадров 04-01 Приказы по личному составу 75 лет 04-02 Приказы вышестоящей организации Пост. 04-03 Приказы по основной деятельности Пост. 04-04 Личные дела работников 75 лет 05. Внешнеэкономические связи 05-01 Переписка с клиентами 5 лет 05-02 Приказы вышестоящей организации Пост. 05-03 Приказы по основной деятельности Пост. 05-04 Переписка по вопросам претензий 5 лет И т.д. Зав.канцилярией Одобрено Протокол заседания экспертной комиссии отв дело № 03-01, дата, подпись Лабораторная работа № 9 Тема Формирование, оперативное хранение и использование дел. Наименование работы Подготовка дел к оперативному хранению. Цель занятия изучить правила и требования к оформлению дел экспертиза ценности, лист-заверитель дела, внутренняя опись, их назначение. Норма времени 2 часа. Задание 1. Документальное оформление результатов экспертизы ценности. 2. Оформить внутреннюю опись. 3. Оформить обложку дел. Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно 1. понятие экспертиза ценности документов, ее цель 2. требования и порядок к процессу проведения ЭЦД; 3. правила подготовки документов для передачи в архив. Методические указания Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это отбор документов на государственное или иное хранение, уничтожение и установление сроков их хранения. Задача экспертизы – охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации в составе трех человек из числа наиболее квалифицированных работников. Его решение вступает в силу с момента утверждения руководителем. Работа экспертной комиссии заключается не только в отборе документов по заголовкам на основе номенклатуре дел, но и путем полистного просмотра документов. В случае обнаружения, где произошло смешивания документов разных сроков хранения, обязательно производится перегруппировка. Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по срокам хранения постоянного хранения временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет временного хранения (до 10 лет подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Уничтожение документов и дел оформляется актами. Подготовка дели передача их на архивное хранение предусматривает полное их оформление в соответствии с установленными правилами, которое складывается из ряда операций, таких, как нумерация листов, составления листа-заверителя дела, внутренняя опись, оформление обложек и т.д. Внутренняя опись помещается вначале дела и нумеруются отдельно их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов через знак «+». Приложение 9.1 Макет акта о выделении документов к уничтожению Наименование организации АКТ УТВЕРЖДАЮ ______________№________ директор, подпись, расшифровка подписи, дата место издания О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ( название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения отобраны к их уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы предприятия Заголовок дела Дата Количество дел томов) Срок хранения и № статьи по перечню Примечание 1. Переписка с ОАО Грань 2010 2 5 лет, ст 2. Переписка по общим вопросам год, ст. итого 3 Итого цифрами и прописью) дел за ________ год. Описи дел постоянного хранения с ЭПК наименование архивного учреждения) протокол от ___________________№ ____________. Должность, проводившего ЭЦД подпись расшифровка подписи 00.00.0000 ОДОБРЕНО Протокол ЭК отв дело 00-00, дата, подпись Приложение 9.2 Форма внутренней описи документов ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела №________ Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов Примечание 1 2 3 4 5 Итого документов цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи цифрами и прописью) Должность, составившего опись подпись расшифровка подписи 00.00.0000 |