Все лекции. Лекция 1 общее представление о проектной деятельности 1 Проектная деятельность общее представление. Понятие проекта
 Скачать 0.68 Mb.
|
|
"Презeнтация в лифте", или Elevator Pitch (иногда Elevator Speech) – короткий рассказ о концепции проекта. Время презентации сопоставимо с поездкой на лифте: до 1 минуты, 100-200 слов. Основная цель – заинтересовать инвестора, чтоб получить приглашение на вторую встречу. Представление идеи, или Idea pitch – презентация основной идеи, длительность которой до 3 минут. Может состоять из названия проекта, проблемы, решения, объема рынка, бизнес-модели, команды, заключения и контактов. Данный вид выступления хорошо подходит для конкурсов стартап-проектов. Представление проекта, или Funding pitch – полноценная презентация проекта, длительность которой может занимать до 10 минут. Содержит те же разделы, как и Idea pitch, а также информацию про конкурентов, стратегию выхода на рынок, необходимых инвестиций и так далее. Как сказал Гай Кавасаки, первый евангелист из Кремниевой долины: "Если вы не можете описать вашу бизнес-модель в десяти словах, значит, у вас ее нет." Перед тем, как приступить к подготовке к выступлению, определите следующие моменты: Каковы цели вашего выступления. Каких действий или решений вы ожидаете от слушателей. Насколько слушатели подготовлены к восприятию вашей информации? Если вы выступаете перед лицами принимающими решения, например, своим начальником или инвестором) Другими словами, нужно выяснить критерии, по которым будет оцениваться ваше выступление. Такими критериями могут быть: актуальность идеи, ясность решения, востребованность решения, компетенции команды и др. Каковы временные рамки выступления? От выделенного времени на само выступление и на сессию вопросов-ответов зависит содержание выступления. Перед кем вы будете выступать? Какая аудитория будет слушать выступление? Для разной аудитории будет по-разному преподноситься материал. Каковы технические возможности помещения? Будет ли проектор, флип-чарт, колонки или другое оборудование? Здесь уместно дать практические рекомендации. Готовя презентацию заранее выбирайте формат слайдов 3:4 или 16:9 Учитывайте формат файла презентации. Если презентацию готовите в системе PowerPoint, то сохраняйте файл в обоих форматах ppt и pptx, чтобы не зависеть от версии PowerPoint, установленной на компьютере, с которого будет транслироваться презентация. Также, если в презентации нет анимационных эффектов и встроенного видео, надежным решением будет иметь версию презентации в формате pdf Старайтесь до выступления проверить, как смотрится ваша презентация на демонстрационном оборудовании зала Итак, эффективное выступление включает три составляющих: Структура, формат и содержание выступления. Создание визуального сопровождения (презентация). Подача материала. Далее рассмотрим более развернуто каждый из пунктов. 6.2 Структура, формат презентации и содержание выступления Логично, что структура выступления задается исходя из целей и условий мероприятия, на котором собственно и планируется презентовать идею проекта. Однако можно выделить несколько важных элементов этой структуры: Обозначение проблемы или возможности. В начале презентации нужно захватить внимание аудитории и прояснить, о чем вообще пойдет речь. Интересно звучит вначале вопрос или какая-то впечатляющая цифра, обозначающая проблему или возможность. Например, для проекта по организации выставки об оказании помощи зимующим птицам можно начать так: «А знаете ли вы, что ежегодно в Санкт-Петербург прибывает миллион птиц-мигрантов, это как пятая часть населения города?». Цель и продукт проекта. Расскажите конкретно, какую в итоге преследуете цель, что хотите достичь в результате выполнения проекта, продемонстрируйте образ продукта. Суть решения. Опишите несколько ключевых характеристик (особенностей), которые позволят решить эту проблему. Целевая аудитория. Опишите, для какой целевой аудитории разрабатывается продукт: кто будет использовать или покупать предлагаемый вами продукт. Аналоги. Расскажите, какие существуют аналоги как в организации, так и на рынке, в чем преимущества предлагаемой идеи перед ними. Планируемые сроки и ресурсы. Обозначьте, какие этапы в проекте, когда планируете достичь ключевые результаты, какие ресурсы необходимы для реализации. Заключение. Перед тем, как закончить выступление, подведите итог и покажите, что ваша идея нужна, реализуема и перспективна. Формат презентации идеи может быть основан на предложенный выше структуре. Важно, чтобы любой участник команды понимал содержание, мог выступить с любого места презентации. 6.3 Создание визуального сопровождения Использование визуализации является второй составляющей эффективного выступления. Ее главная цель – наиболее информативно показать вашу идею, используя при этом специальные средства представления. Дело в том, что разные методы информационного воздействия дают разный результат. Некоторые исследователи приводят такие значения: аудиальный метод подачи информации дает 30% результат восприятия информации, а если мы комбинируем визуальный и аудиальный ряд, то можем надеяться, что присутствующие воспримут 50% доклада. К примеру, попробуйте пересказать любой просмотренный вами фильм и прослушанную аудиокнигу, ответьте затем на вопрос: «В каком рассказе вспомнилось больше подробностей?». Для представления информации во время выступления можно использовать: Видеоматериал. Эффективно воздействует на человека, сочетая звук и изображение и позволяя наилучшим образом передать «действие». Минусом является то, что выступающий не участвует в процессе показа (только включает видео). Это в свою очередь снижает концентрацию внимания слушателя и отвлекает внимание от выступления (особенно встроенный в презентацию клипарт). Поэтому без осознанной необходимости использовать видео в коротких презентациях, цель которых донести идею, не стоит. Рисование от руки во время выступления (хэндрайтинг). Подчеркивает активное участие выступающего (высокая концентрация внимания слушателей), позволяет добавить импровизации (что также привлекает аудиторию), создает атмосферу участия. Однако, создает сложность одновременно грамотно формулировать свой рассказ. Заранее подготовленный для выступления раздаточный материал. Это послужит хорошим дополнением и подчеркнет внимание к каждому слушателю, но нужно учитывать размер аудитории и количество слушателей. Мультимедийную презентацию с использованием электронных досок и проекторов. Создает широкий ряд возможностей для разработки красивых креативных презентаций. Минусом является то, что может отвлечь слушателя от сути выступления. 6.4 Технические средства Презентация, как представления проекта, обычно сопровождается демонстрацией слайдов. Для демонстрации слайдов может использоваться мультимедиа проектор или экран персонального компьютера. Мультимедиа проектор используют при проведении презентации для достаточно большой аудитории. При проведении презентации для небольшой аудитории, например, для заказчика в его офисе, можно использовать и свой ноутбук. Мультимедиа проектор Современные мультимедиа проекторы позволяют получить на большом экране четкое цветное изображение, и что немаловажно, в условиях естественного освещения. Процесс проведения презентации с использованием мультимедиа проектора мало отличается от презентации с использованием компьютера: в нужный момент, для отображения очередного слайда, докладчик должен нажать клавишу на клавиатуре компьютера, кнопку мыши или специального пульта. Несомненным преимуществом мультимедиа проектора перед другими техническими средствами проведения презентации является возможность использования всех возможностей, предоставляемых программой подготовки презентаций, в том числе анимации. При использовании проектора, необходимо учитывать: 1. Формат кадра проектора 4:3 или 16:9 2. Разрешение проектора, чтобы знать, насколько мелкие детали слайдов могут быть переданы данным проектором 3. Цветопередачу проектора, поскольку при недостаточной цветопередачи некоторые цвета будут неотличимы друг от друга. Чтобы этого избежать рекомендуется минимизировать число используемых цветов и использовать контрастные цвета. Беспроводной дистанционный пульт Современные модели мультимедиа проекторов снабжены пультом дистанционного управления (по-другому – кликером). Используя пульт, докладчик имитирует нажатия клавиш клавиатуры компьютера и таким образом самостоятельно управляет сменой кадров презентации, что позволяет избежать возможных накладок, вероятность которых достаточно велика в случае, если смену кадров презентации управляет помощник. Беспроводной дистанционный пульт позволяет управлять процессом отображения слайдов на расстоянии. Команды с пульта поступают на приемник, который подключается к USB разъему компьютера. Управление презентацией осуществляется при помощи кнопок "Следующий слайд" и "Предыдущий слайд". У большинства пультов есть функция таймера обратного отсчета – на экране отображается время, оставшееся до конца презентации, а за несколько минут до установленного момента вибросигнал информирует докладчика о том, что время, отведенное на выступление, заканчивается. Конструкторы мультимедийных презентаций Примеры программного обеспечения, которые можно использовать для создания презентации: Microsoft PowerPoint LibreOffice Impress OpenOffice.org Impress KPresenter Keynote Soft Maker Presentations ProPresenter Prezi.com и т.д. При сохранении файла с презентацией не забудьте уточнить, поддерживает ли этот формат (например, *.exe, *.pptx, *.ppt и другие) компьютер, через который она будет выводиться на экран. 6.5 Оформление презентации Оформление презентации – творческий процесс, однако существует несколько моментов, на которые стоит обратить внимание, чтобы получить комфортную для восприятия презентацию. Не стоит создавать большое количество слайдов (ориентировочно 1 минута на 1 слайд). Обратите внимание на читаемость и размер шрифта. Избегайте неинформативных графиков и слайдов, усложняющих восприятие. Не перегружайте слайд – презентация это дополнение, а не замена рассказа! Цвета: лучше применять холодные тона или нейтральные цвета (черный и белый). Для сохранения целостности изложения лучше использовать один выбранный стиль. Можно разделить слайд на 9 равных сегментов (3*3) и вносит текст в них. Некоторые приемы оформления слайдов: Метод Година – красивая фотография высокого качества на весь слайд (вывести снимок за границы, чтобы слушатели могли его додумать). Метод Такахаши – слайд заполняется коротким сообщением, набранным письменными буквами – правило 7*7: не больше семи строк и не больше семи слов. Метод Лессига (гибрид метода Година и метода Такахаши) – крупные снимки и простой текст. 6.6 Подача материала Подача материала является последней составляющей эффективного выступления и, пожалуй, самой важной. Разберем ее поподробнее. Какие могут быть шаги по подготовке к выступлению: Выделите основные пункты, которые хотите озвучить. Уберите всё лишнее, чтобы уложиться в отведенные временные рамки. Прорепетируйте свое выступление, желательно перед другими людьми, кто еще не знаком с вашей темой. Продумайте, какие вопросы вам могут задать, как на них вы будете отвечать. Подготовьте иллюстративный материал (фотографии, прототипы и т.п.), который помогает привлечь внимание аудитории, оживить восприятие. Узнайте, какие технические возможности будут в помещении. Сохраните презентацию и другие материалы в нужном формате. Уделите внимание своему внешнему виду, чтобы он соответствовал выступлению (не отвлекал от речи, сути выступления). Перед выходом к аудитории обязательно переведитетелефон в беззвучный режим(или в режим «В самолёте», так как случайная вибрация может вас отвлечь). Общие советы по выступлению: Избавьтесь от слов-паразитов «нуу», «эээ»: используя паузы в речи, научитесь контролировать громкость в голосе и управляйте темпом голоса, для поддержания аудитории используйте красочные описания. Говорите так, словно ведете оживленную беседу один на один. Добавьте в речь разнообразия, модулируя ее громкость и темп. Свободно распоряжайтесь словом «ВЫ», обращаясь к аудитории, как к одному человеку. Как правильно использовать юмор? Залог успеха шутки в ее неожиданности. Нельзя использовать шутки, включающие неполиткоректность, а также пересказ уже прочитанных или услышанных шуток. Обратитесь к шуткам над собой, преувеличению и высмеиванию власть имущих, чтобы вынести немного юмора в свою речь. Используйте юмор в диалогах. Правильно подбирайте моменты для шуток и применяйте комбинации из шуток в уместных местах. При этом шутить чаще, чем один раз в минуту тоже не стоит. Как применять жестикуляцию и телодвижения Начинайте выступление, непринужденно держа руки по сторонам; жестикулируйте на уровне выше талии и ниже шеи. Соотносите масштаб жестов с аудиторией. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями на протяжении трех-пяти секунд. Выступая перед большой аудиторией, обращайтесь к отдельным секциям зала в течение одной-трех минут. Используйте язык своего тела, как главного помощника во время выступления! Улыбка (настраивает позитивно, создает доверительные отношения). Стойте лицом к аудитории ноги на ширине плеч. Зрительный контакт с конкретным слушателем длиной в одно предложение. Движение навстречу аудитории (ключевые моменты). Задавая вопрос аудитории, остановитесь и кивните. Ваш внешний вид не должен противоречить вашим словам. Позы, которые не советуют использовать! «Фиговый лист» - держа вытянутые руки перед собой, вы демонстрируете застенчивость. «В карманах» - руки в карманах выдают пассивность и незаинтересованность. «Скрещенные за спиной руки» - в этом случае может сложиться впечатление, что вы что-то скрываете. «Руки на бедрах» - эта поза демонстрирует явный вызов. «Скрещенные руки» негативная вызывающая поза. «Показывать пальцем» – агрессия. Во время выступления следите за временем. Лучше на 1-2 минуты закончить раньше, чем на эти же 2 минуты дольше говорить. Во время ответов на вопросы избегайте излишних подробностей, говорите только о том, о чем вас спрашивают. ЛЕКЦИЯ 7 - РАЗРАБОТКА ТРЕБОВАНИЙ К РЕЗУЛЬТАТУ 7.1 Введение. Работа с заинтересованными лицами Во время инициации проекта у заказчика и у команды формируется единое представление об ожидаемых результатах проекта. И шансы на успех проекта значительно вырастают, если эти представления совпадают. Но наличия одинакового образа результата еще недостаточно, чтобы уверенно утверждать, что и как именно должно быть сделано в течение проекта. Как говорят, «все дело в деталях». Нередка ситуация, когда к концу проекта выявляется требование, которое не было заранее учтено, а при этом является критично необходимым для пользователей. Например, сделали хоккейную коробку во дворе дома и не учли, что под ней проходит теплотрасса (см. фотографию в приложенной к лекции презентации). Или в итоге было сделано то, как объяснил Заказчик, а не то, что ему действительно было нужно. Например, Заказчик хотел справиться с очередями на кассу и предложил увеличить количество касс, что и было сделано, а на самом деле ему нужно было поставить рядом вендинговые аппараты. А ведь устранение проблем на этапе реализации обходится заметно дороже, чем тщательная проработка на этапе анализа. По мере выполнения проекта стоимость внесения изменений может возрасти в несколько, а то и в сотни раз! Поэтому процесс работы с требованиями является критичным для проекта. Давайте проанализируем, вообще кто или что является источником требований к продукту проекта? Откуда команде проекта понять, какие конкретно должны быть выполнены требования? Отвечаем: от Заказчика, пользователей, других людей и организаций. Для их обозначения используется термин – «Заинтересованные лица». Заинтересованные лица – это отдельные персоны, группы, организации, системы, которые активно вовлечены в проект, получают выгоду от реализации проекта, будут использовать результат проекта или чьи интересы затронет выполнение проекта. Неучтенные потребности заинтересованных лиц в основном появляются от того, что они не были выявлены заранее. Очевидное решение – надо проводить работу с заинтересованными лицами, начиная с самых ранних этапов проекта для необходимого понимания их интересов и потребностей. Чтобы проводить такую работу, хорошо бы сначала ответить на следующие вопросы: Кто является заинтересованными лицами? Чьи требования важнее? Как работать с различными группами заинтересованных лиц? С кем из них нужно работать в первую очередь? Попробуем разобраться в этих вопросах. Очевидно, что в первую очередь заинтересованными лицами являются клиенты: те, кто заказывает проект (это Заказчик) и те, кому предстоит пользоваться продуктом проекта (то есть Пользователи). Заказчик и пользователи априори максимально заинтересованы в проекте и являются источником большинства требований. Другими заинтересованными лицами могут быть: партнеры, конкуренты, потенциальные заказчики, производители используемого оборудования, органы власти и пр. А кто решает является ли конкретный человек, организация или система заинтересованным лицом? Это полностью находится в компетенции команды проекта. И тут хорошо бы соблюсти следующий баланс. Если команда не учтет кого-то из заинтересованных лиц и его требования – может возникнуть риск внесения существенных изменений и доработок на финальных стадиях проекта. А если работать с избыточным составом заинтересованных лиц, то значительно увеличится трудоемкость и при этом, возможно, требования и интересы различных заинтересованных сторон нельзя будет удовлетворить одновременно, так как они с легкостью могут войти в противоречие друг другу. Какой тогда выход? Чтобы определить заинтересованных лиц, решить с кем из них и как можно работать, используйте инструмент «Матрица заинтересованных лиц». Эта Матрица служит для наглядного отображения множества выявленных заинтересованных лиц, а также степени их заинтересованности и влияния на проект. Она может быть представлена, например, в следующих координатах: интерес к проекту и степень влияния на проект (см. рисунок ниже).  В зависимости от того, в каком квадранте матрицы находится заинтересованное лицо, и определяется стратегия работы с ним (на рисунке Заинтересованные лица, объединенные в группы, выделены одним цветом). Например, с некоторыми лицами вы будете активно взаимодействовать в течение всего проекта, а некоторых заинтересованных лиц достаточно будет извещать о полученных результатах. Естественно, что чем бОльшим влиянием и интересом обладает заинтересованное лицо (1-й квадрант), тем больше требуется уделять ему внимания: обсуждать ход проекта, согласовывать основные действия. С теми, кто мало заинтересован в проекте и не обладает особым влиянием (3-й квадрант), достаточно минимального взаимодействия, чтобы не тратить время и силы, например, оповещать о ключевых результатах или завершении проекта. |