Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
, оплаченной нами по вашему к инкассо № , об- наружены дефекты производственного характера. Предприятие-изготовитель Количество единиц в партии В связи с изложенным просим Вас иметь в виду, что сумма в руб. будет удержана из % остатка по контракту № . Приложение: Акт экспертизы товара №_ от на 3 л. в 1 экз. Письмо-претензия в отношении ассортимента товара После осмотра первой поставленной Вами партии товара мы обнаружили, что она не соответствует тому ассортименту, который мы заказывали. К сожалению, Вами допущена ошибка. Мы хотели бы в ближайшее время получить Ваши разъяснения по этому поводу. До получения ответа от Вас товар находится в Вашем распоряжении на нашем складе Письмо-требование о возмещении убытков В партии офисной мебели, отгруженной Вами 22.06.2008 по железнодорожной накладной № 678 в соответствии с договором от 25.02.2008 № 23/39, обнаружены 4 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия упаковочных ящика, о чем свидетельствует коммерческий акт от 27.06.2008 № 42. Предметы мебели, находящиеся в поврежденных ящиках, реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 52-936. Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 97 620 руб. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет. Приложение: на 2 л. в 1 экз. Вашей фирмой 15.02.2008 по железнодорожной накладной № 267343 были отгружены измерительные инструменты в количестве 150 комплектов по счету № 377-5218, который был оплачен нами в полной сумме. В связи с тем что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача 4 комплектов измерительных инструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 24.02.2008 № 14983/293, просим Вас допоставить нам 4 комплекта измерительных инструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 2 л. в 1 экз. 4.6.19. Письмо-поздравление Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного или научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни. Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравления могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие первоклассники!». При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется. Следует учитывать, что в настоящее время обращение «господа» не свободно от представления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: беженцам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. 10 - 1287 745 При обращении к К/Р-персонам (V.I.P. — veryimportantperson) часто используется обращение «Глубокоуважаемый...!» (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо — член правительства, парламента, губернатор, мэр — но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель). Письма-поздравления всегда должны быть подписаны. Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии. Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», «Коллектив компании», «Сотрудники фирмы», «Работники министерства» и т.п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению. Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста: обращение («Уважаемый...!»); поздравление; комплиментарная часть; пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.); подписи. Поздравления могут быть как краткими — одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя — от 1-го лица единственного числа (поздравляю, желаю). Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз: «Искренне поздравляем Вас с...»; «Поздравляем Вас в связи с...»; «Примите наши искренние поздравления в связи с...»; «Сердечно поздравляем Вас с...» и т.п. Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении. В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов. Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т.п. В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые письма-поздравления — письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и к составлению обычного поздравительного письма, но их общий тон может быть более торжественным и возвышенным. Примеры писем-поздравлений Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность Уважаемый Дмитрий Анатольевич! От имени Народного Хурала Республики Бурятия сердечно поздравляю Вас с уверенной победой на выборах и официальным вступлением в должность Президента России! На состоявшихся выборах избиратели Республики Бурятия выразили свое доверие Вам и связывают с Вами надежды на улучшение жизни и благополучие страны и родной земли. Уверен, что Ваш профессионализм, глубокое понимание проблем, а главное, поддержка людей позволят Вам успешно решать государственные задачи, стоящие перед Россией. Пусть Вам сопутствует широкая поддержка граждан России! Желаю Вам, уважаемый Дмитрий Анатольевич, доброго здоровья, благополучия и успехов в работе на благо великой России и ее многонационального народа! Председатель Народного Хурала Республики Бурятия М.М. ГЕРШЕВИЧ id 747 Письмо-поздравление в связи с избранием Уважаемый Сергей Иванович! Искренне поздравляю Вас с избранием председателем Совета директоров акционерного общества «Домострой». Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании на рынке жилищного строительства. Надеюсь на сохранение и развитие взаимовыгодного сотрудничества наших компаний. Желаю Вам крепкого здоровья, успехов и процветания! Председатель совета директоров ОАО «Железобетон» А.Я. Мастеровой Письмо-поздравление в связи со значимым событием Уважаемые господа! Мы были очень рады узнать об открытии Вами нового регионального отделения по производству высококачественных электроинструментов. Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение и развитие наших деловых отношений. Новогоднее письмо-поздравление Уважаемые господа! Примите сердечные поздравления с Новым годом! Желаем доброго здоровья, успехов и счастья! «Торговый Дом братьев Ивановых» Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника Уважаемый Владимир Иванович! Поздравляем Вас с замечательным юбилеем — 70-летием! Вся Ваша трудовая деятельность связана со строительством электростанций как в России, так и за рубежом. Вы внесли огромный вклад в дело развития электроэнергетики в целом ряде развивающихся государств, работая на руководящих постах в компаниях, осуществляющих строительство электростанций в зарубежных странах. Вы принимали и принимаете участие в развитии электроэнергетики в странах Южной Азии. С Вашим именем связаны строительство и реконструкция крупнейших электростанций в Иране, Алжире, Индии, Вьетнаме. В настоящее время Вы активно работаете над проектом ЭНЕРГОСТАР — строительство в Индии уникальной тепловой электростанции, работающий на нескольких видах топлива. Мы искренне желаем Вам доброго здоровья и дальнейших творческих успехов. Генеральный директор Ю.С. Доморацкий Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества С праздником, защитники Отечества! Дорогие ветераны, мы не забыли ваши подвиги, совершенные во время Великой Отечественной войны. Каждый из вас сражался за Родину ради мирной жизни. В этот праздничный день мы с особой сердечностью поздравляем солдат, прошедших ту войну с первого до последнего дня и с которыми «Тверскую, 13» связывают добрые отношения: А.П. Маресьева, СВ. Шестерикова, В.Л. Говорова, Е.Я. Весника, В.И. Попкова, Н.В. Попова, А.Н. Потемкина, капитана Алексея Чагина, получившего Героя России уже во время чеченских событий. Этот список можно продолжать очень долго. Благодарим Вас за все, что Вы сделали для нас, для своей Родины! Долгих Вам лет жизни! 4.6.20. Письмо-благодарность Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — деловое письмо, направляемое адресату (организации, должностному лицу или гражданину) с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги. По сравнению с другими видами деловых писем благодарственные письма обычно составляются в более свободной форме. Ключевыми фразами таких писем являются: «Благодарим Вас за...»; «Благодарим за оказанную помощь в...»; «Выражаем Вам свою благодарность за...»; «Позвольте Вас поблагодарить за...»; «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за...» и т.п. Примеры писем-благодарностей Письмо-благодарность в ответ за приглашение посетить выставку Благодарю за приглашение посетить выставку «Инфоком-2008». Надеюсь, что ознакомление с продукцией Вашей фирмы положит начало нашему плодотворному сотрудничеству. Письмо-благодарность в адрес организаторов семинара Уважаемый Александр Николаевич/ В марте этого года в Вашем научном центре проходил научно-практический семинар «Проблемы организации машиностроительного производства на основе робототехнических комплексов», в котором приняли активное участие и сотрудники нашего института. Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных и проектных организаций, а также многих машиностроительных предприятий. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижениями в области робототехники, рассмотреть проблемы создания на их основе гибких автоматизированных производств, ознакомиться с новой научной и практической литературой поданной проблематике. Благодарим коллектив Научного машиностроительного центра за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд по распространению передового опыта. Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением, Директор института, д-р техн. наук, профессор Н.И. Автоматов Письмо-благодарность исполнителям за решение задачи Руководителям Центров компетенции по решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации Уважаемые коллеги! В ночь с 31.12.1999 на 01.01.2000 был успешно преодолен один из основных критических временных рубежей, связанных с «Проблемой 2000». По данным Центрального оперативного штаба по контролю и управлению обстановкой в критический период перехода компьютерных и информационных систем в 2000 год, сбоев или отказов в основных народно-хозяйственных комплексах, сферах производственной деятельности и социальной активности не произошло. Это позволяет сделать вывод об эффективности проведенной в нашей стране работы по подготовке компьютерных систем к встрече 2000 года. Большая роль в выполнении этой работы принадлежит Центрам компетенции по решению «Проблемы 2000» в Российской Федерации, которые в пределах своих областей аккредитации оказывали владельцам систем своевременную и необходимую научно-техническую и методическую помощь в решении данной проблемы. Вместе с тем состоявшееся успешное прохождение систем через указанный временной рубеж — это преодоление только одной из критических дат, связанных с «Проблемой 2000». Поэтому в целях обеспечения готовности компьютерных и информационных систем к встрече новых критических периодов, к проблеме временных рубежей работы по ее решению, включая постоянный мониторинг, должны быть продолжены. Это в полной мере относится и к Центрам компетенции как одной из важнейших составляющих инфраструктуры, необходимой для окончательного решения «Проблемы 2000». В связи с успешным преодолением «Проблемы 2000» на критическом рубеже вхождения в 2000 год Министерство Российской Федерации по связи и информатизации выражает руководителям и коллективам всех Центров компетенции признательность и благодарность за ответственное отношение к порученному делу и высокий профессионализм в работе. Министр Российской Федерации по связи и информатизации Л.Д. Рейман 4.6.21. Письмо-соболезнование Письмо-соболезнование — письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия. В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы: «Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу...»; «Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу...»; «Для нас было глубоким потрясением известие о...»; «Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти...»; «Примите, пожалуйста, от имени (название организации) глубокие соболезнования в связи с...». Примеры писем-соболезнований Письмо-соболезнование в связи со смертью Уважаемые господа! Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему Вашему коллективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы всегда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал. Примите наши искренние соболезнования. Письмо-соболезнование в связи со стихийным бедствием Примите наши искренние соболезнования в связи с обрушившимся на вашу область стихийным бедствием — землетрясением, повлекшим за собой многочисленные человеческие жертвы и причинившим большой материальный ущерб. Выражаем глубокое сочувствие родным и близким погибших и пострадавшим в результате этой природной катастрофы. 4.6.22. Письмо-извинение Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства. Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами: «Мы искренне сожалеем, что...»; «Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...»; «Позвольте принести (вам) свои извинения за...»; «Приносим свои извинения за то, что...». В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке. Например: «Еще раз приносим Вам свои извинения»; «Еще раз просим извинить нас»; «Из-за непредвиденных обстоятельств...»; «Из-за неожиданной ситуации, вызванной...» и т.п. |