Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 2 из 28

1.2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, в соот­ветствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процеду­ры собственно работы с документами. При управлении докумен­тами всем организациям необходимо идентифицировать норма­тивно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их дея­тельность, и требования к документированию их деятельности. Нормативно-правовая база включает:

• 
  законы и нормативные акты, регулирующие управленчес­кую среду в целом и в специфических отраслях, в том числе относящиеся конкретно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной ком­мерции, защите данных, информации;
  
• 
  стандарты практической деятельности организации;
  

• 
  правила рекомендательного характера, отражающие дости­жения в области деятельности организации;
  
• 
  добровольно применяемые кодексы поведения и этики.
  

Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами

Нормативно-правовую базу управления документами составля­ют как правовые акты, в основном ее регулирующие, так и отдель­ные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, зако­нотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).

В состав нормативно-правовой базы управления документами входят:

• 
  правовые и нормативные акты, принятые законодательны­ми и исполнительными органами государственной власти федерального уровня;
  
• 
  государственные и международные стандарты;
  
• 
  межведомственные и ведомственные инструктивно-мето­дические материалы.
  

Правовой акт — официальный письменный документ или дей­ствие, исходящие от уполномоченных органа государственной власти или местного самоуправления, должностного лица, кото­рыми устанавливаются определенные правила поведения участни­ков общественных отношений.

Нормативный правовой акт — письменный официальный доку­мент, принятый (изданный) правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативные правовые акты издаются в форме конституций, ус­тавов, федеральных конституционных законов, федеральных за­конов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав региональных администраций (губернаторов) и др. Согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.08.1997, федеральными органами испол­нительной власти нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Конституция — в материальном смысле это писаный акт, сово­купность актов или конституционных обычаев, которые прежде всего провозглашают и гарантируют права и свободы человека и гражданина, а равно определяют основы общественного строя, форму правления и территориального устройства, основы органи­зации центральных и местных органов власти, их компетенцию и взаимоотношения, государственную символику и столицу; в фор­мальном смысле представляет собой закон или группу законов, обладающих высшей юридической силой. Конституция — наивыс­шая правовая форма, в которой официально закрепляются цен­ности, институты и нормы конституционного строя, основы госу­дарственно-правового регулирования качественных общественных связей и отношений государственной власти.

Правовая норма — общеобязательное государственное предпи­сание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Устав — установленный государством (государствами), соб­ственником имущества либо общественной организацией свод правил, регулирующих:

а) правовой статус государственного (область, край и другие
виды субъектов РФ) либо муниципального (район, город, муниципальный округ) образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования;

б) правовой статус международной организации (например, Устав ООН, Устав СНГ, Устав Союза России и Беларуси)—в этом случае устав является формой или составной частью международного договора;

в) правовой статус конкретных юридических лиц (унитарных
предприятий, хозяйственных обществ и товариществ, общественных и религиозных организаций, профсоюзов и т.д.)— в этом случае устав выступает как учредительный документ;

г) организация определенной сферы деятельности Вооружен-
ных сил (воинские уставы) и других военизированных формиро-
ваний (например, Дисциплинарный устав военизированных гор-
носпасательных подразделений в транспортном строительстве).

Закон — в широком смысле слова все нормативные правовые акты, любые установленные государством общеобязательные пра­вила. В собственном юридическом смысле закон — нормативный акт, принятый в особом порядке высшим представительным орга­ном законодательной власти либо непосредственным волеизъяв­лением населения (например, в порядке референдума) и регулиру­ющий наиболее важные и устойчивые общественные отношения. Законы составляют основу правовой системы государства, ее цен­тральную часть.

Федеральный закон — нормативный правовой акт, принятый в рамках установленной законодательной процедуры Государствен­ной Думой РФ, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Россий­ской Федерации или по вопросам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий вер­ховенство и прямое действие на всей территории Российской Фе­дерации.

Федеральный конституционный закон — федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией Россий­ской Федерации (ч. 1 ст. 108 Конституции РФ), квалифицирован­ным большинством голосов членов Федерального Собрания (не менее чем тремя четвертями голосов от общего числа членов Со­вета Федерации и не менее чем двумя третями голосов от общего числа депутатов Государственной Думы). Федеральные законы не могут противоречить федеральным конституционным законам. Конституционные законы отклонению Президентом РФ не под­лежат.

Кодекс (лат. codex) — в буквальном смысле «собрание законов». В современном понимании кодекс представляет собой сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизиру­ются правовые нормы, регулирующие сходные, однородные обще­ственные отношения.

Подзаконный акт — правовой акт органа государственной влас­ти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон. Подза­конные акты принимаются на основании и во исполнение законов. В Российской Федерации на федеральном уровне к подзаконным актам относятся Указы Президента РФ, постановления и распоря­жения Правительства РФ, акты Центрального банка РФ, минис­терств, федеральных служб и агентств и других органов исполни­тельной власти, а также постановления палат Федерального Со­брания, решения судов и арбитражных судов.

Указ — в Российской Федерации и в ряде других государств соб­ственное название наиболее важных актов, издаваемых главой го­сударства (президентом). Указом, как правило, производится на­значение и освобождение от должности высших должностных лиц, вводится режим чрезвычайного положения или военного положе­ния, производится награждение орденами и медалями, присвоение

высших воинских и почетных званий, оформляются решения об­щенормативного характера. По общему правилу указы не должны противоречить конституции и законам данного государства (в Рос­сийской Федерации — Конституции Российской Федерации, фе­деральным конституционным законам и федеральным законам).

Постановление — правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, правительства субъектов РФ.

Распоряжение — один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.

Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом (федеральным министром, начальником УВД, директором завода и т.п.) в порядке осуществления едино­началия.

Правила — форма нормативного правового акта, которым уста­навливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуще­ствления какого-либо рода деятельности, например, Правила пользования отдельными видами транспорта, Правила противо­пожарной безопасности. Администрация предприятий и учрежде­ний по согласованию с профсоюзом утверждает Правила внутрен­него трудового распорядка.

Инструкция (от лат. instructio— наставление, устройство) — это:

а) подзаконный нормативный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ и актов вышестоящих органов государственного управления;

б) собрание правил, регламентирующих производственно-техническую деятельность.

Положение — это:

а) нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственногооргана;

б) нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций, их должностных лиц и структурных подразделений.

Указание — правовой акт, издаваемый органом управления пре­имущественно по вопросам информационно-методического ха­рактера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Регламент — правовой акт, определяющий порядок деятельно­сти управленческого персонала, коллегиального или совещатель­ного органа власти.

Стандарт — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации

Правовая база управления документами

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие сферу управления документами, яв­ляются частью информационного права — системы охраняемых си­лой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, пере­дачи, хранения, копирования, упорядочивания, поиска, представ­ления, выдачи и защиты документной информации. Информаци­онные ресурсы (данные на различных носителях) и в их составе документы являются объектами отношений физических, юриди­ческих лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

Информационное законодательство имеет следующую струк­туру:

• 
  информационно-правовые нормы Конституции РФ;
  
• 
  отрасли законодательства, акты которых целиком посвяще­ны вопросам информационного законодательства (законо­дательство об интеллектуальной собственности, законода­тельство о средствах массовой информации и о массмедиа, законодательство о формировании информационных ре­сурсов и предоставлении информации из них пользовате­лю, законодательство о реализации права на поиск, полу­чение, передачу и использование информации, законода­тельство о создании и применении информационных тех­нологий и средств их обеспечения);
  
• 
  отрасли законодательства, акты которых включают отдель­ные информационно-правовые нормы (конституционное и административное законодательство в части определения компетенции органов государственной власти по формиро­ванию и использованию государственных информацион­ных ресурсов, гражданское законодательство в части учета особенностей информации как объекта правового регули­рования, уголовное законодательство и законодательство об административных правонарушениях в части ответ­ственности за правонарушения в информационной сфере, законодательство о труде в части форм и видов трудовой деятельности в информационных сетях, законодательство о предприятиях и предпринимательской деятельности и о добросовестной конкуренции). Информационно-правовые нормы Конституции Российской Феде­рации определяют основные права и обязанности субъектов в сфе­ре информационных отношений, базирующиеся на свободе лич­ности и презумпции открытости информации. Основой правового регулирования информационных отношений являются ст. 23, 24, 29 и 44 Конституции РФ.
  
• 
  Статья 23
  

1. 
   Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, лич­ную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
   
2. 
   Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.
   

Статья 24

1. 
   Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
   
2. 
   Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность озна­комления с документами и материалами, непосредственно затрагива­ющими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Статья 29
   

1. 
   Каждому гарантируется свобода мысли и слова.
   
2. 
   Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социаль­ную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду.
   

3. 
   Никто не может быть принужден к выражению своих мнений и убеждений или к отказу от них.
   
4. 
   Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, произ­водить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определя­ется федеральным законом.
   

5. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещает­ся.

Статья 44

1. 
   Каждому гарантируется свобода литературного, художественного, научного, технического и других видов творчества, преподавания. Ин­теллектуальная собственность охраняется законом.
   
2. 
   Каждый имеет право на участие в культурной жизни и пользование учреждениями культуры, на доступ к культурным ценностям.
   
3. 
   Каждый обязан заботиться о сохранении исторического и культур­ного наследия, беречь памятники истории и культуры. Законодательство, целиком посвященное вопросам информации иинформатизации, определяется совокупностью системообразую­щих или рамочных законов, устанавливающих базовые отношения. К ним относятся:
   

• 
  Закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3523-1 «О пра­вовой охране программ для электронных вычислительных ма­шин и баз данных» (с изм. от 24.12.2004);
  
• 
  Закон Российской Федерации от 09.10.1992 № 3612-1 «Основы законодательства Российской Федерации о культуре» (с изм. от 23.06.1999, 27.12.2000, 30.12.2001, 24.12.2002, 23.12.2003, 22.08.2004, 31.12.2005);
  
• 
  Закон Российской Федерации от 19.02.1993 №4524-1 «О фе­деральных органах правительственной связи и информации» (с изм. от 07.11.2000);
  
• 
  Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О госу­дарственной тайне» (с изм. от 06.10.1997);
  
• 
  Федеральный конституционный закон от 26.02.1997 № 1 -ФКЗ «Об уполномоченном по правам человека в Российской Феде­рации»;
  
• 
  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  
• 
  Закон Российской Федерации от 09.07.1993 № 5351-1 «Об ав­торском праве и смежных правах» (с изм. от 19.07.1995, 20.07.2004);
  
• 
  Федеральный закон от 17.12.1994 № 67-ФЗ «О федеральной фельдъегерской связи» (с изм. от 03.12.1999, 27.11.2001, 30.06.2003, 23.12.2003, 22.08.2004);
  
• 
  Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изм. от 22.08.2004);
  
• 
  Федеральный закон от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (с изм. от 22.08.2004);
  

• 
  Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой свя­зи» (с изм. от 97.07.2003, 22.08.2004);
  
• 
  Федеральный закон от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
  
• 
  Федеральный закон от 08.08.2001 № 128-ФЗ «О лицензирова­нии отдельных видов деятельности» (с изм. от 02.07.2005, 31.12.2005);
  
• 
  Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
  
• 
  Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»;
  

• Федеральный закон от 27.06.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Законодательство, акты которого включают отдельные инфор­мационно-правовые нормы, определяется законами, регулирующими информационные отношения субъектов в сферах создания и ис­пользования отдельных видов информационных продуктов или в отдельных составляющих информационной деятельности, и сово­купностью кодексов.

Подавляющее большинство этих законов содержат нормы, ре­гулирующие состав отчетных и контрольных документов и сроки их представления в соответствующие органы власти по тем или иным областям деятельности. Эти нормы должны учитываться при организации управления документами в конкретных сферах дея­тельности.

Стандарты в управлении документами

Создание документов осуществляется в порядке, устанавлива­емом органами государственной власти, ответственными за орга­низацию документационного обеспечения, стандартизацию доку­ментов, безопасность Российской Федерации. Существенную часть при установлении указанного порядка занимают требования к оформлению документов, которые могут носить как универсаль­ный характер, так и иметь весьма ограниченное действие и отно­ситься только к отдельным видам документов, их формам, блан­кам, реквизитам.

Многие процедуры, реализуемые в рамках управления докумен­тами, должны осуществляться в соответствии с единообразными требованиями, устанавливаемыми государственными и междуна­родными стандартами.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартиза­ция в области документации решает задачи технической и инфор­мационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

Правовые основы стандартизации

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации ус­танавливают Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О тех­ническом регулировании», а также государственные стандарты системы «Стандартизация в Российской Федерации». К ним отно­сятся следующие.

ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения». Устанавливает общие правила формиро­вания, ведения и применения положений системы стандартизации в Российской Федерации. Положения основополагающих стандар­тов системы стандартизации в Российской Федерации разработаны для применения федеральными органами исполнительной власти, субъектами хозяйственной деятельности, техническими комитета­ми по стандартизации, общественными объединениями и заинте­ресованными лицами.

ГОСТ Р 1.1-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Технические комитеты по стандартизации. Порядок создания и деятельности». Устанавливает порядок организации и основные функции технических комитетов по стандартизации (ТК), требо­вания к секретариату, председателю, ответственному секретарю и членам ТК, порядок регистрации и контроля деятельности ТК на­циональным органом по стандартизации.

ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разра­ботки, утверждения, обновления и отмены». Устанавливает пра­вила разработки и утверждения национальных стандартов Россий­ской Федерации, проведения работ по их обновлению (путем вне­сения изменений, поправок или пересмотра), а также правила осуществления отмены действующих стандартов.

ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». Устанавливает объ­екты стандартизации и общие положения при разработке и при­менении стандартов организаций. Его положения предназначены для применения организациями, расположенными на территории Российской Федерации, в том числе коммерческими, обществен­ными, научными организациями, саморегулируемыми организа­циями, объединениями юридических лиц, а также техническими комитетами по стандартизации, организующими проведение экс­пертизы стандартов организаций согласно ст. 17 Федерального закона «О техническом регулировании».

ГОСТ Р 1.5-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила по­строения, изложения, оформления и обозначения». Устанавлива­ет правила построения, изложения, оформления и обозначения национальных стандартов Российской Федерации, общие требо­вания к их содержанию, а также правила оформления и изложения изменений к национальным стандартам Российской Федерации. Данный стандарт не распространяется на действующие националь­ные стандарты Российской Федерации, которые были утверждены (приняты) до введения его в действие. Их приведение в соответ­ствие с требованиями настоящего стандарта осуществляют при очередном пересмотре указанных стандартов, а в обоснованных случаях — при разработке очередных изменений к ним.

ГОСТ Р 1.6-2005 «Стандартизация в Российской Федерации. Проекты стандартов. Организация проведения экспертизы». Ус­танавливает виды экспертизы проекта стандарта или изменения к стандарту, правила организации и проведения экспертизы проек­та стандарта, а также основные требования к экспертам по стан­дартизации. Данный стандарт распространяется на экспертизу проектов национальных стандартов Российской Федерации, меж­государственных стандартов, разработчиком которых является Российская Федерация, стандартов организаций.

ГОСТ Р 1.8-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты межгосударственные. Правила проведения в Россий­ской Федерации работ по разработке, применению, обновлению и прекращению применения». Устанавливает правила проведения работ, осуществляемых в Российской Федерации по разработке, применению, обновлению межгосударственных стандартов (путем внесения в них изменений или пересмотра), а также правила рас­смотрения проектов межгосударственных стандартов, разрабаты­ваемых в других странах, и правила прекращения применения межгосударственных стандартов в Российской Федерации.

ГОСТ Р 1.9-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Знак соответствия национальным стандартам Российской Феде­рации. Изображение. Порядок применения». Распространяется на субъекты хозяйственной деятельности (юридические лица и (или) индивидуальные предприниматели), производящие продукцию (оказывающие услуги), осуществившие в инициативном порядке добровольное подтверждение соответствия продукции и (или) услуг требованиям национальных стандартов Российской Федера­ции и заявившие о своем намерении применять на добровольной основе знак соответствия национальным стандартам Российской Федерации; субъекты хозяйственной деятельности и организации, заключившие договоры (контракты) на поставку продукции, мар­кированной знаком соответствия национальным стандартам; ор­ганы сертификации и испытательные лаборатории, осуществля­ющие подтверждение соответствия продукции требованиям на­циональных стандартов в форме добровольной сертификации; организации, осуществляющие выдачу разрешения на право при­менения знака соответствия национальным стандартам, ведение реестра продукции, маркированной знаком соответствия нацио­нальным стандартам, и инспекционный контроль за его использо­ванием.

ГОСТ Р 1.10-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Правила стандартизации и рекомендации по стандартизации. По­рядок разработки, утверждения, изменения, пересмотра и отмены». Устанавливает порядок разработки, утверждения изменения, пе­ресмотра и отмены правил стандартизации и рекомендаций по стандартизации. Стандарт распространяется на правила стандар­тизации и рекомендации по стандартизации, утверждаемые Феде­ральным агентством по техническому регулированию и метроло­гии. Данный стандарт предназначен для применения научно-ис­следовательскими и иными организациями, а также структурными подразделениями Федерального агентства по техническому регу­лированию и метрологии.

ГОСТ Р 1.12 «Стандартизация в Российской Федерации. Тер­мины и определения». Устанавливает основные термины, приме­няемые при проведении работ по стандартизации в Российской Федерации на национальном уровне и при ссылках на националь­ные стандарты в других нормативных документах, а также опреде­ления этих терминов. Термины, установленные данным стандар­том, также могут быть применены при проведении работ по стан­дартизации на уровне организаций, в том числе коммерческих, общественных, научных, саморегулируемых организаций и объ­единений юридических лиц. Термины, установленные этим стан­дартом, рекомендуется использовать в правовой, нормативной, технической и организационно-распорядительной документации, научной, учебной и справочной литературе. Если в другом дей­ствующем в Российской Федерации стандарте применены терми­ны, отличные от терминов, которые установлены данным стандар­том для тех же понятий, то их приведение в соответствие со стан­дартом целесообразно осуществлять при очередном обновлении (пересмотре или изменении) этого действующего стандарта. В об­основанных случаях необходимость устранения указанных проти­воречий может служить основанием для разработки внеочередно­го изменения другого действующего стандарта.

ГОСТ Р 1.13-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Уведомления о проектах документов в области стандартизации. Об­щие требования». Устанавливает общие требования к оформлению уведомлений о разработке: национальных стандартов Российской Федерации; межгосударственных стандартов, разрабатываемых в Российской Федерации для применения в качестве национальных стандартов Российской Федерации; изменений к стандартам; пред­ложений об отмене стандартов.

Управление стандартизацией в стране осуществляет националь­ный орган Российской Федерации по стандартизации (в настоящее время это Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии).

Основными нормативными документами в области стандарти­зации в соответствии с Федеральным законом «О техническом ре­гулировании» являются технические регламенты и стандарты.

Технический регламент — документ, который принят междуна­родным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством Российской Федера­ции, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ, и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам техниче­ского регулирования (продукции, в том числе зданиям, строениям и сооружениям, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации).

Технические регламенты принимаются в целях:

• 
  защиты жизни или здоровья граждан, имущества физиче­ских или юридических лиц, государственного или муници­пального имущества;
  
• 
  охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
  
• 
  предупреждения действий, вводящих в заблуждение приоб­ретателей.
  

Технические регламенты подразделяются на общие и специаль­ные.

Общие технические регламенты принимаются по вопросам:

• 
  безопасной эксплуатации и утилизации машин и оборудо­вания;
  
• 
  безопасной эксплуатации зданий, строений, сооружений и безопасного использования прилегающих к ним террито­рий;
  
• 
  пожарной безопасности;
  
• 
  биологической безопасности;
  
• 
  электромагнитной совместимости;
  
• 
  экологической безопасности;
  

• 
  ядерной и радиационной безопасности.
  

Специальные технические регламенты устанавливают требова­ния только к тем отдельным видам продукции, процессам произ­водства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утили­зации, в отношении которых цели, определенные Федеральным законом «О техническом регулировании» для принятия техниче­ских регламентов, не обеспечиваются требованиями общих техни­ческих регламентов.

Технический регламент принимается федеральным законом в установленном порядке.

Стандарт — документ, в котором в целях добровольного мно­гократного использования устанавливаются характеристики про­дукции, правила осуществления и характеристики процессов про­изводства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и ути­лизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаков­ке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

К документам в области стандартизации относятся:

• 
  национальные стандарты;
  

• 
  правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
  
• 
  применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  

• 
  стандарты организаций.
  

Стандарты в области управления документами. В числе стандар­тов следует отметить следующие, имеющие отношение к управле­нию документами:

ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографи­ческая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного крипто­графического алгоритма»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению до­кументов»;

ГОСТ 7.59-2003 «СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации»;

ГОСТ Р 33.505-2003 «Единый Российский страховой фонд до­кументации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной тех­ники. Основные положения»;

ГОСТ 6.20.1-90 (ИСО 9735-88) «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Синтакси­ческие правила»;

ГОСТ 6.10.3-83 «Запись информации унифицированных доку­ментов в коммуникативном формате»;

ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения»;

ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения»;

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

ГОСТ 6.10.6-87 (СТ СЭВ 5559-86) «Единая система внешнетор­говой документации. Формуляр-образец»;

ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»;

ГОСТ 7.65-92 «СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и до­кументы на микрофильмах. Общие требования к архивному хра­нению»;

ГОСТ 7.68-95 «СИБИД. Фоно- и видеодокументы. Общие тех­нические требования к архивному хранению»;

ГОСТ 7.69-95 «СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основ­ные термины и определения»;

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

ГОСТ 28374-89 «Носители магнитной записи. Упаковка, мар­кировка, транспортировка и хранение»;

ГОСТ 13699-91 «Запись и воспроизведение информации. Тер­мины и определения»;

ГОСТ 13.1.105-91 (СТСЭВ 5052-85) «Репрография. Микрогра­фия. Микрофиши. Типы»;

ГОСТ 17586-80 «Бумага. Термины и определения»;

ГОСТ 18510-87 «Бумага писчая. Технические условия»;

ГОСТ 7.50-90 «СИБИД. Консервация документов»;

ГОСТ 15971-90 «Системы обработки информации. Термины и определения»;

ГОСТ 13.1.101-93 «Микрофильм документа на правах подлин­ника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения»;

ГОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования»;

ГОСТ 7.48-90 «Консервация документов. Основные термины и определения»;

ГОСТ 28162-89 «Средства для нанесения защитных покрытий на документы. Общие технические требования»;

ГОСТ 13.1.107-86 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»;

ГОСТ 28388-89 «Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения»;

ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления»;

ГОСТ Р ИСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

Классификаторы и унифицированные системы документации

Существенными компонентами нормативно-методического обеспечения управления документами во многих сферах экономи­ческой и управленческой деятельности (статистика, финансовая деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, таможенное дело, транспорт, торговля, внешнеэкономическая деятельность) являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также унифицированные формы документов.

Методологические и организационные основы проведения ра­бот по классификации и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы класси­фикации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) и унифицированных систем документации (УСД).

Единая система классификации и кодирования состоит из обще­российских классификаторов, средств их ведения, нормативных и методических документов. Классификаторы технико-экономиче­ской и социальной информации являются нормативными доку­ментами, включающими систематизированный свод наименова­ний и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В соответствии с областью применения класси­фицируемых объектов они подразделяются на:

• 
  общероссийские классификаторы (ОК);
  
• 
  отраслевые классификаторы;
  
• 
  классификаторы предприятий.
  

Общероссийские классификаторы технико-экономической и со­циальной информации:

• 
  Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
  
• 
  Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН);
  
• 
  Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
  
• 
  Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
  
• 
  Общероссийский классификатор управленческой документа­ции (ОКУД);
  
• 
  Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов (ЕСКД);
  
• 
  Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ);
  
• 
  Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
  
• 
  Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);
  
• 
  Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН);
  
• 
  Общероссийский классификатор деталей, изготавливаемых сваркой, пайкой, склеиванием и термической резкой (ОКД);
  
• 
  Общероссийский технологический классификатор деталей машиностроения и приборостроения (ОТКД);
  
• 
  Общероссийский технологический классификатор сборочных единиц машиностроения и приборостроения (ОТКСЕ);
  
• 
  Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ);
  
• 
  Общероссийский классификатор информации об общерос­сийских классификаторах (ОКОК);
  
• 
  Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
  
• 
  Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО);
  
• 
  Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
  

• 
  Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС);
  
• 
  Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ);
  
• 
  Общероссийский классификатор видов экономической дея­тельности, продукции и услуг (ОКДП);
  
• 
  Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР);
  
• 
  Общероссийский классификатор видов экономической дея­тельности (ОКВЭД);
  
• 
  Общероссийский классификатор специальностей по образо­ванию (ОКСО);
  
• 
  Общероссийский классификатор специальностей высшей на­учной квалификации (ОКСВНК);
  
• 
  Общероссийский классификатор начального профессиональ­ного образования (ОКНПО);
  
• 
  Общероссийский классификатор занятий (ОК.3);
  
• 
  Общероссийский классификатор профессий рабочих, долж­ностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
  
• 
  Общероссийский классификатор полезных ископаемых и подземных вод (ОКПИиПВ);
  
• 
  Общероссийский классификатор видов грузов, упаковки и упаковочных материалов (ОКВГУМ);
  
• 
  Общероссийский классификатор гидроэнергетических ресур­сов (ОКГР).
  

Унифицированные системы документации состоят из совокуп­ности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разра­ботке, ведению и применению. Одной из унифицированных сис­тем документации является Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации (УСОРД). Унифициро­ванная форма документа (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере дея­тельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83;

ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.). Общероссийские УСД.

• 
  Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации (УСОРД);
  
• 
  Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
  
• 
  Унифицированная система банковской документации (УСБД);
  
• 
  Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и орга­низаций (УСФДБ);
  
• 
  Унифицированная система отчетно-статистической докумен­тации (УСОСД);
  
• 
  Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (УСУОБД);
  
• 
  Унифицированная система документации по труду (УСДТ);
  
• 
  Унифицированная система документации Пенсионного фон­да Российской Федерации (УСДПФ);
  
• 
  Унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).
  

Международные стандарты. Применение международного, ре­гионального (межгосударственного) или национального, стандар­та другой страны осуществляется путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный доку­мент по стандартизации.

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информа­ции, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации {InternationalOrganizationforStandardization — ISO), образованной в 1947 г. и объединяющей в настоящее время национальные органы по стандартизации 157 государств.

ISOтрактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобрен­ный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокуп­ности научных, технологических и практических результатов, спо­собствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (стандарт ISO5127-2:1983).

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ISOсерии «Документация и ин­формация» (стандарты ISO5127-1:1983, ISO5127-2:1983, ISO5127-3:1988 и др.). Стандартами ISOопределены общие прави­ла подготовки и оформления документов, в том числе установ­лены:

• 
  форматы бумаги для документов (стандарт ISO216:1975);
  
• 
  межстрочные интервалы и шаг письма (стандарт /504882:1979);
  
• 
  формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (стандарт ISO3535:1977);
  
• 
  основные требования к бланкам документов (стандарт /50 8439:1990);
  
• 
  принципы компоновки торговых документов (стандарт ISO6422:1985).
  

Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии со стандартом ISO8601:1988. Конверты для коррес­понденции установлены стандартом ISO269:1985. Адрес на кон­вертах и письмах пишется с соблюдением положений стандарта /5011180:1993.

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ISOи российскими стандартами, касаются: требо­ваний к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке. Так, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003) приводятся требования к размещению и оформлению 30 реквизитов, в стандартах ISOопределены прави­ла размещения на документе лишь трех полей (зон): для сведений об отправителе документа (Issuerfield); ссылок (Referencefield); адреса (Addressfield).

Стандарты ISOпредусматривают, что дополнительные сведения об адресанте документа (почтовый адрес, телефон, телекс, теле­графный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответству­ющем поле в верхней части бланка, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка. По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней час­ти бланка. Поле адреса стандартами ISOпредназначено для указа­ния одного или двух адресатов. В российском стандарте предусмот­рено указание на документе от одного до четырех адресатов.

1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера

Важную часть нормативной базы управления документами в части подготовки и оформления документации составляют нор­мативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые органами исполнительной власти феде­рального уровня.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентиру­ющим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. «Государственная система документационного обес­печения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреж­дениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструк­ции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации (утв. Приказом Министра культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536).

Значительную часть нормативно-методической документации по обеспечению управления документами разрабатывает и распро­страняет Всероссийский научно-иследовательский институт доку-ментоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Различные ведомства и органы государственного управления также сами разрабатывают и применяют аналогичные документы, разработанные другими организациями, с учетом специфики той или иной сферы деятельности.

В связи с этим следует упомянуть Межкорпоративный стандарт «Взаимодействие систем автоматизации документационного обес­печения управления» (разработка Гильдии управляющих докумен­тацией), а также «Европейские типовые требования к автоматизи­рованным системам электронного документооборота. Специфи­кация MoReq» (утв. Европейской комиссией — руководящим органом Евросоюза).

На основе рассмотренных правовых актов и нормативно-мето­дических документов в организации или учреждении разрабаты­ваются нормативные документы (положения, инструкции, мето­дические указания и рекомендации), регламентирующие управле­ние документами с учетом конкретных условий.

Лекция 2

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ


2.1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Для обеспечения придания документам таких свойств, как аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для ис­пользования (см. разд. 1,1.1), необходимо придерживаться опреде­ленных правил и процедур оформления документов.

В действующем ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архив­ное дело. Термины и определения», кроме понятия «документ» дано и уточняющее понятие «официальный документ». Официаль­ным, т.е. имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, «созданный юридическим (учреждение или чиновник) и физическим (гражданином) лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Управленческий документ представляет собой сложную инфор­мационную совокупность, характеризующуюся множеством раз­личных параметров: тип носителя, формат, правила расположения информации по полю документа, состав информационных элемен­тов, которые называются реквизитами (подпись, оттиск печати, текст, название документа и т.д.).

Каждый реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хране­ния и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, эмблема, от­тиск печати), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты бывают простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (но­мер листа), или сложными, в свою очередь включают несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).