Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 5 из 28

ГЛАВА 4

КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Обмен информацией в процессе осуществления управленческой деятельности и делового сотрудничества осуществляется в различ­ных формах в зависимости от используемых средств связи. При­менение этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются пра­вовые основы деятельности в области связи на территории Россий­ской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов госу­дарственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую инфор­мацию, обычно используются:

• 
  письменная корреспонденция;
  
• 
  телеграммы;
  
• 
  телефонограммы;
  
• 
  факсограммы;
  
• 
  сообщения электронной почты.
  

4.1. ПИСЬМЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и теле­коммуникационных технологий письменная корреспонденция остается основной формой коммуникации между партнерами по деловой деятельности. Обмен деловыми письмами реализуется по­средством оказания услуг почтовой связи как государственными, так и коммерческими организациями.

В составе государственных организаций, оказывающих услуги почтовой связи, находятся Федеральное государственное унитар­ное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации. Коммерческие организации занимаются в основном экспресс-доставкой пись­менной корреспонденции.

Оказание услуг почтовой связи регулируется Федеральным за­коном от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изм. от 07.07.2003, 22.08.2004), который направлен на обеспечение конс-

6 - 1287

81

титуционных прав каждого свободно получать, передавать и рас­пространять информацию, на тайну переписки, почтовых, теле­графных и иных сообщений, устанавливает систему правовых га­рантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях ук­репления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.

Положения этого Закона конкретизированы Правилами оказа­ния услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221).

Деятельность Государственной фельдъегерской службы Россий­ской Федерации регулируется Федеральным законом от 17.12.1994 № 67-ФЗ «О федеральной фельдъегерской связи» (с изм. от 03.12.1999, 27.11.2001, 30.06.2003, 23.12.2003, 22.08.2004), в ко­тором определяются задачи, устанавливаются правовая основа и принципы организации федеральной фельдъегерской связи, поря­док взаимодействия органов федеральной фельдъегерской связи с другими органами государственной власти Российской Федерации, а также виды контроля и надзора за их деятельностью, и Положе­нием о государственной фельдъегерской службе Российской Фе­дерации (утв. Указом Президента РФ от 13.08.2004 № 1074 «Во­просы Государственной фельдъегерской службы Российской Фе­дерации»).

4.1.1. Носители письменной корреспонденции

Основными носителями письменной корреспонденции, ис­пользуемыми при почтовой пересылке, являются почтовые кон­верты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и поч­товые карточки.

Почтовый конверт (далее конверт) — это плоская прямоуголь­ная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закры­ваемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Конверты изготавливаются в соответ­ствии с ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические тре­бования. Методы контроля».

Материалом для конвертов служит бумага (офсетная, этикеточ­ная, обложечная и др.) массой 1 кв. м 70—140 г. Она может быть белой или цветной светлых тонов. Для изготовления конвертов допускается применение других бумагоподобных материалов.

В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрываю­щем клапане с вложением при закрытом конверте.

Конверты классифицируются по следующим признакам:

• 
  размерам;
  
• 
  наличию окна;
  
• 
  месту расположения закрывающего клапана;
  
• 
  наличию указаний, разъясняющих место и порядок напи­сания адресной информации;
  
• 
  территории хождения;
  
• 
  виду оформления лицевой стороны.
  

В Правилах оказания услуг почтовой связи установлены предель­ный вес (0,5 кг) и следующие пять размеров писем в упаковке: 110 х 220 мм; 114 х 162 мм; 162 х 229 мм; 229 х 324 мм; 250 х 353 мм.

Письма в почтовых конвертах размером 114x162 мм и 110 х 220 мм, толщиной не более 5 мм и весом до 20 г отнесены в упомянутых Правилах к стандартной письменной корреспонден­ции.

Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой свя­зи, и имеют также обозначения по международному стандарту ISO269-85 «Конверты для переписки. Обозначение и размеры» (табл. 4.1).


Конверт размером 114 х 162 мм часто называют «российским» (рис. 4.1). Указанный размер конвертов был основным на терри­тории бывшего СССР до 1997 г., когда был официально введен «европейский» конверт (формат DL, рис. 4.2).

6­

83

Рис. 4.1. Конверт СВ [114 х 162 мм]
А

Рис. 4.2. Конверт DL (110 х 220 мм]

Для пересылки корреспонденции в открытом виде используют­ся почтовые карточки (рис. 4.3), изготовление которых регламен­тируется государственным стандартом ГОСТ Р 51507-99 «Карточки почтовые. Технические требования. Методы контроля».