Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
![]()
|
ГЛАВА 4 КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Обмен информацией в процессе осуществления управленческой деятельности и делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Применение этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи. В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются: письменная корреспонденция; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; сообщения электронной почты. 4.1. ПИСЬМЕННАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остается основной формой коммуникации между партнерами по деловой деятельности. Обмен деловыми письмами реализуется посредством оказания услуг почтовой связи как государственными, так и коммерческими организациями. В составе государственных организаций, оказывающих услуги почтовой связи, находятся Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации. Коммерческие организации занимаются в основном экспресс-доставкой письменной корреспонденции. Оказание услуг почтовой связи регулируется Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изм. от 07.07.2003, 22.08.2004), который направлен на обеспечение конс- 6 - 1287 81 титуционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи. Положения этого Закона конкретизированы Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 №221). Деятельность Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации регулируется Федеральным законом от 17.12.1994 № 67-ФЗ «О федеральной фельдъегерской связи» (с изм. от 03.12.1999, 27.11.2001, 30.06.2003, 23.12.2003, 22.08.2004), в котором определяются задачи, устанавливаются правовая основа и принципы организации федеральной фельдъегерской связи, порядок взаимодействия органов федеральной фельдъегерской связи с другими органами государственной власти Российской Федерации, а также виды контроля и надзора за их деятельностью, и Положением о государственной фельдъегерской службе Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 13.08.2004 № 1074 «Вопросы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации»). 4.1.1. Носители письменной корреспонденции Основными носителями письменной корреспонденции, используемыми при почтовой пересылке, являются почтовые конверты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и почтовые карточки. Почтовый конверт (далее конверт) — это плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Конверты изготавливаются в соответствии с ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля». Материалом для конвертов служит бумага (офсетная, этикеточная, обложечная и др.) массой 1 кв. м 70—140 г. Она может быть белой или цветной светлых тонов. Для изготовления конвертов допускается применение других бумагоподобных материалов. В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрывающем клапане с вложением при закрытом конверте. Конверты классифицируются по следующим признакам: размерам; наличию окна; месту расположения закрывающего клапана; наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации; территории хождения; виду оформления лицевой стороны. В Правилах оказания услуг почтовой связи установлены предельный вес (0,5 кг) и следующие пять размеров писем в упаковке: 110 х 220 мм; 114 х 162 мм; 162 х 229 мм; 229 х 324 мм; 250 х 353 мм. Письма в почтовых конвертах размером 114x162 мм и 110 х 220 мм, толщиной не более 5 мм и весом до 20 г отнесены в упомянутых Правилах к стандартной письменной корреспонденции. Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой связи, и имеют также обозначения по международному стандарту ISO269-85 «Конверты для переписки. Обозначение и размеры» (табл. 4.1). ![]() Конверт размером 114 х 162 мм часто называют «российским» (рис. 4.1). Указанный размер конвертов был основным на территории бывшего СССР до 1997 г., когда был официально введен «европейский» конверт (формат DL, рис. 4.2). 6 83 Рис. 4.1. Конверт СВ [114 х 162 мм] А
Рис. 4.2. Конверт DL (110 х 220 мм] Для пересылки корреспонденции в открытом виде используются почтовые карточки (рис. 4.3), изготовление которых регламентируется государственным стандартом ГОСТ Р 51507-99 «Карточки почтовые. Технические требования. Методы контроля». |