Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 3 из 28

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Он представляет собой графическую модель построения множества документов. Устанавливает форматы бумаги, размеры полей, рас­положение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность располо­жения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных докумен­тах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать исторически сложившиеся («традиционные») процессы документирования, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перей­ти к автоматизированному проектированию необходимых доку­ментов в рамках компьютерных технологий.

Формуляр-образец может быть представлен в виде как чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и описания рекви­зитов с указанием последовательности их оформления и взаимно­го расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше предпочтение отдается первому варианту или сочетанию обоих, в компьютерных технологиях — описательному варианту.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуля­ром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные сис­темы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

• 
  форматы бумаги, применяемые для фиксации информации (текстов) управленческих документов: от A3 до А6 с гори­зонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) рас­положением текста;
  
• 
  служебные поля, ограничивающие рабочее поле для внесе­ния собственно документной информации: поле подшив­ки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поле не менее 10 мм;
  
• 
  конструкционная сетка, определяющая размеры применя­емых шрифтов и пробелов между частями текста с ячейкой,
  

з*

35

равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машины (2,6 х 4,25 мм, что чуть меньше, чем размер шриф­та TimesNewRomanCyr14, применяемого в компьютерных текстовых процессорах).

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Требования к минимальному составу реквизитов, придающих документам юридическую силу, определяются двумя государст­венными стандартами на управленческую документацию: ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Прида­ние юридической силы документам на машинном носителе и маши­нограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ­ные положения» и ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы доку­ментации. Требования к построению формуляра-образца».

Оба стандарта устанавливают почти идентичные состав и форму записи реквизитов, придающих документной записи юридическую силу документа и поэтому называемых обязательными:

• 
  наименование организации — создателя документа (которое допускается записывать на машиночитаемых документах только в сокращенной форме) и его код;
  
• 
  наименование документа (формы) и его код;
  
• 
  дата документа;
  
• 
  подпись (код) лица, ответственного за правильность изго­товления документа, или код (электронная подпись) лица, утвердившего документ;
  

• местонахождение организации — создателя документа или ее почтовый адрес, включаемый то в состав обязательных (по ГОСТ 6.10.4-84), то в состав дополнительных (по ГОСТ 6.10.5-87) реквизитов. Но в практике работы с документами только реквизитов, при­дающих им юридическую силу, недостаточно. На документе в про­цессе его создания и обработки должно быть представлено значи­тельно большее количество служебных сведений, совершенно необходимых для его нормального использования в системах управления. Наиболее полно и по составу, и по содержанию пере­чень реквизитов управленческих документов, расположение, пра­вила и варианты их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная сис­тема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Государственные (национальные) стандарты в соответствии с общегосударственной политикой в области стандартизации носят рекомендательный характер. Однако это не означает, что органи­зации могут не придерживаться предписываемых им правил оформления документов. Любая организация участвует во внеш­нем для нее информационном обмене, поэтому оформленный с нарушением единых правил документ может быть признан другой организацией не имеющим юридической силы и как следствие не будет использован в необходимом авторам объеме. Самостоятель­ные разделы, более или менее подробно повторяющие положения данного стандарта (или его предыдущей редакции), обязательно включаются в инструкции и правила по ведению делопроизводства на любом уровне управления. Достаточно подробно эти требования изложены практически во всех пособиях по вопросам документа­ционного обеспечения управления.

Соблюдение данного стандарта является необходимым усло­вием для перехода на компьютерные технологии, так как и при автоматизации документооборота продолжает действовать поло­жение, согласно которому электронные документы при распечат­ке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующих норм.

2.2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Нормативно определены требования к оформлению и раз­мещению на документе 30 реквизитов:

1. 
   
   — Государственный герб Российской Федерации;
   
2. 
   — герб субъекта Российской Федерации;
   
3. 
   — эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);
   
4. 
   — код организации;
   
5. 
   — основной государственный регистрационный номер юри­дического лица (ОГРН);
   

имеют применение только в границах конкретной системы доку­ментации. Однако, поскольку конкретный состав реквизитов и порядок их оформления зависят от вида документа, а некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, то на конкретном документе их будет меньше.

Часть реквизитов вносится полностью, частично, или для них выделяется место при проектировании бланков документов.

Государственный герб Российской Федерации (01). В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» и постановле­нием Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным:

• 
  на бланках Президента Российской Федерации, палат Фе­дерального Собрания, Правительства Российской Федера­ции, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
  
• 
  на бланках центральных органов федеральной исполни­тельной власти, а также дипломатических представи­тельств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;
  
• 
  на бланках органов государственной власти.
  

Герб субъекта Российской Федерации (02) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответству­ющими нормативными актами (законами, уставами, конституци­ями и т.д.) субъектов РФ.

Гербы могут быть напечатаны в черно-белом или цветном изоб­ражении. Изображение герба на бланках с угловым расположени­ем реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с про­дольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занима­емой реквизитом «Наименование организации», т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Эмблема организации или товарный знак {знак обслуживания) (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 (ред. от 11.12.2002, с изм. от 24.12.2002) «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федера­ции или герб субъекта РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано согласно установленному порядку, а в уставе или в Положении об организации должно быть указано о размещении на бланках эмблемы.

Изображение эмблемы организации на бланках соответствует порядку размещения на них гербов. Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».

Код организации (04) является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Коды организа­ций проставляют по Общероссийскому классификатору предпри­ятий и организаций (ОКПО). Коды ОКПО состоят из 8 знаков. Органы власти и управления код организации проставляют по Об­щероссийскому классификатору органов власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит входит в состав реквизитов бланка письма и указыва­ется под реквизитом «Справочные данные об организации».

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри­дического лица (05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. В бланках писем указывается наряду с кодом ОКПО под реквизитом «Справочные данные об организа­ции».

Идентификационный номер налогоплательщика /код причины по­становки на учет (ИНН/КПП) (06) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН юриди­ческого лица — это 10-значный цифровой код, КПП — 9-значный код. ИНН/КПП указывается в бланках писем, так же как коды ОКПО и ОГРН.

Наименование организации (07) является собирательным обоз­начением реквизита автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учре­дительных документах (учредительном договоре, уставе или поло­жении), например:



ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

(ГУУ)
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименова­ния на русском и национальном языках размещают на одном уров­не: наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном — справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.


Наименование коммерческой организации на иностранном языке приводится только в том случае, если оно зафиксировано в уставных документах. Например:

Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах организа­ции. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, предста­вительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если в организации право подписи документов пре­доставлено нескольким уровням иерархии должностных лиц. На­именование подразделения располагают ниже наименования ор­ганизации. Эту часть реквизита можно вносить в бланк непосред­ственно при оформлении документов на зарезервированную свободную строку, например:

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» Институт информационных систем управления

Автором документа может быть и должностное лицо, представ­ляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации, но его авторство, как пра­вило, отражается в подписи, хотя вновь входит в практику и регла­ментировано оформление бланков должностных лиц (см. рис. 5.4 ГОСТ Р 6.30-2003).

Наименования организаций субъектов РФ, имеющие наряду с государственным языком государственный язык субъекта РФ, пе­чатаются на двух языках. Наименование на языке субъекта РФ должно помещаться ниже наименования на русском языке или правее его. Наименование на иностранном языке может появлять­ся на документе только в тех случаях, когда оно закреплено в уста­ве (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают в документе так же, как и при использовании языка субъекта РФ.

Если документ готовится совместно двумя или более организа­циями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. В этом случае наименования организаций печатаются при изго­товлении документа и размещаются в соответствии с их положе­нием в иерархии органов управления: наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей ор­ганизации, наименования равных организаций располагают на одном уровне.

Справочные данные об организации (09) являются принадлежнос­тью бланка письма. Реквизит включает: почтовый адрес организа­ции; номера телефонов, факсимильной связи, код телекса, адрес электронной почты, интернет-адрес и при необходимости другие сведения.

Почтовый адрес организации в справочных данных бланка ука­зывается в том же порядке, как и в реквизите «Адресат».

Наименование вида документа (10) является одним из важней­ших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав рекви­зитов и структуру текста. Наименование видов применяемых рас­порядительных документов регламентируется уставом (положени­ем об организации). Наименование вида проставляется на всех документах, за исключением писем и факсограмм, и печатается, как и изображения гербов и эмблем, центрованно прописными буквами, например:

ПРИКАЗ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, АКТ, ДОГОВОР

Датой (11) большинства документов является дата его подпи­сания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия (заседания, проверки).

В большинстве управленческих документов принят цифровой способ написания даты (например, 14.07.2008) или же в соответ­ствии с международным стандартом (2008.07.14). В текстах норма­тивных документов, а также документах, содержащих сведения финансового характера, часто применяется словесно-цифровой способ оформления дат (14 июля 2008г.).

В факсограммах, телеграммах и телефонограммах и других до­кументах в состав даты входит и указание часов и минут (например, 2008.07.14 13:42). Их написание регламентируется только между­народным стандартом.

Если авторами документа являются несколько организаций или лиц, то датой документа является наиболее поздняя дата подписа­ния. При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с (под) подписью.

Кроме того, дата как составная часть входит в целый ряд других реквизитов: от грифа утверждения до отметки о получении доку­мента. Постоянной части дата не имеет, но на документах в блан­ках, штампах, при оформлении реквизитов сплошной линией обо­значается место ее расположения.

Регистрационный номер документа (12) — цифровое или буквен­но-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его ре­гистрации. Наличие на документе регистрационного номера сви­детельствует о том, что он включен в информационную базу дан­ных по документам организации, находится под контролем и ответственностью организации.

Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих и входящих пи­сем он, как правило, обычно складывается из нескольких частей. Например: 34-28/1467, где 34 — номер структурного подразделе­ния, 28— номер дела по номенклатуре, 1467— порядковый номер отправляемого документа. Предложенная структура индексов не носит нормативного характера и часто дополняется другими обоз­начениями, имеющими для конкретной организации уточняющее смысловое понятие, так, номер приказа дополняют годом его со­здания: 124-2008.

На документах, составленных совместно несколькими органи­зациями, регистрационные номера проставляют через косую чер­ту в порядке указания авторов на документе: 106/75.

В документах место расположения реквизита входит в состав
реквизитов бланка и обозначается значком №

Ссылка на регистрационный номер и дату ('инициативного) доку­мента (13) входит в состав бланка письма и оформляется в виде отметки:

На № от

Наличие этого реквизита исключает необходимость упомина­ния регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте ответного документа, например: «На ваше письмо от... №... сообщаем...» и т.п. Сведения в реквизит переносятся с поступив­шего документа.

Место составления или издания (14) документа обязательно ука­зывается в том случае, если затруднено его определение по рекви­зитам «наименование организации» (например, Московский...) и отсутствуют справочные данные об организации. Место составле­ния или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления. Оно должно включать только обще­принятые обозначения и сокращения. Например: г. Пушкино Московской области

или:

с. Ивантеевка Пушкинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г.» в этом реквизите не принято ставить при написании названий городов, оканчивающихся на «град» («бург»), другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: поселок — пос, село — с, станица — ст.

Многие реквизиты вносятся в конкретные документы уже в процессе их изготовления (создания) и последующей обработки. Например, оформление приказа руководителя включает несколь­ко реквизитов, большинство из которых находят свое отражение в реквизитах документа.


Таблица 2.2

Заголовок к тексту (18) — это краткое содержание документа. Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации и последующего поиска. Поэтому он обязателен для всех документов, за исключением писем, оформленных на бланках формата А5. Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа:

Письмо, приказ, заявление, отчет, положение и т.д. (о чем?):

• об оказании материальной помощи;

• 
  о предоставлении информации;
  
• 
  о невыполнении договорных обязательств;
  
• 
  о бухгалтерии. Протокол, план (чего?):
  
• 
  собрания акционеров;
  
• 
  заседания ученого совета;
  
• 
  работы ревизионной комиссии. Должностная инструкция (кого?):
  
• 
  менеджера по продажам;
  
• 
  бухгалтера.
  

Текст документа (20) составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного тек­ста, таблиц, анкеты или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем сущес­твительным в именительном падеже или словосочетанием с глаго­лом второго лица множественного числа настоящего или прошед­шего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть со­гласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления докумен­та, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заклю­чительную часть (приказы — распорядительную часть без конста­тирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организа­ции — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В приказах, распоряжениях и других документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от перво­го лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «про­шу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил(а)».

В совместных документах текст излагают от первого лица мно­жественного числа: «приказываем», «решили».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «постановили», «решили».

В положениях и инструкциях, устанавливающих права и обязан­ности организаций, их структурных подразделений, а также актах и справках, содержащих описание, оценку фактов или выводы, ис­пользуют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в со­став объединения входят», «комиссия установила».

В письмах используют разные формы изложения содержания:

• 
  от первого лица множественного числа: «просим напра­вить», «направляем на рассмотрение»;
  
• 
  от первого лица единственного числа: «считаю необходи­мым», «прошу выделить»;
  
• 
  от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает», «кафедра считает возможным».
  

При изготовлении документа на нескольких листах для второй и последующих страниц используют чистые листы бумаги того же формата и нумеруют их, номера проставляются посредине верхне­го поля листа.

Отметка о наличии приложения (21). Этот реквизит оформляется различно, в зависимости от документа, на котором проставляется. Так, этот реквизит особенно часто используется в сопроводитель­ных письмах, поэтому подробно описано несколько способов оформления отметки о наличии приложения. В письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно подтекстом без абзаца. Если документ-приложение назван в тексте, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте пись­ма, то в отметке о приложении указывают его наименование, ко­личество листов и количество экземпляров; при наличии несколь­ких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредито­вания на 5л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Если документ-приложение также имеет приложения, то отмет­ка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 31.07.2008№ 7и приложения к нему, всего на 9л.

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров: Приложение: в Зэкз.

Или, если документ направляется нескольким корреспонден­там, а приложение только одному из них, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2л. в 1 экз. в первый адрес.

Приложения к актам, справкам, договорам и другим докумен­там оформляются аналогично.

В распорядительных документах, нормативных актах и доку­ментах, содержание которых дополняется или поясняется прило­жениями (протоколами), сведения о наличии приложений указы­ваются в тексте, например: «Утвердить инструкцию по учету и хранению документов (приложение 1)» или «список прилагается».

На самом приложении, на верхнем поле справа вписывается или указывается заранее:

Приложение к письму (приказу, протоколу) от 20.05.2008 № 46

При рассылке приложений без нормативного акта отметки о приложении заменяют на гриф его утверждения соответствующим актом:

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора предприятия от 20.05.2008№ 46

Гриф согласования (23) — это письменная фиксация факта пред­варительного рассмотрения вопросов, представленных в проекте документа всеми заинтересованными в его содержании и оформ­лении сторонами. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование, а также согласование с внутренними кол­легиальными органами оформляется грифом согласования. Он

имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­цом и согласие (согласование), зафиксированное в другом доку­менте.

Оформляются эти варианты следующим образом.

В первом случае указывается наименование должности согла­сующего должностного лица, включая наименование организации, личной подписи и ее расшифровки и даты:

СОГЛАСОВАНО Заместитель начальника Облпожарнадзора подпись В.А. Еремин 10.06.2008

Во втором случае получатель отзыва сам вносит в проект доку­мента наименование согласующего документа с указанием орга­низации-автора, исходящего индекса и даты.

Грифы согласования могут форматироваться как «флаговым» способом, так и центрованно. Грифы проставляются на экземпля­ре документа, остающемся в организации ниже подписей слева от полей в очередности, определяемой автором документа.
Флаговое форматирование Центрованное форматирование

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Профсоюзного комитета от 28.05.2008№ 8

СОГЛАСОВАНО Письмо Центрального бюро

нормативов по труду от 29.05.2008№ 124/26-43

Отдельный лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц и количество грифов и виз может не поместиться на отведенном для них месте. Количество согласований обычно определяется за­ранее, исходя из содержания документа, поэтому в случае необхо­димости ниже подписей заранее делается отметка, для которой также может использоваться специальный штамп, например:
Лист согласования прилагается
На самом листе как на документе-приложении указывается его принадлежность:

Лист согласования к проекту сборника должностных инструк­ций

4 -

I2K7

49

Визы согласования документа (24). Согласование документа внутри организации оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости указывается также должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела подпись А.Н. Соколова 2008.08.11

При наличии замечаний по документу визу сверху дополняют надписью: «Замечания прилагаются».

Визы проставляют на копии (втором экземпляре) письма. Если подготовленное письмо предполагается отправлять корреспонден­ту с помощью средств факсимильной связи (без последующей пе­ресылки подлинника по почте), готовится один экземпляр письма (на бланке), и визы проставляются на оборотной стороне этого экземпляра.

Документ визируется исполнителем, руководителем подразде­ления, а также, в зависимости от содержания документа, — руко­водителями заинтересованных подразделений, ответственными лицами финансовых и экономических служб, заместителем руко­водителя организации, юристом и др.

Иногда визирование оформляется аналогично подписям с до­бавлением отметки СОГЛАСОВАНО, например:

подпись Ю.П. Сорокина

подпись Н.С. Галкин

подпись И. П. Воробьева

СОГЛАСОВАНО:

Гл. бухгалтер Юрисконсульт Нач. отдела кадров
В унифицированных системах документации постоянные эле­менты грифов и виз согласования включены в бланки конкретных форм документов, например, в Унифицированной системе отчет­но-статистической документации в бланке приказа о приеме на работу (типовая межотраслевая форма Т 8) отдельной строкой вы­делено:

Согласование С профсоюзным органом (номер и дата постановления)

Если в процессе визирования в подготовленный документ вно­сятся существенные изменения, он подлежит доработке и повтор­ному визированию.

Подпись (22) оформляется на 2—3 интервала ниже текста или отметки о наличии приложения (если она есть), без абзаца. В со­став реквизита входят: наименование должности подписывающего документ лица, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фа­милия):

Генеральный директор

товарищества подпись НА. Химин

При оформлении документа на личном бланке должностного лица его должность в подписи не указывают.

При подписании совместных писем руководителями несколь­ких организаций их подписи располагают на одном уровне, напри­мер:

Председатель правления ОАО Генеральный директор ОАО

Страховая компания «Мир» „

^rк «Северсталь»

подпись А.В. Волкова

дата

подпись Н.П.Козликов

дата

Обязательно несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Например:

Председатель собрания подпись М.А. Тюльпанов

Секретарь собрания подпись Н.И.Розова
Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фа­милии.

И. о. директора фирмы подпись И.О. Тарасов

При этом не допускается ставить предлог «За», или косую чер­ту перед наименованием должности, изменение «Зам» должно быть дополнено изменениями в расшифровке подписи.

4"

57

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. к наименованию должности может добавляться указание ученой сте­пени, ученого, педагогического, почетного звания, например:

Зав. кафедрой менеджмента

д.э.н., профессор подпись В.А. Кузин

Гриф утверждения (16). Документ может утверждаться органами управления или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах путем проставления грифов утверждения или посредством издания утверждающего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут­верждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, лич­ной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «ПЛАМЯ» подпись А. Б. Сиротин 30.06.2008
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать его наимено­вание.

В документах, утверждаемых постановлением, приказом, реше­нием, протоколом, в грифе используются формы: УТВЕРЖДЕН (например, состав комиссии), УТВЕРЖДЕНО (положение), УТ­ВЕРЖДЕНЫ (списки), наименование вида документа в творитель­ном падеже, его дата и номер:

УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 19.07.2008 №67

Целесообразно составление внутреннего перечня документов, подлежащих утверждению, которое может быть оформлено как приложение к Инструкции по делопроизводству. Основанием для составления Перечня являются «Типовая инструкция по делопроиз­водству в федеральных органах исполнительной власти», а также за­конодательные и ведомственные нормативные акты, устанавлива­ющие обязательную процедуру утверждения тех или иных доку­ментов.

Оттиск печати (25), как и подпись, относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу. Печать заверяет подлин­ность подписи должностного лица на документах (в том числе и подпись в грифе утверждения), удостоверяющих права лиц, фикси­рующих факты, связанные с финансовыми, материальными сред­ствами, социальными правами и др. Необходимость заверения под­писи на документе печатью, как правило, устанавливается норма­тивными актами. Для установления внутреннего порядка заверения документов печатью в организации необходимо иметь перечень до­кументов и должностей, заверяемых печатью организации, он оформляется как приложение к Инструкции по делопроизводству.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наимено­вания должности, но не закрывать подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати и сама подпись должны быть хорошо читаемы.

Идентификатор электронной копии документа (30) оформляется как нижний колонтитул и включает имя файла — места хранения электронной версии (копии) документа. Отметка проставляется в момент изготовления документа и используется для поиска элект­ронной копии документа в компьютерной базе данных.

Часть реквизитов характерна только для писем.

Адресат (15) проставляется на исходящих письмах, так как нали­чие этого реквизита необходимо для оформления упаковки (конвер­та) и для сверки с адресом при получении корреспонденции. На внутренних документах данный реквизит проставляется в случае, если они адресованы руководству (заявления, докладные и объяс­нительные записки) или в другое структурное подразделение.

Реквизит максимально может состоять из следующих составных частей:

• 
  наименование организации и его структурного подразделе­ния (в именительном падеже, сокращенное);
  
• 
  почтовый адрес;
  
• 
  указание должности получателя (в дательном падеже);
  
• 
  фамилия, инициалы (в дательном падеже).
  

Каждая из указанных составных частей печатается с новой стро­ки, например:

ООО «Интекнига» Начальнику отдела рекламы В. П. Федорову

ул. Строителей, 8, стр. 3, Москва, 117134

Перед фамилией могут указываться только установленные за­коном ученая степень, ученые, научные и почетные звания, в этом случае инициалы следует указывать после фамилии.

Если документ отправляется в несколько однородных органи­заций, то их указывают обобщенно:

Директорам территориальных филиалов

Документ может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности экземпляра документа при этом указывать не рекомендуется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не принято проставлять на документах, кото­рые направляются в правительственные организации и постоян­ным корреспондентам. Порядок расположения его элементов дол­жен соответствовать действующим Почтовым правилам, а при отправлении документа за рубеж он оформляется по Международ­ным правилам.

Отметка об исполнителе (27) включает фамилию (или фами­лию, имя и отчество) исполнителя документа и номер его телефо­на (при необходимости — адрес электронной почты). Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне по­следнего листа документа в левом нижнем (на обороте — правом нижнем) углу, например:

О. А. Ни ко нова

8(495) 924-45-67, E-mail: [e-mail]

Некоторые реквизиты могут появиться на документе только в процессе его обработки.

Отметка о заверении копии (26). Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Отметка о за­верении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наиме­нования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения, например:
Верно

Инспектор отдела кадров
подпись О. В. Белова

2008.10.02

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допус­кается не указывать должность лица, заверившего копию и дату заверения, поскольку оно производится в тот же день при регис­трации. При необходимости при пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению ор­ганизации.

Отметка о поступлении документа в организацию (29) простав­ляется от руки или заполнением специального штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его оборо­те, например:

КАНЦЕЛЯРИЯ ГУУ

18.09.2008№ 98/02-11

В отметке указываются: порядковый номер, дата поступления документа, при необходимости — часы и минуты.

Резолюция (17) представляет собой письменное поручение ру­ководителя, в котором определяются подразделения или работни­ки, ответственные за выполнение документа как результат рас­смотрения документа руководителем.

Резолюция может оформляться на свободном месте в заголо­вочной части самого документа или на специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и может включать следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Коршунову Ю.П., Беркутову Н.Н.

Прошу подготовить проект бизнес-плана до 01.09.2008

подпись И.П. Костомаров

19.08.2008

При перечислении нескольких исполнителей, если из них никто не выделен автором резолюции, ответственным за исполнение счи­тается работник, названный в резолюции первым.

Отметка о контроле (19) проставляется на документах, испол­нение которых взято на особый контроль по поручению руководи­теля. Отметка о контроле проставляется на верхнем поле докумен­та справа в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом:
КОНТРОЛЬ

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии тако­го документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен прайс-лист на оказываемые

услуги по факсу 14.08.2008

В дело № 24 -15 подпись И.О. Архивов

14.08.2008

В том случае если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную инфор­мацию, то оформляется не вошедший в действующий стандарт гриф ограничения доступа к документу. Определение конфиденци­альности документируемой информации и простановка соответ­ствующего грифа должны проводиться уже на стадии фиксации информации на носителе (проект).

Для сведений, представляющих собой государственную тайну, законодательно установлены отметки «Секретно» и «Совершенно секретно». В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Вторая строка данного реквизита после тира­жирования дополняется номером экземпляра, иногда и адресатом, т.е. фамилией сотрудника, которому предназначен данный экзем­пляр, например:

Конфиденциально Зэкз.А.Ю. Чу кину

Гриф может быть дополнен и другой информацией, не проти­воречащей действующему законодательству, и проставляться штампом:

Коммерческая тайна Только для членов правления

№

2.3. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

Культура оформления официальных документов начинается с бланка организации. Бланк документа — это прежде всего набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование до­кумента. Применение бланков обязательно при направлении до­кумента в сторонние организации.

Оформление бланков должно соответствовать правилам, уста­новленным государственными (национальными) стандартами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются: ГОСТ 9327-60 на формат бумаги, ГОСТ 6861-73 на ее качество, ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т.е. размер символов и пробелов между ними. Состав реквизитов и порядок их располо­жения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирован­ные системы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов».

Бланки могут быть изготовлены на формате бумаги А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается также изготавливать блан­ки на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148), которые могут применяться для оформления документов, текстовая содер­жательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). На бумаге формата А6 и А7 допускается изготавливать особые виды должностных бланков для оформления резолюций (поручений), карточек.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого, кремового или другого светлого тона. Применение других цветов нецелесообразно, так как темные цвета затрудняют прочте­ние документа. Однако следует помнить, что документы постоян­ного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, желательно белого цвета.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2-71, ГОСТ 3489.6-71, ГОСТ 3489.10-71 и ГОСТ 3489.33-72. Для оформ­ления реквизита «Наименование организации» допускается при­менять рисовальные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

В ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что на бланках левое поле (поле подшивки) должно быть не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее — не менее 20 мм.

Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или компьютерной техники. Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Россий­ской Федерации и гербов субъектов РФ являются полиграфичес­кой продукцией строгой отчетности.

Изготовление таких бланков осуществляется по заявкам орга­низаций, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050), соответствующими правовыми актами субъектов РФ, только полиграфическими и штемпельно-граверными предпри­ятиями, имеющими выданные уполномоченными на это государ­ственными органами лицензии на соответствующий вид деятель­ности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Ведомства, имеющие свои профес­сиональные эмблемы, воспроизводят их на бланках на месте госу­дарственного герба.

Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструк­ция о порядке открытия штемпельно-гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД от 13.02.1978 № 34). Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается.

При изготовлении бланков на русском и иностранном языках, русскоязычные надписи оформляются как основные — слева или сверху.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков ор­ганизации, ее структурного подразделения и должностного лица:

• 
  общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
  
• 
  бланк письма;
  

• бланк конкретного вида документа (кроме письма). Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов

и схему расположения их на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым (рис. 2.1 и 2.2).

Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее удобнее. Однако угловое расположение рек-

Герб

Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВА ТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЙ МЕДИЦИНЫ
(место для наименования вида документа)

ОКПО ОКУД

« »


№_

Москва

ограничительные отметки для заголовка

Рис. 2.1. Пример общего бланка с продольным расположением

реквизитов

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

(ГУУ)

Рязанский проспект, 99. Москва, 109542 Телефон [phone]

Тел./факс: [phone] [phone],[phone] E-mail: [e-mail] http//:www.guu.ra ОКПО 0266598, ОГРН 1027739017976, ИНН/КПП 7721037218/772101001
№
На№

Рис. 2.2. Пример бланка для писем с угловым расположением

реквизитов

визитов является более рациональным при изготовлении бланка для писем.

Бланки с продольным расположением реквизитов рациональнее применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Каждая организация в обязательном порядке должна иметь об­щий бланк для изготовления любого вида документа (кроме пись­ма) и отдельно бланк для писем. Оформление всех организацион­но-распорядительных документов на бланке для писем является нарушением.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесооб­разно применять при издании в организации большого количества данных видов документов (например, справок, протоколов, при­казов). При разработке этих бланков в общий бланк типографским способом вносятся реквизиты:

• 
  наименование вида документа;
  
• 
  код формы документа по ОКУД.
  

Организация может также изготовить бланк должностного лица, в этом случае в бланк вносится дополнительный реквизит «наиме­нование должности», расположенный ниже реквизита «наименова­ние организации».

В соответствии с ГОСТом для изготовления общего бланка ис­пользуются следующие реквизиты:

• 
  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;
  
• 
  эмблема организации;
  
• 
  код организации по ОКПО;
  
• 
  наименование организации;
  
• 
  наименование вида документа;
  
• 
  место составления или издания документа.
  

Кроме того, обозначаются ограничительные отметки (наносят­ся в виде уголков или других ограничителей) для расположения реквизитов:

• 
  код организации по ОКУД;
  
• 
  дата документа;
  
• 
  регистрационный номер документа;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  отметка о контроле.
  

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

• 
  Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;
  
• 
  эмблема организации;
  
• 
  код организации по ОКПО;
  
• 
  код формы документа по ОКУД;
  
• 
  наименование организации;
  
• 
  основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
  
• 
  идентификационный номер налогоплательщика /код по­становки на учет (ИНН/КПП);
  
• 
  справочные данные об организации.
  

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны огра­ничительные отметки для следующих реквизитов:

• 
  дата документа;
  
• 
  регистрационный номер документа;
  
• 
  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  отметка о контроле.
  

Особенности оформления многостраничных документов. Подлин­ник (1-й экз.) документа должен быть отпечатан на одной стороне листа бумаги формата А4 по ГОСТ 9327-60 через полтора межстрочных интервала. Допускается печать через два межстроч­ных интервала при последующем тиражировании с уменьшением формата.

Качество печати текста и воспроизведения иллюстративного материала должно обеспечивать возможность последующего реп­родуцирования документа (включая микрофильмирование). Опе­чатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процес­се оформления, должны быть исправлены (как правило, допуска­ется исправление от руки черными чернилами после аккуратной подчистки).

Многостраничные, как правило, организационные документы (положения, инструкции, правила и др.) принято оформлять в со­ответствии со стандартом ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-иссле­довательской работе. Структура и правила оформления». Если в многостраничном документе имеется список источников, то он оформляется в соответствии со стандартом ГОСТ 7.1-2003 «Биб­лиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».