Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
ГЛАВА 7 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 7.1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СРЕДСТВ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ Под автоматизацией понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности. Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время такими автоматическими устройствами в основном являются средства компьютерной техники и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Широкое применение вычислительной техники для создания и обработки документов началось с появлением в начале 1980-х гг. и повсеместным распространением персональных компьютеров. Это делает необходимым рассмотрение программного обеспечения, являющегося объективно необходимым компонентом любого вычислительного комплекса. Вопросы разработки и использования программного обеспечения вообще достаточно хорошо проработаны и широко освещены в научной и учебно-практической литературе. Но применительно к проблемам ДОУ необходимы некоторые уточнения. Так, общее определение содержания понятия «программное обеспечение» включает совокупность программ обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Данная трактовка может быть использована, особенно если речь идет о проблемах собственно разработки и эксплуатации программных комплексов как таковых. Но применительно к сфере ДОУ в рамках соответствующих технологий следует выделить из состава их программного обеспечения эксплуатационные документы, поскольку в соответствии со структурой компьютерных инфор-
На последнем этапе во все акты вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица: «Изменения в учетные документы внесены». Действующие на отечественном рынке услуг зарубежные компании по аутсорсинговому хранению документов при уничтожении черновиков, копий и подлинников документов с истекшими сроками хранения выдают организациям, воспользовавшимся их услугами, сертификат об уничтожении, составленный на основе собственных внутренних правил его оформления. Такой сертификат не заменяет оформления акта, а должен оформляться как приложение к нему. Так как физическое уничтожение электронных документов может проводиться путем не только уничтожения носителя, но и стирания группы документов, переформатирования носителя, то более целесообразно оформление акта об аннулировании машиночитаемых документов. В случае физической невозможности дальнейшего хранения и использования документов вследствие стихийных бедствий или халатности их снятие с учета должно оформляться предусмотренным архивной службой для этих случаев актом о неисправимых повреждениях дел. Оба вида актов должны пройти обязательную процедуру их согласования с экспертной комиссией и последующего утверждения руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или вышестоящего ведомственного архива, то все акты должны быть согласованы и с этими архивами. Выделение документов к уничтожению и снятие их с учета. Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета. Это акты: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; об аннулировании машиночитаемого документа; о неисправимых повреждениях дел. Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих (дальнейшему) хранению. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году, независимо от этих сроков. В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются их руководителями только после (одновременно) составления и утверждения им годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например копии кадровых приказов, переписка по хозяйственным вопросам и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения — срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи приводится не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Согласованный с ЭК акт утверждается директором, и только после этого организация может приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации — сдача на пункт вторсырья. В случае применения других способов утилизации в акт вносится соответствующая запись, например: В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации: литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (например, повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состоянию дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется. Оформление обложки дела. На обложке дел постоянного и долговременного хранения, в соответствии с государственным стандартом должны быть указаны: наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело; наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел; делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел; номер дела по годовому разделу описи дел; заголовок дела; дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела; количество листов в деле; срок хранения дела или запись «хранить постоянно»; архивный шифр дела (сначала карандашом, а после утверждения описей чернилами). При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя. представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс. Заверительная запись. На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (рис. 6.8) или заверительная надпись. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистой карточке, помещаемой последней. Если вдело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку. тов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По данному принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например архивного C/J-диска (рис. 6.7). Нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы,  ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ Записал: Программист подпись Н.В. Мишин «04» августа 2008 г. Проверил: Начальник отдела подпись С.П.Попов «05» августа 2008 г. Рис. 6.7. Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске | ||||||||||||||||||