Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 26 из 28

* TGTester 3.0. Test: GTs.mple30 . П'Х

Вопрос 3lH 3

Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества zl "open-source"? »|

Показать рисунок I

! Inus]

Введите ответ, а затем нажмите кнопку "ГОТОВО"

ГОТСвО ОТВЕТ ПРИНЯТ!

ЧЧ: мм: СС

« Предыдущей вопрос ] Перечень вопросов | | Шрифт 10-

Рис. 5. Окно программы после выполнения третьего задания открытого

типа

зом, в ходе тестирования кнопка «Следующий вопрос» в сочетании с кнопкой «Предыдущий вопрос» позволяет пользователю изменять порядок выполнения заданий, а именно пропускать их и возвра­щаться как к ранее пропущенным, так и к уже выполненным зада­ниям для коррекции своих ответов.

Кроме того, для изменения порядка выполнения заданий теста можно использовать экранную кнопку «Перечень вопросов». После ее нажатия в окне выводится список всех заданий, где уже выпол­ненные пользователем задания отмечены галочкой. Окно при этом имеет вид, представленный на рис. 6.

Для того чтобы начать или повторить выполнение любого из заданий, необходимо левой кнопкой мышки кликнуть по соответ­ствующему элементу этого списка.

Выберите вопрос т списка (пометки в "Check box" отражают наличие попыток ответа!

F 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Г" 2. Кто является автором Perl?...

Г* 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках сообщества _ "open-source"?

ЧЧ:ММ:СС ■ 1 —— 1 1 ' 1 — 1

Рис. 6. Окно программы с перечнем всех вопросов теста ти окна автоматически появится полоса с бегунком для прокрутки текста.

На рис. 3 изображено окно с заданием типа «выбор одного из многих». Для выполнения этого задания пользователь должен ле­вой кнопкой мышки пометить всего один правильный вариант ответа. Пометка устанавливается с помощью представленных в окне переключателей типа «ИЛИ» («Radiobutton*).


На рис. 4 изображено окно с последним заданием теста, отно­сящимся к заданиям открытого типа. Для его выполнения пользо­ватель должен в поле ввода нижней части окна ввести строку с текстом правильного ответа и нажать экранную кнопку «Готово».

Ниже текста вопроса задания на экране присутствует кнопка «Показатьрисунок», нажатие которой позволит пользователю уви­деть рисунок, связанный с данным заданием. Вид данного окна в момент нажатия кнопки «Готово» представлен на рис. 5.

В процессе тестирования в левом нижнем углу окна на черном фоне постоянно отображается изменяемое значение оставшегося до завершения сеанса времени.

Для досрочного завершения сеанса может быть использована экранная кнопка «Закончить», а экранная кнопка «Шрифт» для обеспечения более комфортной работы пользователя позволяет изменять масштаб отображаемого в окне материала.

Навигация (переход от одного тестового задания к другому)

Для перехода к следующему заданию теста используется экран­ная кнопка «Следующий вопрос». Данный переход возможен и без выполнения задания, например, для того, чтобы пользователь мог пропустить или временно отложить его выполнение. Таким обра-

Test: GTsample30

Кто причастен к созданию программного обеспечения " opsn-sourse "?

Вопрос 1 Mi 3

по его мнению, варианты ответа. Пометки расставляются левой кнопкой мышки с помощью представленных в окне переключате­лей типа «И» («СИеск box»).

Отметим, что окно с тестовым заданием разделено горизонталь­ной линией на две части: верхнюю (с текстом вопроса) и нижнюю (с вариантами ответа на вопрос). Перемещая мышкой с нажатой левой кнопкой расположенный в правом конце разделительной линии прямоугольный бегунок, пользователь может изменять про­порцию размеров частей окна. Кроме того, если размер части окна не позволяет полностью разместить в ней весь текст, то в этой час-

TGTester 3.0. Test: GTsample30

Кто является автором Perl ? В этих строках "^ож,т быть продолжение вопроса . Текст вопроса может включать в себя элементы HTML 3.2 (в том числе и таблицы). J

Вопрос 2 И> 3



_il

Начальное окно программы электронного тестирования


После запуска программы TGTesterна экране появится окно, вид которого изображен на рис. 1. При этом правая часть окна со­держит перечень тестов, которые можно выполнять.

Сеанс тестирования

Начать тестирование можно двумя способами. Первый заклю­чается в том, что сначала нужно выбрать тест, кликнув левой кноп­кой мышки по его имени в списке тестов окна, а затем нажать эк­ранную кнопку «Начать тестирование». Второй способ состоит в том, что в списке тестов нужно дважды кликнуть левой кнопкой мышки по имени того теста, который пользователь хочет выпол­нить.

Перед тестированием программа TGTesterслучайным образом формирует порядок выполнения заданий выбранного теста, а так­же определяет, какую модификацию каждого из заданий следует выполнять пользователю. После этого выбранная модификация очередного задания теста появляется в окне, вид которого зависит от типа задания.

На рис. 2 изображено окно с первым заданием теста типа «вы­бор нескольких из многих». Для выполнения этого задания поль­зователь должен левой кнопкой мышки пометить все правильные,

Приложение
ИНСТРУКЦИЯ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ТЕСТОВОЙ ПРОГРАММЫ TGTESTER

Введение

Для повышения уровня качества усвоения прочитанного мате­риала можно воспользоваться средствами электронного тестиро­вания, находящимися на прилагаемом компакт-диске (CD). Эти средства включают программу проведения тестирования (файл с именем TGTester.exe) и набор тестов (файлы, имена которых имеют расширение Jgm).

Программа TGTesterпредназначена для индивидуального тес­тирования на персональном компьютере, работающем под управ­лением операционных систем Windows 9X/NT/2X/XP/Vista.

Каждый тест состоит из тестовых заданий (вопросов). Вопросы тестов фокусируют внимание на самых важных пунктах изложен­ного материала. Поэтому тестирование может быть использовано как для проверки степени усвоения полученных знаний, как и для их закрепления.

Типы тестовых заданий:

• 
  выбор одного из нескольких предлагаемых вариантов отве­та на вопрос;
  
• 
  множественный выбор (выбор нескольких из предлагаемых вариантов ответа, а может быть, и всех);
  

• открытый ответ (ответ на вопрос в произвольной форме). Каждое из заданий теста имеет несколько модификаций. При

каждом тестировании программа автоматически выбирает одну из этих модификаций. Время на выполнение всего теста ограничено. Однако временного лимита на выполнение отдельного тестового задания нет.

Тестируемый может временно отложить выполнение текущего задания теста и перейти к выполнению другого. Кроме того, он всегда может вернуться к уже выполненным заданиям для внесения изменений в свой ответ. При завершении теста оценивается лишь последний вариант ответа.

Подведение итогов тестирования может осуществляться на ос­нове учета процента правильно выполненных тестовых заданий и скорости выполнения теста.

эти изменения, сохраняя в неприкосновенности информацию о документах, обработанных ранее.

Механизмы администрирования и обеспечения надежности рабо­ты. Средства администрирования АСДОУ, позволяющие назна­чать и модифицировать полномочия пользователей по отношению к документам и функциям системы, должны обеспечивать ее на­стройку в соответствии с возможными изменениями организаци­онной структуры. Необходимо, чтобы действие таких настроек распространялось не только на отдельные документы, но и на их группы, имеющие иногда сложную иерархическую структуру. Для аналитической работы с документами не обойтись без средств, по­зволяющих относить документы к различным темам и классифи­цировать по тем или иным признакам.

Важнейшими характеристиками устойчивости АСДОУ к неиз­бежным сбоям и отказам являются:

• 
  независимость функционирования рабочих мест друг от друга;
  
• 
  время восстановления сеанса работы после его аварийного завершения;
  
• 
  наличие средств обеспечения целостности данных и их ре­зервного копирования.
  

тов могут быть не охвачены автоматизацией, необходимо, чтобы система, хотя бы первоначально, сохраняла наряду с новым и пре­жний порядок нумерации документов.

Масштабируемость — обеспечение функционирования системы при изменении (как правило, в сторону увеличения) количествен­ных требований без существенных затрат на изменение принци­пов построения и конфигурирования. Со временем, по мере рас­ширения сферы автоматизации обработки документов, количество рабочих мест в системе постепенно увеличивается. Обычно они устанавливаются сначала в местах регистрации документов, а затем поэтапно осуществляется автоматизация различных подразделе­ний. Поэтому выбираемая АСДОУ должна обеспечивать возмож­ность безболезненного наращивания необходимого количества рабочих мест.

Разграничение доступа пользователей и защита от несанкциони­рованного доступа к документам и функциям системы. АСДОУ должна обеспечивать разграничение доступа работников отдель­ных подразделений как непосредственно к текстам документов или их регистрационным карточкам, так и ко всем этапам процесса обработки и использования документов, включая формирование и фиксирование поручений руководителями и подготовку отче­тов исполнителями. Помимо аутентификации пользователей тре­буется поддержка нескольких уровней доступа (разрешающих, например просмотр, редактирование, создание, удаление, печать и пр.), определяемых в отношении каждого документа (и даже по­лей в регистрационной карточке), а также групп пользователей с различными полномочиями (допустим, группы начальников отде­лов).

В случае если автоматизированная система документационного обеспечения управления является территориально распределенной системой, желательно, чтобы для обмена документами по откры­тым каналам связи она имела встроенные и сертифицированные ФСО России средства цифровой подписи и шифрования.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование позволяет зафиксировать всю историю документа (кто и когда его создал, редактировал, просматривал, печатал и т.д.) и дает возмож­ность разрешать конфликтные ситуации при совместной работе над ним нескольких пользователей.

Адаптируемость. В силу разных причин в организации могут изменяться номенклатура дел, структура и состав подразделений. Автоматизированная система должна быть способна поддерживать ленную функцию. Состав этих модулей должен меняться без ущер­ба для работающей системы. Модули, по возможности, должны быть независимы друг от друга при обеспечении глубокой инфор­мационной интеграции между ними.

Система должна обеспечивать минимальные усилия и затраты для адаптации в процессе установки и конфигурирования. Для обеспечения большей гибкости системы на этапе проектирования необходимо предусмотреть как можно больше возможностей для последующего ее развития с тем, чтобы избежать значительных временных и иных затрат при осуществлении поэтапного расши­рения.

Эксплуатационные характеристики автоматизированной сис­темы ДОУ являются одним из важнейших критериев ее выбора, и, оценивая их, целесообразно обратить внимание на следующие ка­чества системы:

• 
  простоту ввода в действие;
  
• 
  масштабируемость;
  
• 
  разграничение доступа пользователей и защиту от несанк­ционированного обращения к документам и функциям системы;
  
• 
  протоколирование работы;
  
• 
  адаптируемость;
  
• 
  механизмы администрирования и обеспечения надежности и работы.
  

Простота ввода системы в действие. При выборе системы не­обходимо учесть данные по срокам ее ввода в эксплуатацию у дру­гих потребителей и определить состав необходимых мероприятий по ее внедрению. Одним из таких мероприятий является обучение работников — пользователей системы, которое обычно совмеща­ется ими с выполнением текущих служебных обязанностей. По­этому необходимо, чтобы АСДОУ, кроме работы с настоящей ба­зой документов организации, допускала бы и работу с их учебной базой, используемой для обучения и тренировки всех заинтересо­ванных сотрудников.

Разумеется, современная автоматизированная система ДОУ должна иметь дружелюбный, интуитивно понятный пользователь­ский интерфейс, максимально приближенный к интерфейсам наи­более распространенных офисных приложений.

Следует обратить внимание на принципы нумерации различных групп документов при их регистрации. Поскольку в период ввода системы в действие отдельные этапы процесса обработки докумен­№ 184-ФЗ «О техническом регулировании», международные стан­дарты применяются как основа разработки национальных стан­дартов. В ряде стран мира уже проведены работы по созданию на основе ISO15489 национальных стандартов по управлению дело­вой документацией. В России этот стандарт действует в качестве национального с 01.07.2007.

С целью создания стандартов и протоколов взаимодействия ав­томатизированных систем ДОУ в августе 2002 г. Гильдией управ­ляющих документацией, Всероссийским научно-исследователь­ским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИ-ДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «АйТи», «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные офисные системы» и «Информацион­ные бизнес-системы» сформирована в соответствии с соглашени­ем рабочая группа. Результатом деятельности рабочей группы ста­ло издание Стандарта взаимодействия систем автоматизации до­кументационного обеспечения управления. Этот стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообще­ний, обеспечивающих взаимодействие автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

В рамках федеральной целевой программы «Электронная Рос­сия (2002—2010)» Федеральным агентством по информационным технологиям и связи проводится работа по выработке стандартов об­мена информацией для систем электронного документооборота между органами государственной власти. Результаты проделанных исследований в настоящее время официально не опубликованы.

Существует ряд устоявшихся технологических характеристик систем, которые олицетворяют самые передовые достижения ин­формационных технологий. Это прежде всего интуитивно понят­ный и дружелюбный интерфейс, объектно-ориентированный под­ход и модульность.

Основные идеи графического интерфейса пользователя вклю­чают следующие элементы:

• 
  управление окнами;
  
• 
  использование графических символов (пиктограмм) для представления объектов;
  
• 
  стиль взаимодействия, называемый непосредственным ма­нипулированием;
  

• 
  объектно-ориентированный стиль программирования.
  

Модульный принцип построения программ обеспечивает по­этапную реализацию автоматизированной системы. Каждый из модулей решает свою конкретную задачу или выполняет опреде-

Открытая система — это система, реализующая открытые спе­цификации на интерфейсы, службы и форматы данных, достаточ­ные для того, чтобы обеспечить:

• 
  функциональную расширяемость;
  
• 
  интероперабельность;
  
• 
  мобильность.
  

Функциональная расширяемость — это возможность обеспечения эволюционного развития конкретной информационной системы при изменении требований к этой системе и сохранении в макси­мально возможной степени сделанных ранее вложений.

Интероперабельность прикладных систем —- обеспечение со­вместной работы с другими прикладными системами на локальных и удаленных платформах при одновременной интеграции инфор­мационных ресурсов.

Мобильность программного обеспечения — возможность модер­низации аппаратной базы системы, находящейся в эксплуатации, при сохранении возможности переноса необходимого программ­ного обеспечения на новые аппаратные платформы.

Открытая спецификация — спецификация, которая поддержи­вается открытым, гласным согласительным процессом, направлен­ным на постоянную адаптацию новой технологии, и соответствует согласованным стандартам. Согласно этому определению, откры­тая спецификация не зависит от конкретной технологии, т.е. от конкретных технических или программных средств или продук­тов отдельных производителей.

В основе концепции открытых систем лежит понятие «среда открытых систем». Среда открытых систем — это описанная сово­купность стандартов, с помощью которых унифицируется взаимо­действие аппаратуры и всех компонентов программной и инфор­мационной среды любой информационной системы: языков про­граммирования, средств ввода/вывода, графических интерфейсов, систем управления базами данных, протоколов передачи данных в сетях, форматов данных в банках данных.

Открытая информационная система управления документами поддерживает следующие основные промышленные стандарты:

• 
  коммуникационные стандарты (OSI);
  
• 
  стандарты управления документами (ODA, ODIF, ODMA, SGML, OLE, CORBA, OpenDoc);
  
• 
  стандарты для СУБД (ODBC, SQL).
  

В соответствии с принципами стандартизации в Российской Федерации, закрепленными в Федеральном законе от 27.12.2002

• 
  поиск документов по любому сочетанию параметров запро­са и выдачу разнообразных сводок и отчетов.
  

Состав функций и их реализация в каждой конкретной АСДОУ могут существенно различаться, поэтому при выборе системы сле­дует детально и тщательно рассматривать возможности каждой из них. Главным фактором все-таки является функциональная пол­нота — основной критерий выбора системы. Из этого следует, что если автоматизированная система документационного обеспече­ния управления может реализовать все перечисленные функции, то с большой степенью вероятности можно утверждать, что она сможет решить все основные задачи работы с документами орга­низации или предприятия. Конечно, это означает только то, что функциональная полнота необходима, но совсем не обязательно, что этого достаточно для каждой конкретной организации.

Современные автоматизированные системы документационно­го обеспечения управления проектируются в архитектуре «кли­ент—сервер» на базе промышленных систем управления базами данных (СУБД) или с использованием технологий LotusNotes, под­держивающих протоколы Internet/Intranet. Реализация системы должна обеспечивать широкие функциональные возможности на базе концептуально единой системной архитектуры программно-технических средств. При расширении функциональных возмож­ностей информационной системы за счет приложений, приобре­таемых у разных поставщиков, необходимо обеспечить технологи­ческую и информационную совместимость на базе российских и международных стандартов и рекомендаций.

В 1997 г. международной организацией по стандартизации (InternationalOrganizationforStandardization — ISO) создается под­комитет по разработке стандартов в области информационных систем для решения следующих задач:

• 
  унификация описания отдельной системы;
  
• 
  определение интерфейса для обмена информацией между системами;
  
• 
  унификация обмена данными между различными инфор­мационными системами;
  
• 
  устранение технических препятствий для связи систем.
  

В результате была разработана эталонная модель Взаимосвязи открытых систем (OpenSystemInterconnection — OSI). Решением совокупности вопросов, связанных с интеграцией и переносимос­тью, стало развитие методологии и принципов открытых систем.

• 
  взаимодействие как между сотрудниками одной организа­ции, так и между различными организациями осуществля­ется на новом качественном уровне, обусловленном воз­можностями современных телекоммуникационных техно­логий.
  

В то же время работа с электронными документами требует уче­та того, что время активного использования конкретных програм­мно-технических средств и время полезного использования носи­телей информации может быть меньше, чем требуемый срок хра­нения документа. Необходимо своевременно осуществлять перезапись данных на другой носитель и обновлять средства ее ау­тентификации. Кроме того, для хранения электронных докумен­тов, возможно, надо сохранять также соответствующие (зачастую морально устаревшие) технические и программные средства для воспроизведения информации или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества и недостатки. Поэтому при выборе автомати­зированной системы ДОУ обязательно надо обратить внимание на то, какие «традиционные» технологии обработки документов мож­но будет перевести целиком в электронно-цифровую форму, а ка­кие нет.

Конечно, было бы идеальным, если бы предлагаемые на рынке системы одинаково хорошо и полно поддерживали и бумажный, и электронный документооборот. К сожалению, таких систем нет, а стало быть, выбирая автоматизированную систему, нужно очень тщательно проверить наличие у нее свойств, которые должны обес­печить работу с бумажными документами, когда это необходимо.

АСДОУ должна обеспечивать выполнение следующих основных функций документационного обеспечения:

• 
  регистрацию входящих, исходящих и внутренних докумен­тов;
  
• 
  передачу документов вместе с поручениями по ним испол­нителям;
  

• 
  контроль за ходом исполнения поручений;
  

• 
  подготовку проектов документов и поручений и выполне­ние процедур их согласования и утверждения;
  

• 
  помещение документов в дело;
  

• 
  формирование и передачу дел в архив предприятия и веде­ние архива;
  

• 
  рассылку исходящих документов;
  

ную. Переход к безбумажным технологиям сдерживается как су­ществующей законодательной и нормативной базой, так и устояв­шимися правилами и привычками. Причем эти правила и привыч­ки как раз наиболее консервативны и изменяются значительно медленнее, чем возможности современных информационных тех­нологий.

По-видимому, еще довольно долго в технологиях обработки электронных документов сохранится необходимость их перевода в бумажную форму, поскольку многие работники, и прежде всего руководители организаций, зачастую предпочитают работать с до­кументами в бумажном виде. Обмен документами между органи­зациями и передача их в государственные архивы также происходят в бумажной форме. Это объясняется следующими достоинствами документов на бумажных носителях:

• 
  простота восприятия, удобство просмотра и утверждения, что объясняется особенностями органов зрения человека, биологически не приспособленных к эффективному вос­приятию изображения на экране видеомонитора;
  
• 
  длительная сохранность информации (определяется перио­дом старения и разрушения бумаги и качеством средств на­несения данных);
  
• 
  возможность обеспечения защиты информации от несанк­ционированного доступа только организационными мера­ми;
  

• более низкая утомляемость при работе с документами. Кроме того, для документов на бумажном носителе установлен

перечень реквизитов, определяющих их юридическую силу. Тре­бования к оформлению бумажных документов определены стан­дартами и унифицированными формами.

Технологии документационного обеспечения, использующие электронные документы, имеют несколько явных преимуществ:

• 
  удельная стоимость их распространения и хранения значи­тельно меньше, чем у документов на бумажных носителях;
  
• 
  время распространения и воспроизведения электронного документа в другом месте измеряется существенно мень­шим значением (на несколько порядков) по сравнению с бумажным документом;
  
• 
  принципиально новым качеством является способность производить содержательный (контекстный) поиск доку­мента;
  

• 
  картотеки содержат неполную и неоперативную информа­цию о состоянии документов в связи с тем, что они отделе­ны от исполнителей;
  
• 
  размножение и перемещение большого количества бумаж­ных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводят к значительным объемам трудозатрат.
  

Перечисленные проблемы возрастают в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность ор­ганизационно самостоятельных структур, территориально удален­ных друг от друга.

Автоматизированные системы, реализующие российские прин­ципы организации документационного обеспечения, ориентиро­ваны на обеспечение сопровождения бумажного документооборо­та, уменьшение трудоемкости рутинных операций по осуществле­нию контроля и обработки документов службами ДОУ. Основу современных АСДОУ в нашей стране составили автоматизирован­ные системы контроля исполнения документов (АСКИД), которые к началу 1980-х гг. были внедрены практически во всех высших органах исполнительной власти.

В развитых странах Европы и Америки, в связи с отсутствием служб ДОУ, централизованных средств контроля исполнения до­кументов, технологии документационного обеспечения, ориенти­рованные на работу с электронными документами, существенно отличаются от российских.

Каждый поручитель и исполнитель ведут свои журналы регис­трации. Система основывается на разработке и совершенствовании специального законодательства, действующих должностных ин­струкций и высокой исполнительской дисциплине работников. Исполнители, в соответствии с прерогативами, решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.

Автоматизированные системы документационного обеспечения управления, ориентированные на такой порядок работы с доку­ментами, максимально полно обеспечивают процесс создания и использования электронных документов в коллективной работе исполнителей. Учет движения бумажных носителей информации в данных системах, как правило, сведен к минимуму или отсут­ствует вообще.

Документы, циркулирующие в современной организации, обычно имеют две формы — традиционную бумажную и электрон-

сообщений/справок проделывает тот же путь в обратном направ­лении.

Для управления движением и исполнением документов персо­нал службы документационного обеспечения ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты испол­нителей. Краеугольным камнем этого процесса является регистра­ционная карточка документа, где ведется его досье, благодаря ко­торому можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения находится документ. Реквизиты этой карточки регла­ментируются внутренними стандартами учреждения, а организа­цию работы с документами определяет ряд ГОСТов.

Традиционно в России предполагается, что одни (руководители и исполнители) работают с бумажными документами, а другие (служба документационного обеспечения) отслеживают их дей­ствия с помощью системы журналов и картотек.

Исходя из этого, российская организация документационного обеспечения имеет следующие особенности:

• 
  наличие специализированных служб документационного обеспечения для ведения регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;
  
• 
  осуществление централизованного контроля за всем комп­лексом работы с документами в пределах организации;
  
• 
  вертикальный характер движения документов (руководи­тель, исполнитель, руководитель) внутри организации;
  
• 
  преимущественная ориентация на работу с документами на бумажных носителях. В журналах и/или картотеках регист­рируются сведения об их перемещениях, поручениях руко­водителей, контрольных сроках исполнения, отчетах и т.д.;
  
• 
  единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности, вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек.
  

Указанная «традиционная» система документационного обес­печения управления имеет следующие основные недостатки:

• 
  получение информации о работе с документами в органи­зации требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек, так как регистрация хода исполнения документов распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений;
  

назначают исполнителей, устанавливают сроки исполнения, дают поручения.

Исполнители (структурные подразделения) получают докумен­ты для отработки; готовят исходящие документы, взаимодействуя при необходимости с другими исполнителями; подписывают до­кументы у руководства и передают в службу документационного обеспечения для дальнейшего продвижения. Они получают напо­минания о приближении или истечении срока исполнения, сооб­щают в службу документационного обеспечения о состоянии ис­полнения документа.

Служба документационного обеспечения осуществляет прием и регистрацию документов, первоначальный ввод данных в систе­му, продвижение документов по организации с фиксацией пору­чений и отчетов, рассылку документов вовне, контроль исполне­ния документов (поручений), выдачу различных сводок по состо­янию исполнения документов, выпуск документов и передачу их в архив. Служба непосредственно отвечает за организацию доку­ментационного обеспечения управления, т.е. за реализацию при­нятых правил работы с документами в организациях, которые за­креплены в государственных стандартах, инструкциях и наставле­ниях по делопроизводству. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений организации.

Любой документ в организации после приема и регистрации должен быть доложен руководителю самого высокого ранга. До­клад необходим для ускорения процесса принятия решения по данному документу. Работник секретариата сообщает данные о документе и готовит поручение по нему. Поручение — это пись­менное распоряжение руководителя на документе, содержащее указания к действию. Оно определяет дальнейшую схему прохож­дения и обработки документа. При нейтральном поручении доку­мент направляется на ознакомление. При положительном или отрицательном поручении документ направляется на исполнение. Поручение руководителя составляет основу нового документа — резолюции, для которой действуют все описанные ранее процеду­ры оформления. Обрастая поручениями, документ спускается вниз к адресату (исполнителю или исполнителям), принимающему ре­шение по данной резолюции. Он формирует ответ в виде докумен­та или сообщения/справки. Сообщение определяет действие адре­сата в процессе исполнения резолюции, например просьбу о пере­носе срока. После исполнения группа связанных документов и

• 
  давно ли и достаточно ли глубоко она специализируется в данной предметной области;
  
• 
  сколько ее систем успешно эксплуатируется и каковы от­зывы клиентов;
  
• 
  достаточно ли развиты каналы сопровождения системы («горячая линия», консультации как в офисе фирмы, так и выездные, наличие служб внедрения и т.д.);
  
• 
  имеются ли на фирме учебные центры;
  

• каковы перспективы развития программного продукта. Независимо от формы представления документов их обработка

определяется в основном технологическим процессом делопроиз­водства и документооборота, принятым в организации. Недооценка этого положения, совершаемая, как правило, специалистами по ин­формационным технологиям организации, выбирающей АСДОУ, зачастую приводит к плачевным последствиям.

Бывали случаи, когда выбранная и приобретенная АСДОУ, ка­залось бы, обладала полным набором требуемых функциональных возможностей, однако процесс внедрения крайне осложнялся или вообще не доводился до конца из-за возникновения значительно­го количества мелких несоответствий и проблем, не поддающихся устранению с помощью настроек системы. А все дело в том, что закупленное решение было изначально спроектировано для иной системы управления предприятием, чем та, которая применяется в данной организации, и для его успешного внедрения надо было изменить не только технологию документооборота, что возможно, хотя и не всегда, но и систему управления.

К этому готова далеко не каждая отечественная организация, поскольку она вынуждена подчиняться общим правилам управле­ния, принятым в России. Причина многих неудач при внедрении зарубежных АСДОУ в том, что исторически сложившаяся и под­крепленная законодательными и нормативными правилами наша система управления просто не соответствует зарубежным нормам и методам управления.

Традиционная российская организация работы с документами предполагает три уровня иерархии: руководство, служба докумен­тационного обеспечения, исполнители.

Руководители высшего ранга принимают решения о дальней­шем движении документов, подписывают их или визируют, про­водят анализ сводок по состоянию исполнения документов, при­нимают меры по улучшению исполнительской дисциплины. Они эффективности ее функционирования, своевременного устранения выявленных недостатков и установления режима непрерывного отслеживания и регулярной оценки работы системы. В рамках этого этапа:

• 
  выполняется анализ соответствия создаваемых и использу­емых документов потребностям управленческой деятельно­сти;
  
• 
  проводятся опросы руководства, персонала и других заин­тересованных сторон, наблюдение и выборочная проверка проводимых с документами процедур и операций;
  
• 
  осуществляется проверка документации, разработанной в процессе проектирования системы.
  

В результате организация будет иметь:

• 
  методологию объективной оценки системы управления до­кументами;
  
• 
  документально зафиксированные технико-экономические и эксплуатационные характеристики системы управления документами;
  
• 
  представленный руководству отчет с документально зафик­сированными результатами и рекомендациями.