Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
Составление заголовков дел. При группировке множества объектов (документов) важнейшей составляющей успеха является формулирование достаточно краткого, но вместе с тем емкого и понятного заголовка, максимально раскрывающего содержание получившегося комплекса. Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Главное фебование к его формулировке — четко и в то же время в краткой обобщенной форме офажать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные его толкования. Недопустимо использование неконкретных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности: название документа (приказы, протоколы и т.д.) или наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело); автор документа (название организации, структурного подразделения); корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы); вопрос или краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийностьдела. Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия): «Журнал учета выдачи дипломов»; «Протоколы собраний акционеров предприятия»; «Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений». При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: «Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов». Если документы разных названий (более 2—3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, например: «Документы, подготовленные для проведения внутреннего аудита (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)» или «Документы, представляемые в следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)». Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам научно-технической комиссии». Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»: «Личные дела профессорско-преподавательского состава». Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями: «Переписка с акционерными обществами о сроках возвращения кредитов». Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко: «Протоколы заседания Совета учредителей». При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления: «Переписка с Росархивом»; «Переписка с вузами о научном сотрудничестве». Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются: «Переписка по научно-организационным вопросам». Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название: «Переписка с организациями Краснодарского края о поставках продукции». В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержание документа: «Приказы по основной деятельности за январь—апрель 2008 года». В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за I—II кв. 2008года». В заголовках дела не указываются сведения о подлинности документов, так как это само собой разумеется, но обязательно дается указание на копийность документов, из которых сформировано дело: «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии». При создании папок (файлов) с электронными версиями документов в долговременной памяти вычислительной системы офиса и структурных подразделений целесообразно соблюдать те же правила формулирования заголовков дел и документов для их совместимости и поиска. 6.3. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ Технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны система их регистрации (структура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел. Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и определения сроков их хранения, обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных организаций. В негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов необходим для обеспечения их сохранности на должном уровне. Номенклатура дел: закрепляет классификационную схему группировки исполненных документов в дела; устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения; служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами; является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение несколько лет; является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно. В номенклатуру дел при ее заведении должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают из других организаций правопреемникам для их продолжения. Оформление и ведение номенклатуры дел. Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы архивов, других нормативных документах и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 6.2). Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное — определения сроков хранения на основе оценки информационной ценности документов. Поэтому в методику составления (и оформления) номенклатуры дел включено положение об обязательном ее согласовании с экспертной комиссией организации. Для тех организаций, которые сдают документы на государственное хранение, обязательно и второе согласование — с экспертно-проверочной комиссией одного из архивных органов, для которого оформляется дополнительный (четвертый) экземпляр номенклатуры дел, остающийся там для последующего контроля за процессом формирования дел. После всех необходимых согласований объединенная «сводная» номенклатура дел до начала нового делопроизводственного года вводится в силу грифом утверждения руководителя организации. При оформлении сводной номенклатуры дел крупного ведомства, НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № Место составления На 2009 год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подписьИ.О. Фамилия 30.11.2008
Руководитель службы ДОУ подписьИ.О. Фамилия 10.11.2008 СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от 25.11.2008 №3 Рис. 6.2. Образец бланка номенклатуры дел как правило, используется титульный лист. При небольшом объеме сводной номенклатуры дел ее оформляют на общем бланке организации. Внутренняя структура номенклатуры дел строится по разделам, в качестве разделов номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов). Индексы (номера) подразделений включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела, который указывается в графе 1 номенклатуры дел. При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб — 01.3; бухгалтерия — 12, отдел кадров — 13 и т.д. Индексы дел внутри разделов номенклатуры соответственно получаются 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03,... и т.д., где 01, 02, Шидалее являются порядковыми номерами дел в пределах раздела. В следующем разделе номера папок начинаются снова с единицы. В графе 2 номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел: организационно-распорядительная документация; плановая документация; отчетная документация; документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности; документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности; документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами. Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация организации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д. Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации. Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело, как уже было указано, не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией. Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки: о заведении дел: «заведено»; о переходящих делах: «переходящее с 2007 г.» или «переходящее на 2009 г.»; о передаче дел в другую организацию: «акт выдачи во временное пользование от 12.08.2008 № 4»; о местонахождении подлинников документов: «подлинники в деле 01-04»; • о передаче дел в ведомственный архив: «переданы в архив по описи 07.09.2008» и т.п. Полноценное использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел. Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждаться руководителем организации и приобретать статус нормативного акта. Организации, обеспечивающие сохранность документов постоянного хранения самостоятельно, не согласуют номенклатуры дел со сторонними организациями. В таком случае достаточно изготовления трех экземпляров документа. Один, в качестве рабочего, второй — для раздачи отдельных разделов по подразделениям. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов...). Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии изменений после незначительной корректировки и перепечатки (с отметками о переходящих делах) номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически. После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество заведенных дел, а также количество дел по категориям в зависимости от сроков их хранения (рис. 6.3). Данная запись необходима для дальнейшего учета и оформления документов на архивное хранение: описей, актов на уничтожение дел. Форма итоговой записи входит составной частью в форму номенклатуры дел. Арифметический подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно: «с отметкой ЭПК». Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает документы данной организации на хранение. В дальнейшем в рабочий экземпляр номенклатуры дел вносятся сведения о конкретных местах хранения дел с кратковременны-  Рис. 6.3. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел ми (менее Шлет) сроками хранения. После выделения дел к уничтожению в графе «Примечания» всех экземпляров Номенклатуры дел напротив каждого дела проставляются дата и номер акта о выделении к уничтожению. Типовые и примерные номенклатуры дел. В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел. Он создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразования РФ 29 сентября 2000 г. Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если какие-либо дела заведены не будут, то это оговаривается обычно в примечаниях. При этом изменять структуру индексов и формулировки заголовков дел не допускается. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения. При этом допускаются некоторая редакция заголовков и введение последовательной индексации дел. 6.4. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ Критерии оценки информационного содержания документов. Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, оттисков печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др. Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах их создания и обработки: начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения. Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени. Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от различных корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различны. Первую группу составляют документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание. Вторая группа документов содержит социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Они сохраняют свое значение намного дольше и должны храниться на всем протяжении жизни человека, однако и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность лишь для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли интересной для будущих исследователей современности. Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм. В связи с этим они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация. Четвертая группа документов содержит нормативно-методическую базу и имеет большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания. Документы, входящие в пятую группу, отражают научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную и политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются всостав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную части, в зависимости от автора и владельца. Последние документы, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд памятников истории и культуры. В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления на основе единых критериев. Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов». Экспертные комиссии (ЭК) создаются в организациях для проведения коллективного определения ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфере ДОУ. В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов. Экспертные комиссии действуют на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки конкретных положений об ЭК, Архивной службой (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. В соответствии с многогранностью оценки документов формируется состав экспертной комиссии. Она создается в соответствии с Положением из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать: сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации; сотрудника, ответственного за архив; специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь фирмы либо сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии. Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются: номенклатура дел организации; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя; комплексы документов (бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения; предложения об увеличении типовых сроков хранения документов; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел. Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы. Типовые и ведомственные перечни документов. В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хранения различных функциональных групп документов: изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления; редакционных документов и т.д. Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации. На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться: Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков иххранения (1988). Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов. Это: организация системы управления; планирование деятельности; финансирование деятельности; учет и отчетность; экономические, научные, культурные связи; информационное обслуживание; трудовые отношения; кадровое обеспечение; материально-техническое обеспечение деятельности; административно-хозяйственные вопросы; социально-бытовые вопросы; деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений). При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а» до «п»: а) ценных бумаг — постоянно; б) договоров, контрактов соглашений — 5 л. ЭПК; в) основных средств — 5 л. и т.д. Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы. Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссия придут к выводу, что документы уничтожать рано. О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др. | ||||||||||||||||||||