Главная страница
Навигация по странице:

  • 6.3. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

  • Оформление и ведение номенклатуры дел.

  • 6.3.

  • Типовые и примерные номенклатуры дел. В

  • 6.4. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ Критерии оценки информационного содержания документов.

  • Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами


    Скачать 1.66 Mb.
    НазваниеЛекция 1 основные понятия управления документами
    АнкорЛекции
    Дата18.01.2021
    Размер1.66 Mb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаДокументационное обеспечение (Лекции).doc
    ТипЛекция
    #169140
    страница23 из 28
    1   ...   20   21   22   23   24   25   26   27   28

    Составление заголовков дел. При группировке множества объ­ектов (документов) важнейшей составляющей успеха является формулирование достаточно краткого, но вместе с тем емкого и понятного заголовка, максимально раскрывающего содержание получившегося комплекса.

    Заголовок дела является важнейшим элементом успешной сис­тематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Главное фебование к его формулировке — четко и в то же время в краткой обобщенной форме офажать основное содержа­ние и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные его толкования. Недопустимо использова­ние неконкретных формулировок: «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    • название документа (приказы, протоколы и т.д.) или на­именование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

    • автор документа (название организации, структурного под­разделения);

    • корреспондент (название организации, которой адресуют­ся и от которой получают документы);

    • вопрос или краткое содержание документов дела;

    • название местности (территории), с которой связано со­держание документов дела;

    • даты (период), к которым относятся документы дела;

    • указание на копийностьдела.

    Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множествен­ном числе (при группировке в деле документов одного названия):

    «Журнал учета выдачи дипломов»;

    «Протоколы собраний акционеров предприятия»;

    «Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряже­ний».

    При наличии в деле документов нескольких названий они пе­речисляются в заголовке, например:

    «Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиа­лов».

    Если документы разных названий (более 2—3) относятся к од­ному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется термин «доку­менты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться дело, на­пример:

    «Документы, подготовленные для проведения внутреннего аудита (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

    или

    «Документы, представляемые в следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характе­ристики)».

    Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам научно-технической комиссии».

    Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использо­ванием термина «дело»:

    «Личные дела профессорско-преподавательского состава».

    Термин «переписка» используется в заголовках дел, формиру­ющих корреспонденцию с одной или несколькими организация­ми:

    «Переписка с акционерными обществами о сроках возвращения кредитов».

    Для внутренних документов название организации (подразде­ления, органа управления) указывается кратко:

    «Протоколы заседания Совета учредителей».

    При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

    «Переписка с Росархивом»;

    «Переписка с вузами о научном сотрудничестве».

    Если документы касаются переписки с разнородными коррес­пондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указывают­ся:

    «Переписка по научно-организационным вопросам».

    Если документы относятся к корреспонденции одной админи­стративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

    «Переписка с организациями Краснодарского края о поставках продукции».

    В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

    «Приказы по основной деятельности за январь—апрель 2008 года».

    В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указываются не только год, но и месяц, квартал: «Сводный баланс доходов и расходов за III кв. 2008года».

    В заголовках дела не указываются сведения о подлинности до­кументов, так как это само собой разумеется, но обязательно дает­ся указание на копийность документов, из которых сформировано дело:

    «Приказы ректора по комплектованию и изменению личного со­става студентов. Копии».

    При создании папок (файлов) с электронными версиями доку­ментов в долговременной памяти вычислительной системы офиса и структурных подразделений целесообразно соблюдать те же пра­вила формулирования заголовков дел и документов для их совмес­тимости и поиска.
    6.3. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

    Технологически тесно с организацией систематизированно­го хранения документов связаны система их регистрации (струк­тура индексов) и сроки хранения, так как эти показатели являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

    Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в орга­низации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой систе­мы, но и экспертизы ценности и определения сроков их хранения, обеспечения сохранности документов организации.

    Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с Госу­дарственной системой документационного обеспечения управле­ния составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных организаций. В негосударственном секторе эко­номики и управления хорошо методически отработанный и полез­ный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов необходим для обеспечения их сохранности на долж­ном уровне.

    Номенклатура дел:

    • закрепляет классификационную схему группировки испол­ненных документов в дела;

    • устанавливает единую для всей организации обязательную индексацию документов и дел, сроки их хранения;

    • служит основным учетным механизмом в текущей работе с делами и документами;

    • является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается в течение несколько лет;

    • является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

    В номенклатуру дел при ее заведении должны включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документ­ные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, сте­пени конфиденциальности и способа фиксации документной ин­формации.

    В номенклатуру дел организации включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым ос­нованием для подтверждения полномочий организации или пре­кращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые посту­пают из других организаций правопреемникам для их продолже­ния.

    Оформление и ведение номенклатуры дел. Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Архивной службой, опублико­вана в ГСДОУ, Основных правилах работы архивов, других нор­мативных документах и является обязательной для всех учрежде­ний, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности (рис. 6.2).

    Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является проведение экспертизы ценности качества формулировок в заго­ловках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но главное — определения сроков хранения на основе оценки инфор­мационной ценности документов. Поэтому в методику составления (и оформления) номенклатуры дел включено положение об обяза­тельном ее согласовании с экспертной комиссией организации. Для тех организаций, которые сдают документы на государствен­ное хранение, обязательно и второе согласование — с экспертно-проверочной комиссией одного из архивных органов, для которо­го оформляется дополнительный (четвертый) экземпляр номен­клатуры дел, остающийся там для последующего контроля за процессом формирования дел.

    После всех необходимых согласований объединенная «сводная» номенклатура дел до начала нового делопроизводственного года вводится в силу грифом утверждения руководителя организации. При оформлении сводной номенклатуры дел крупного ведомства,

    НАИМЕНОВАНИЕ
    ОРГАНИЗАЦИИ
    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


    Место составления

    На 2009 год

    УТВЕРЖДАЮ

    Наименование должности руководителя организации подписьИ.О. Фамилия 30.11.2008



    Индекс дела

    Заголовок дела

    Количество единиц хранения

    Срок хранения и № статей по перечню

    Примеча­ние

    1

    2

    3

    4

    5

    Наименование раздела [структурного подразделения]













    Руководитель службы ДОУ подписьИ.О. Фамилия

    10.11.2008

    СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от 25.11.2008 №3

    Рис. 6.2. Образец бланка номенклатуры дел

    как правило, используется титульный лист. При небольшом объеме сводной номенклатуры дел ее оформляют на общем бланке орга­низации.

    Внутренняя структура номенклатуры дел строится по разделам, в качестве разделов номенклатуры указывают наименования струк­турных подразделений (отделов). Индексы (номера) подразделений включаются в номенклатуру и дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения составляют индекс дела, который указывается в графе 1 номенклатуры дел.

    При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и по­рядкового номера дела. Например, управление делами имеет ин­декс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: кан­целярия — 01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб — 01.3; бухгалтерия — 12, отдел кадров — 13 и т.д.

    Индексы дел внутри разделов номенклатуры соответственно получаются 01.1-07, 01.1-02, 01.1-03,... и т.д., где 01, 02, Шидалее являются порядковыми номерами дел в пределах раздела. В следу­ющем разделе номера папок начинаются снова с единицы.

    В графе 2 номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последо­вательность наименований дел:

    • организационно-распорядительная документация;

    • плановая документация;

    • отчетная документация;

    • документация, относящаяся к выполнению вопросов ос­новной деятельности;

    • документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) вы­полнения основной деятельности;

    • документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

    Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется сис­тематизировать по степени их важности: документация вышесто­ящих организаций, собственная документация организации. На­пример, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих орга­нов, а потом дела с распорядительными документами своего руко­водства, коллегиального органа и т.д.

    Целесообразно использовать единую последовательность рас­положения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

    Графа 3 номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело, как уже было указано, не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, до­пускается формирование томов, частей.

    В графе 4 номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

    Графа 5 номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки:

    • о заведении дел: «заведено»;

    • о переходящих делах: «переходящее с 2007 г.» или «перехо­дящее на 2009 г.»;

    • о передаче дел в другую организацию: «акт выдачи во вре­менное пользование от 12.08.2008 № 4»;

    • о местонахождении подлинников документов: «подлинники в деле 01-04»;

    • о передаче дел в ведомственный архив: «переданы в архив по описи 07.09.2008» и т.п.

    Полноценное использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

    Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года и после оформления утверждаться руководителем организации и приобре­тать статус нормативного акта. Организации, обеспечивающие сохранность документов постоянного хранения самостоятельно, не согласуют номенклатуры дел со сторонними организациями. В таком случае достаточно изготовления трех экземпляров доку­мента. Один, в качестве рабочего, второй — для раздачи отдельных разделов по подразделениям. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью запол­ненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Перечня типовых документов...).

    Утвержденная номенклатура дел организации действует в тече­ние 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересостав­лению и переутверждению. При отсутствии изменений после не­значительной корректировки и перепечатки (с отметками о пере­ходящих делах) номенклатуру на следующий год вводят в действие автоматически.

    После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ составляется итоговая запись о категориях и ко­личестве заведенных дел, в которой отмечается общее количество заведенных дел, а также количество дел по категориям в зависимо­сти от сроков их хранения (рис. 6.3). Данная запись необходима для дальнейшего учета и оформления документов на архивное хра­нение: описей, актов на уничтожение дел. Форма итоговой записи входит составной частью в форму номенклатуры дел.

    Арифметический подсчет должен вестись с учетом переходящих дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно: «с отметкой ЭПК».

    Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей организации и в госу­дарственный (муниципальный) архив, если он принимает доку­менты данной организации на хранение.

    В дальнейшем в рабочий экземпляр номенклатуры дел вносят­ся сведения о конкретных местах хранения дел с кратковременны-


    Рис. 6.3. Образец итоговой записи о категориях и количестве дел

    ми (менее Шлет) сроками хранения. После выделения дел к унич­тожению в графе «Примечания» всех экземпляров Номенклатуры дел напротив каждого дела проставляются дата и номер акта о вы­делении к уничтожению.

    Типовые и примерные номенклатуры дел. В крупных иерархичес­ких системах управления для достижения единства в классифика­ции документов и обеспечения их сохранности в качестве обяза­тельного для всех нормативного акта составляются типовые номен­клатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел. Он создается в тех управленческих структурах, где состав до­кументов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно разли­чается.

    Примером может служить Примерная номенклатура дел обще­образовательных учреждений, утвержденная Минобразования РФ 29 сентября 2000 г.

    Типовые номенклатуры используются как стандарт формиро­вания и наименования дел, и если какие-либо дела заведены не будут, то это оговаривается обычно в примечаниях. При этом из­менять структуру индексов и формулировки заголовков дел не до­пускается.

    Примерные номенклатуры дел используются как методика, по­зволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения. При этом допускаются некоторая редакция заголовков и введение последо­вательной индексации дел.
    6.4. ОЦЕНКА ЗНАЧИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

    Критерии оценки информационного содержания документов.

    Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.

    Критериями оценки происхождения являются роль и место орга­низации, деятеля науки, культуры, политики в системе государ­ственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место обра­зования документов.

    Критериями оценки содержания можно назвать значимость со­бытия, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повто­ряемость в других документах, целевое назначение, вид и разно­видность конкретного документа.

    К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, оттисков печатей, резолюций, отметок о прохождении и ис­полнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа пере­дачи информации.

    Кроме того, для каждой группы документов существуют и соб­ственные, специфические критерии их оценки: значимость инфор­мации для развития науки, техники, производства, новизна по­ставленных задач и предложенных решений, приоритетность ав­торства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

    Вообще оценка документов и их содержания проводится прак­тически на всех этапах их создания и обработки: начиная от напи­сания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до ад­ресата, установления системы регистрации, выбора места и спосо­ба хранения.

    Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание документов, их использование, в том числе доведение до исполнителей и само исполнение, но и хране­ние документов и сведений о них с целью последующего, возмож­но неоднократного, использования. Ведь документ создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во време­ни.

    Но значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также получен­ных от различных корреспондентов с использованием всевозмож­ных средств их доставки, различны.

    Первую группу составляют документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хра­нение таких документов нецелесообразно не только из-за ограни­ченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

    Вторая группа документов содержит социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Они сохраняют свое значение намного дольше и должны хранить­ся на всем протяжении жизни человека, однако и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность лишь для конкрет­ного индивидуума. Интересные сами по себе, в силу массовости, они не только занимают слишком много места, но и содержат мно­го типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли интересной для будущих исследователей современности.

    Третья группа документов создается специально, чтобы запе­чатлеть основные вехи в истории становления и развития конкрет­ных организаций, корпораций, фирм. В связи с этим они представ­ляют ценность только для данной организации и должны хранить­ся все время, пока существует организация.

    Четвертая группа документов содержит нормативно-методичес­кую базу и имеет большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

    Документы, входящие в пятую группу, отражают научно-техни­ческие достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную и политическую жизнь, имеют важное научно-тех­ническое, историческое, экономическое значение и включаются всо­став Архивного фонда Российской Федерации, в его государствен­ную или негосударственную части, в зависимости от автора и вла­дельца.

    Последние документы, как памятники истории и культуры, на­ряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессроч­но, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других пе­речисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд па­мятников истории и культуры.

    В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в сис­темах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирую­щей в любой системе управления на основе единых критериев.

    Такая деятельность в системе управления получила професси­ональный термин «экспертиза ценности документов».

    Экспертные комиссии (ЭК) создаются в организациях для про­ведения коллективного определения ценности документов, со­зданных и полученных извне, а также для рассмотрения норма­тивно-методических документов по работе делопроизводствен­ных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфе­ре ДОУ. В крупных организациях с большим объемом докумен­тооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных ко­миссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

    Экспертные комиссии действуют на основании утвержденного руководителем организации Положения о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки конкретных положений об ЭК, Ар­хивной службой (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено Типовое Положение о постоянно действующей экспертной комис­сии учреждения, организации, предприятия.

    В соответствии с многогранностью оценки документов форми­руется состав экспертной комиссии. Она создается в соответствии с Положением из наиболее квалифицированных сотрудников. Чле­ны комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения — состав и содер­жание всей совокупности документов. В состав экспертной комис­сии следует включать:

    • сотрудника, ответственного за документационное обеспе­чение организации;

    • сотрудника, ответственного за архив;

    • специалистов по научной, технической, учебной, произ­водственной и другим видам документации;

    • специалиста по обеспечению защиты информации и др.

    Председателем экспертной комиссии, как правило, назначает­ся один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии — секретарь фирмы либо сотрудник дело­производственной службы или архива. Заседания экспертной ко­миссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и органи­зация проведения заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

    Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за со­хранность документов.

    Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

    • номенклатура дел организации;

    • описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

    • акты о выделении к уничтожению и об аннулировании до­кументов и дел независимо от вида носителя;

    • комплексы документов (бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях) на предмет правиль­ности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

    • предложения об увеличении типовых сроков хранения до­кументов;

    • предложения об установлении сроков хранения докумен­тов, не предусмотренных действующими типовыми пере­чнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типо­выми номенклатурами дел.

    Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в госу­дарственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архи­вы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы.

    Типовые и ведомственные перечни документов. В помощь орга­низациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хра­нения различных функциональных групп документов:

    • изобретений и открытий;

    • документов с повторяющейся информацией;

    • научно-технической документации;

    • производственных автоматизированных систем управле­ния;

    • редакционных документов и т.д.

    Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сро­ки хранения документов являются обязательными для всех рабо­тающих в России организаций, независимо от рода занятий и фор­мы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности организации.

    На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли, все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользо­ваться: Перечнем типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (2000), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий с указанием сроков иххранения (1988).

    Действующий Перечень типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хра­нения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов. Это:

    • организация системы управления;

    • планирование деятельности;

    • финансирование деятельности;

    • учет и отчетность;

    • экономические, научные, культурные связи;

    • информационное обслуживание;

    • трудовые отношения;

    • кадровое обеспечение;

    • материально-техническое обеспечение деятельности;

    • административно-хозяйственные вопросы;

    • социально-бытовые вопросы;

    • деятельность первичных профсоюзных организаций (объ­единений).

    При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содер­жащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а» до «п»:

    а) ценных бумаг — постоянно;

    б) договоров, контрактов соглашений — 5 л. ЭПК;

    в) основных средств — 5 л. и т.д.

    Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

    Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комисси­ей организации или архивного органа.

    В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комис­сия придут к выводу, что документы уничтожать рано.

    О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надо­бности», «После истечения срока действия договора», «При усло­вии завершения проверки (ревизии)» и др.
    1   ...   20   21   22   23   24   25   26   27   28


    написать администратору сайта