Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 20 из 28

Рис. 5.5. Образец экранного формата для компьютерной регистрации

корреспонденции


В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых при­знаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц (табл. 5.3).


5.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

Цели контроля исполнения. Действенный контроль исполне­ния документов должен прежде всего содействовать своевремен­ному и качественному исполнению документов, обеспечению по­лучения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

• 
  постановку документов на контроль;
  
• 
  проверку своевременности доведения документов до ис­полнителей;
  
• 
  предварительную проверку и регулирование хода исполне­ния;
  
• 
  учет и обобщение результатов контроля исполнения доку­ментов.
  

Уровни контроля за документацией. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Это контроль:

• 
  своевременности исполнения поручений и документов;
  
• 
  соответствия формы создаваемых документов их содержа­нию;
  
• 
  соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
  
• 
  соответствия уровня и формы удостоверения каждого доку­мента, соответствия подписей их расшифровкам;
  
• 
  соответствия всех экземпляров на идентичность;
  
• 
  включающий анализ существа и полноты исполнения по­ручений, заданий, ответов на запросы.
  

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевремен­ности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности ис­пользования форм, бланков, структуры текста успешнее всего по­лучается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль по существу содержания входит в обязательные долж­ностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов специального кон­трольного подразделения.

Основными задачами службы контроля в процессе контроля за исполнением документов являются:

• 
  отслеживание хода и регистрация фактического исполне­ния зафиксированных указаний руководства, а также вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих до­статочно важное управленческое значение;
  
• 
  обобщение сведений, получаемых в процессе отслежива­ния хода и результатов исполнения, и доведение этих све­дений руководству в удобном формализованном виде;
  
• 
  выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
  

По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоя­щего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная прак­тика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотруд­ников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя.

Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и нерав­нозначная ценность документной информации привели на прак­тике к еще одной классификации документов: на документы, под­лежащие контролю за их исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не так строг.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организа­ции. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними рас­порядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их испол­нения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-ре­гистрационных карточек (РКК), что показано на рис. 5.6.

Информация о результатах контроля исполнения должна пос­тупать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
1 2 3 4 5 В 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент

Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа

Краткое содержание


Резолюция

Отметка об исполнении Место хранения
Рис. 5.6. Образец контрольно-регистрационной карточки

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масш­табах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их ис­полнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, за­конах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жа­лоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов по­стоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например, о предоставлении статис­тической и финансовой отчетности, о сроках предъявления пре­тензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не на­шедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников орга­низации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте доку­мента или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчис­лять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполне­ния документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполне­ния, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих доку­ментов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, явля­ющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистри­рованных документов, при возвращении к документам, считавшим­ся исполненными, входной формат заполняется в самой контроль­ной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, кон­трольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по­следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ста­вят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам ис­полнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фикси­руются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 5.7). Они могут быть посвящены как конкрет­ному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напо­минания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Возможны также подготовка и рассылка напоминаний, содер­жащих сведения о документах, находящихся в одном или несколь­ких структурных подразделениях.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следу­ющие сроки, рекомендованные УСОРД:

• 
  задания последующих лет не реже одного раза в год;
  

• 
  задания последующих месяцев текущего года не реже одно­го раза в месяц;
  
• 
  задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до ис­течения срока исполнения.
  

Рис. 5.7. Примерная форма напоминания об исполнении документов

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сооб­щения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На са­мом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля снят.

Начальник группы контроля подпись Е.В. Некористова 24.07.2008

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в пись­менной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, фор­ма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она впра­ве вернуть документ на доработку без продления сроков исполне­ния.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесяч­но. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис­полнительской дисциплины не определены, то они устанавлива­ются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 5.8).

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указыва­ются:

• 
  
  общее количество документов, находящихся в работе у ис­полнителя;
  
• 
  количество (процент) выполненных с опережением уста­новленных сроков;
  
• 
  количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
  
• 
  задержки исполнения в рабочих днях;
  
• 
  причины задержек исполнения документов.
  

К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:

• 
  слишком высокая степень централизации полномочий;
  
• 
  перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
  
• 
  недисциплинированность сотрудников и подведомствен­ных организаций;
  
• 
  недостаточные сроки для качественного исполнения;
  
• 
  нерациональная система документооборота;
  
• 
  недостаток технических средств оформления и тиражиро­вания документов и др.
  

На основе результатов анализа разрабатываются и принимают­ся меры по ускорению исполнения документов, повышению ис­полнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
5.8. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
5.8.1. Организационная структура службы ДОУ

Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предпри­ятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделе­ния, службы, органы. Различают организационно-производствен­ную структуру управления и организационную структуру управле­ния.

Организационно-производственная структура отражает постро­ение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаи­мосвязь этих двух систем.

Структура управления должна отвечать назначению предпри­ятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходи­мого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней, или уровней, управления (по вертикали). Звено управления — струк­турное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вы­шестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — сово­купность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трех- и четырехступенчатой.

Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функ­ций. Тип структуры управления определяется типом организаци­онной структуры предприятия.

Подразделения предприятия — это элементы внутренней структу­ры предприятия, выполняющие определенные функции и занима­ющие определенное место в процессе его производственно-хозяй­ственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного под­ряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающихся достижения конкретных це­лей. Такие подразделения часто называют отделами, или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях раз­деление труда может не прослеживаться достаточно четко.

Подразделения обычно классифицируют либо по основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Класси­ческим примером горизонтального разделения труда на производ­ственных предприятиях являются, например, производство, мар­кетинг, финансы.

Помимо горизонтального разделения труда в управлении суще­ствует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Эти две формы разделения труда органично связаны между со­бой. Основные структурные подразделения имеют следующие на­звания в соответствии со структурой организации и выполняемы­ми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функци­ональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов.

Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Н_у). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управля­емости. Для бригадиров производственных бригад Н_у составляет 25—30 человек, для начальников цехов — 6—12, а для руководителя предприятия — 5—8. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизи­ологический режим работы каждому руководителю.

Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и т.п.

В соответствии с требованиями Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подраз­деление должно действовать на правах самостоятельного структур­ного элемента и подчиняться непосредственно руководителю орга­низации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если та­кой нет, то руководством организации. Типовые наименования дан­ного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служ­ба доку мет анион кого обеспечения управления (ДОУ).

В небольших учреждениях, с незначительным объемом доку­ментооборота, создание данного структурного подразделения не­целесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняю­щего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по де­лопроизводству, документовед, делопроизводитель.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• 
  постановка и ведение информационно-документационно-го обеспечения управленческой деятельности;
  
• 
  совершенствование форм и методов работы с документами;
  
• 
  обеспечение единого порядка документирования;
  
• 
  организация работы с документами;
  
• 
  построение информационно-поисковых систем;
  
• 
  контроль исполнения документов;
  
• 
  подготовка дел к передаче в архив;
  
• 
  сокращение документооборота;
  
• 
  унификация форм документов;
  
• 
  разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения управления в организациях, их структурных под­разделениях;
  
• 
  внедрение новейших информационных технологий в рабо­ту с документами.
  

В соответствии с поставленными задачами служба документа­ционного обеспечения управления выполняет следующие функ­ции:

• 
  осуществление первоначальной обработки документов;
  
• 
  регистрация документов;
  
• 
  ведение информационно-справочной работы по документам;
  
• 
  организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству;
  

• 
  осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  
• 
  регулирование хода исполнения документов;
  
• 
  контроль прохождения, оформления и исполнения докумен­тов;
  
• 
  обобщение сведений о ходе и результатах исполнения до­кументов;
  
• 
  систематическое информирование руководства по вопро­сам исполнения документов в срок;
  
• 
  организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
  
• 
  разработка и проектирование бланков документов;
  
• 
  разработка номенклатуры дел организации;
  
• 
  обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
  
• 
  организация работы по обращениям граждан;
  
• 
  организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях;
  
• 
  разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершен­ствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
  
• 
  осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организа­ции дел, подлежащих сдаче в архив;
  
• 
  проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
  
• 
  организация работы ведомственного архива;
  
• 
  повышение квалификации работников делопроизводствен­ной службы и архивов;
  
• 
  проведение совещаний и консультаций по вопросам дело­производства;
  
• 
  организация рабочих мест;
  
• 
  подготовка предложений по автоматизации рабочих мест;
  
• 
  улучшение условий труда работников.
  

Должностной состав службы ДОУ включает три категории ра­ботников:

1. 
   руководители;
   
2. 
   специалисты;
   
3. 
   технические исполнители.