Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 18 из 28

5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции

Этот этап достаточно традиционен и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил. Так, коррес­понденция, доставляемая курьерами, в том числе и выступившими в роли курьера сотрудниками, поступающая по почте, по факси­мильной связи, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом (лицами): секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцеля­рии, общего отдела и др.), секретарями структурных подразделе­ний. В небольших фирмах такое должностное лицо должно быть одно.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в при­еме документов и отмечает дату их получения (табл. 5.1).

При наличии в организации дежурных сотрудников получение документов от курьеров в нерабочее время должно входить в их обязанности, а вот проведение полной экспедиционной обработки поступающих документов может проводиться сразу по их получе­нии или в первый рабочий день, исходя из характера деятельности организации, корреспондента и других факторов.

Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немед­ленно» и другие, то отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения, например: 26.09.2008 10:05.

До вскрытия корреспонденции должна быть проверена правиль­ность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются механические повреждения и полнота присланных материалов, фиксируются выявленные дефекты, в серьезных случаях составля­ется справка (докладная записка, акт), которая присоединяется к полученным документам для принятия руководством решения по данному факту, например:
Зам. гендиректора

Упаковка корреспонденции от ООО «Сыры» содержит явные следы вскрытия.

Общее количество листов вложения в сопрово­дительном письме не указано.

Зав канцелярией подпись П.Н. Дубова

26.09.2008
Но инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов.

В экспедиции при обработке не вскрываются корреспонденция, имеющая отметку «Лично», адресованная общественным органи-

п­

763

зациям (профсоюзным, студенческим и др.), а также документы на машинных носителях.

При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничто­жается, исключения делаются только в следующих случаях:

• 
  в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  
• 
  в документе не проставлена дата, и ее приходится устанав­ливать по почтовому штемпелю;
  
• 
  если полученный документ по смыслу носит личный харак­тер, а на упаковке (конверте) отметки «лично» не было;
  
• 
  при необходимости взыскать с корреспондента доплату почтовой службе.
  

На поступающих документах проставляется отметка (штампом или от руки), включающая порядковый номер поступления, дату поступления и, при необходимости, количество листов. Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к тре­бованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотруд­ников ставить при обработке почты свою подпись. Ее ставят без расшифровки. Регистрационные штампы принято ставить на пер­вом листе документа, в правом нижнем углу.
ОАО «ТПП»

26.09.2008 № 4876
на 6 листах
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп может ставиться на конвертах и упаковке пакетов; при позд­нейшей регистрации эти штампы должны быть продублированы и на документах, содержавшихся в этих упаковках.

При получении документов с сопроводительным письмом це­лесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штам­пов на письме и его дублирование на первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.

Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года в общем валовом порядке или раздельно по видам корреспон­денции. Нередко при большом количестве телеграмм их нумеруют только в течение месяца, начиная следующий месяц с единицы.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, может ставиться на полях первого листа дополни­тельная отметка (добавляется штампом): «Подлежит возврату».

Если документ присылается повторно, то следует установить по информационно-поисковой базе данных местонахождение ранее присланного документа и отметить это на поступившем экземпля­ре, например:

Первичный документ от 10.09.2005 в Службе персонала.

Для этого также используют правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции после его окончания, а также в не­рабочие дни.

Корреспонденция, не вскрывавшаяся для экспедиционной об­работки, сразу же сортируется по адресатам. После внесения в ре­гистрационные базы данных сведений о поступивших документах к ним добавляется корреспонденция, имеющая точного адресата: структурное подразделение или конкретный сотрудник.

5.2.2. Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) боль­шинства документов недостаточно знакомства с заголовком, тре­буется хотя бы бегло ознакомиться с их содержанием. В этом слу­чае значительным резервом сокращения сроков и инстанций про­хождения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рассмотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководителем прав и за­ключается в самостоятельном распределении доверенным сотруд­ником документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителем и направляемых непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации поступивших документов учитываются:

• 
  важность содержания;
  
• 
  вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;
  
• 
  сложность и новизна поставленных вопросов;
  
• 
  авторство, т.е. общественное положение лица, автора доку­мента, место учреждения-отправителя в структуре управле­ния, роль общественной организации в жизни общества;
  
• 
  реальная срочность исполнения документа.
  

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывает использование внутренних справоч­ных материалов:

• 
  примерного перечня документов, требующих обязательно­го рассмотрения руководством;
  
• 
  перечня должностных лиц и их обязанностей;
  
• 
  технологических графических схем последовательности эк­спедиционной обработки и распределения различных по­ступающих документов и т.д.
  

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Президента РФ, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать доку­менты от посетителей, подчиненных, представителей других орга­низаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руково­дителем принято и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем

Обычно применяется следующий порядок рассмотрения:

• 
  документы передаются секретарю либо самим руководите­лем, либо по его просьбе посетителями;
  
• 
  секретари руководителей по мере поступления к ним доку­ментов от руководителей заполняют специальную инфор­мационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содер­жании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (под­разделении), которому передается документ на исполнение;
  
• 
  в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационно­го обеспечения, и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила на­звание «переметка» (рис. 5.1).
  

Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмот­


рены в день их поступления и в тот же день, как исключение — на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необхо­димых сведений в базу данных.

При назначении в резолюции руководителя нескольких испол­нителей документ передается ответственному исполнителю. Не­обходимость размножения документа для его исполнения и коли­чество копий определяется лицом, организующим исполнение, — ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

5.2.4. Передача документов в структурные подразделения

Для этого используются несколько технологий, иногда парал­лельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применя­ются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым, где каждо­му подразделению отводится своя промаркированная ячейка. До­кументы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений само­стоятельно.

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ (рис. 5.2). При этом они же забирают в подразделениях и докумен­ты, предназначенные к отправке.

УТВЕРЖДАЮ Директор


подписьП.М. Попов 26 декабря 2008 г.


В случае большой срочности или конфиденциальности произ­водится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполни­тель для получения документа). Как правило, документы переда­ются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек (рис. 5.3). При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методичес­ких документах (инструкциях) должен быть оговорен способ пере­дачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться опти­мальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие исходя из их содержания срочного исполнения, следу­ет обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необ­ходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность ознакомить предполагаемого исполнителя с его со­держанием до прохождения документом всех стадий обработки. В ГСДОУ установлен и срок ответов на такую корреспонденцию — двое суток.
5.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи доку­ментов из одного подразделения в другое для документов, не со­держащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрацион­ную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изме­нении их местонахождения с указанием даты передачи, в том чис­ле от одного исполнителя другому в пределах одного подразделе­ния.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать спе­циально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить индивидуальный график сроков и после­довательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой гра­фик может быть разработан для ознакомления с текущей инфор­мацией вместо подготовки и распространения в организации раз­личного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)

При налаживании системы внутреннего документооборота важ­нейшей частью является организация работы с документами непо­средственных исполнителей на рабочих местах в структурных под­разделениях.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных под­разделений, с учетом функциональных обязанностей, квалифика­ции и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекоменду­ется передавать документы исполнителям без ведома руководите­ля структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны зна­комиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщают их службе контроля или самосто­ятельно вводят информацию в автоматизированную систему конт­роля исполнения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, от­ветственный исполнитель, определенный в пункте распорядитель­ного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в ре­золюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все ис­полнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответствен­ному исполнителю в установленные им сроки необходимых мате­риалов (проектов, справок, сведений).

Петрову А.П., Орлову Б.П., Сидорову О.А. Об исполнении доложить до 18.10.2008.



13.10.2008
В тех случаях, когда исполняемый документ не может быть од­новременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предваритель­ного извещения о задании или полученном поручении.

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собствен­ный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомственными справоч­никами (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стандартами на документацию, общесоюзными классифика­торами технико-экономической информации, а также техниче­скими средствами: ложементами для бумаг, средствами создания документов, копировальной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным информационным базам организации ис­полнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полно­ту, своевременность, достоверность и конфиденциальность ис­пользуемой информации.

Сотрудник должен быть информирован:

• 
  имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения документов или нет;
  
• 
  имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на ис­полнение, о ходе промежуточного исполнения, посланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и резуль­тате окончательного исполнения.
  

Исполнителей следует обязывать заводить для документов пап­ки с указанием своей фамилии, например: «Срочно», «На исполне­нии». Секретарь руководителя обычно маркирует папки по задачам, например: «Кдокладу», «На подпись», «На отправку» и другие ис­ходя из специфики деятельности.

В случае командирования, ухода в отпуск, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им документы по указанию руководите­ля структурного подразделения должны передаваться другим ис­полнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов

Если ответ на инициативный документ или поручение докумен­тируется, исполнитель готовит проект (ответного или инициатив­ного) документа. Значительную часть документооборота органи­зации составляют именно проекты документов, требующие согла­сования, подписания или утверждения.

В настоящее время сложилась общепринятая практика: подго­товка, форматирование и оформление документов с использова­нием средств вычислительной техники самим исполнителем. Про­ект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, исполнитель согласо­вывает с руководителем, заинтересованными структурными под­разделениями и организациями.

Согласование проектов и подписание конечных вариантов про­водятся в возрастающей иерархической последовательности. Тра­диционно принято, что при согласовании проекты чаще переда­ются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписа­ние или утверждение. Право подписи регламентируется внутри-офисными организационными и распорядительными документа­ми. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные за­веряются службой делопроизводства при регистрации.

В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

• 
  правильность оформления реквизитов, особенно придаю­щих документу юридическую силу;
  
• 
  соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;
  
• 
  наличие необходимого числа копий;
  
• 
  идентичность всех копий подписанному подлиннику.
  

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания доку­мента, проверяется наличие отметки автора о точном адресе на­правления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть за­креплены в табеле, осуществляются они, как правило, сотрудни­ками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.