Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
6.5. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ Во время создания, согласования и использования документов они хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — «файлы». Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся в долговременной памяти вычислительной системы офиса или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08\2006. Хранение уже исполненных и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Хранение чертежей, других документов, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках. Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например коробках для С/)-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов. При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают С/)-диски, аналогично обложкам папок для бумажных документов. На обложке (рис. 6.4) указываются: полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело (единица хранения); индекс дела по номенклатуре дел; при заведении следующего тома дела на первом и последующих томах указывается его номер; заголовок дела, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела. Допускается позднее вносить сведения о дате заведения дела, так как эта дата должна совпадать с хронологически первой датой документов, из которых сформировано дело. Для дополнительного учета единиц хранения с техническими носителями: фото-, кино-, магнитными пленками, различными кассетами, компьютерными CD- и /)К/)-дисками следует ввести учет самих носителей информации. За основу может быть взята карточка из ранее действовавших методических указаний по хранению документов на машинных носителях (РД 50-524-84 Методические указания. Порядок хране- Наименование организации Структурное подразделение ДЕЛО № единицы хранения (том) № Заголовок дела (дата единицы хранения) На Мбайт Хранить лет Рис. 6.4. Образец обложки футляра магнитного носителя (размер 125 х 120 мм) ния документов на машинных носителях) или разработана и утверждена руководством организации собственная учетная форма (рис. 6.5). Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения, от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например, на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел. Отдельные документы, уже подшитые в дела, как правило, из них не изымаются, за исключением оговоренных законодательно случаев, предпочтительнее изготовление копий и их заверение (при необходимости). В то же время дела, находящиеся на оперативном хранении, часто выдаются во временное пользование сотрудникам И структурным подразделениям для текущей работы. В этом случае служба ДОУ должна вести учет дел, выданных во временное пользование как вовне, так и внутри организации, и следить за их своевременным и полным возвращением. Для контроля за выдачей дел сотрудникам используются карточки, в которых сначала за каждое дело отдельно расписывается сотрудник структурного подразделе  ния, а при их возвращении специалист службы ДОУ в том, что дела возвращены и претензий к пользователю нет (рис. 6.6). При большом объеме выдачи отдельные карточки могут заво- диться в целом на структурное подразделение или на отдельные, часто используемые дела. В карточку в таком случае необходимо добавить информацию: «наименование структурного подразделе- ния » и «заголовок дела ». Одинаковые карточки использу- ются и для учета выдачи дел на руки в структурных подразделениях. Традиционно срок работы сотрудника с делом не превышает 10 дней. Выдача подлинных документов и целиком дела в сторон- ние организации осуществляется в исключительных случаях (на- пример, следственным органам) и только по письменному распо- ряжению руководителя организации. Выдача оформляется в соот- ветствии с архивными правилами. По истечении месяца документы должны быть, как правило, возвращены или переоформлен акт их выдачи во временное пользование. При утере дела (дел) сотрудники должны принять все меры к поиску пропавших документов. Если дело не будет найдено, руководство организации должно провести служебное расследование, потребовать от виновных письменных объяснений, принять меры к возмещению утраты. Завершение поиска оформляется актом, составляемым по единой с государственными архивами форме.
 6.6. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ К ДЛИТЕЛЬНОМУ И ПОСТОЯННОМУ ХРАНЕНИЮ Для документов длительных и постоянных сроков хранения более целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы вдело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве. Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в текущей работе организации, действует без изменений много лет и подробно изложено в Основных правилах работы архивов организаций. На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения: название организации; название структурного подразделения, где сформировалось дело; индекс дела; количество листов в деле; даты первого и последнего документов; срок хранения дела; шифры каждого дела. Часть элементов описания дела обозначается на обложке работником службы ДОУ (секретарем) при заведении дела. Все сведения — количество листов, крайние даты, уточненный заголовок дела и наименование подразделения — выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел и первоначально является адресом хранения дела, а позднее одним из его поисковых признаков. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично. Так, они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения (по личному составу), а также дела, содержащие конфиденциальные документы, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в учетных формах в соответствии с установленными требованиями. При этом ставятся следующие основные задачи: максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или нескольких листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть, и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другими листами дела; обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему; создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании. Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартам обложку (ГОСТ 17914- 72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»). Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ. Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах. Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны — бумажных стандартного А5 — A3 формата и крупноформатных, пленочных, магнитных и других,—для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые вдело чистые конверты. Внутренние описи. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела — перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретного содержания документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее докумен- 7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления 260 Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления 260 Основные способы создания АСДОУ 262 Порядок создания системы управления документами 265 Основные характеристики АСДОУ 270 Приложение 283 Инструкция по использованию тестовой программы TGTester 283 Библиографический список 289 Структура баз данных документального фонда организации 178 Контроль за исполнением документов и принятых решений 184 Организационное построение службы документационного обеспечения управления 191 Организационная структура службы ДОУ 191 Структура службы ДОУ 195 Положение о службе ДОУ 197 Регламентация деятельности работников службы ДОУ 201 Инструкция по документационному обеспечению управления 205 Нормирование документационных работ службы ДОУ 211 ГЛАВА6 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 214 Документальный и архивный фонды 214 Общие принципы формирования дел 218 Систематизация и учет документов организации 225 Оценка значимости документов и определение сроков их хранения 231 Оперативное хранение документов и дел 236 Оформление документов и дел к длительному и постоянному хранению 240 ГЛАВА7 АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ... 248 Общая характеристика средств автоматизации документационного обеспечения управления 248 Компьютерные системы и технологии создания документов 257 Письмо-просьба 128 Письмо-заявка 129 Гарантийное письмо 131 Письмо-запрос 133 Письмо-заказ 135 Письмо-согласие 135 Письмо-отказ 136 Письмо-подтверждение 137 Письмо-напоминание 138 Письмо-требование 140 Претензионное (рекламационное) письмо 142 Письмо-поздравление 145 Письмо-благодарность 149 Письмо-соболезнование 151 Письмо-извинение 152 Рекомендательное письмо 153 Сопроводительное письмо 156 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||