Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 6 из 28

КАРТОЧКА ПОЧТОВАЯ



Рис. 4.3. Почтовые карточки — размеры 105 х 148 мм

В настоящее время широкое распространение получили кон­верты с окнами на месте зоны адреса корреспондента (рис. 4.4). Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, то ад­ресат указывается один раз — в письме. Окно — вырез прямоуголь­ной формы с закругленными углами на лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя. Окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации.

Для закрытия окон в таких конвертах используется прозрачная пленка типа Norflex(Норфлекс).

С окнами выпускаются конверты трех размеров (С6, DL, С5). В обозначения таких конвертов добавляется буква «О»: Сб/О; DL/ О; С5/0. Окна имеют длину 85 + 10 мм (у конвертов Сб/О) и 90 + 10 мм (у конвертов DL/О и С5/0); высоту — 35+10 мм (у всех форматов конвертов).

В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяют на два типа:

Б — конверты с боковым расположением клапана по короткому левому краю конверта;

В — конверты с верхним расположением клапана.

Для приклеивания закрывающего клапана традиционно при­меняется смачиваемый клей из декстрина или аналогичные по свойствам виды клея. В последнее время все чаще применяются также самоклеющиеся составы (с защитой их съемной полосой).

В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразде­ляют на два исполнения:

1. 
   конверты, на которых присутствуют направляющие линии для написания адресной информации;
   
2. 
   конверты, на которых присутствуют угловые элементы, огра­ничивающие адресные зоны.
   

В зависимости от территории хождения конверты подразделяют

на:

Вн — конверты для внутренних почтовых отправлений;

Мн — конверты для международных почтовых отправлений.

Конверты для внутренних почтовых отправлений используют­ся для пересылки писем только на территории Российской Феде­рации. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:

• 
  шестизначный кодовый штамп (элементы шестизначного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения кодового штампа изображается на внешней стороне закрывающего клапана);
  

• 
  слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;
  
• 
  слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;
  

• 
  рамки для написания почтовых индексов с соответству­ющими словами подсказа («Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).
  

В зависимости от оформления лицевой стороны конверты под­разделяют на следующие виды:

НП — немаркированные простые;

НИ — немаркированные иллюстрированные;

МП — маркированные простые;

МИ — маркированные иллюстрированные.

На лицевой стороне конвертов для авиаотправлений синим цве­том печатаются слова PARAVION(АВИА).Эти конверты имеют окантовку по периметру в виде полос красного и синего цветов.

На оборотной стороне конверта наносятся выходные сведения: наименования издателя и изготовителя; год выпуска, фамилия ху­дожника и др.

Маркированный конверт (маркированная карточка) — стандарт­ный почтовый конверт (почтовая карточка), издаваемый Феде­ральным агентством связи, с типографским изображением на нем почтовой марки и эмблемы организаций федеральной почтовой связи.

Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу почтового конверта, почтовой карточки. Запрещает­ся наклеивать почтовые марки одну на другую. Марки гасятся от­тиском календарного штемпеля так, чтобы их нельзя было исполь­зовать вторично.

Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изобра­жения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой мар­ки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображе­ний или надписей не допускается.

На государственных знаках почтовой оплаты указываются на­звание государства на русском языке «Россия» и в латинской транслитерации Rossija, сумма платы арабскими цифрами или ла­тинскими буквами, год выпуска или регистрационный номер. Кро­ме того, на них может помещаться слово «Почта», нанесенное рус­скими или латинскими буквами. Сумма платы может быть замене­на отметкой, указывающей, что оплата произведена полностью.

4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции

Форматы (размеры) бумаги — писчей, почтовой, для множи­тельных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».

Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исклю­чительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие про­межуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, кон­верты и других им подобных.

Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были про­изведены, начиная с исходного формата (АО, ВО, СО). Потребитель­ские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представ­ленным в табл. 4.2.

Основным потребительским форматом является формат АО, площадь которого равна 1 кв. м. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего большего формата на две рав­


ные части, параллельно меньшей его стороне (рис. 4.5). Площади смежных форматов одного и того же ряда относятся как 1 к 2. Все
АО


А2

А1

А4

A3

А6

А5

А6
Рис 4.5. Форматы бумаги (ряд А)

форматы геометрически подобны, имеют одинаковое отношение сторон.

В делопроизводстве используется бумага форматов: A3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5.

4.2. ТЕЛЕГРАММЫ

Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Обобщенное название «телеграм­мы» охватывает различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста.

В зависимости от используемых средств передачи различают телеграммы, передаваемые:

• 
  по внутригосударственной и международной сетям теле­графной связи общего пользования;
  
• 
  по сетям внутригосударственного (АТ50) и международно­го (TELEXTELeprinterEXchangeservice) абонентского теле­графа (телетайпограммы или телексы);
  
• 
  посредством радиосвязи (радиограммы).
  

Передача телеграмм по телеграфным сетям осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222). Требова­ния к оформлению телеграмм, учитывающие специфику подготов­ки документов в конкретной организации, включаются в Инструк­цию по делопроизводству.

В зависимости от страны нахождения отправителя и адресата пользователям услуг телеграфной связи предоставляются следу­ющие основные услуги:

• 
  «внутренняя телеграмма»;
  
• 
  «международная телеграмма».
  

Услуга «внутренняя телеграмма» предоставляется при передаче телеграмм в пределах Российской Федерации, услуга «междуна­родная телеграмма» — при передаче телеграмм за пределы Россий­ской Федерации или при доставке телеграмм, адресованных в Рос­сийскую Федерацию и поданных за ее пределами.

Услуги телеграфной связи предоставляются пользователям в пунктах предоставления услуг телеграфной связи (отделениях свя­зи, пунктах коллективного пользования и т.п.), а также с помощью установок (терминалов) абонентской сети.

Служба Телекс (TLX, АТ/Телекс) — абонентская телеграфная служба, предназначенная для обеспечения документальной связью организаций и физических лиц, которые являются пользователями (абонентами) сети Телекс. Сообщения, пересылаемые по этой сети, называются «телексами» или телетайпограммами. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи (абоненты) сети Телекс могут использовать:

• 
  телеграфный аппарат;
  
• 
  рабочее место в составе вычислительной системы, осна­щенной соответствующими коммуникационным оборудо­ванием (модемы и т.п.) и программным обеспечением.
  

Вызовы от пользователей (абонентов) национальной сети Те­лекс (АТ/Телекс) делятся на три типа:

• 
  местные;
  
• 
  национальные;
  
• 
  международные.
  

Название приемно-передающего аппарата (телетайп) вызвало появление терминов «телетайпная связь», «телетайпограмма».

Адреса, по которым направляются телеграммы, указываются в справочных данных об организации. Например, адресные данные ОАО «ЛУКойл» включают:

Телекс: 612553 LUKSU,

а адресные данные ООО «ЛУКойл Нижневолскнефть» — Телетайп: 117171 НЕФТЬ

Телеграммы, телексы, телетайпограммы (далее по тексту — те­леграммы) составляются в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и раз­борчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграф­ного бланка или на светлой бумаге.

Телеграммы должны доставляться адресатам отпечатанными на светлой бумаге. В отдельных случаях при отсутствии в пункте свя­зи, осуществляющем доставку телеграмм, технической возможно­сти для оформления телеграмм в отпечатанном виде допускается оформлять доставляемые телеграммы в рукописном виде.

Телеграммы с отметкой «люкс» должны доставляться адресатам на художественных бланках.

Телеграмма должна содержать реквизиты, размещаемые в сле­дующей последовательности:

• 
  отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указы­вается);
  

• 
  отметка о виде телеграммы;
  
• 
  адрес и наименование адресата;
  
• 
  текст телеграммы;
  
• 
  подпись отправителя (по желанию отправителя).
  

В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа бе­лой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указы­вать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фами­лия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.

Доставляемая адресату телеграмма должна иметь служебный заголовок, указывающий пункт подачи, номер телеграммы, коли­чество слов, дату и время подачи и содержание телеграммы, подан­ной отправителем.

На доставляемой телеграмме должны быть оттиски календар­ного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календар­ную дату.

Адрес телеграммы должен включать все адресные атрибуты, не­обходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи указываются:

• 
  если адресатом является гражданин — фамилия и, по жела­нию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата;
  
• 
  если адресатом является должностное лицо — наименова­ние организации, должность, фамилия и, по желанию от­правителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;
  
• 
  если адресатом является организация — наименование ор­ганизации.
  

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адре­сов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной теле­граммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В ад­ресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.

При направлении телеграммы в четыре адреса и более прилага­ется указатель рассылки, подписанный исполнителем, подгото­вившим текст телеграммы. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

При направлении телеграмм указывается подробный адрес: почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома; название органа власти, учреждения; наименование долж­ности; инициалы и фамилия, которые печатаются прописными буквами.

Условный или сокращенный адрес присваивается адресату опе­ратором связи, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории, где находится адресат. Доставка телеграмм, адре­сованных на условный или сокращенный адрес, не зарегистриро­ванный оператором связи, не производится.

В состав адреса входит полный или условный телеграфный ад­рес организации:

Москва, ул. Королева, 8 или

Екатеринбург 11 «Восток»

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходи­мо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Алапаевск Свердловской области

Боровичи Новгородской области

Наименование организации печатается в дательном падеже: Администрации Псковской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Губернатору Ульяновской обл.

или

А.Н. Горбатову

Если телеграмма направляется в несколько однородных орга­низаций, то их наименование следует указывать обобщенно, на­пример:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов Россий­ской Федерации

Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово. Теле­грамма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма со­стоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные те­леграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.

Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Требо­вания к телеграммам, устанавливаемые в инструкциях по дело­производству, обычно ограничивают объем телеграммы. Он не должен превышать двух машинописных страниц.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

В тексте телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, дается ссылка на его регистрационный номер и дату.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адреса­ту, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый /

Подпись в тексте телеграммы оформляется отдельной строкой. Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись и расшифровку под­писи (инициалы, фамилия).

Дата проставляется после подписания документа и оформляется словесно-цифровым способом, располагается ниже реквизита «Подпись» и печатается от левой границы текстового поля.

Регистрационный номер проставляется после подписания до­кумента и размещается ниже реквизита «Подпись» от левой грани­цы текстового поля. Например, регистрационный номер телеграм­мы может состоять из буквенного индекса «НР», индекса подраз­деления и порядкового номера:

НРА?'1-1932

На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего те­леграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.

Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачи­ваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны вклю­чаться отправителем в текст телеграммы.

Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфа­вита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории рес­публик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей респуб­лики при условии их повторения на русском языке буквами рус­ского алфавита.

Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть на­писан отправителем на любом языке буквами русского или латин­ского алфавита. Транслитерация (представление букв русского алфавита латинскими буквами) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 (ISO9.95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».

Особым видом телеграмм являются радиотелеграммы (радио­граммы). Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специ­фике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геолого-разве­дочные и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.).

Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. приказом Минтранса России № 137, Минсвязи России № 190, Госкомрыболовства России № 291 от 04.11.2000).