Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 7 из 28

4.3. ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма — обобщенное название различных по со­держанию документов, передаваемых устно по каналам телефон­ной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сооб­щения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается — не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. Примеры текстов телефонограмм:

ТЕЛЕФОНОГРАММА ГТК России от 10 апреля 2001 г. № ТФ-8546 «О таможенном досмотре»

Обязываю при пересечении таможенной границы Российской Федерации товаров (код ТН ВЭД 8525 20 910, 8517 90, 8517 80, 8517 50, 851721,8517 19 1000, 8517 30, 8517 11,8517 199000), перемещаемых в адрес таможенных органов, находящихся в зоне деятельности ЦТУ, производить досмотр с полной выгрузкой на приграничные СВХ и осуществлять документальную проверку с направлением информации в службу таможенной инспекции ЦТУ о местах и дате доставки.

Предгостаткомитета генерал-полковник таможенной службы М.В. Ванин
ТЕЛЕФОНОГРАММА МНС России от 10.01.2002 № БК-6-07/18® «О ПОРЯДКЕ И УСЛОВИЯХ ВЫДАЧИ РАЗРЕШЕНИЙ НА УЧРЕЖ­ДЕНИЕ АКЦИЗНЫХ СКЛАДОВ И ПОРЯДКЕ ВЫДАЧИ РЕГИО­НАЛЬНЫХ СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК»
В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2001 № 186-ФЗ поря­док и условия выдачи разрешений на учреждение акцизных складов и порядок выдачи региональных специальных марок определяются субъ­ектами Российской Федерации по согласованию с государственным органом, уполномоченным Правительством РФ. Общие требования к порядку и условиям выдачи разрешений на уч­реждение акцизных складов и к порядку выдачи региональных специ­альных марок должны быть определены Правительством РФ. Действу­ющие договоры с изготовителями региональных специальных марок не пересматривать.

В настоящее время, до принятия соответствующего постановления Правительства РФ по данным вопросам, следует руководствоваться требованиями действующих постановлений Правительства РФ от 30.12.2000 № 1026 и от 27.12.2000 № 1023.

Заместитель Министра Российской Федерации по налогам и сборам Б.М. КОРОЛЬ
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.

При оформлении телефонограмм используются следующие рек­визиты:

• 
  наименование организации;
  
• 
  наименование вида документа ТЕЛЕФОНОГРАММА;
  
• 
  дата документа;
  
• 
  время передачи-приема телефонограммы;
  
• 
  регистрационный номер документа;
  
• 
  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  
• 
  место составления или издания документа;
  
• 
  адресат;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  текст документа;
  
• 
  подпись;
  
• 
  отметка об исполнителе;
  
• 
  должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
  
• 
  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  

• идентификатор электронной копии документа. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются. После переда­чи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номе­ра телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограм­ма может быть сначала застенографирована или записана с по-

мощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей те­лефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесе­ния резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному прин­ципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы:

АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику Главного управления

ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ по делам ГО и ЧС Пермской области

В.И. Мешочкину

ТЕЛЕФОНОГРАММА

12.04.2001 №5 17.30

13.04.2001 в малом зале состоится заседание противопаводковой ко­миссии.

Явка обязательна.

Зам. губернатора области О.М. Жданов

Передал специалист И.А. Петелина 58 71 75 Принял секретарь Л.И. Иванова 33 61 42
4.4. ФАКСОГРАММЫ

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу деловой корреспон­денции исходя из особенностей передачи информации. По кана­лам факсимильной связи передаются документы, срочно требую­щиеся адресату.

Факсимильный терминал (телефакс) — устройство, обеспечива­ющее преобразование графической информации на бумажном но­сителе в электрические сигналы, их передачу по сетям электросвязи

7 - 1287

97

и прием — обратное преобразование. При использовании компью­теров в качестве факсимильных терминалов графическая информа­ция может быть представлена в форме файлов, хранящихся на уст­ройстве долговременной памяти вычислительной системы.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи — отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа — подлинника (до­говора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев фак-сограммы служат средством оперативного ведения деловой пере­писки и оформляются с учетом требований, предъявляемых сред­ствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по дело­производству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представ­лении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подза­конных актах и на практике существует ряд ограничений на ис­пользование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-ориги­нала.

Существуют определенные требования к документам, отправ­ляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и при­нимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная теле­факсная аппаратура передает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использова­нием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или де­формация материального носителя отправляемого документа. На

лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, из­гибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу
Факс-форма резервирования гостиницы

Пожалуйста, распечатайте эту форму, заполните ее и отправьте

факсом:

[phone].

Если вы не получите ответ в течение 24 часов, пожалуйста, пошлите повторный факс или позвоните по телефону [phone].

Фамилия, имя, отчество:
E-mail:

Номер факса:

Номер телефона:

Адрес:
Город/Страна:

Фирма:

Тип номера: Одноместный/Двухместный

Дата приезда:

Дата отъезда:

Кол-во ночей:

Кол-во взрослых:

Кол-во детей:

Дополнительная информация:

т

99

Правила передачи и приема документов с использованием фак­симильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизвод­ству и включают следующие основные положения.

1. 
   Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие офи­циальные номера организации, устанавливаются в Службе доку­ментационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответ­ственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителя­ми.
   
2. 
   Документ для передачи по каналу факсимильной связи сда­ется с заявкой установленного образца, подписанной руководите­лем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
   
3. 
   По каналам факсимильной связи передаются документы, тре­бующие срочной передачи информации.
   
4. 
   К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
   
5. 
   Объем передаваемого документа ограничивается (в соответ­ствии с инструкциями по делопроизводству в различных органи­зациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
   

Пример оформления факсограммы
Факсограмма

№ 3-41/3 от 30.04.2006

Руководителям подрядных организаций по списку

Предлагаю принять участие в ярмарке жилищно-коммунальных услуг, проводимой в рамках V Московской международной выставки «ДОРКОМЭКСПО-2006».

Подобная ярмарка проводится впервые в нашем городе и ее цель — способствовать формированию рынка жилищно-коммунальных услуг в Москве, привлечь предприятия малого бизнеса в сферу ЖКХ.

Предприятия — участники ярмарки будут внесены в базу данных Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустрой­ства г. Москвы, которую в своей работе используют префектуры, уп­равы районов, дирекции единого заказчика и другие структуры, а также будут представлены в специальном разделе официального ка­талога выставки. Перечень жилищно-коммунальных услуг дан в заяв­ке на участие в ярмарке.

Стоимость участия — 1000 руб., включая НДС — 20% (для участни­ков выставки — бесплатно).

Заявку необходимо выслать в адрес Оргкомитета [phone], 924-16-51, 925-73-10, e-mail: [e-mail] до 20 мая 2006 г.
Приложение: 1 л. (заявка)
Первый заместитель Мэра Москвы

в Правительстве Москвы П.Н.Аксенов
Исполнитель:

Озорников А.И.

[phone],298-82-84

6. 
   Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
   
7. 
   Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
   
8. 
   В том случае, когда документ направляется в сторонние ор­ганизации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».
   
9. 
   Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
   

10. 
    Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
    
11. 
    После передачи информации документы возвращаются ис­полнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
    

В настоящее время в организациях связи действуют факсимиль­ные службы — телематические службы, предназначенные для пре­доставления услуг передачи документов (сообщений) между фак­симильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:

а) абонентские факсимильные службы — Телефакс (служба ре-
ального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накопле-
нием);

б) клиентская факсимильная служба — Бюрофакс;

в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуще-
ствляется с использованием службы Бюрофакс, прием — с исполь-
зованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс — Телефакс,
Телефакс — Бюрофакс).

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских фак­симильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других стра­нах.

Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена в первую оче­редь для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба «Бюро-факс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с по­мощью факсимильного терминального оборудования, располага­емого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обе­спечивает предоставление потребителям следующих услуг:

• 
  подача документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
  

• 
  подача документа с факсимильной установки отправителя;
  

• 
  доставка факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
  
• 
  доставка факсимильного сообщения средствами электро­связи на факсимильную установку получателя;
  

• 
  доставка факсимильного сообщения средствами почты;
  

• 
  выдача факсимильного сообщения получателю без предва­рительного уведомления (до востребования);
  
• 
  выдача факсимильного сообщения получателю по предва­рительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
  
• 
  различные категории срочности передачи и доставки сооб­щений.
  

Способ доставки сообщения получателю определяется отпра­вителем.

Абонентская служба «Комфакс» — факсимильная служба с про­межуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг:

• 
  передача сообщений в заранее назначенное время;
  
• 
  многоадресная и циркулярная передача;
  
• 
  автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
  
• 
  получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
  
• 
  организация абонентских факсимильных почтовых ящи­ков;
  
• 
  уведомление о приеме для обработки и о доставке сообще­ния адресату;
  
• 
  повторная передача.
  

Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользова­ния. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на свя­зи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это об­стоятельство имеет особое значение для организации связи або­нентов различных часовых поясов.
4.5. СООБЩЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Одной из форм обмена деловой информацией являются со­общения электронной почты. Электронная почта (E-mail) являет­ся компьютерным аналогом обычной почты, в котором в качестве объектов пересылки вместо обычных почтовых отправлений (пись­ма, открытки, пакеты и т.п.) выступают любые по содержанию и форме представления данные (текстовые сообщения и документы, графические изображения, аудио- и видеозаписи и др.), а в каче­стве среды передачи вместо средств почтовой пересылки (различ­ных видов транспорта) используются каналы информационно-вы­числительных сетей.

Основными компонентами систем электронной почты являют­ся узлы информационно-вычислительных сетей, которые обслу­живают определенное множество пользователей. Эти узлы выпол­няют роль почтовых отделений и более крупных организаций поч­товой службы (например, почтамтов). В рамках этих узлов для каждого пользователя выделяется раздел памяти, выполняющий функции почтового ящика.

Пользователь электронной почты имеет уникальный адрес (ана­лог почтового адреса), который имеет следующий вид:

имя_пользователя@имяломена,

где имяпользователя — произвольное имя, обозначающее пользователя (персону или организацию), а имяломена обозна­чает узел электронной почты. Эти имена разделяются служебным символом «@». Например, адрес [e-mail]указывает на инди­видуального пользователя с именем ivanov, зарегистрированного в почтовой службе (узле системы электронной почты) mail.ru. Другой адрес [e-mail]принадлежит кафедре документоведения и до­кументационного обеспечения управления Государственного уни­верситета управления, зарегистрированный в почтовой службе imis. ги.

Пользователь электронной почты имеет доступ к своему почто­вому ящику (точнее, его аналогу в памяти службы электронной почты), может выполнять различные действия над его содержимым (полученными сообщениями): читать, перемещать из одной обла­сти (папки) почтового ящика в другую, удалять, копировать, по­сылать ответные сообщения. Естественно, пользователь может формировать и посылать свои собственные сообщения.

Для обеспечения юридической значимости передаваемых по каналам электронной почты сообщений и документов применяет­ся электронная цифровая подпись (ЭЦП). Использование элект­ронной цифровой подписи регулируется Федеральным законом от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Само сообщение электронной почты состоит из текста сообще­ния и реквизитов. В состав реквизитов входят:

• 
  адрес получателя (КОМУ: или ТО:) в формате электронной почты;
  
• 
  адреса, по которым отсылаются копии сообщения (КОПИИ: или СС:) в формате электронной почты;
  
• 
  заголовок сообщения (ТЕМА: или SUBJECT:), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения.
  

Служебный заголовок сообщения электронной почты кроме перечисленных реквизитов, заполняемых его автором, содержит несколько полей, которые автоматически добавляются системой (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправле­ния электронного сообщения; имя отправителя и обратный элек­тронный адрес и др.).

Сообщение электронной почты помимо собственно текста со­общения может иметь так называемые вложения — прикрепленные файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форма­тах хранения, исполняемые коды, графическая информация, ау­дио- и видеозаписи и др.).

При подготовке сообщения электронной почты следует придер­живаться определенных правил и рекомендаций.

Адресация

1. 
   Следует посылать сообщения только тем адресатам, которым это действительно необходимо.
   
2. 
   Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех ад­ресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») — для указания адре­сатов, для которых сообщение посылается в целях информирова­ния.
   

Заголовок сообщения

1. 
   Заголовок сообщения должен точно передавать его содержа­ние.
   
2. 
   При необходимости в заголовке сообщения необходимо ука­зывать степень его важности и срочности.
   
3. 
   В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий или сообщение направлено только для инфор­мирования адресата.
   

Текст сообщения

1. 
   В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.
   
2. 
   При обращении к адресату впервые автору необходимо иден­тифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце, наряду с подписью, указывать контактную информацию.
   
3. 
   Общий объем текста сообщения не должен быть большим, чтобы при его чтении не возникало затруднений, связанных с вос­приятием многостраничных документов.
   
4. 
   Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.
   
5. 
   При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения кон­текста обсуждаемой темы.
   

Вложения или прикрепленные файлы

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необ­ходимые файлы.

2. 
   В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.
   
3. 
   При значительном объеме прикрепленных файлов желатель­но направлять сообщение в такое время, когда адресат наименее интенсивно использует каналы связи.
   
4. 
   Значительные по объему прикрепленные файлы рекоменду­ется компрессировать с помощью широко распространенных про­грамм архивирования, а в тексте сообщения указывать имя приме­ненной программы компрессии или формат архива (например, ZIP, RARи т.п.).