Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами

• Название: Лекция 1 основные понятия управления документами
• Анкор: Лекции
• Дата: 18.01.2021
• Размер: 1.66 Mb.
• Имя файла: Документационное обеспечение (Лекции).doc
• Тип: Лекция; #169140
• страница: 10 из 28

ское отделение № 1877, к/с 30101810500000000653, 044030653. ОКПО 46271365, ОКОНХ 87100.

БИК

Твердая оферта с использованием ключевой фразы «Предлагаем твердо...»

4.6.7. Рекламное письмо

Рекламное письмо является коммерческим письмом, в котором содержится описание предлагаемых товаров или услуг в форме, стимулирующей интерес к их приобретению.

Любой организации, осуществляющей коммерческую деятель­ность, необходимо заниматься рекламой производимой продукции или оказываемых услуг. В практике деловой переписки использу­ются разнообразные по содержанию рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

• 
  письма с предложением товаров или услуг;
  
• 
  письма, содержащие сведения о фирме.
  

Кроме указанных видов деловых писем, в рекламе широко при­меняются различного рода проспекты, бюллетени, содержащие подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Они не являются рекламными письмами, но вместе с ними под­держивают рекламную деятельность и, как правило, предоставля­ются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом-.

Составление рекламных писем осуществляется с соблюдением следующих правил.

1. 
   Краткость. Рекламное письмо не должно занимать более од­ной страницы, так как больший по объему текст рекламы, скорее всего, прочитан не будет.
   
2. 
   Существенность. Текст рекламного письма должен быть ла­коничным, понятным и информативным. В рекламном письме нет необходимости давать детальное описание фирмы, предлагаемых ею товаров или услуг. Следует приводить лишь самые важные све­дения, в которых указываются отличия компании, ее товаров от других производителей или поставщиков.
   
3. 
   Точность. В рекламном письме не следует превозносить за­слуги фирмы, ее достижения и преимущества, любую информацию всегда можно проверить, и сделать это не так трудно.
   
4. 
   Ненавязчивость. Не следует излишне настойчиво предлагать товары или услуги. Неоднократное повторение предложения, даже в разных вариантах, может вызвать его неприятие корреспонден­том. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавяз­чивым.
   
5. 
   Строгость оформления. Рекламное письмо является формой представления компании, поэтому его необходимо оформлять на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами без ис­пользования элементов украшения (цветочков, веточек, вензелей и т.п.).
   
6. 
   Рациональность стилевого оформления. При оформлении рекламного письма следует использовать шрифты размером не ме­нее 13 пунктов и межстрочные интервалы не менее полуторного.
   

При составлении рекламного письма следует придерживаться определенного порядка.

Так, если в рекламном письме содержится информация о пред­лагаемых товарах или услугах, то оно формируется по следующей схеме.

1. 
   Обращение к адресату (например: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»).
   
2. 
   Краткая характеристика компании.
   
3. 
   Представление товаров или услуг с перечислением их основ­ных достоинств.
   
4. 
   Указание дополнительных или сопутствующих условий.
   
5. 
   Предложение о конкретных формах сотрудничества (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.).
   

1. 
   Выражение готовности предоставить при необходимости об­разцы товара, детальную информацию о товарах или услугах и от­ветить на все могущие возникнуть у потенциального потребителя вопросы.
   

6. 
   Выражение надежды на сотрудничество.
   
7. 
   Подпись (должность, инициалы, фамилия).
   

Рекламное письмо, представляющее компанию, составляется по следующей схеме.

1. 
   Обращение к адресату.
   
2. 
   Краткая характеристика компании.
   

1. 
   Сведения об основных направлениях деятельности ком­пании, ее достижениях, достоинствах и преимуществах в срав­нении с конкурентами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
   

3. 
   Предложение о конкретных формах сотрудничества.
   

2. 
   Выражение готовности предоставить любую необходимую информацию о компании и дать ответы на все относящиеся к со­трудничеству вопросы.
   

4. 
   Выражение надежды на сотрудничество.
   
5. 
   Подпись (должность, инициалы, фамилия).
   

В практике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразде­лений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Однако для обеспечения более вы­сокого уровня доверия к письму и оказания им большего воздей­ствия на потенциального партнера лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще следует подписы­вать самим руководителем или одним из его заместителей.

При оформлении рекламных писем необходимо придерживать­ся общих правил оформления деловой переписки, но для привле­чения большего внимания к письму допустимо использовать раз­личные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фраг­ментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффек­ты оформления не отвлекали внимания от существа письма.

Примеры рекламных писем

Рекламное письмо об открытии фото­студии

Уважаемые господа! по адресу: 2-я Калужская ул., д. 19 (за торговым цен­тром «Все для ремонта») открылась новая фотостудия «МИР ФОТОГРАФИИ» (тел. [phone])

Фотографы высокого уровня квалификации предла­гают Вам свои слуги:

• 
  изготовление художественных фотопортретов;
  
• 
  фотографирование семейных праздников, свадеб и т.п.;
  
• 
  изготовление фотографий на фаянсе, керамике и других художественных изделиях;
  
• 
  цифровая фотопечать;
  
• 
  изготовление фотографий для документов;
  
• 
  восстановление старых фотографий;
  
• 
  изготовление фотоальбомов для выпускников школ, вузов, для демобилизованных воинов.
  
• 
  Всегда в ассортименте студии:
  
• 
  фотоаппараты и сопутствующие аксессуары;
  
• 
  фотоальбомы;
  
• 
  рамки для фотографий.
  

Ждем Вас в нашей студии!

Рекламное письмо о товарах

Обращение

Краткая характерис­тика компании


Предлагаемый товар
Выражение готовнос­ти предоставить ин­формацию

Выражение надежды на сотрудничество

Подпись
Уважаемые господа!

Наша компания действует на рынке трикотажной одежды уже в течение 10 лет и является одним из ве­дущих поставщиков этих изделий в Россию из Испа­нии, Голландии, Бельгии и Франции. Компания про­явила себя надежным партнером, обеспечивая высо­кий уровень качества товара и доступные цены.

Мы обеспечиваем перевозку предлагаемого товара в пределах стран СНГ, а также его страхование во время транспортировки.

К весенне-летнему сезону 2008 г. нами сформиро­вана новая коллекция модной трикотажной одежды в ценовом пределе от 100 до 300 долларов.

Если Вы заинтересованы в нашем предложении, мы готовы выслать Вам каталог одежды весенне-лет­ней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую Вас информацию.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Рекламное письмо о компании

Обращение

Выражение надежды на сотрудничество

Краткая характерис­тика компании
Уважаемые дамы и господа!

Спасибо за заинтересованность в наших услугах! Надеемся быть полезными Вам!

Наша транспортная компания «РусТранс» работа-
ет на рынке грузоперевозок с 1999 года. За это время
нашими партнерами по перевозкам грузов стало мно-
жество российских компаний, ценящих в партнерах
прежде всего надежность и стабильность.

Сведения об основ­ных направлениях деятельности

Мы специализируемся на отправлении мелких и средних партий грузов из Москвы в города России грузовым транспортом, перевозках груза «от двери к двери», ориентируясь на сектор рынка, заинтересо­ванный в отправлении небольших партий при об­ширной географии перевозок. Мы отвезем Ваш груз в любой населенный пункт России, с которым под­держивается постоянное или периодическое сообще­ние.

Наши преимущества перед другими компаниями очевидны. Это опыт работы на рынке услуг, сформи­ровавшаяся команда специалистов, гибкий подход к нуждам клиентов, а главное — лучшее сочетание цена — качество.

Компания работает с клиентами независимо от формы их собственности и способа оплаты услуг.

На сегодняшний день мы также предлагаем свои услуги грузоперевозок по Москве и Московской области, в частности, перевозка офиса или квартир­ный (дачный) переезд. В список данных услуг вхо­дят:

• 
  предоставление малотоннажных машин («ГАЗель», «ЗиЛ», «Бычок»);
  
• 
  обеспечение рабочего персонала — грузчиков;
  
• 
  организация сквозной доставки груза «от двери до двери» точно в срок;
  
• 
  непрерывное слежение за ходом перевозки и ока­зание оперативных управляющих воздействий в случае отклонения от договорных условий;
  
• 
  демонтаж и монтаж мебели и частей интерьера, расстановка.
  

В зависимости от характера и объема вашего груза,
а также вида перевозки оценщики компании опреде-
лят тип и количество упаковки, необходимой для
вашего груза.

Выражение готовнос­ти предоставить необ­ходимую информацию с указанием источни­ков ее получения

Подпись

Готовы предоставить любую необходимую инфор­мацию

Контактные телефоны: [phone]; (095) 332-
04-60; [phone]; факс [phone]
Интернет-сайт www.gruzo-perevozki.ru

С уважением,

4.6.8. Письмо-просьба

Письма-просьбы — деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практиче­ски по всем направлениям деятельности организации.

Письмо-просьба может состоять только из одной или двух час­тей.

В первом случае оно начинается глаголом: «Просим...» или «Про­сим Вас...».

Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изло­жение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз

«В связи с...»;

«Для...»;

«В соответствии с...»;

а изложение просьбы с фраз:

«Обращаемся к Вам с просьбой о...»;

«Просим Вас предоставить данные о...»; «Просим Вас провести...» и т.д.; «Просим Вас сообщить информацию о...».

Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса...»;

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обра­щение» и т.п.

В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Одновременно просим Вас...»;

«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)».

Просьба как составная часть письма может присутствовать и в других видах деловых писем, например в сопроводительных, га­рантийных и др.

Письмо-просьба требует письма-ответа.

Примеры писем-просьб

Письмо-просьба с ключевой фразой «Просим Вас...»

Просим Вас выслать календарный план прове­дения специализированных выставок по канцеляр­ским и офисным изделиям и технологиям в г. Москве на 2008 год с указанием условий учас­тия и размера платы за использование экспозици­онной площади.

Письмо-просьба с обоснованием

В офисе регионального отделения компании в настоящее время используется четыре компьютера 2001 года выпуска, которые физически изношены и морально устарели.

В связи с тем что объем продаж и технического сопровождения в обслуживаемом отделением регионе резко возрос, для эффективной информа­ционной поддержки деятельности отделения про­сим разрешить приобретение 5 новых компьютеров для замены используемых.

Письмо-просьба о высылке счета

Просим выслать в наш адрес счет на приобрете­ние «Гигиенических требований к персональным электронно-вычислительным машинам и органи­зации работы»

(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт.

4.6.9. Письмо-заявка

Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необ­ходимых материалов или изданий и т.п.

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представ­ляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им орга­низации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности, явля­ются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс доку­ментов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

9 - 1287

729

«Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме...»;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестива­ля...»;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции...».

Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.

Примеры писем-заявок

Письмо-заявка с уни­фицированным тек­стом

заявка

на участие в конференции

«Информационные технологии в предпринима­тельской деятельности»

1. Сведения об организации

Название

Область деятельности

Индекс

Город

Адрес

Код города.

Телефон

Факс

E-mail

2. Формы участия (отметить необходимое)

• 
  учебный курс 16 декабря 170 долл.
  
• 
  конференция 17-18декабря 290долл.
  
• 
  банкет 18 декабря 40 долл.
  
• 
  бронирование гостиницы:
  

• 
  1-местн. □ 2-местн.
  

Дата приезда. Дата отъезда _

3. Сведения об участнике

Фамилия_

Имя

Отчество

Должность

Подразделение

Контактный тел._
E-mail

Письмо-заявка на высылку товара

Просим Вас выслать в наш адрес наложенным
платежом 5 экз. учебно-практического пособия:
Секретарское дело (образцы документов, организа-
ция и технология работы) / В.В. Галахов, И.К. Кор-
неев и др. / Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби;
Изд-во Проспект, 2004.

Письмо-заявка на получение пропуска на право въезда авто­машин в пределы малого кольца Мос­ковской окружной железной дороги (Приложение 3 к распоряжению Пре­мьера Правительства Москвы от 1 апреля 1998 г.№ 352-РП)

Просим Вас рассмотреть вопрос о выдаче
пропуска(ов), предоставляющего(их) право въезда в
пределы малого кольца Московской окружной же-
лезной дороги на автомашину(ы)

перевозки^ по адресу _

штук.

(марка, модель, номерной знак) для
(наименование груза)

в количестве

Вид необходимого пропуска (указать):

• 
  разовый на (число, месяц, год)
  
• 
  временный на срок с по_
  
• 
  годовой.
  

Данная перевозка необходима для

(обоснование перевозки) Должность перевозчика груза, подавшего заявку

И.О. Фамилия

М.П.
4.6.10. Гарантийное письмо

Гарантийные письма —- это деловые письма, содержащие обяза­тельства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В ка­честве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица.

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-прось­бой. Юридическую значимость гарантийному письму придает ис­пользование таких устойчивых языковых оборотов, как:

«Оплату (предоставлениеуслуг и т.п.) гарантируем»;

«Возврат кредита гарантируем» и др.

В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нор­мативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различ­ных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой харак­тер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицирован­ные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.

В отдельных случаях нормативными правовыми актами утверж­дены унифицированные формы гарантийных писем, которые сле­дует использовать при документировании предусмотренных этими актами управленческих действий или ситуаций.