Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами
 Скачать 1.66 Mb.
|
|
Примеры гарантийных писем Гарантийное письмо на оплату рекламы в газете Просим Вас разместить рекламу нашей компании в газете «Губернские вести» в номерах за 5 и 19 марта, 7 и 21 апреля, 11 и 24 мая 2008 г., размером 4/10 полосы на развороте, объединяющем рекламную и нерекламную полосы. Оригинал-макет имеется. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Гарантийное письмо Директору (руководителю, начальнику) с трафаретным текстом (название предприятия) Просим Вас выполнить услуги в виде (предмет обращения) Оплату гарантируем с расчетного счета № в отделении банка Директор подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия Печать Гарантийное письмо по возврату кредита Администрация Приволжского края гарантирует возврат кредита до 01.09.2008 в сумме 1,5 млрд руб., полученного региональными предприятиями Русской торгово-промышленной компании «Мясо и молоко России» и ОАО «Волгопродторг» под закупку продовольствия для населенных пунктов края на территории Российской Федерации. Гарантия дана коммерческим банкам, участвующим в предоставлении целевых льготных кредитов под собственность Администрации Приволжского края. Претензии по гарантии следует предъявлять к департаменту по управлению имуществом. Банковские реквизиты. Гарантийное письмо на оплату аренды выставочной площади Просим Вас предоставить в аренду нашей компании 200-300 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного комплекса «КрокусЭкспо» для участия с 19 по 23.10.2008 в выставке Инфоком-муникации-2008. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Гарантийное письмо на оплату заказа Просим в срок до 1 декабря текущего года изготовить типографским способом 1500 пригласительных билетов на Новогодний праздник. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: Приложение: Образец пригласительного билета на 1л. в 1 экз. 4.6.11. Письмо-запрос Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта. В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ. В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений: «Просим Вас сообщить о возможности поставки...»; «Просим Вас сообщить подробную информацию о...»; «Просим сделать предложение на поставку...». В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в которой излагаются причины, побудившие запрашивать требуемую информацию. Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Примеры писем-запросов Письмо-запрос на предоставление документов В связи с осуществляемой проверкой деятельности компании просим Вас представить копии следующих документов: Устав компании. Свидетельство о регистрации компании. Договоры поставки с ОАО «Элекс». 4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008. Коммерческий запрос Сообщаем Вам, что оплата партии расходных материалов произведена нами на следующий день после поступления товара на склад филиала нашей компании в г. Саранске, что подтверждаем прилагаемой копией платежного поручения. В ближайшее время мы заинтересованы в поставках следующего оборудования: принтеры лазерные (цветные и черно-белые); принтеры струйные; персональные копиры. Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в третьей декаде марта 2008 г. и при положительном решении направить нам оферту. Рассчитываем на продолжение взаимовыгодного сотрудничества. Приложение: Копия платежного поручения от 02.02.2008 № 120. 4.6.12. Письмо-заказ Письмо-заказ — коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара, и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.). Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо. Пример письма-заказа Письмо-заказ Описание требуемого Просим Вас поставить фирме «Гамма» газовые товара плиты модели «Ardo А 540 G6 W» в количестве 300 штук по цене 350 долларов США за штуку. Оплату в полном объеме гарантируем в течение Условия оплаты 7—10 банковских дней с момента подтверждения заказа. Возможна предоплата в размере 25% от общей стоимости поставки. 4.6.13. Письмо-согласие Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля. Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации: «Готовы принять Ваши условия на...»; «Доводим до Вашего сведения, что...»; «Извещаем Вас о...»; «Согласнырассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...»; «Сообщаем Вам, что...». Примеры писем-согласий Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади Сообщаем о готовности предоставить Вашей компании в аренду 110 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного центра «КрокусЭк-спо» для организации экспозиции на выставке «Инфоком—2006» с 18 по 24 октября этого года. Письмо-согласие с обоснованием Принимая во внимание физическую изношенность и моральное устаревание используемых в настоящее время в офисе Вашего регионального отделения компании компьютеров, а также возросший объем продаж и технического сопровождения, даем согласие на приобретение 5 новых компьютеров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управления в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IV квартал текущего года. 4.6.14. Письмо-отказ Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др. Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом: «В связи с...»; «В связи с тем, что...»; «В соответствии с...». В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос. Примеры писем-отказов Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок В связи с остановкой производства на предприятии нашей компании в Приволжске из-за стихийного бедствия (наводнения, вызванного многодневными дождями) Ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки. Поставка может быть осуществлена после ликвидации последствий наводнения после 01.08.2008. Если указанный срок выполнения заказа неприемлем для Вас, рекомендуем обратиться к нашему партнеру — ОАО «Деревообработка», имеющему, по нашим сведениям, на своем складе в Вашем городе свободные запасы деловой древесины, правда в меньшем, чем оговорено в заказе, количестве. Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. Письмо-отказ на приглашение с извинениями Уважаемый Владимир Петрович! Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на торжественный вечер, посвященный 10-летию Вашей компании. Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет находиться в Германии. Он посылает Вам поздравления, наилучшие пожелания и извинения за то, что не сможет участвовать, и надеется, что в ближайшем будущем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Вашей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения. 4.6.15. Письмо-подтверждение Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д. При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление. Ключевыми фразами этих писем являются: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»; «Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)». В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения или рекомендации. Примеры писем-подтверждений Письмо-подтверждение предварительной договоренности Подтверждаем устную договоренность на заключение долгосрочного договора поставки портативных электрогенераторов, достигнутую на переговорах в Нижнем Новгороде между Вами и представителем нашей компании. Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях. Письмо-подтверждение оплаты товара Подтверждаем, что оплата партии текстильной продукции Вашего предприятия была произведена нашей фирмой в день поступления товара на наш склад в Твери (для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения от 17.12.2008 № 745). 4.6.16. Письмо-напоминание Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: «Вторично напоминаем Вам, что...»; «Напоминаем Вам, что...»; «Обращаем Ваше внимание на то, что...»; «Ставим Вас в известность, что...». Текст письма-напоминания может включать две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание. В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например: «В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия»; «Впротивном случаемы оставляем за собой право...»; «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...». В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора. Примеры писем-напоминаний Письмо-напоминание из одной части [собственно напоминания) Напоминаем, что Ваша организация ОАО «Закрома» (лицевой счет № 17368) является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого доступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2008 г. составила 2550,74 руб. Письмо-напоминание о необходимости выполнения договора на поставку с предупреждением о санкциях В соответствии с договором поставки от 17.06.2008 № 28/13 Ваша компания взяла на себя обязательства поставлять в наш адрес персональные компьютеры в течение второго полугодия равномерно (один раз в два месяца) партиями по 50 штук. Однако вторая партия изделий, предназначенная для поставки в сентябре-октябре текущего года, до настоящего времени (на 28.10.2008) не оформлена для отгрузки в наш адрес. Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки данной партии компьютеров является 26.10.2008. Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку компьютеров, в противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.7 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки. Письмо-напоминание с предупреждением о санкциях и дополнительной информацией для адресата Городская телефонная станция просит срочно произвести оплату за пользование услугами телефонной связи и сообщить об этом по телефону 2-03-72, факс 2-03-75. При непоступлении оплаты в течение 7 рабочих дней после отправки счета, в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи», станция будет вынуждена отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 1500 руб. (для хозрасчетных организаций) или 1300 руб. (для бюджетных организаций), включая НДС. При непогашении задолженности в течение 15 рабочих дней после отправки счета станция бу- дет вынуждена в одностороннем порядке расторг- нуть договор и снять Ваши телефоны. Время работы отдела расчетов за услуги связи: Рабочие дни с 9-00 до 18-00 дежурный с 18-00 до 21-00, Суббота, дежурный 9-00 до 17-00 4.6.17. Письмо-требование Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание. Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...»; «Требуем выполнить взятые на себя обязательства...»; «Требуем незамедлительно выполнить...». Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом: «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»; «В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»; «В противном случаемы не несем ответственности за последствия...» и т.п. Примеры писем-требований Письмо-требование о выполнении договора Согласно договору от 11.04.2008 № 42/18 Ваша фирма взяла на себя обязательства по монтажу, наладке и пуску в эксплуатацию локальной вычислительной сети в центральном офисе нашей компании в здании по Лесной ул., 23. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 4 к договору. Несмотря на неоднократные устные обращения к руководителю бригады, выполняющей монтажные и пусконаладочные работы (г-н Петров О.Г.), с просьбой дать объяснение причин нарушения сроков выполнения работ, убедительной информации мы не получили. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае вам будут, согласно п. 9.1 договора, предъявлены штрафные санкции. |