Главная страница

Лекции. Документационное обеспечение (Лекции). Лекция 1 основные понятия управления документами


Скачать 1.66 Mb.
НазваниеЛекция 1 основные понятия управления документами
АнкорЛекции
Дата18.01.2021
Размер1.66 Mb.
Формат файлаdoc
Имя файлаДокументационное обеспечение (Лекции).doc
ТипЛекция
#169140
страница11 из 28
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   28

Примеры гарантийных писем

Гарантийное письмо на оплату рекламы в газете

Просим Вас разместить рекламу нашей компании в газете «Губернские вести» в номерах за 5 и 19 мар­та, 7 и 21 апреля, 11 и 24 мая 2008 г., размером 4/10 полосы на развороте, объединяющем рекламную и нерекламную полосы.

Оригинал-макет имеется.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты:

Гарантийное письмо Директору (руководителю, начальнику)

с трафаретным

текстом (название предприятия)

Просим Вас выполнить услуги в виде
(предмет обращения) Оплату гарантируем с расчетного счета №

в отделении банка

Директор подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия Печать

Гарантийное письмо по возврату кредита

Администрация Приволжского края гарантирует возврат кредита до 01.09.2008 в сумме 1,5 млрд руб., полученного региональными предприятиями Рус­ской торгово-промышленной компании «Мясо и молоко России» и ОАО «Волгопродторг» под закуп­ку продовольствия для населенных пунктов края на территории Российской Федерации.

Гарантия дана коммерческим банкам, участву­ющим в предоставлении целевых льготных креди­тов под собственность Администрации Приволж­ского края.

Претензии по гарантии следует предъявлять к департаменту по управлению имуществом. Банков­ские реквизиты.


Гарантийное письмо на оплату аренды выставочной площа­ди

Просим Вас предоставить в аренду нашей компа­нии 200-300 кв. м выставочной площади в павиль­оне № 1 выставочного комплекса «КрокусЭкспо» для участия с 19 по 23.10.2008 в выставке Инфоком-муникации-2008.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты:


Гарантийное письмо на оплату заказа

Просим в срок до 1 декабря текущего года изго­товить типографским способом 1500 пригласитель­ных билетов на Новогодний праздник.

Оплату гарантируем.

Наши банковские реквизиты:

Приложение: Образец пригласительного билета на 1л. в 1 экз.


4.6.11. Письмо-запрос

Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммер­ческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта.

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимо­сти предоставления сведений или материалов и излагается соб­ственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необ­ходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем орга­низации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки по­ставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммер­ческого запроса характерно использование следующих выраже­ний:

«Просим Вас сообщить о возможности поставки...»; «Просим Вас сообщить подробную информацию о...»;

«Просим сделать предложение на поставку...».

В тексте письма-запроса может содержаться преамбула, в кото­рой излагаются причины, побудившие запрашивать требуемую информацию.

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требу­емая информация о товаре. Ответом на запрос может быть и ком­мерческое предложение (оферта).

Примеры писем-запросов

Письмо-запрос на предоставле­ние документов

В связи с осуществляемой проверкой деятельности компании просим Вас представить копии следующих документов:

  1. Устав компании.

  2. Свидетельство о регистрации компании.

  3. Договоры поставки с ОАО «Элекс».

4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на
01.08.2008.



Коммерческий запрос

Сообщаем Вам, что оплата партии расходных материалов произведена нами на следующий день после поступления товара на склад филиала нашей компании в г. Саранске, что подтверждаем прилагаемой копией платежного пору­чения.

В ближайшее время мы заинтересованы в поставках сле­дующего оборудования:

  1. принтеры лазерные (цветные и черно-белые);

  2. принтеры струйные;

  3. персональные копиры.

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в третьей декаде марта 2008 г. и при положитель­ном решении направить нам оферту.

Рассчитываем на продолжение взаимовыгодного сотруд­ничества.

Приложение: Копия платежного поручения от 02.02.2008 № 120.
4.6.12. Письмо-заказ

Письмо-заказ — коммерческое письмо, направляемое покупа­телем продавцу с предложением заключить сделку с перечислени­ем ее конкретных условий.

Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуще­ствить поставку необходимого товара, и основной части, содержа­щей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).

Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, пред­ставляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется под­тверждение заказа как коммерческое письмо.

Пример письма-заказа

Письмо-заказ

Описание требуемого Просим Вас поставить фирме «Гамма» газовые
товара плиты модели «
Ardo А 540 G6 W» в количестве
300 штук по цене 350 долларов США за штуку.

Оплату в полном объеме гарантируем в течение Условия оплаты 7—10 банковских дней с момента подтверждения за­каза. Возможна предоплата в размере 25% от общей стоимости поставки.
4.6.13. Письмо-согласие

Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положи­тельный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо при­менять такие же языковые обороты и лексику, которые использо­вал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.

Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При от­сутствии в письме-просьбе обоснования письмо-согласие начина­ется непосредственно с изложения сообщаемой информации:

«Готовы принять Ваши условия на...»;

«Доводим до Вашего сведения, что...»; «Извещаем Вас о...»;

«Согласнырассмотреть (предоставить, оказать и т.п.)...»;

«Сообщаем Вам, что...».

Примеры писем-согласий

Письмо-согласие на предоставление в аренду выставочной площади

Сообщаем о готовности предоставить Вашей компании в аренду 110 кв. м выставочной площади в павильоне № 1 выставочного центра «КрокусЭк-спо» для организации экспозиции на выставке «Инфоком—2006» с 18 по 24 октября этого года.

Письмо-согласие с обоснованием

Принимая во внимание физическую изношен­ность и моральное устаревание используемых в на­стоящее время в офисе Вашего регионального от­деления компании компьютеров, а также возрос­ший объем продаж и технического сопровождения, даем согласие на приобретение 5 новых компьюте­ров за счет средств, предусмотренных бюджетом компании на совершенствование системы управле­ния в пределах суммы, выделенной региональному отделению на IV квартал текущего года.


4.6.14. Письмо-отказ

Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др.

Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следу­ет начинать следующим образом:

«В связи с...»;

«В связи с тем, что...»;

«В соответствии с...».

В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщает­ся информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.

Примеры писем-отказов

Письмо-отказ в выполнении заказа в установленный срок

В связи с остановкой производства на предпри­ятии нашей компании в Приволжске из-за стихий­ного бедствия (наводнения, вызванного много­дневными дождями) Ваш заказ на поставку 5000 кубометров деловой древесины не может быть выполнен в установленные сроки.

Поставка может быть осуществлена после ликви­дации последствий наводнения после 01.08.2008.

Если указанный срок выполнения заказа непри­емлем для Вас, рекомендуем обратиться к нашему партнеру — ОАО «Деревообработка», имеющему, по нашим сведениям, на своем складе в Вашем го­роде свободные запасы деловой древесины, правда в меньшем, чем оговорено в заказе, количестве.

Сожалеем о невозможности выполнения заказа в установленные сроки.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.


Письмо-отказ на приглашение с изви­нениями

Уважаемый Владимир Петрович!

Наш президент благодарит Вас за Ваше любезное приглашение на торжественный вечер, посвящен­ный 10-летию Вашей компании.

Он очень хотел бы посетить Вас, однако в это время он будет находиться в Германии. Он посыла­ет Вам поздравления, наилучшие пожелания и из­винения за то, что не сможет участвовать, и наде­ется, что в ближайшем будущем, когда у него не будет никаких других обязательств, он посетит офис Вашей компании для личного выражения своего дружеского к Вам отношения.


4.6.15. Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения направляются для сообщения инфор­мации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте пись­ма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную дого­воренность, согласие на...)»;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения или рекомендации.

Примеры писем-подтверждений

Письмо-подтвержде­ние предваритель­ной договоренности

Подтверждаем устную договоренность на заклю­чение долгосрочного договора поставки портатив­ных электрогенераторов, достигнутую на перегово­рах в Нижнем Новгороде между Вами и представи­телем нашей компании.

Мы выражаем готовность подписать договор на согласованных условиях.


Письмо-подтвержде­ние оплаты товара

Подтверждаем, что оплата партии текстильной продукции Вашего предприятия была произведена нашей фирмой в день поступления товара на наш склад в Твери (для подтверждения оплаты высыла­ем Вам копию платежного поручения от 17.12.2008 № 745).


4.6.16. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при не­выполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей.

Ключевыми фразами таких писем являются:

«Вторично напоминаем Вам, что...»;

«Напоминаем Вам, что...»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что...»;

«Ставим Вас в известность, что...».

Текст письма-напоминания может включать две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязатель­ства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выпол­нить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения опре­деленных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

«В противном случае мы не несем ответственности за возможные

последствия»;

«Впротивном случаемы оставляем за собой право...»;

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...».

В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

Примеры писем-напоминаний

Письмо-напомина­ние из одной части [собственно напоми­нания)

Напоминаем, что Ваша организация

ОАО «Закрома» (лицевой счет № 17368)

является должником по абонементной плате за пользование выделенным каналом для прямого до­ступа к сети Интернет. Задолженность на 1 октября 2008 г. составила 2550,74 руб.


Письмо-напомина­ние о необходимости выполнения догово­ра на поставку с предупреждением о санкциях

В соответствии с договором поставки от 17.06.2008 № 28/13 Ваша компания взяла на себя обязательства поставлять в наш адрес персональ­ные компьютеры в течение второго полугодия рав­номерно (один раз в два месяца) партиями по 50 штук.

Однако вторая партия изделий, предназначенная для поставки в сентябре-октябре текущего года, до настоящего времени (на 28.10.2008) не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки данной партии компьютеров является 26.10.2008.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить от­грузку компьютеров, в противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.7 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задерж­ки.

Письмо-напомина­ние с предупрежде­нием о санкциях и дополнительной информацией для адресата

Городская телефонная станция просит срочно произвести оплату за пользование услугами теле­фонной связи и сообщить об этом по телефону 2-03-72, факс 2-03-75.

При непоступлении оплаты в течение 7 рабочих дней после отправки счета, в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи», станция будет вы­нуждена отключить ваши телефоны.

Стоимость обратного включения одного номера составляет 1500 руб. (для хозрасчетных организа­ций) или 1300 руб. (для бюджетных организаций), включая НДС.

При непогашении задолженности в течение
15 рабочих дней после отправки счета станция бу-
дет вынуждена в одностороннем порядке расторг-
нуть договор и снять Ваши телефоны.
Время работы отдела расчетов за услуги связи:
Рабочие дни с 9-00 до 18-00

дежурный с 18-00 до 21-00,

Суббота, дежурный 9-00 до 17-00


4.6.17. Письмо-требование

Письма-требования составляются в ситуациях, когда организа­ция-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или воз­ложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обяза­тельств носит систематический характер или имеет место игнори­рование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договорен­ностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи с их невыполнением ситуация, формулиру­ется требование о необходимости выполнения обязательств и уг­розы применения санкций в адрес корреспондента, если обяза­тельства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечис­лить)...»;

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства...»; «Требуем незамедлительно выполнить...».

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следу­ющим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...»; «В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»; «В противном случаемы не несем ответственности за послед­ствия...» и т.п.

Примеры писем-требований

Письмо-требование о выполнении договора

Согласно договору от 11.04.2008 № 42/18 Ваша фирма взяла на себя обязательства по монтажу, наладке и пуску в эксплуатацию локальной вычис­лительной сети в центральном офисе нашей ком­пании в здании по Лесной ул., 23. Однако в насто­ящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 4 к договору.

Несмотря на неоднократные устные обращения к руководителю бригады, выполняющей монтаж­ные и пусконаладочные работы (г-н Петров О.Г.), с просьбой дать объяснение причин нарушения сроков выполнения работ, убедительной инфор­мации мы не получили.

Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном слу­чае вам будут, согласно п. 9.1 договора, предъяв­лены штрафные санкции.


Письмо-требование о ликвидации недоде­лок
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   28


написать администратору сайта