деловое общение. Лекция Социальные технологии делового общения. Учебные вопросы

• Название: Лекция Социальные технологии делового общения. Учебные вопросы
• Анкор: деловое общение
• Дата: 14.05.2022
• Размер: 2.24 Mb.
• Имя файла: деловое общение.pptx
• Тип: Лекция; #529532
• страница: 6 из 6

Некоторых сотрудников можно держать на «телефонном расстоянии», т.е.вместо того, чтобы приглашать кого-либо «на всякий случай»,

его просят находиться на своем рабочем месте безотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

Схема размещения участников делового совещания

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

• Много совещаний проводится в кабинете директора;
• в ходе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители;
• помещение для совещания не оборудовано соответствующим образом и плохо освещено.

Вопросы организатору до совещания:



1. Требуется ли вообще проводить совещание?

2. Какая есть возможность заменить совещание?



3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Возможно ли сведение моего участия до минимума?



5. Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?

6. Удобно ли выбрано время?

7. Закрыто ли для посторонних помещение?



8. Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?

9. Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?



10. Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?

2этап. Проведение совещания

• Один из участников совещания ведет протокол
• Ведущий, как правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола
• Вопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат
• Выбирается стиль ведения совещания

Регламент (от лат- правило)- это порядок ведения заседания, собрания, совещания.

Установление регламента

Протокол совещаний – первичный официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания и принятые ими решения.

Составление протокола совещания

Протокол совещания

- наименование учреждения

- название документа (протокол)

- дата заседания и номер протокола

- место заседания

- председатель (лицо, проводящее совещание)

- секретарь (лицо, которое ведет протокол)

- список присутствующих

- повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов)

- текст (слушали-приняли)

- результаты голосования (необходим кворум)

• необходимые подписи
• выполнение решения возложено на…
• сроки исполнения

Правила проведения и организации совещаний

• Никаких совещаний без повестки дня.
• Совещание следует начинать всегда вовремя.
• Каждые 45 мин. – небольшие паузы для «глотка воздуха» и обычно очень полезных уточнений.
• Никаких телефонных разговоров и отлучек.

Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности

Основные ошибки, допускаемые при определении продолжительности совещания

• Не регламентируется продолжительность совещания;
• не соблюдается установленная продолжительность совещания;
• не делаются перерывы;
• не ограничивается время на доклады и выступления;

Рекомендации участнику делового совещания

• В чем состоит Ваш вклад в успешность проведения совещания?
• Умение слушать и анализировать на совещании.
• На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко.
• Участникам совещания целесообразно делать в ходе обсуждения заметки.
• Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения.
• При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства.
• В каждом выступлении должна быть по меньшей мере одна ведущая идея (или предложение).
• Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, которое обращает внимание на главное.

«Говорящие начистоту» это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение

«Ораторы» проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством

«Заводилы» они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы».

«Разрушители» слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие

«Мученики» они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так

«Адвокаты дьявола» для них все спорно

«Каменные лица» эти держат свои мысли при себе

КТО ЕСТЬ КТО

НА СОВЕЩАНИИ?

«Государственные мужи» продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми

Кто есть кто на ваших совещаниях?



Руководить совещанием легче, когда знаешь типологию людей, участвующих в нем. Так, Марк Мак-Кормак в книге «Секреты бизнеса для всех» предлагает обратить внимание на типы участников совещания, за которыми нужно наблюдать в процессе его проведения.

«Говорящие начистоту»

Это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение. Они не хитрят, у них нет задних мыслей. Это ценные участники любого совещания. Но их необходимо защищать, так как они могут не столько положить конец спорам, сколько породить новые.

«Мученики»

Они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так. Опасность в том, что они берут на себя вину чересчур быстро, возможно прежде, чем вы сумеете докопаться, кто и что стоит у истоков случившегося.

«Каменные лица»

Эти держат свои мысли при себе. Вам постоянно приходится гадать, какую игру эти люди ведут и на чьей они стороне.

«Заводилы»

Они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы. Я никогда не думал об этом». Это хорошие участники совещания.

«Ораторы»

Проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством. Создается впечатление, что они из кожи вон лезут, чтобы убедить в первую очередь самих себя, а не вас. Обращайтесь с ними осторожно – или лучше не обращайте на них внимания.

«Адвокаты дьявола»

Для них все спорно. Хорошо то, что они часто докапываются до правды. Плохо то, что они отнимают чересчур много времени и наносят слишком много ран. На совещание следует приглашать не более одного из них.

«Разрушители»

Слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею, чей-то проект или чье-то самолюбие.

«Любители расслабиться»

Они откидываются на спинку стула, поудобнее устраивают ноги, настраиваются на долгий приятный отдых и вовсе не торопятся решать вопросы, стоящие на повестке дня. Целесообразно встречаться с такими партнерами в холле или в помещении, где нет стульев.

«Государственные мужи»

Продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Теоретически к такому типу участников должен относиться руководитель совещания.

Проведение совещания

• Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен уметь правильно организовать дискуссию
• Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность, выслушивать их мнение
• Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента.
• Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)

Этапы деловой дискуссии

• Постановка проблемы (что обсуждается, зачем, в какой степени нужно решить проблему, какова цель дискуссии).

2. Уточнение предмета общения и предметных позиций (мнений) участников.

3. Выдвижение альтернативных вариантов.

4. Конфронтация участников.

5. Обсуждение и оценка альтернатив, поиск элементов сходства.

6. Установление согласия благодаря выбору наиболее приемлемого или оптимального решения.

Как контролировать дискуссию.



а) для сохранения единства участников совещания:



· не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

· не высказывать первым свою точку зрения;

· поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них;



б) для активизации участников совещания:



· иметь оптимальную стратегию принятия решения;

· создать условия для творческой работы;



· не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством;



· не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;

· не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;

Как контролировать дискуссию.

в) для активизации обсуждения предложений:

• задавать вопросы;
• высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;
• побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
• не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;
• чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор;
• оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;
• будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения;
• не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

3 ЭТАП. Подведение итогов и принятие решения.

Принятие решения.

Решения могут вырабатываться двумя способами:

• Специально избранная комиссия заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования.
• Председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решения.

Завершение совещания

• В завершении любого совещания всегда подводят итоги. Ведущий обобщает все положения, называет принятые решения;
• Завершать заседание рекомендуется в четко назначенное время.

Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение);

• Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол.

4 этап. Контроль за исполнением решения

На данном этапе определяются лица, которые будут осуществлять контроль.

Действия руководителя на разных этапах совещания

Этап совещания	Задачи руководителя	Действия руководителя
Начало совещания	Установление контакта; — Разъяснение цели и задач; — Создание настроя на работу .	Вступительное слово: приветствие, формулировка целей, задач, пожелание активной работы
Работа совещания	Экономия времени	Не допускать отклонения выступающих от регламента; — Корректно прерывать выступления, в которых содержится повторение фактов; — Не допускать споров, вызванных эмоциями .
	Обеспечение эффективности работы	— Указывать на отклонения выступающих от темы обсуждения; — Требовать четкости и ясности высказываний, убедительности аргументов. — Пресекать деструктивную критику
	Напоминание о цели работы	Периодически подводить промежуточные итоги обсуждения и повторять поставленную задачу

Этап	Задачи	Действия руководителя
Работа совещания	Максимальное использование интеллектуального потенциала специалистов, участвующих в совещании	Вовлекать всех специалистов — участников совещания — в обсуждение поставленной проблемы («Кто еще хочет высказаться по этому вопросу?», «Есть ли другие точки зрения?», «А что Вы думаете по этому вопросу?»
	Осуществление обратной связи	Поддерживать разговор, задавать уточняющие вопросы, повторять ключевые слова и идеи выступающего, чтобы дать понять, что он услышан («Я правильно понял что…?», «Вы это имели в виду?», «Итак, Вы предлагаете…»
	Побуждение к активной работе	— Не давать участникам выключаться из активной работы, отвлекаться; — Высказывать одобрение активным участникам; — Приветствовать альтернативные предложения
	Поддержание позитивного настроя участников	— Не допускать недоброжелательного тона высказываний; — Пресекать агрессивные реплики и некорректные высказывания; — Разряжать накалившуюся атмосферу
Завершение совещания	«Свернуть» обсуждение; Подвести итоги совещания	— Сформулировать и озвучить решение; — Назначить исполнителей; — Назначить сроки реализации решения; — Зафиксировать решение в протоколе

Вопросы после совещания:

• Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?



2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?



4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?



5. Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?



6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?



7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?



8. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?