Алексеева Т.В. 2011 Часть 2. Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)

• Название: Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)
• Дата: 16.01.2022
• Размер: 0.72 Mb.
• Имя файла: Алексеева Т.В. 2011 Часть 2.pdf
• Тип: Литература; #332320
• страница: 4 из 4

Система «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»).
Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях.
Среди них можно выделить следующие функции:
·
Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами (рис 28).
·
Контроль исполнения документов.
·
Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.
·
Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.
·
Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.
·
Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
·
Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы- навигаторы сети Интернет).
Рис. 28. Регистрация документов в системе ЕВФРАТ
Система Office Media (компания «InterTrust»).
Программный комплекс OfficeMedia предназначен для автоматизации документооборота и поддержки бизнес-процессов.
Система OfficeMedia состоит из четырех комплектов:
·
«Делопроизводство».
·
«Внешние контакты».
·
«Управление и планирование».
·
«Учет материальных ценностей».
Все эти комплекты образуют единую, налаженную систему, автоматизирующую работу организации.
Система решает следующие задачи:
·
Координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня.
·
Быстрый доступ к информации о внешних организациях и о текущем состоянии отношений с ними.
·
Предоставление средств для деловой переписки.
·
Регистрация документов, циркулирующих в организации.
·
Возможность оперативной раздачи поручений.
·
Анализ и контроль исполнительской дисциплины.
·
Согласование, ознакомление, исполнение документов.
В итоге внедрения системы достигается четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели, сократить издержки и получить преимущества перед конкурентами за счет оперативной работы с клиентами, поставщиками и партнерами.
Комплект «Делопроизводство» предназначен для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и обеспечивает следующие основные функции:
·
регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организации;
·
постановка на контроль документов и резолюций руководства организации;
·
статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
·
автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
·
создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Комплект «Внешние контакты» позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку внешних контактов организации и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами,
поставщиками и т.д. Комплект дает возможность организовать работу отдела продаж, планировать и контролировать работу по проектам.
Комплект «Управление и планирование» предназначен для автоматизации работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта предназначены для упрощения работы с договорами, контроля за поручениями и обращениями внутренних служб в отдел технической поддержки.
Комплект «Учет материальных ценностей». Комплект решает следующие задачи:
·
учет материальных ценностей, находящихся на балансе организации;
·
автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;
·
автоматизация процесса приема – передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;
·
контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.
Система Optima Workflow (компания «Оптима»).
Программный продукт (Система) OPTiMA-WorkFlow представляет собой полноценную систему конфиденциального электронного документооборота для организаций, деятельность которых связана с обработкой потоков информации.
Основным назначением OPTiMA-WorkFlow является:
·
автоматизация делопроизводства и канцелярии;
·
организация автоматизированного учета документов;
·
управление электронными архивами документов;
·
административная регламентация деятельности и управление деловыми процессами;
·
контроль выполнения работ, обработки документов и исполнения поручений;
·
обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа и искажений за счет использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи, в том числе сертифицированных, например, КриптоПро;
·
поддержка принятия управленческих решений;
·
интеграция с другими информационными системами предприятия;
·
распределенная обработка документов и межведомственный информационный обмен.
Программный продукт OPTiMA-WorkFlow имеет ряд преимуществ перед продуктами аналогичного назначения:
·
эргономичный пользовательский интерфейс;
·
строгая версионность объектов;
·
наличие средств генерации форм отчетности;
·
поддержка многофункциональных регистрационных карточек;
·
широкие возможности интеграции с внешними системами.
Программный продукт OPTiMA-WorkFlow позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации.
Система DocsVision (Компания DocsVision).
Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Общее назначение, область применения:
1.
Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процесами, в том числе:
·
делопроизводство, документационное обеспечение управления;
·
контроль исполнения решений и поручений;
·
архив документов предприятия;
·
согласование документов;
·
обработка заявок на обслуживание клиентов;
·
другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;
2.
Интеграция ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределенной структуре;
3.
Поддержка современных методик управления: управление качеством, знаниями, процессное управление.
Состав системы DocsVision:
1.
Программная платформа управления документами и бизнес-процессами – набор программных компонентов, предоставляющий функции работы с документами, включает в себя открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений и базовые клиентские компоненты.
2.
Стандартные приложения:
·
«Делопроизводство» – обеспечивает типичные процессы организационно – распорядительного документооборота: регистрацию,
рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование документов.
·
«Управление процессами» – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
·
Средства настройки и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Система «Босс-Референт» (компания «Ай-Ти»).
Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:
1)
документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;
2)
контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;
3)
работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
Автоматизируемые функции.
1.
Документационное обеспечение принятия решений:
·
Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.

·
Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
·
Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
·
Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
·
Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
·
Работа с версиями и редакциями документов.
2.
Обработка входящих и исходящих документов:
·
Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
·
Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
·
Поддержка сложных регистрационных номеров.
·
Обеспечение работы нескольких канцелярий.
3.
Контроль исполнительской дисциплины:
·
Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
·
Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
·
Контроль сроков и работ по выполнению поручений.
·
Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.
4.
Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций:
·
Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
·
Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
·
Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.
Максимально используя возможности платформы IBM Lotus, БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию традиционного делопроизводства и управленческого документооборота. Средствами системы можно быстро автоматизировать новые деловые бизнес-процессы с присущими им схемами движения документов.
Вопросы для самопроверки:
1.
Перечислите известные системы автоматизации документооборота.
2.
На базе какой платформы создана система БОСС-Референт?
3.
Каким образом реализована система LanDocs?
4.
Из каких модулей состоит система Золушка?
5.
Какую систему Вы порекомендуете для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций?
6.
Какая фирма выпускает систему Евфрат?
7.
Назовите основные функции системы Евфрат Документооборот.
8.
Назовите состав системы DocsVision.
9.
Какой программный продукт выпускает компания ООО «Электронные офисные системы»?
10.
Какая система реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства.
Литература по теме:
1.
Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220
с.- (серия «Непрерывное образование»).
2.
www.docsvision.com
– сайт компании «DocsVision».
3.
www.evfrat.ru
– сайт фирмы «Cognitive Technologies».
4.
www.optima.ru
– сайт компании «Оптима».
5.
www.eos.ru
– сайт компании «Электронные офисные системы».
6.
www.lanit.ru
– сайт фирмы «Ланит».
7.
www.landocs.ru
– система landocs фирмы «Ланит».
8.
www.elar.ru
– сайт корпорации «ЭЛАР».
9.
www.intertrust.ru
– сайт компании «InterTrust»
10.
www.it.ru
– сайт компании «Ай-Ти».
11.
www.mdi.ru
Практическое задание.
Цель:
1.
Знакомство с системами электронного документооборота.
Задание 1.
Используя ресурсы Интернет, проанализируйте и сравните достоинства и недостатки четырех систем электронного документооборота по своему усмотрению (табл. 7).
Таблица 7.
Сравнение СЭД
Название системы
Преимущества
Недостатки