Алексеева Т.В. 2011 Часть 2. Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)
 Скачать 0.72 Mb.
|
|
© Алексеева Т.В., 2011 © Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2011 Содержание Тема 1. Автоматизация документооборота Вопрос 1. Автоматизация создания документов. Вопрос 2. Формы и шаблоны документов. Вопрос 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. Вопрос 4. Организация массового ввода бумажных документов. Вопрос 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. Вопросы для самопроверки: Литература по теме: Практическое задание. Тема 2. Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос 1. Структурирование документационного обеспечения (процессный подход). Вопрос 2. Очередность внедрения системы электронного документооборота. Вопрос 3. Выбор системы электронного документооборота. Вопрос 4. Бизнес – требования. Вопрос 5. Требования к программному обеспечению. Требования к ресурсам системы. Вопросы для самопроверки: Литература по теме: Практическое задание. Тема 3. Этапы развития и классы систем электронного документооборота Вопрос 1. Этапы автоматизации документооборота. Вопрос 2. Категории систем управления документооборотом. Вопрос 3. Системы коллективной работы «groupware». Вопрос 4. Системы автоматизации управления документооборотом. Вопрос 5. Системы автоматизации деловых процессов. Вопрос 6. Интегрированные системы управления документооборотом. Вопросы для самопроверки: Литература по теме: Практическое задание. Тема 4. Обзор современных систем автоматизации офисной деятельности Вопрос 1. Обзор систем автоматизации офисной деятельности. Вопросы для самопроверки: Литература по теме: Практическое задание. Тема 1. Автоматизация документооборота Вопросы темы: 1. Автоматизация создания документов. 2. Формы и шаблоны документов. 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. 4. Организация массового ввода бумажных документов. 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. Цель: 1. Сформировать представление о методах автоматизации работы с документами. Задачи: 1. Изучить методы автоматизации создания документов. 2. Познакомиться с процедурой массового ввода документов в информационную систему. 3. Освоить технологию создания рассылки документов. Основные понятия: · Шаблон. · Форма. · Сканирование. · Распознавание. · Структурированный документ. · Поле документа. · Изображение документа. · Рассылка документов. · Электронная почта. · Список рассылки. Теоретический материал по теме Вопрос 1. Автоматизация создания документов. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации создания, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Основными задачами автоматизации документооборота являются: · интеграция технологий делопроизводства в единый процесс; · ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций; · автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами; · формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов); · планирование и управление ресурсами; · автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением); · организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени; · обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия; · обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы); · формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям. Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организации создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников, документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п. Для оформления таких типовых документов создаются специальные формы или шаблоны. Вопрос 2. Формы и шаблоны документов. Шаблон – это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах и многое другое. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера шаблон позволяет быстро изготовить новые аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование. В программе Microsoft Word имеются специальные шаблоны для создания типовых документов, например писем или факсов (рис. 19). Кроме того, и это очень важно, шаблон может содержать средства автоматизации подготовки документов. Пакет Microsoft Office позволяет создавать шаблоны часто используемых частей текста и документов. Создание документа на основе шаблона заключается в заполнении определенной формы, создаваемой шаблоном. Рис. 19. Шаблон факса Форма – это заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации. Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается и вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами. Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге. Некоторые формы документов являются общими для всех организаций. Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа (рис. 20). Рис. 20. Форма докладной записки Вопрос 3. Автоматизация ввода и рассылки документов. В настоящее время подготовка документов в организациях ведется исключительно на компьютерах. Документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей (файл документа) с использованием стандартных офисных приложениях (например, MS Word или Excel). Для хранения документов создаются электронные архивы. Системы электронного документооборота работают с документами в электронной форме. Поступать в организацию документы могут по электронной почте, в этом случае они также представлены в электронной форме и могут быть загружены в информационную систему. Документы могут быть доставлены курьером, получены по почте или с помощью факсимильной связи. В этом случае они являются обычным бумажным документом. Введение таких документов в информационную систему производится сканированием с последующим распознаванием текста. При этом может быть получен образ документа (картинка) или электронный документ (после распознавания). При большом потоке бумажных документов в организации приходиться решать задачу массового ввода документов в систему. Вопрос 4. Организация массового ввода бумажных документов. Рассмотрим содержание основных операций автоматизированного ввода бумажных документов. Автоматизированное чтение и ввод документов включает в себя следующие операции: 1. Подготовка документа к сканированию. 2. Получение изображения документа. 3. Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу. Подготовка документа к сканированию включает в себя две операции: непосредственную подготовку документа к сканированию и выполнение описания настройки системы на конкретную форму документа. В основе выполнения этого состава операций лежит понятие форматированного (структурированного) документа. Основной структурной единицей форматированного документа является поле документа. Поле – это место в документе, в котором размещаются сведения определенной категории, например адресное поле для хранения почтового адреса. Каждое поле описывается в двух аспектах: визуально, в частности геометрически, и содержательно. Получение изображения документа включает в себя выполнение таких операций как сканирование, контроль качества отсканированных изображений и возможное повторное сканирование (рис. 21). Рис. 21. Схема получения изображения документов Распознавание и ввод данных, содержащихся в документе в информационную базу предполагает выполнение следующих основных операций: предварительная обработка изображений, нахождение полей, проверка распознанной информации, ввод данных в информационную базу. Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: · OCR (Optical Character Recognition) – технология оптического распознавания печатных символов, · ICR (Intelligent Character Recognition) – технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки, · OMR (Optical Mark Recognition) – распознавания отметок. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа или бланка. Это позволяет автоматически помещать распознанную информацию в поля базы данных без участия оператора. Строгое соблюдение стандарта внешнего вида формы существенно повышает точность распознавания полей документа. Контроль распознанных данных является следующей операцией, реализуемой системой ввода. Системы автоматического распознавания обычно вместе с результатом возвращают так называемую «степень уверенности». Для повышения надежности данных после распознавания применяются определенные пользователем автоматизированные методы проверки данных (например, можно проверить, имеется ли распознанная информация в базе данных, и если нет, то пометить поле как некорректное). Для повышения надежности данных используются дополнительные механизмы, такие как применение словарей и таблиц, определяемых пользователем. Помимо этого, системы включают специальные встроенные средства для определения специальных процедур проверки для каждого поля документа. В качестве системы обработки форм можно использовать систему Cognitive Forms компании Cognitive Technologies. Cognitive Forms – Российская система промышленного ввода стандартных форм документов. Она предназначена для автоматизированного ввода в информационные системы и базы данных произвольных, одно- и многостраничных форм документов. При этом документы должны удовлетворять определенным требованиям к оформлению и заполнению и быть подготовленными на лазерных, струйных, и матричных принтерах или стандартных бланках с использованием пишущих машинок. Использование такой системы позволяет обеспечить ускорение ввода стандартных форм документов в 5-10 раз по сравнению с ручным вводом, уменьшение количества ошибок. Если данные после распознавания помечены как не корректные, то они автоматически направляются на ручное редактирование. Во время редактирования оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность откорректировать его. После ввода оператором новых данных снова применяются правила проверки данных, т.е. на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. Индексирование и загрузка данных. Заключительная операция процесса – это экспорт изображений документов и сопутствующих данных в конкретную систему документооборота или базу данных и индексирование. Основными требованиями к экспорту являются поддержка различных форматов данных и его скорость. После того, как документ распознан, он поступает в базу данных или в систему управления документами, где проводится его индексирование. В отличие от обычной системы распознавания система ввода стандартных форм использует формальное описание исходной формы документа, описание модели ввода и модели соответствия полей ввода и индексирования. Это позволяет автоматически производить индексирование документов и загружать информацию в поля базы данных или архив без участия оператора. В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может быть загружен в полнотекстовый модуль или информация, извлеченная из него, должна будет попасть в систему атрибутивной индексации. Например, значения из полей формы попадают в карточку документа, при этом может быть сохранено изображение документа (рис. 22). Рис. 22. Автоматический разбор содержания документа с помощью подсистемы «Понимание документов» Евфрат Вопрос 5. Организация рассылки документов с использованием информационных технологий. Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически мгновенно после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный, магнитный или оптических носитель. Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности: · Оперативной доставки документов адресатам. · Одновременной рассылки любому количеству адресатов. · Редактирования полученных документов, их хранения и рассылки. · Вывода на печать полученных документов. Функционирование электронной почты основано на коллективном использовании памяти главного компьютера и маршрутизации электронных писем. Абонент электронной почты является пользователем персонального компьютера, подключенного к главному компьютеру посредством обычной телефонной сети, либо специальной компьютерной сети. Маршрутизация обеспечивается специальным программным обеспечением сети электронной почты. Подготовка деловых сообщений, предназначенных для отправки нескольким адресатам одновременно, начинается с создания списка адресатов. Для хранения адресов можно использовать личную адресную книгу, адресную книгу на сервере или список контактов. Если часто приходиться отправлять сообщения одним и тем же группам адресатов, то имеет смысл определить списки рассылки. Можно создать столько списков, сколько требуется, включив при этом некоторых адресатов одновременно в несколько различных списков. В дальнейшем имя созданной группы рассылки, как и имя адресата, можно вводить с клавиатуры или выбирать из адресной книги. Вопросы для самопроверки: 1. Назовите основные задачи автоматизации документооборота. 2. Какие операции включает в себя подготовка документа к сканированию? 3. Что является основной структурной единицей форматированного документа? 4. Какие операции включает в себя процедура получения изображения документа? 5. Какие операции включает в себя процедура распознавания и ввода данных? 6. Какие преимущества обеспечивает система автоматизированного ввода стандартных форм документов по сравнению с ручным вводом? 7. С помощью каких средств можно организовать массовый ввод документов в информационную систему? 8. С помощью каких средств можно организовать массовую рассылку документов? 9. Дайте определение шаблона документа. 10. Дайте определение формы документа. Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Непрерывное образование»). 2. Рогожин М. Ю. «Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие» – Издательство: Проспект, 2010.- 384 с. 3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010.- 576 с. 4. http://evfrat.ru/about/business-automate/ – сайт компании Cognitive Technologies. Практическое задание. Цели: 1. Освоить методы автоматизации отправки документов. 2. Получение навыков создания рассылки документов. Задание 1. Создайте форму электронного документа для серийного письма и автоматически заполните ее для всех своих клиентов. Для выполнения задания используйте функцию слияния. Рекомендации к выполнению: 1. Для создания формы серийного письма используйте созданный Вами шаблон Бланк конкретного документа, открыв его из своей папки. 2. Возьмите команду Рассылки – Начать слияние – Пошаговый мастер слияния. Откроется окно Слияние. 3. Выберите тип документа Письма и щелкните Далее. 4. За основу для создания писем выберите Текущий документ. Щелкните Далее. 5. На шаге Выбор получателя выберите Создание списка и щелкните Создать. 6. Введите список 10 клиентов, заполнив необходимые поля. Сохраните его в своей папке под именем Клиенты. 7. Затем перейдите к следующему этапу Создание письма. 8. Введите текст письма о выпуске новой продукции вашей фирмой. Проверьте, работает ли установленное в шаблоне форматирование текста. 9. Затем удалите текст обращения и вставьте вместо него общее поле Строка приветствия, используя ссылку в окне мастера. В диалоговом окне Строка приветствия выберите необходимый состав строки приветствия. 10. Удалите реквизиты адресата и вставьте вместо них общее поле Блок адреса, используя ссылку Блок адреса или ссылку Другие элементы. Добавьте поле Телефон. 11. На следующем шаге просмотрите письма и завершите слияние. Если при просмотре выявились какие-либо ошибки, вернитесь на шаг назад и исправьте ошибки. 12. Затем возьмите команду Изменить часть писем. При этом создается новый документ, содержащий все письма, адресованные Вашим клиентам. На этом этапе происходит слияние созданной Вами формы серийного письма с базой данных клиентов вашей фирмы. Вы можете изменить часть писем по своему усмотрению, если это необходимо. 13. Сохраните письма в свою папку под именем Рассылка. 14. Аналогично создайте еще одно информационное письмо о проведении презентации новой продукции, но для создания используйте шаблон стандартного письма при выборе Типа документа в мастере слияния. 15. Сравните технологию создания писем. 16. Создайте конверты для писем, используя Мастер слияния. 17. Создайте наклейки на конверты для групповой рассылки писем используя, Мастер слияния. |