Алексеева Т.В. 2011 Часть 2. Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)
 Скачать 0.72 Mb.
|
|
Тема 2. Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопросы темы: 1. Структурирование документационного обеспечения. 2. Очередность внедрения системы электронного документооборота. 3. Выбор системы электронного документооборота. 4. Бизнес требования. 5. Требования к программному обеспечению. Требования к ресурсам системы. Цели: 1. Сформировать представление о технологии внедрения автоматизированных систем электронного документооборота. Задачи: 1. Изучить последовательность внедрения СЭД. 2. Рассмотреть критерии выбора систем электронного документооборота. Основные понятия: · Процесс. · Процесс ДОУ. · Структурирование процессов. · Бизнес-требования. · Идентификация. · Аутентификация. · Авторизация. · Группы доступа. · Делегирование прав. · Версия документа. · Бизнес – логика. Теоретический материал по теме К числу наиболее важных методологических аспектов формирования системы электронного документооборота следует отнести такие как: a) Структурирование документационного обеспечения (процессный подход). b) Очередность внедрения системы электронного документооборота (доведение системы до рядовых исполнителей). c) Охват круга задач документационного обеспечения и организации хранения документов (комплексная автоматизация). d) Выбор средств реализации (промышленные программные комплексы). Вопрос 1. Структурирование документационного обеспечения (процессный подход). В 90-е годы сформировался подход к исследованию систем, получивший название процессного. Новый подход заключается в сквозном рассмотрении деловых процессов как совокупности материальных, информационных, финансовых потоков по подразделениям организации. Процесс – это совокупность взаимосвязанных действий, обеспечивающих достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на входе в продукцию или услуги на выходе системы. Процессный подход эффективно используется в различных областях деятельности. В том числе данный подход применим и к такой деятельности как документационное обеспечение. При этом возникает понятие процесса документационного обеспечения (процесс ДОУ). Процесс ДОУ – это процесс обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело. Процессный подход применительно к документационному обеспечению заключается в выделении совокупности процессов ДОУ и их структуры, формализованного описания данных процессов и их дальнейшего совершенствования, в том числе с применением современных информационных технологий. Структурирование процессов ДОУ подразумевает выделение этапов обработки документов для каждого процесса и последующую декомпозицию каждого этапа до необходимого уровня детализации. Формализованное описание процессов может производиться как вербально (словесно), так и с использованием получивших в последние годы широкое распространение CASE-технологий (графических технологий). Результатом формализованного описания процессов управления документацией может стать графическая функциональная модель документационного обеспечения. Рекомендуется строить как существующую модель, описывающую документационное обеспечение на момент начала работ по созданию системы электронного документооборота, так и нормативную модель, описывающую проект документационного обеспечения в условиях использования системы электронного документооборота. Дальнейшая работа по созданию системы электронного документооборота должна проводиться на основе полученной структуры процессов ДОУ. В частности, данная структура может использоваться для выделения подсистем электронного документооборота. В качестве примера можно привести подсистему обработки внутренней организационно-распорядительной документации и подсистему обработки входящей и исходящей корреспонденции. Вопрос 2. Очередность внедрения системы электронного документооборота. Внедрение корпоративной системы электронного документооборота – комплексный процесс, требующих значительных ресурсов. В связи с этим часто возникает задача организации внедрения системы электронного документооборота в несколько очередей (рис. 23): Рис. 23. Очередность внедрения системы электронного документооборота Автоматизация централизованной службы ДОУ. В крупных и средних организациях обычно создается централизованное подразделение, которое получает название «Общий отдел», «Управление делами», «Канцелярия» и т.п., и выделяются службы делопроизводства структурных подразделений (управлений и департаментов). На первом уровне система электронного документооборота устанавливается только в централизованной службе ДОУ. При этом автоматизации подвергается выполнение следующих функций этой службы: · регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов; · учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль; · централизованный контроль исполнения документов; · списание документов в дело; · ведение информационно-справочной работы; · формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом. Автоматизация служб ДОУ структурных подразделений. На втором уровне система электронного документооборота в службах ДОУ структурных подразделений. При этом помимо описанных в предыдущем разделе функций централизованной службы ДОУ автоматизации подвергается выполнение следующих функций службы ДОУ структурного подразделения: · учет входящих в подразделение документов; · регистрация документов, исходящих за подписью руководителя подразделения; · учет резолюций, выданных по документам, и постановка документов на контроль на уровне подразделения; · контроль исполнения документов на уровне подразделения; · оформление проектов документов; · ведение информационно-справочной работы; · формирование делопроизводственных отчетов по подразделению. Использование системы электронного документооборота в службах ДОУ структурных подразделений позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях. На третьем уровне автоматизации система электронного документооборота распространяется на работу исполнителей. В этом случае исполнители сами могут вносить данные о ходе исполнения документов, что значительно повышает оперативность работы. Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде. Если число структурных подразделений и сотрудников в них достаточно велико, то расширение круга пользователей системы реализуется в несколько этапов. При этом на очередном этапе к системе должны подключаться все сотрудники одного или нескольких автоматизируемых подразделений. В целом внедрение трехуровневой системы электронного документооборота позволяет создать единое информационное пространство организации, в котором сотрудники по мере необходимости в соответствии с предоставленными им правами доступа могут получать оперативную и актуальную информацию. Вопрос 3. Выбор системы электронного документооборота. Руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭДО), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и с описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли программный продукт решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. Необходимо сначала проанализировать предметную область и определить требования к системе документооборота, которые складываются из: · Бизнес-требований. · Требований к программному обеспечению. Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Бизнес-требования включают: · Требования пользователей системы. · Требования к хранилищам данных. · Работу с бизнес логикой. · Работу с документами. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам. Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. Вопрос 4. Бизнес – требования. Идентификация пользователей и работа в системе. Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя. К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. Организация хранилища документов. Организация хранилища документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д. Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Другой важный фактор, без наличия которого электронный документооборот не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Необходимо определить какие виды поиска требуется, по каким критериям должен идти поиск. Работа с документами. Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертация (преобразование) документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище. Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить, от какого пользователя проводилась та или иная операция. Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Работа с бизнес-логикой. Делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий делопроизводство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться. Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций, имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию (рис 24). Рис. 24. Маршрут документа Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем. Вопрос 5. Требования к программному обеспечению. Требования к ресурсам системы. Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов. Главным программным требованием является требование к операционной системе. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем. Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место. Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место. Стоимость продукта и его внедрения. Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части. Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов. Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота. Удобство сопровождения. Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Поддержка может предоставляться – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного. Удобство в использовании. Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией. Вопросы для самопроверки: 1. В чем заключается процессный подход применительно к документационному обеспечению? 2. Что такое процесс ДОУ? 3. Что такое структурирование процессов ДОУ? 4. Опишите последовательность внедрения системы электронного документооборота. 5. Какие возможности работы с документами должна обеспечивать система электронного документооборота? 6. Что такое бизнес – логика? 7. Назовите требования к программному обеспечению. 8. Зачем нужно разграничение прав доступа? 9. Какие требования предъявляются к организации хранения документов? 10. В чем заключается идентификация пользователя? Литература по теме: 1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.- (серия «Непрерывное образование»). 2. Рогожин М. Ю. «Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие» – Издательство: Проспект, 2010.- 384 с. 3. Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010.- 576 с. Практическое задание. Цель: получение навыков определения требований к системе СЭД. Задание 1. Определение необходимого объема хранилища документов. Имеется склад, на котором хранится три вида товара. Каждый понедельник происходит пополнение товаров на складе. При этом оформляется накладная о приемке товара. В течение недели товар отпускается со склада 5 оптовым покупателям. При этом трое из них получают товар три раза небольшими партиями. Каждый отпуск товара со склада оформляется накладной. В конце недели оформляется приходно-расходная ведомость. Подсчитайте среднее количество документов, оформленное на складе в течение трех месяцев, года. Рекомендации к выполнению: Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: Количество документов за основные месяцы (сентябрь – май): Количество документов за летние месяцы (июнь – август): Получаем – 8100 документов в год, С учетом планируемого увеличения рынка сбыта – документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000. Выполните задание аналогично рассмотренному примеру. |