Алексеева Т.В. 2011 Часть 2. Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)

Название	Литература по теме Практическое задание. Тема Подходы к внедрению систем электронного документооборота Вопрос Структурирование документационного обеспечения (процессный подход)
Дата	16.01.2022
Размер	0.72 Mb.
Формат файла
Имя файла	Алексеева Т.В. 2011 Часть 2.pdf
Тип	Литература #332320
страница	3 из 4

1 2 3 4

Тема 3. Этапы развития и классы систем электронного документооборота
Вопросы темы:
1.
Этапы автоматизации документооборота.
2.
Категории систем управления документооборотом.
3.
Системы коллективной работы «groupware».

4.
Системы автоматизации управления документооборотом.
5.
Системы автоматизации деловых процессов.
6.
Интегрированные системы управления документооборотом.
Цели:
1.
Сформировать представление о классах систем электронного документооборота.
Задачи:
1.
Изучить этапы развития систем электронного документооборота.
2.
Познакомиться с различными классами систем электронного документооборота.
Основные понятия:
·
Бизнес-задание.
·
Бизнес-процесс.
·
Groupware.
·
Docflow.
·
Workflow.
Теоретический материал по теме
Вопрос 1. Этапы автоматизации документооборота.
Каждый тип документа в организации или на предприятии имеет свой регламент обработки, который содержится в маршрутном листе,
документально отражает схему документооборота этого документа.
В свою очередь каждая функция управления строится на основе использования определенных документов, с каждым из которых производятся определенные операции. Для этого их собирают в папки (дела), к которым прикрепляют соответствующие маршрутные листы, а затем посылают по почте либо с курьером от специалиста к специалисту.
Во время выполнения функций управления на предприятии, будь то в сфере производства или услуг, успешная деятельность будет зависеть непосредственно от организации сбора, обработки, маршрутизации и распространения информации.
Анализ значимости отдельных операций производят менеджеры, извлекая папки и просматривая написанные от руки аннотации на маршрутной карте. Они всего несколькими росчерками пера в данном документе, в соответствии со своими правами, имеют возможность изменить маршрут прохождения того или иного документа.
Эта методика имеет ряд недостатков, основные из которых заключаются в том, что при такой организации информация часто теряется,
возникают непредвиденные задержки на пути прохождения документов, трудно отследить состояние работы в определенный момент времени, поэтому возникла проблема автоматизации документооборота, решение которой проходило несколько стадий.
I этап. Конец 60-ых и начало 70-х годов прошлого века характеризовались использованием ЭВМ для автоматизации в основном процедуры контроля исполнения документов, заполнения регистрационных карточек и ведения электронной картотеки. Позже в конце 70-х и в начале 80-х годов в таких системах стали применять электронную почту с редактором документов, позволившем создавать и отправлять по почте электронные документы.
II этап. Середина 80-х отмечена появлением систем, автоматизирующих хранение электронных документов, в которых бумажные документы сканировались с помощью специальных устройств, и пользователи имели дело уже с их цифровыми копиями, которые гораздо более доступны и удобны в хранении и использовании. Это позволило в конце 80-х годов создать документооборот, который можно было выразить словом «docflow».
Системы работы с образами документов, реализовав преобразование бумажных документов в цифровую форму, сделали доступ к информации значительно эффективнее, к тому же пользователи получили набор инструментов для настраиваемой маршрутизации и управления изображениями и другой информацией.
Это существенно упростило получение статистической информации по выполняемым работам, а также автоматизировало стандартные задачи документооборота. В корпоративной среде клиент-сервер продукты данного класса позволяют организовать стандартное управление большими объемами изображений документов.
III этап. В начале 90-х для всех типов экономических систем ответственное выполнение всеми сотрудниками порученных работ выходит на первый план, поэтому старая технология автоматизации документооборота становится недостаточной, в силу чего появляется новая технология
«workflow».
В таких системах можно выделить две особенности:
·
Образы документов и другие документы рассматриваются в качестве одного из типов данных, наряду с файлами данных, графикой, аудио и видео.
·
В системах, автоматизирующих управление работами или деловыми процессами, фигурируют два основополагающих понятия: бизнес-задание и бизнес-процесс, для исполнения которых необходимо своевременно поставлять нужные документы.
Бизнес-задание – это работа, которая должна быть исполнена.
В средства, помогающие автоматизировать выполнение бизнес – задания, корпорации вкладывают миллионы долларов. Часто из-за модульной архитектуры их называют компонентным программным обеспечением. В рамках единого интерфейса пользователь, независимо от стоящей перед ним в данный момент конкретной задачи, получает при загрузке в систему доступ сразу ко всем приложениям.
Бизнес-процесс – это процесс управления бизнес-заданиями, т. е. их моделирование, модификация, сопровождение.
Бизнес-процесс описывает последовательность взаимодействия сотрудников при выполнении работ (кто, что, над чем, когда и в течение какого времени должен сделать).
Для эффективной организации документооборота необходимо точно знать, какая информация нужна для выполнения бизнес-заданий, когда она должна быть предоставлена, в каком порядке и что делать при возникновении исключительных ситуаций – это лишь небольшой список встающих вопросов.
Вопрос 2. Категории систем управления документооборотом.
Рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории, в зависимости от объема и сложности выполняемых операций:
·
Системы коллективной работы.
·
Системы автоматизации управления документооборотом.
·
Системы автоматизации деловых процессов.

·
Интегрированные системы управления документооборотом.
Вопрос 3. Системы коллективной работы «groupware».
В группу систем groupware входят многие почтовые системы, такие как MS Exchange или GroupWise, главное назначение которых – обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов.
Системы коллективной работы класса «groupware» ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных. Часто эти системы построены на базе Lotus Notes в среде
«клиент-сервер».
Системы электронной почты (ЭП) с расширенным функционалом.
Продукты данного класса предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов, но инициируемых произвольно. Таким образом, это системы свободной маршрутизации класса «ad hoc». Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.
Автоматизированные системы контроля исполнения документов с электронной почтой (ЭП).
Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с ЭП применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов.
Задачами такого рода систем является учет всей документации учреждения, а также постановка на контроль и контроль за исполнением документов. В сущности, системы, основываясь на персональной СУБД, ведут журналы регистрации и контроля или регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, сигнализируют о приближении сроков окончания исполнения, о просроченных документах, выдают информацию в виде отчетов.
Системы рассчитаны на делопроизводственный персонал и группы контроля.
Они характеризуются ограниченным перечнем выполняемых строго регламентированных деловых процессов и имеют целью совершенствование выполнения основных делопроизводственных процедур.
Вопрос 4. Системы автоматизации управления документооборотом.
Системы класса «docflow» ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документав организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту.
Данный класс систем считается универсальным, т.е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на делопроизводство, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов.
Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации,
имеющих строго регламентированные процедуры обработки.
Вопрос 5. Системы автоматизации деловых процессов.
Этот класс систем документооборота «workflow» предназначен для жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации. В выполнение работ вовлечено большое количество взаимодействующих сотрудников, имеющих дело с различными типами информации.
В основу функционирования таких систем положено понятие потока работ. Базовой единицей в них является работа, которая должна быть выполнена с определенными условиями в заданной последовательности и заданными исполнителями. Исполнение работы может производиться в различных временных рамках, контролироваться по времени и содержанию, с ней могут связываться документы, задания, резолюции и т.п.
Понятие работы в workflow гораздо шире, чем документа, понятие движения работ шире движения документов, т.е. workflow, в сущности,
включает в себя документооборот как частный случай.
Программное обеспечение типа «workflow» ориентировано на деловой процесс, и для него лучше всего подходят архитектура «клиент-сервер» и высокопроизводительные серверы. Примерами областей, в которых применяются данные системы, могут быть банки, государственные службы,
службы кредитных карточек покупателей или страховые компании.
Вопрос 6. Интегрированные системы управления документооборотом.
Однако следует учесть, что на уровне крупных предприятий и корпораций автоматизация деловых процессов не может быть достигнута с помощью отдельных систем свободной или жесткой маршрутизации либо ориентированных на электронную почту, – нужна интеграция этих решений в соответствии с запросами конкретного предприятия. Поэтому в настоящее время получают большое распространение интегрированные системы управления документооборотом, объединяющие выполнение всех функций и работающие с удаленными пользователями через средства Internet.
Вопросы для самопроверки:
1.
Охарактеризуйте этапы автоматизации документооборота.
2.
Что такое технология Docflow?
3.
Что такое технология Workflow?
4.
Перечислите категории систем автоматизации документообора.
5.
Что такое бизнес-задание?
6.
Что такое бизнес-процесс?
7.
Перечислите функции интегрированных систем управления документооборотом.
8.
Для чего предназначены системы коллективной работы?
9.
Для чего предназначены системы автоматизации управления документооборотом?
10.
Для чего предназначены системы автоматизации деловых процессов?
Литература по теме:
1.
Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия, 2010.-220 с.-
(серия «Непрерывное образование»).
2.
Рогожин М. Ю. «Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие» – Издательство: Проспект, 2010.- 384 с.
3.
Кузнецов И. Н.Документационное обеспечение управления. Учебник для вузов.- Юрайт-Издат, 2010.- 576 с.
Практическое задание.
Цели:
1.
Познакомиться с системами автоматизации управления документооборотом.
2.
Познакомиться с системами автоматизации деловых процессов.

Задание 1.
Проведите сравнение двух типов систем автоматизации документооборота по следующей схеме:
«workflow»
«docflow»
Тема 4. Обзор современных систем автоматизации офисной деятельности
Вопросы темы:
1.
Обзор систем автоматизации офисной деятельности.
Цели:
1.
Сформировать представление о современных системах автоматизации документооборота.
Задачи:
1.
Познакомиться с системами электронного документооборота, представленными на рынке программного обеспечения.
2.
Познакомиться с фирмами, производящими системы электронного документооборота.
Основные понятия:
·
Система «Дело».
·
Система LanDocs.
·
Система «Золушка».
·
Система «Евфрат».
·
Система Office Media.
·
Система DocsVision.
·
Система Optima Workflow.
·
Система «Босс-Референт».
Теоретический материал по теме
Вопрос 1. Обзор систем автоматизации офисной деятельности.
Характерной чертой нашего времени является бурное развитие информационных технологий и высокая активность компаний, производящих различные компьютерные продукты. Не являются исключением и компании, специализирующиеся на автоматизации процессов документационного обеспечения управления.
Система «Дело» (ООО «Электронные офисные системы).
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности
(основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций (рис. 25).
Рис. 25. Интерфейс системы «Дело»
Система обеспечивает выполнение следующих операций:
·
Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
·
Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе.
·
Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
·
Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
·
Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
·
-Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации.
·
Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений.
·
Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
·
Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
·
Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
·
Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
·
Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с

традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
·
-Хранение электронных образов документов.
·
Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
·
Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.
Система LanDocs (фирма АО «Ланит»).
Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба.
Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей,
разработчиков и специалистов группы поддержки).
Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:
·
Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек.
·
Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
·
Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
·
Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений (рис. 26).
Рис. 26. Контроль за прохождением документа
·
Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
·
Поддержка нескольких версий одного документа.
·
Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
·
Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
·
Организация архивирования документов.
·
Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
·
Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
Система «DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка»« (НТЦ «Институт развития Москвы»).
DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка» является одним из модулей DIS:систем НТЦ ИРМ и гарантированно интегрируется со всеми продуктами серии, что позволяет получить полноценную корпоративную информационную систему.
Возможны два варианта поставки комплекса: DIS:class Enterprise и DIS:class Business.
DIS:class Enterprise включает три модуля: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма Граждан». Система предназначена для внедрения в государственных и крупных коммерческих организациях.
DIS:class Business включает два модуля: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения». Она предназначена для внедрения на предприятиях малого и среднего бизнеса.
Программно-технологический комплекс DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка» представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов.
DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка»: позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела – регистрацию, обработку и контроль исполнения документов:
·
регистрацию исходящей и входящей почты в многоуровневой карточке, куда заносятся сведения о документе и ходе его исполнения;
·
поиск документов по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию)
документа;
·
контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
·
выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
·
подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, тематическим рубрикам и т.д.;
·
вывод на печать регистрационных карточек, статистических справок, сводок и напоминаний для облегчения ведения традиционного делопроизводства;
·
создание реестров рассылки документов;
·
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
·
организация ведения архива электронных копий документов.
Программно-технологический комплекс «DIS:class Enterprise» состоит из трех функциональных компонентов программных систем.
«Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов,
повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель. «Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения.
«Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
«Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат — отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам (рис. 27).

Рис. 27. Окно регистрации писем граждан

1 2 3 4