МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ ОПЕРАТИВНО-ДЕЖУРНОЙ СМЕНОЙ ЦЕНТРА УП. Статья автоматизация ГП3. Методические рекомендации по применению автоматизированных систем при подготовке документов оперативнодежурной сменой центра управления в кризисных ситуациях

Название	Методические рекомендации по применению автоматизированных систем при подготовке документов оперативнодежурной сменой центра управления в кризисных ситуациях
Анкор	МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ ОПЕРАТИВНО-ДЕЖУРНОЙ СМЕНОЙ ЦЕНТРА УП
Дата	05.03.2022
Размер	1.85 Mb.
Формат файла
Имя файла	Статья автоматизация ГП3.docx
Тип	Методические рекомендации #383663

УДК

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ ОПЕРАТИВНО-ДЕЖУРНОЙ СМЕНОЙ ЦЕНТРА УПРАВЛЕНИЯ В КРИЗИСНЫХ СИТУАЦИЯХ

Аннотация: В статье на основе требований по обеспечению устойчивости функционирования комплекса управления процессами в кризисной ситуации, были разработаны методические рекомендации по переходу к использованию системы интеллектуальной поддержки принятия управленческих решений руководителями и специалистами, включенными в оперативную смену в Центре управления в кризисных ситуациях МЧС России. Реализация перехода на интеллектуальную систему деятельности позволит повысить эффективность его функционирования для автоматизированного рабочего места «руководителя» и «специалиста» с разработкой комплекса программно-аппаратных системных решений по управлению базой данных.

Ключевые слова: автоматизированные системы; комплекс программно-аппаратных системных решений; база данных, оперативно-дежурная смена.
THE USE OF AUTOMATED SYSTEMS IN THE PREPARATION OF DOCUMENTS BY THE OPERATIONAL SHIFT OF THE CONTROL CENTER IN CRISIS SITUATIONS

Abstracts: In the article, based on the requirements for ensuring the stability of the functioning of the process management complex in a crisis situation, methodological recommendations were developed for the transition to the use of an intelligent support system for managerial decision-making by managers and specialists included in the operational shift at the Crisis Management Center of the Russian Emergencies Ministry. The implementation of the transition to an intellectual system of activity will increase the efficiency of its functioning for the automated workplace of the "manager" and "specialist" with the development of a complex of software and hardware system solutions for database management.

Keywords: automated systems; a set of software and hardware system solutions; database, operational duty shift.
Каждый субъект Российской Федерации имеет специально сформированный ситуационный центр управления силами и средствами МЧС России. Благодаря организованному круглосуточному дежурству оперативных дежурных смен (в дальнейшем – ОДС) обеспечивается оперативное реагирование на любую возникающую чрезвычайную ситуацию.[1,3]

При детальном изучении всего массива научно-исследовательских работ, посвященных используемым при антикризисном управлении руководителями и специалистами ЦУКС моделей и алгоритмов, были выявлены определенные закономерности, позволяющие поэтапно реализовать интеллектуальную поддержку функционирования оперативных дежурных смен в Центре управления кризисными ситуациями ГУ МЧС России. Результаты исследования позволили определить этапы перехода реализации интеллектуальной поддержки. [3,6]

Рисунок 1. Этапы перехода к интеллектуальной поддержке

На I этапе определяется взаимосвязь между эффективностью работы оперативной дежурной смены и результатами предварительного определения и анализа ключевых проблем на основе запланированных и реальных показателей работы ОДС (руководства и специалистов) по представлению докладов (оперативных донесений), направляемых из Главных управлений МЧС России, координирующих деятельность в Национальный Центр управления силами и средствами МЧС РФ в кризисной ситуации (НЦУКС), которые представлены в таблице 1.

Таблица 1. Основные планируемые и фактические показатели регламентированной деятельности специалистов ОДС НЦУКС

На основе полученных средних величин планируемых и фактических результатов было установлено, что одним специалистом оперативной дежурной смены в ходе 24-часового дежурства могут быть подготовлены донесения (отчеты) о реагировании на семь чрезвычайных ситуаций (происшествий) или на пять пожаров при среднем показателе в 218 зарегистрированных в течение суток инцидентов (ЧС и пожаров). Для выполнения большего объема отчетной работы у специалиста ОДС нет необходимых ресурсов.

Поэтапный процесс подготовки донесений и количество отчетов по чрезвычайным ситуациям и пожарам в ходе ежедневной работы оперативной дежурной смены Центра управления кризисными ситуациями ГУ МЧС России представлен на рисунке 2.

Рисунок 2. Последовательность процесса подготовки и количество отчетных документов при возникновении ЧС(происшествий), пожаров и функциональных документов в режиме повседневной деятельности ЦУКС ГУ МЧС России
Совокупность донесений (докладов), составляемых ОДС и направляемых ЦУКС Главных управлений МЧС России в Национальный Центр управления кризисными ситуациями в ходе реагирования на инциденты (чрезвычайные происшествия) и пожары, а также подготавливаемой в ходе ежедневной работы документации, является важным элементом, позволяющим эффективно решать оперативные задачи на основании имеющихся компетенций и полномочий, распределенных в соответствии с принципами управления.

На II этапе работы, на основании результатов определения и первичного анализа ключевых проблем, был определен уровень информационной потребности специалистов оперативной дежурной смены для повышения эффективности реагирования на возрастающее число инцидентов (чрезвычайных ситуаций и происшествий) либо пожаров. На данном этапе работы были подвергнуты анализу ключевые проблемы, которые способствуют снижению трудоемкости и продолжительности процесса подготовки специалистом ОДС необходимых документов.

Организационные проблемы, препятствующие работе специалистом ОДС:

отсутствие детальной и исчерпывающей регламентации всех процессов, с распределением обязанностей между исполнителем и руководителем;
применение неструктурированных систем организационного взаимодействия, документооборота и программно-аппаратного обеспечения.

К факторам, способствующим снижению эффективности работы специалистов ОДС по составлению донесений, также следует отнести отсутствие оптимизации документооборота в применяемом АРМ, в частности:

допускается повторное использование одинаковых данных в разных документах, пусть и в различной интерпретации;
предполагается выполнение операций с ручной обработкой данных;
допускается превышение временных регламентов подготовки и предоставления документации в распоряжение руководства ЦУКС ГУ МЧС России и НЦУКС Министерства чрезвычайных ситуаций РФ.

Одной из проблем, препятствующих повышению эффективности представленных донесений, является дублирование, с возможным редактированием, использовавшихся ранее подобных донесений (докладов, отчетов). Несмотря на то, что документация составляется в соответствии с рекомендациями национального ЦУКС, их дублирование может привести к повторению неточностей и ошибок, допущенных в документах, которые составлены раньше.

Кроме того, снижает эффективность составляемых в ГУ МЧС России и передаваемых в НЦУКС донесений, отсутствие интеграции АРМ (автоматизированное рабочее место) оперативной дежурной смены с информационными источниками АС (автоматизированная система), которые применяются в ЦУКС ГУ МЧС России.

Если не осуществляется постоянное накопление данных, применяемых при подготовке ОДС донесений о происшествии (ЧС или пожар), с последующей их обработкой, исключается возможность вероятностного прогнозирования, а также анализа фактов и результатов работы по предупреждению ЧП и пожаров в соответствии с определенными параметрами.

Вышеперечисленные проблемы, выявленные в ходе анализа, приводят к увеличению времени, затрачиваемого на составление донесений, а также к возрастанию трудоемкости процесса. В результате этого снижается производительность и качество работы оперативной дежурной смены. Эти задачи не решаются используемыми ЦУКС МЧС РФ автоматизированными системами при разработке мер по оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации, поскольку их функционал не поддерживает процедуру подготовки документации оперативной дежурной смены.

На III этапе были определены ключевые организационно-технические задачи для интеллектуального сопровождения формирования донесений (докладов, отчетов):

создание условий постоянного контроля соблюдения разработанной регламентации;
создание единой структуры по организационному взаимодействию, документообороту и программно-аппаратному обеспечению;
оптимизация процесса формирования документов, с использованием уже применяемых АРМ, в частности, недопущение дублирования одних и тех же информационных данных и их интерпретации в разных документах, сокращение числа операций, предполагающих ручную обработку информации, соблюдение сроков подготовки и представления донесений (докладов, отчетов) руководству;
внедрение автоматизированных систем в процесс формирования документов на основе утвержденных рекомендаций и предложенных образцов отчетности, а также организационно-распорядительных документов, что исключает дублирование и последующее редактирование уже использованных отчетов, донесений, докладов или распоряжений;
интегрирование применяемых ЦУКС ГУ МЧС России автоматизированных систем с функционалом АРМ оперативной дежурной смены ЦУКС;
сбор и обработка статистической информации, полученной от АС Центра управления кризисной ситуацией;
вероятностное прогнозирование, полноценный анализ зафиксированных инцидентов и результатов профилактики возникновения чрезвычайной ситуации и пожаров в соответствии с заранее заданными параметрами.

На IV этапе реализовывался проект объединения автоматизированного рабочего места с базами данных АС, которые используются ЦУКС ГУ МЧС России. Также предполагалась автоматизация процессов формирования отчетно-функциональной документации для снижения вероятности выработки и принятия необоснованного управленческого решения по действиям в чрезвычайной ситуации техногенного либо природного характера. Интеграция и автоматизация проводились с применением СУБД (система управления базами данным) автоматизированного рабочего места руководителя и должностного лица, ответственного за процесс формирования отчетной документации по зафиксированному инциденту (чрезвычайная ситуация, происшествие, пожар), а также составление текущих организационно-функциональных документов в ходе ежедневной работы ОДС в ЦУКС ГУ МЧС России (рисунок 3).

Рисунок 3. АРМ руководителей и исполнителей процесса подготовки отчетных документов при возникновении ЧС (происшествий), пожаров и функциональных документов в режиме повседневной деятельности ОДС ЦУКС ГУ МЧС России, где: «01» - Служба «01», УМЛК - Управление мониторинга и лабораторного контроля, СПТ - Служба пожаротушения

Используемая СУБД дает возможность:

сохранить в архиве базы данных сведения о составе оперативной дежурной смены;
подготовить информацию, необходимую для формирования отчетной документации;
внедрить автоматизированный документооборот.

АРМ, интегрированная в СУБД, дает возможность не только провести оптимизацию документооборота, но и существенно повысить эффективность работы сотрудников ЦУКС, кардинально снизить вероятность ошибки. Подобный комплекс по интеллектуальному сопровождению предназначен для использования должностными лицами при выполнении ими своих функциональных обязанностей, направленных на решение и повседневных задач, и возникающих в условиях чрезвычайной ситуации.

Выработка решений для конкретных задач, возникающих в кризисной ситуации.

На V этапе были выработаны решения конкретных задач, направленных на автоматизацию процесса формирования специалистами ОДС документации, оформляемой при возникновении кризисной ситуации (происшествия, пожары), а также для обеспечения ежедневного функционирования структур МЧС (рисунок 4).

Рисунок 4. Задачи автоматизации процесса подготовки отчетных документов при возникновении ЧС (происшествий), пожаров и функциональных документов в режиме повседневной деятельности ОДС ЦУКС

Задача №1:

Исследовано текущее положение дел в процессе формирования отчетной документации ОДС об инцидентах (ЧП, пожары), а также организационно-функциональных документов в ходе ежедневной работы оперативной дежурной смены ЦУКС. Собраны анкетные данные руководства и персонала ОДС, а также функциональные характеристики используемых автоматизированных рабочих мест ОДС ЦУКС.
Определена архитектура используемых в документообороте ОДС ЦУКСа программно-аппаратных решений.
Изучены типовые должностные инструкции, регламенты и алгоритмы, технологические карты, разработанные для руководителей и сотрудников ОДС, используемые шаблоны формирования отчетов и организационно-функциональной документации.

Задача №2

Проведена разработка системы управления базами данных «АРМы ОДС» на базе реляционной системы Microsoft Office Access для автоматизации формирования отчетной документации по действиям оперативной дежурной смены при ликвидации ЧС (происшествия, пожара), а также организационно-должностных документов для повседневной работы.

Были получены следующие результаты:

1. Для 47 АРМ персонала оперативной дежурной смены разработаны интерактивные интерфейсы, оптимизирующие формирование отчетной документации при ЧС или пожарах, а также организационно-функциональной документации для ежедневной работы ОДС Центра управления кризисными ситуациями на основании утвержденных шаблонов отчетов, текущих приказов и распоряжений, регламентов и функциональных инструкций должностных лиц.

2. Оптимизирован электронный документооборот с предоставлением сопровождения для составления отчетности и подготовки функциональной документации с взаимным использованием данных.

3. Реализована функция по автоматической генерации и анализу, предварительному просмотру и печати, сохранению файлов, с последующей обработкой и контролем, имеющихся версий отчетов и организационно-функциональной документации.

4. Разработана система автоматизированного контроля содержания и срока подготовки документации на основании действующих отраслевых требований.

5. Обеспечена современная система учета и хранения отчетов и организационно-функциональных документов в файловом формате.

6. Реализована функция контекстного поиска документации.

Задача №3:

Завершена интеграция применяемой в ЦУКС автоматизированной системы с системой управления базами данных «АРМы ОДС» (принципиальная схема представлена на рисунке 5).

Рисунок 5. Интеграция АС ЦУКС и СУБД «АРМы ОДС», где: НЦУКС (Национальный центр управления

в кризисных ситуациях), АС (автоматизированная система), АРМы (автоматизированные рабочие места), ПО (программное обеспечение), ПС (программное средство), БД (база данных), ОДС (оперативная дежурная смена), WEB (World Wide Web), ПАК (программно-аппаратный комплекс), ИИУС (интегрированная информационно-управляющая система), КИС УСС (комплексная информационная система управления силами и средствами), УМЛК (Управление мониторинга и лабораторного контроля), ЦУКС (Центр управления в кризисных ситуациях), СПТ (Служба пожаротушения), ИС (информационная система), ГХ (городское хозяйство), ГИС (геоинформационная система), АСМП-ЧС (автоматизированная система мониторинга и прогнозирования ЧС), ЧС (чрезвычайная ситуация)
Полученные результаты:

матрица данных на основе реляционной системы Microsoft Office Access для обеспечения передачи информации в систему управления базами данных «АРМы ОДС» из используемой в ЦУКС автоматизированной системы;
использованные для интеграции, применяемой в ЦУКС автоматизированной системы и системы управления базами данных «АРМы ОДС», программные модули соответствуют требованиям;
созданы 2 модели работы системы интеллектуальной поддержки - в режиме «как есть», а также «как должно быть» на основе программных решений «Business Studio».

В результате проделанной работы:

смоделирована организационная структура оперативной дежурной смены ЦУКС ГУ МЧС России;
смоделирован процесс документооборота оперативной дежурной смены ЦУКС ГУ МЧС России.

Задача №4

Автоматизировать процедуру сбора и накопления, а также анализа обработанных данных статистики, полученных из источников информации АС ЦУКС.

Полученные результаты работы:

матрицы статистических сведений на основе ПС MS Excel;
проведена доработка системы управления базами данных «АРМы ОДС» на базе матрицы статистической информации в соответствии с нормами накопления статданных с последующей их обработкой, вероятностным прогнозированием, аналитической обработкой фактов инцидентов и результатов работы по профилактике ЧП и пожаров;
в базе данных накоплена необходимая статистическая информация за более, чем 10-летний период работы АС ЦУКС.

Задача №5

Выполнено:

тестовая проверка, подготовка необходимой документации для использования, завершены эксплуатационные испытания системы управления базами данных «АРМы ОДС»;
внесены изменения в регламенты руководителей и сотрудников оперативных дежурных смен, отвечающих за формирование отчетной документации по зафиксированным инцидентам (происшествиям) и пожарам, а также за создание организационно-функциональных документов в процессе штатной работы ОДС ЦУКС ГУ МЧС России.

На VI этапе работы проведена оценка использованных уникальных алгоритмов, задействованных в интерфейсе АРМ, а также их влияния на производительность и качество работы специалистов оперативной дежурной смены при анализе и планировании, прогнозировании, контроле и учете эффективности управленческих решений при формировании необходимой документации.

Повышению производительности и качества отчетности ОДС в значительной мере способствовало использование в интерфейсе автоматизированного рабочего места предложенных алгоритмов. Это дало возможность:

объединять информацию и отчеты, над формированием которых работало несколько специалистов;
автоматизировать создание реквизитов, которые должен содержать документ;
организовать обмен информации между различными АРМ;
осуществлять контроль времени подготовки документации;
обеспечить сотрудникам доступ к документам и необходимой им для работы информации;
осуществлять вероятностное прогнозирование;
подвергать анализу зафиксированные инциденты (происшествия), эффективность профилактики ЧС и пожаров в соответствии с заданными параметрами.

Таким образом,

Благодаря внедрению системы интеллектуальной поддержки в работы оперативных дежурных смен ЦУКС ГУ МЧС России, зафиксировано 50% сокращение затрат времени специалистов ОДС, кардинально повысилось и качество подготовки документации. На основании внесенных в табл. 2 плановых и фактических показателей производительности работы ОДС, зафиксированных «до» автоматизации формирования отчетности, а также после тестирования предложенной системы, можно сделать заключение, что трудоемкость процессов снижена в 2 раза, возросла производительность сотрудника оперативной дежурной смены ЦУКС. При отчетности о происшествиях (ЧС) – с 7 инцидентов до 15. При составлении отчетов о пожарах – с пяти до одиннадцати.
Система индивидуальной поддержки специалистов оперативной дежурной смены в ЦУКСе ГУ МЧС России на основе системы управления базами данных «АРМы ОДС» позволяет автоматизировать формирование отчетности по инцидентам (происшествиям) и пожарам, а также организационно-функциональных документов в процессе ежедневной деятельности.

Таблица 2. Улучшение конкретных плановых и фактических количественных показателей процесса подготовки документов специалистами ОДС

Список литературы

Акимов В.А. и др. Методики оценки рисков чрезвычайных ситуаций и нормативы приемлемого риска чрезвычайных ситуаций. // Проблемы анализа риска. 2007. т. 4, № 4, С. 368-377.
Антюхов В.И., Остудин Н. В. Алгоритмизация деятельности должностных лиц центров управления в кризисных ситуациях МЧС России // Технологии техносферной безопасности. 2017. № 2 (42). С. 10-15.
Попов П. А. Наставление по организации деятельности центров управления в кризисных ситуациях МЧС России. М.: НЦУКС МЧС России, 2012. 159 с.
Антюхов В. И., Остудин Н. В. Методика выявления и анализа проблемных вопросов в деятельности должностных лиц ЦУКС МЧС России // Вестник Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России. 2016. № 1. С. 97-106.
Онов В. А., Остудин Н. В., Сафонов Д. П., Иванов А. Ю. Модель информационной поддержки принятия решения при оценке деятельности сотрудников МЧС России // Пожаровзрывобезопасность. 2017. т. 26, № 2, С. 5-13.
Сосунов И. В. Нормативная и методологическая база анализа риска ЧС: реальность и перспективы // Технологии гражданской безопасности. 2010. т. 7, № 3 (25), С. 52 – 57.
Остудин Н. В. Модели и алгоритмы информационно-аналитической поддержки антикризисного управления: автореф. дис. канд. техн. наук., 05.13.10. СПб УГПС МЧС России, 2018, 24 с.
Антюхов В. И., Остудин Н. В., Сорока А. В. Методика выявления перечня задач интеллектуальной поддержки деятельности должностных лиц центров управления в кризисных ситуациях МЧС России // Вестник Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России. 2016. № 4. C. 63-76.
Антюхов В. И., Остудин Н. В. Моделирование процесса интеллектуальной поддержки деятельности должностных лиц центров управления в кризисных ситуациях МЧС России // Вестник Санкт-Петербургского университета ГПС МЧС России. 2017. № 2. С. 78-94.