Азбука библиотекаря. Методическое пособие для начинающих библиотекарей Нальчик 2005 2 удк 02 ббк 78. 33 Х 18 Составитель Хамурзова Л. М
 Скачать 0.63 Mb.
|
|
Обслуживание читателей «Нельзя видеть в библиотекаре простого помощника ученого. Библиотекарь - сам ученый. Но только он работает не над одной и притом своей темой, а над многими чужими темами. Это ученый, целиком отдающий себя другим. Д.С. Лихачев. В этой теме мы рассмотрим, как библиотека КБГУ обслуживает своих читателей с учетом многолетнего опыта, позволившего выработать технологии, обеспечивающие в короткие сроки охват наибольшего количества потребителей литературы и информации. Обслуживание читателей осуществляют специально созданные для этой цели структурные подразделения, которые предоставляют читателям библиографическую и фактографическую информацию, сами документы или их копии, другие библиотечные услуги, обеспечивающие удовлетворение образовательных запросов. 14 Именно обслуживание является ведущей функцией, которая подчиняет, изменяет и направляет работу всех других подразделений библиотеки. Комплектование фонда, обработка документов, создание справочно- библиографического аппарата, подключение к компьютерной сети строится так, чтобы обеспечивать бесперебойную работу отделов обслуживания. Обслуживание читателей осуществляется согласно «Положения о научной библиотеке КБГУ» и « Положения об организации обслуживания читателей библиотеки КБГУ» в абонементах и читальных залах. Отделы обслуживания: содействуют учебному, научному и научно – исследовательскому процессам вуза; осуществляют дифференцированное обслуживание читателей всех категорий в соответствии с их запросами; прививают читателям навыки поиска информации и умения пользоваться справочным аппаратом библиотеки на разных носителях. Запись читателей производится в абонементе по единому читательскому билету библиотеки КБГУ. Метод группового обслуживания является традиционной формой работы. С этой целью проводится подготовительная работа. До начала учебного года работники абонемента учебной литературы, и филиалы библиотеки подготавливают список поступивших студентов, анализируют количество учебников и учебных пособий для первокурсников, равномерно, по возможности, распределяют по группам. Запись читателя в библиотеку начинается с просмотра документов читателя (паспорт, удостоверение, читательский билет). Затем заполняется абонемент-договор читателя, учетно-регистрационную карточку, читательский билет. Подбирают документы для выдачи. На книжном формуляре каждой книги библиотекарь отмечает собственную сиглу, номер читательского билета, дату выдачи, лишь потом читатель ставит собственную подпись. 15 Необходимо, чтобы читатель при библиотекаре освидетельствовал целостность и комплектность всех компонентов документа: карт, схем, вклеек, вкладышей и др. Все дефекты должны быть тут же зафиксированы на форзаце или на специальной вклейке и скреплены подписью библиотекаря. Если читатель обратил внимание на мелкие дефекты – завернута или порвана страница и т. п. – необходимо подремонтировать книгу в его присутствии. В библиотеке КБГУ зафиксирована комплексная система мер экономической защиты выдаваемых читателям документов. В отделах обслуживания при приеме книг и других произведений печати библиотекарь обязан сверить книжные формуляры с названием книг и инвентарными номерами, а так же проверить сохранность документа, наличие страниц. Конечно, время библиотекаря, как и ожидающего очереди к нему читателя дорого. Поэтому не всегда удастся методично перелистывать страницу за страницей. Хороший совет по этому поводу давал опытный библиотекарь А.А.Покровский: «Непременный беглый просмотр возвращаемой книги – это должно быть привычным действием библиотекаря. Продолжая разговор, взглянуть на целость портрета, карты и т.д. Это почти совсем не требует времени, а между тем «на ловца и зверь бежит». Опытный библиотекарь сразу попадает на дефекты…» Подчас этот несложный прием позволяет уличить довольно квалифицированного нарушителя, обычно пользующегося ротозейством библиотекаря. Бывали случаи в отделах обслуживания, когда вместо оригинального текста в переплет вкладывали «куклу» - старые ненужные книги подходящего формата. Повинен в этой ситуации главным образом библиотекарь, не выполняющий своей первейшей обязанности, на глазах у читателя бегло перелистать сдаваемую книгу. 16 При приеме книг необходимо убедиться, что на листах отсутствуют подчеркивания, пометки. Ничто так не развращает пользователя, как испорченный его предшественниками документ. Стало традицией в нашей библиотеке ежегодное знакомство читателя с правилами пользования библиотекой, расположением отделов, справочным аппаратом. Выдается путеводитель читателям, где подробно описывается структура библиотеки, правила пользования, график работы и адрес библиотеки. Для заказа и получения литературы необходимо предъявлять продленный читательский билет, заполнять требования и расписаться на книжном формуляре. Перерегистрация читателей осуществляется ежегодно. На формуляре и регистрационной карточке читателя вносится изменения, уточнения в анкетных данных, дату перерегистрации. Книги и другие произведения печати выдаются на определенный срок, литература повышенного спроса выдается в ограниченном количестве и может быть затребована библиотекой ранее указанного срока. Все это оговаривается в правилах пользования библиотекой. Отделы обслуживания проводят систематическую работу по предупреждению и ликвидации читательской задолженности. Для этого работники просматривают и отбирают формуляры читателей, не возвративших документы в срок. Составляют список в двух экземплярах, отмечают дату и распространяют по факультетам, кафедрам и службам университета. Обслуживание читателей в читальном зале осуществляется по студенческому или единому читательскому билету в порядке, оговоренном «Правилами пользования библиотекой…» путем выдачи литературы, консультаций, выдачи библиографических справок, тематического подбора литературы. При получении изданий расписываются на книжном 17 формуляре. Формуляр оформляется, так же как и в абонементе. Как отмечено в Правилах, запрещается выносить литературу из читальных залов. Библиотекарь проводит консультации, беседы с читателями у каталогов, картотек, книжных полок, информируют читателей о новых поступлениях. Важное место в обслуживании читателей занимает межбиблиотечный абонемент (МБА). Именно благодаря МБА оказывается возможным использовать совокупные фонды библиотек региона и страны, а не ограничиваться только возможностями данной библиотеки. Расширение тематики потребностей пользователей библиотек, умень- шение тиражей изданий резко повышают сегодня роль межбиблиотечного абонемента. Межбиблиотечный абонемент основан на использовании документов из фондов других библиотек при их отсутствии в данном фонде. Основанием для получения литературы является заполненный бланк-заказ, подписанный лицом, ответственным за работу МБА, и заверенный печатью библиотеки- абонента. Для контроля за возвратом литературы на оборотной стороне листка- требования отмечается дата получения документа и название выславшей его библиотеки. Издания, полученные по МБА, используются только в читальном зале, а их хранение производится отдельно от фонда библиотеки. При получении литературы читателя извещают о сроке пользовании документом. Абоненты, нарушившие правила МБА, лишаются права пользования этой услугой на срок, установленный в каждом отдельном случае, в зависимости от степени нарушения. Материальную ответственность за сохранность изданий, полученных по МБА, несет абонент, запросивший данную литературу. Юридическим документом, гарантирующим сохранность выданных изданий, является бланк-заказ. 18 Комплектование фонда «Выбирать книги для своего и чужого чтения – не только наука, но и искусство». Н.А. Рубакин. Библиотека КБГУ имеет четкие цели и задачи: она органично встроена в учебный процесс вуза и обеспечивает развитие вузовской науки. Работа по отбору документов для библиотечного фонда является одной из наиболее сложных, так как требует от комплектатора обладания обширными знаниями в различных областях деятельности. В своей работе отдел комплектования ориентируется «Положением о формировании фонда библиотеки КБГУ». Фонд вузовской библиотеки создается как единый библиотечный фонд на основе централизованного комплектования. Документный фонд является основой функционирования библиотеки как социального института и главным источником удовлетворения читательских потребностей. Комплектование фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов. Виды комплектования: 1. текущее (пополнение фонда выходящими в свет изданиями); 2. ретроспективное (приобретение недостающих документов прошлых лет издания); 3. рекомплектование (освобождение фонда от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров). Основная цель формирования фонда – достижение соответствия его состава задачам библиотеки и потребностям читателей. 19 Исходным принципом формирования библиотечных фондов является селективность – отбор, т. к. в отборе документов – основа основ современного комплектования. Отбор документов – это определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов. Критериями отбора являются: научная, историческая, художественная ценность документа, его практическая значимость, а также его соответствия профилю фонда, задачам библиотеки и потребностям ее читателей. Различают первичный отбор, то есть отбор во внешнем потоке необходимых для приобретения документов и вторичный отбор, осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью доукомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов. Принцип систематичности требует, чтобы формирование фонда осуществлялось планомерно, регулярно и оперативно. Важнейшим принципом комплектования фондов является координирование и профилирование. Профилируя свой фонд, библиотека сознательно ограничивает тематику, виды и типы приобретаемых изданий, исходя из задач библиотеки и потребностей ее читателей и с учетом возможностей их удовлетворения другими библиотеками, с которыми координируется комплектование. Комплектование библиотечного фонда проходит следующие этапы: 1. Анализ внешнего документного потока; 2. Отбор документов из него; 3. Заказ отобранных документов для приобретения; 4. Приобретение документов и включение их в фонд. Особое значение для совершенствования комплектования имеет изучение отказов. Основное требование к учету отказов – непрерывность, так как 20 только в этом случае можно получить полную и достоверную информацию, необходимую для управления качеством комплектования. Документоснабжение – это обеспечение библиотек необходимыми им документами с помощью книжной торговли, системы предоставления обязательного экземпляра изданий, книгообмена, даров и пожертвований и других источников комплектования. Сферу текущего комплектования библиотек невозможно ограничить только печатными изданиями. В целях комплектования используются возможности документного рынка в целом. В структуре документного рынка по видам документов можно выделить рынки печатных изданий, аудиовизуальных материалов, электронных ресурсов, репродуцированных и неопубликованных материалов. Основными способами пополнения библиотечных фондов печатными и другими документами являются: Покупка; Подписка; Книгообмен; Репродуцирование; Бесплатное получение (дар); Получение книг от читателей взамен утраченных или возмещение стоимости документа (замена). Комплектаторы используют различные способы комплектования фондов, позволяющие рационально и экономно расходовать выделенные им средства: прямые связи с издательствами, работу с книжными базами, оптовыми и специализированными книготорговыми фирмами (в т. ч. Библиотечными) и т. д. Устанавливая новые контакты, библиотека руководствуется определенными критериями. К ним относятся оперативность, полнота, 21 качество и спектр представленной продукции, надежность, комфортность обслуживания (отсрочка платежа, возможность хранения заказа и т. д.) Особым способом гарантированного обеспечения полноты комплектования национальными документами фондов научных библиотек является система предоставления обязательного экземпляра документов. Обязательный экземпляр – это экземпляр каждого отечественного документа, направляемый в обязательном порядке производящими их организациями согласно закону или специальному правительственному распоряжению в государственные книгохранилища, крупные библиотеки, информационные центры для комплектования библиотечных фондов, обеспечения информационной и библиографической деятельности. В своей работе отдел комплектования руководствуется Положением о формировании фонда библиотеки КБГУ. Фонд вузовской библиотеки создается как единый библиотечный фонд на основе централизованного комплектования в соответствии с тематическим планом комплектования и картотекой книгообеспеченности учебного процесса. Тем. План комплектования составляется библиотекой совместно с кафедрами, колледжами, ИПК и систематически корректируется. Утверждает тем. План комплектования ректор КБГУ. Комплектования учебного фонда определяется картотекой книгообеспеченности учебного процесса по всем специальностям и направлениям. Она содержит информацию об учебных дисциплинах читаемых в вузе, за какими кафедрами (цикловыми комиссиями), они закреплены, каков объем их в часах, как они распределяются по факультетам, курсам, семестрам, о контингенте студентов изучающих данную дисциплину и формах их обучения. Далее, каков показатель книгообеспеченности по данной специальности и дисциплине, какие издания рекомендуются по данной дисциплине в качестве основной (обязательной) и дополнительной литературы, по какой дисциплине рекомендуется данное издание, сколько 22 экземпляров данного издания имеется в учебном абонементе, какие издания необходимо докомплектовать и в каком количестве и др. Предпочтение отдается учебным изданиям, имеющих гриф УМО, МО и др. федеральных органов исполнительной власти РФ, имеющих подведомственные учебные заведения. Картотека ведется как в традиционной форме, на карточках, так и в электронном варианте. Документы, поступающие в библиотеку, направляются в отдел комплектования, а затем в отдел фондов и каталогов (ОФиК). Прием ведется по сопроводительному документу (счет – фактура, накладная, акт, чек. и т.д.). Сведения о полученных изданиях и других документах (автор, заглавие, цена, количество экземпляров) сверяются со списком. После сверки с сопроводительным документом все экземпляры принятых изданий и другие документы штемпелюются. Штемпель проставляется на титульном листе издания или на его оборотной стороне, а при его отсутствии – на первой странице издания под заглавием и на странице 17; на этикетке первой стороны диапозитивов, фильмокопии, микрофильма и т. п. По окончании сверки полученной партии с сопроводительным документом и штемпелевания оформленный сопроводительный документ передается в бухгалтерию под расписку, оформляемую в соответствующей графе «Книги суммарного учета библиотечного фонда». Внутривузовские издания поступают в библиотеку по актам из редакционно-издательского отдела. Издания учитываются количественно и суммарно в соответствии с требованиями инструктивно-методических документов в «Книге суммарного учета…». Индивидуальный учет внутривузовских изданий осуществляется в «Журналах изданий не принятых на баланс». При записи в журнал обязательно указание, обозначающее внутривузовское издание – «вуз». Комплектование фонда библиотеки периодическими изданиями определяется заявками кафедр. 23 Сотрудники отдела комплектования собирают заявки с кафедр, подразделений университета и отделов библиотеки, которые определяют круг этих изданий по профилю вуза. Затем оформляют регистрационную карточку, в которой указывают название издания, индекс, цену, периодичность, количество комплектов, место нахождения издания. Карточки расставляют по алфавиту названий. Также тщательно анализируют названия изданий предыдущего года, не вошедшие в подписку текущего года, заказы на новые издания, а так же данные, представленные отделами библиотеки в результате изучения периодических изданий. Далее заполняют абонентные квитанции с данных «Каталогов…» с указанием точных адресов абонентов. На основании картотеки оформляют списки периодических и информационных изданий. Состав фондов библиотеки КБГУ. Виды и типы изданий. Обработка книг и их расстановка в фонде Книжный фонд библиотеки, или как принято говорить сейчас, документный фонд, является основой функционирования библиотеки как социального института и главным источником удовлетворения читательских потребностей. Библиотечный фонд представляет собой упорядоченную, систематизированную совокупность документов, подобранных в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами, для хранения и предоставления читателям библиотеки. Книжный фонд находится в постоянном движении – книги поступают, выбывают, выдаются на руки. Библиотечный фонд состоит не только из книг. Сюда входят и журналы, газеты, ноты, дискеты, СД-RОМы, магнитные ленты, микрофиши, диафильмы… 24 Научная библиотека КБГУ по составу фонда является универсальной. Основной фонд состоит из учебников и монографии по направлению вуза. До того, как книга попадет на полку, она должна пройти техническую обработку. Обработка книг включает в себя такие процессы: определение шифра и авторского знака, штемпелевание на титульном листе и 17 странице книг, оформление книжных формуляров, оформление топографических и каталожных карточек, вынос шифра на обложку. Затем книги распределяются по отделам обслуживания читателей и передаются им по путевкам. Учет библиотечного фонда включает: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. Система учета включает: внутрибиблиотечный учет всех подразделений библиотечного фонда: государственный статистический учет библиотечного фонда по форме «6-НК». Объектами учета библиотечного фонда являются документы — неза- висимо от их вида и материальной основы. В соответствии с ГОСТ 7.20-80 «Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации» и изменениями к нему (1984 г.), величина и движение фонда измеряются в основных и дополнительных единицах. Основными единицами учета фонда для всех видов изданий (кроме газет) и неопубликованных материалов являются: 1. Название — каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления; 2. Экземпляр — каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него. 3. Дополнительными единицами учета фонда являются: 25 4. Годовой комплект — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда; 5. Переплетная единица (подшивка) — совокупность номеров пе- риодических изданий (документов), сшитых, переплетенных или скрепленных другим способом в одно целое и принимаемых за одну учетную единицу фонда. Для отдельных видов документов устанавливаются специальные единицы учета. Например, основными единицами учета для неопубликованных документов являются экземпляр и название. Основными единицами учета журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия журнала и полноты комплекта. Для газет — это годовой комплект и название газеты. Основными единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название. Экземпляром для компакт-дисков считается диск; для видеофильмов — кассета, для микроформ и микрофиш — название; для микрофильмов — рулон. Единицами учета электронных изданий являются дискета, компакт-диск (CD) и название. Различают два вида учета: суммарный и индивидуальный. Суммарный учет — это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Индивидуальный (или дифференцированный) учет — это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета биб- лиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу. 26 Суммарный учет дает сведения об объеме, составе, движении и стоимости фонда. Суммарному учету подлежат все поступления литературы - как оригиналы, так и копии. Библиотекой ведется "Книга суммарного учета библиотечного фонда", состоящая из 3- х частей: - часть 1 "Поступление в фонд"; - часть 2 "Выбытие из фонда"; - часть 3 "Итоги движения фонда". В 1-ой части «Книги суммарного учета» отражается каждая партия литературы, поступившая по одному сопроводительному документу. Запись производится под очередным порядковым номером на отдельной строке. Порядковые номера в первой части «Книги суммарного учета» ежегодно начинаются с первого номера. Количество названий и экземпляров определяется путем их подсчета по регистрационным карточкам. По результатам подсчета составляется акт, который является первичным учетным документом для записи в книге суммарного учета. По результатам поступлений библиотека представляет в бухгалтерию: • отчет по форме «сальдо» за каждую полученную партию книг и других информационных источников; • акт сдачи - приемки работ, составляемый по окончании подписного периода между КБГУ и организацией, предоставлявшей подписку на периодические издания. Во 2-ой части «Книги суммарного учета» отражается выбытие из фонда библиотеки партии литературы и документации. На журналы и информационные материалы, выбывающие из фонда по истечении срока хранения или в связи и их утратой, составляется акт. Данный документ хранится в библиотеке и в бухгалтерию не передается. В 3-ей части «Книги суммарного учета» фиксируются итоги движения литературы. 27 Количество экземпляров периодических изданий суммируется с предыдущим. Количество названий определяется по фактическому наличию данного вида изданий за все годы. При регистрации в «Книге суммарного учета» все материалы подлежат обязательной проверке на дублетности поступлении дублетных изданий в Форма «Книги суммарного учета библиотечного фонда» согласована с формами статистической отчетности и Дневником библиотеки, в котором ежедневно учитывают выдачу документов из фонда. Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксиру- ются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и другим параметрам), стоимость приобретенных документов. В «Книге учета библиотечного фонда» указываются сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие. Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференци- рованно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения. К документам длительного хранения с присвоением инвентарного но- мера относятся документы, предназначенные для удовлетворения читательского спроса независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи, с чем они исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный пе- риод времени. 28 Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во вто- рой части «Книги суммарного учета» с указанием одной из причин исклю- чения: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содер- жанию, дублетность, непрофильность, пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача). Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении, отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета. «Итоги» движения фонда в обязательном порядке подводятся за квартал, полугодие, год. При индивидуальном учете новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксируют в инвентарной книге, а также непосредственно на документе. Индивидуальный номер закрепляют за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. В ЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ Инвентарная книга является важнейшим учетным документом и подлежит постоянному хранению с соблюдением условий, обеспечивающими её сохранность. В конце инвентарной книги, переплетенной, пронумерованной и прошитой, производится запись: "В настоящей инвентарной книге имеется_____ пронумерованных страниц, что подписью и печатью удостоверяется" (дата, подпись бухгалтера и печать вуза). По заполнении инвентарной книги директором библиотеки заверяется следующая запись: «В настоящей инвентарной книге записаны издания с №__по №__" (дата, подпись директора) библиотеки, печать). 29 Любые виды и формы исправлений в инвентарной книге не допускаются. ИНВЕНТАРНЫЙ УЧЕТ Учет произведений печати и иных материалов, подлежащих постановке на баланс библиотеки, производится путем присвоения каждому экземпляру инвентарного номера. Данный номер сохраняется исключительно за тем экземпляром, которому он присвоен. Повторное использование одного и того же инвентарного номера после выбытия экземпляра из фонда библиотеки не допускается. Каждый экземпляр записывается в инвентарную книгу под отдельным номером, который проставляется на лицевой стороне (обороте) титульного листа издания и на 17 -ой странице под текстом. Источником информации для записи в инвентарную книгу являются данные, содержащиеся в сопроводительных документах при приеме литера- туры, а также сведения с титульного листа. В формах инвентарного учета приводятся следующие показатели: • дата записи; • номер записи в книге суммарного учета; • инвентарный номер; • автор и заглавие; • год издания; • цена; • отметка о проверке; • номер акта выбытия. У ЧЕТ МНОГОЭКЗЕМПЛЯРНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ К многоэкземплярной литературе относятся издания, поступившие в учебный фонд библиотеки и предназначенные для массового обеспечения студентов и других категорий читателей, проходящих обучение в вузе. 30 Отнесение того или иного издания к категории многоэкземплярной литературы и выбор способа его учета решается индивидуально. Многоэкземплярная литература ставится на баланс, за исключением случаев, когда в качестве учебной литературы используются издания, не подлежащие постановке на баланс. Формой индивидуального учета многоэкземплярной литературы является учетная карточка. Учетная карточка составляется на каждое поступившее впервые в библиотеку название многоэкземплярной литературы. Учетная карточка многоэкземплярной литературы состоит из 2-х частей. В верхней части указываются:: - автор; - название документа; - год издания; - цена; - регистрационный номер. Вторая часть содержит следующие сведения: - номер записи в книге суммарного учета; - количество поступивших и выбывших экземпляров; - даты поступления и выбытия; - номер акта списания; - количество состоящих на учете экземпляров. При поступлении в библиотеку дублетных названий учебной литературы в регистрационную карточку дописываются необходимые сведения. Учетные карточки составляют картотеку на фонд учебной литературы и расставляются в порядке алфавита авторов и названий. Учетные карточки регистрируются в регистрационной книге учетных карточек. У ЧЕТ ЛИТЕРАТУРЫ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ 31 К литературе временного хранения относятся: • издания, выпускаемые к отдельным политическим событиям, памятным и юбилейными датам; • литература с издательской пометкой "В дар", если эта литература не соответствует тематическому плану комплектования; • программы, методические указания; • методические материалы по библиотечному делу; • брошюры; • календари. На каждое название заполняется регистрационная карточка, Учетная карточка состоит из двух частей. Верхняя часть карточки содержит сведения о книге: - автор; - название; - место и год издания; - цена. В левом верхнем углу проставляется шифр. В нижней части карточки и на оборотной ее стороне размещается цифровая сетка, в которой проставляются количество экземпляров и дата поступления. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Отдельно выделяется внутривузовские издания. Если регистрируемое издание поступило в библиотеку впервые, карточка вкладывается в первый экземпляр, который направляется в отдел научной обработки. После того, как книга зашифрована, карточка с проставленным на ней шифром, помещается в картотеку. При повторном поступлении литературы в картотеке отмечаются изменения в количестве экземпляров. 32 Оформление литературы временного хранения, принятой взамен утерянной, происходит в том же порядке. Литература временного хранения отражается в алфавитном и систематических каталогах. На оборотной стороне карточки количество экземпляров не проставляется, а делается пометка: «см. картотеку временного хранения". Если брошюра является учебным пособием, то она отражается также в учетной картотеке учебного фонда. У ЧЕТ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ Отделами библиотеки ведутся регистрационные картотеки периодических изданий. Регистрационные карточки заполняются после оформления подписки и расставляются по алфавиту названий журналов и газет. На лицевой стороне карточки указывается наименование издания и отмечается его поступление. На оборотной стороне проставляется наименование организации, производившей подписку, номер подписной квитанции, стоимость, срок и условия подписки. Составленная картотека является составной частью справочного аппарата в помощь комплектованию, средством контроля за получением всех номеров изданий. На журналы и информационные материалы, выбывающие из фонда, один раз в год составляется акт о выбытии, на основании которого производится запись в книге суммарного учета (часть II, выбытие). Регистрационные карточки текущего года на информационные материалы (серийные, нумерационные) расставляют за разделителями с наименованием издающих организаций в алфавите названий серий, подсерий, тем. Запись в книгу суммарного учета осуществляется по истечении полугодия и в конце года основании составленного акта. 33 Изучение фонда Книга - великая вещь, пока человек умеет ею пользоваться. А.А. Блок. Проверку фонда уместно сочетать с его изучением. Своевременное выявление, изъятие непрофильных, дублетных, устаревших, ветхих, дефектных изданий и их оперативное исключение из фонда, содействует улучшению состава фондов и обязательны для выполнения всеми фондодержателями библиотеки. Эта работа предусматривается в ежегодных планах. Проверка фонда — это определение наличия зарегистрированных в учетной документации изданий и других документов в библиотечном фонде. Про- верка осуществляется путем сличения записей в учетной документации с фондом. В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обя- зательная проверка библиотечного фонда производится: • при смене материально ответственного лица; • при выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи документов; • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями; • при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду; « при реорганизации и ликвидации библиотеки. Результаты проверки фиксируются в акте и рассматриваются комис- сией по сохранности. Проверка фонда… • редчайшие фонды — один раз в 3 года; • ценные фонды — один раз в 5 лет; • фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет; • ([фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет; • фонды библиотек от 200 до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет; 34 • фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц — поэтапно в вы- борочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15лет За учетом следует обработка документов — комплекс операций по подготовке документов к хранению и использованию. Учтенный и обработанный фонд нуждается в размещении. Размещение фонда — это пространственное расположение частей библиотечного фонда в фондохранилище и по структурным подразделениям библиотеки в целях удобного обслуживания абонентов и хранения.. Это дает возможность библиотеке обеспечить более качественное, гибкое и быстрое обслуживание абонентов учитывать, обрабатывать, расставлять и хранить фонд, исходя из его особенностей, а также более глубоко изучать и знать фонд сотрудникам библиотеки. Первым уровнем деления фонда является принадлежность к структурному подразделению библиотеки (например, фонд абонемента, читального зала). Наиболее часто спрашиваемые издания приближают к кафедре выдачи, менее спрашиваемые переводят на другой уровень хранения, редко или совсем не спрашиваемые издания передают в отдел книгохранения, предлагают другим библиотекам или вообще исключают из фондов, если документы перестают отвечать предъявляемым к ним требованиям (напри- мер, устарели по содержанию). Расстановка документов непосредственно на библиотечных полках — завершающий этап размещения фондов. Различают две основные группы видов расстановок библиотечного фонда: расстановки содержательного типа и расстановки формального типа. К расстановкам содержательного типа относится систематическая и предметная расстановки. К расстановкам формального типа — расстановки, основанные на формальных признаках — алфавитная, географическая, хронологическая, языковая, форматная нумерационная. 35 Наиболее распространенным видом расстановки, используемой в библиотеках, является систематически-алфавитная расстановка. Фонд библиотеки КБГУ придерживается такой расстановки. При систематической расстановке документы расставляются по отраслям знаний, а внутри — по алфавиту авторов или заглавий. Систематический порядок устанавливается в соответствии с таблицами библиотечной классификации. Чтобы точно установить место документов в алфавитном ряду, пользуются таблицей авторских знаков. Авторский знак представляет собой условное обозначение начального сочетания букв фамилии автора или заглавия документа, состоящее из первой буквы заголовка библиографической записи и двузначного или трехзначного порядкового номера, определяемого по таблице авторских знаков. Таблица авторских знаков — это перечень наиболее распространенных в данном языке начальных буквосочетаний, пронумерованных от 11 до 99 (двузначная таблица) или от 111 до 999 (трехзначная таблица). Например, авторский знак фамилии Пушкин — П 91. Журналы расставляют отдельно от книг, используя алфавитно- хронологическую нумерационную расстановку. Книги на иностранных языках расставляются по языкам, а внутри по отраслям знания и по алфавиту. Исключение документов из библиотечного фонда Семь раз отмерь, один раз отрежь. Народная пословица. Исключение литературы из фондов проводится в соответствии с «Инструкцией о порядке исключения устаревшей по содержанию и ветхих изданий и материалов из библиотечных и справочно-информационных фондов» утвержденный Минвузом от 26сентября 1978года № 911 и дополнением к ней Приказом от 13 декабря 1984года№814. 36 Исключение литературы из фондов производят все отделы фонда- держатели не реже одного раза в год. Перечень причин исключения литературы из фондов следующий: 1 )устаревание по содержанию 2)по ветхости; 3)излишние и малоиспользуемые материалы, переданные в другие библиотеки; 4)пропавшие из открытого доступа; 5)утерянные читателями Устаревшими считаются материалы, утратившие свою политическую актуальность, научную и производственную ценность. Излишние и малоиспользуемые материалы, не утратившие научной ценности, перед списанием должны быть предложены в депозитарии или в обменные фонды. Малоиспользуемая литература, предложенная в обменный фонд и незатребованная в течение двух лет после опубликования информации о ней, списывается наряду с устаревшими по содержанию материалами. Как ветхие, списываются материалы, пришедшие в негодность для использования состояния и неподдающиеся реставрации, или когда их восстановление нецелесообразно. Списание из фондов по ветхости ценной отраслевой литературы по искусству, производится после тщательного их пересмотра членами комиссии и указания в списке к акту имеющегося в экземпляре дефекта, в результате которого он выбывает из фонда. Обзор изданий для списания производится специальной комиссией, в состав которой входят члены библиотечного совета, референты от кафедр университета представитель бухгалтерии, профкома университета. Состав комиссии утверждается ректором. Работа по списанию предполагает плановый отбор малоиспользуемой и ветхой литературы из фонда, а также изъятие литературы по указанию вышестоящих органов. 37 Справочно-информационное обслуживание (СИО) « Кто владеет информацией, тот владеет миром». Уинстон Черчилль. Справочно-информационным обслуживанием занимаются все отделы библиотеки, тем не менее, основные задачи справочно-информационного обслуживания (СИО) реализовываются справочно-библиографическим отделом (СБО). Абонементы и читальные залы отвечают на простые запросы, используя свои подсобные фонды и справочно- библиографический аппарат (СБА). Справки, требующие широкого использования различных звеньев СБА библиотеки и ее фондов, выполняет библиографический отдел. В обязанности СБО входит широкий диапазон услуг: от справок до полного консультационного обслуживания. Чисто информационные услуги включают: обслуживание в режиме «запрос – ответ», доставку документов, подготовку библиографических указателей, списков новых поступлений, проведение библиографических обзоров. С помощью средств наглядной информации; мероприятий устной пропаганды индивидуального и массового характера: консультаций, бесед, экскурсий; путём использования комплексных форм и методов пропаганды литературы (Дни информации, Дни кафедр, вечеров, читательских конференций и др.). Обслуживание в соответствии с разовыми запросами потребителей информации (в режиме « запрос – ответ») одна из основных функций СБО, реализация которой обеспечивает эффективное использование информационных ресурсов библиотеки и осуществляется на основе ее многоотраслевого фонда. Библиограф, работающий с читательскими запросами, должен постоянно углублять профессиональные знания, следить за вновь выходящей литературой. 38 Справочно-библиографический аппарат библиотеки (СБА) СБА - это комплекс взаимосвязанных и дополняющих друг друга частей, предназначенных для многоаспектного отражения и раскрытие фонда библиотеки, обеспечение читателей нужной им информацией и содействие профессиональной библиотечное - библиографической деятельности. В состав СБА входят: 1. Фонд справочных и библиографических издании 2. Система каталогов и картотек 3. Фонд выполненных справок 4. АПУ Фонд справочных и библиографических издании включает материалы законодательного характера, справочные и библиографические издания. К законодательным актам относится - законы, постановления, указы и распоряжения РФ. К справочным изданиям относится энциклопедии, словари, справочники, текущие и ретроспективные указатели. Система каталогов и картотек. Алфавитный каталог (АК) - библиотечный каталог, в котором библиотечные записи располагаются в алфавитном порядке имен или фамилии индивидуальных авторов или заглавии произведении. Карточки в алфавитном каталоге располагаются в строгом алфавите заголовков описаний фамилии авторов и заглавии. С помощью алфавитного каталога можно узнать экземплярность и место нахождения издания. Существует читательский алфавитный каталог и служебный. В читательский алфавитный каталог включают только последние и лучшие издания. Служебный алфавитный каталог, используется только для служебного пользования. Систематический каталог(СК) - библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются, по отраслям знания. СК раскрывает содержание библиотечного фонда, предоставляя информацию о литературе по различным отраслям знания. К СК обращаются, когда неизвестны библиографические сведения о нужных изданиях. 39 Краеведческий систематический каталог (КК) - каталог, в котором имеется более полный источник информации об изданиях и материалах, посвященных данному региону. В краеведческом каталоге отражается информация об изданиях уже включенная в алфавитный и систематический каталоги. КК строится на основе специально разработанных таблиц классификации, учитывающих его специфику. Краеведческая картотека статей (ККС) - библиографическая картотека, отражающая материалы, по содержанию связанные с определенной местностью из периодических издании. Карточки располагаются в обратной хронологии, а внутри по алфавиту. Систематическая картотека статей (СКС) - это библиографическая картотека, отражающая материалы из периодических и продолжающихся изданий, сборников и организованная в соответствий с определенной системой классификаций документов. СКС дополняет систематический каталог и имеет единый АПУ. Картотека отражает материалы за несколько лет (от 3-5лет) но раздел литературы и рецензии на них хранятся более длительное время. Карточки располагаются в обратной хронологии, внутри по алфавиту. Труды ученых КБГУ - картотека, которая включает научные работы профессорско- преподавательского состава КБГУ. Карточки располагаются в алфавитном порядке фамилии авторов. Имеются также каталоги и картотеки: Внутривузовсих издании Методических указании и программ Каталог редких книг Каталог литературы временного хранения Каталог иностранной литературы Картотека диссертации Картотека дисков и дискет Систематическая картотека методических материалов 40 Картотека периодики КБГУ Картотека национальной библиотеки КБР Существует также и электронный каталог в машиночитаемой форме. Библиотека располагает БД: - БЗ книгообеспеченности - Труды ученых КБГУ - Новые поступления - Периодика КБГУ Фонд выполненных справок - это часть СБА, представляющая собой собрание ранее выполненных письменных библиографических справок (прежде всего тематических). В таком фонде хранятся копии ответов на сложные разовые запросы, требовавшие много времени. ФВС имеет служебное назначение. Расставляется по отраслям знания и по темам. АПУ - вспомогательный аппарат к систематическому каталогу, представляет собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающих содержание отраженных в систематическом каталоге, т е. сокращает путь поиска литературы в систематическом каталоге и картотеке СКС. Карточки располагаются в алфавитном порядке рубрик. Виды справок и методика их выполнения. Учет справок. Библиографической справкой называют ответ на разовый запрос читателя. Виды справок: - Тематическая; - Фактографическая; - Адресно- библиографическая; - На уточнение. |