О Делопроизводстве. Национальный стандарт РФ гост р 82013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
 Скачать 284.19 Kb.
|
|
3.3 Архивное дело 3.3.1 Хранение и учет архивных документов 106 государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 107 муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. 108 профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению. 109 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. 110 Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению. 111 объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи 112 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. 113 архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам. 114 фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда. 115 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд. 116 обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов. 117 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов. 118 архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов. 119 режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением. 120 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению. 121 консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды. 122 Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. 123 страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника. 124 страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов. 125 фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа. 126 депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. 127 учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием. 128 централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. 129 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках. 130 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. 131 учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. 132 список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. 133 лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда. 134 архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета. 135 проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции. 136 топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище. 3.3.2 Комплектование архива 137 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. 138 критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов. 139 источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. 140 выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных. 141 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения. 142 документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению. 143 документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение. 144 документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. 145 особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования. 146 уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности. 147 упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. 148 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения. 3.3.3 Информационная деятельность архива 149 информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов. 150 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. 151 пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания. 152 организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания. 153 пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. 154 владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором. 155 собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами. 156 ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов. 157 публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами. 158 документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте. 159 описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках. 160 описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике. 161 научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов. 162 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива. 163 архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов. 164 опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета. 165 архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. 166 архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации. 167 архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров. 168 обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом. 169 тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом. 170 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему. 171 каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов. 172 архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен. 173 архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке. 174 архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Алфавитный указатель терминов автор документа адресат альбом унифицированных форм документов архив архивная выписка архивная коллекция архивная копия архивная справка архивное дело архивный документ архивный каталог архивный путеводитель архивный справочник архивный указатель архивный фонд Архивный фонд Российской Федерации архивный фонд личного происхождения архивный шифр архивохранилище аудиовизуальный документ аутентичность (электронного документа) бланк документа вид документа видеодокумент виза включение документа в СЭД владелец архивных документов внутренняя опись временное хранение документов выборочный прием документов выделение документов к уничтожению выписка из документа государственный архив государственный регистрационный номер документа графический документ гриф ограничения доступа к документу гриф согласования гриф утверждения дата документа дело делопроизводство депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации документ документ Архивного фонда Российской Федерации документ временного срока хранения документ постоянного срока хранения документальная выставка документальный фонд документационное обеспечение (управления), ДОУ документированная информация документирование документооборот документопоток достоверность (электронного документа) доступ к документу дубликат документа заверенная копия документа заголовок дела единица учета архивных документов единица хранения архивных документов изобразительный документ индекс дела индивидуальный срок исполнения документа информационная деятельность архива использование архивных документов историческая справка к архивному фонду источник комплектования (архива) каталогизация архивных документов кинодокумент комплектование архива конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) контроль исполнения документов консервация архивного документа копия документа критерии экспертизы ценности документов лист-заверитель дела лист согласования (визирования) документа лист фонда место составления (издания) документа метаданные миграция (электронных документов) муниципальный архив научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива номенклатура дел носитель (документированной) информации обзор архивного фонда обеспечение сохранности документов обеспечение физико-химической сохранности документов объединенный архивный фонд объем документооборота ограничение доступа к архивным документам оперативное хранение документов описание архивных документов описательная статья архивного справочника опись дел, документов опись дел структурного подразделения организация пользования архивными документами особо ценный документ отметка об исполнении документа и направлении его в дело отметка о заверении копии отметка о наличии приложения отметка о поступлении документа официальное опубликование документа официальный документ оформление дела оформление документа первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов перечень документов со сроками хранения печать письменный документ плотность документопотока подлинник документа подлинный документ подписание (документа) подпись пользование архивными документами пользователь архивными документами постоянное хранение документов предварительное рассмотрение документов пригодность для использования (электронного документа) признаки заведения дела проверка наличия и состояния архивных документов профиль архива публикация архивных документов регистрационно-учетная форма регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа регистрация документа режим хранения архивных документов резолюция реквизит документа реставрация архивного документа система документации система научно-справочного аппарата к документам архива служба делопроизводства собственник архивных документов согласование документа; визирование список фондов средства документирования срок хранения документов старение документа страховая копия архивного документа страховой фонд архивных документов табель унифицированных форм документов текст документа текстовой документ тематический обзор архивных документов типовой срок исполнения документа топографический указатель уникальный документ унифицированная форма документа уничтожение документов упорядочение архивных документов управление документами утверждение документа учет архивных документов учетные документы (архива) фонд пользования (архива) фондирование документов фондообразователь фонодокумент фотодокумент формирование дела формуляр документа хранение документов целостность (электронного документа) централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации экспертиза ценности документовэлектронная копия документаэлектронная подписьэлектронное делоэлектронный документэлектронный документооборотюридическая значимость документаюридическая сила документа. ******************************************************************************************************************************************* Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) (с изменениями и дополнениями) Приложение А (справочное). Расположение реквизитов на титульном листе документа Приложение Б (справочное). Схемы расположения реквизитов документов Приложение В (справочное). Образцы бланков документов Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) |