О Делопроизводстве. Национальный стандарт РФ гост р 82013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
 Скачать 284.19 Kb.
|
|
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Пример - Верно Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия Дата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ... год") и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа). Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. 5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Пример - Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.11.2016. Подпись Дата 5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа. 5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Пример - В дело N 01-18 за 2016 г. Зав. отделом корпоративных проектов Подпись Дата Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. 6 Бланки документов 6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. 6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2). 6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). Образцы бланков документов приведены в приложении Б. 6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07. Пункт 6.8 изменен с 1 июля 2018 г. - Изменение N 1 См. предыдущую редакцию 6.8 В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (государственных языках) республик - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик - ниже); Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке. По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо слов "приложение В.8" следует читать "Рисунок В.8" Методические рекомендации по применению ГОСТ р 7.0.97-2016 " Начало формы Конец формы Содержание Методические рекомендации по применению ГОСТ р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и… 1. Общие положения 2. Термины и определения 3. Общие требования к созданию документов 4. Оформление реквизитов документов 4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 4.2. Эмблема 4.3. Товарный знак (знак обслуживания) 4.4. Код формы документа 4.5. Наименование организации - автора документа 4.6. Наименование структурного подразделения - автора документа <26> 4.7. Наименование должности лица - автора документа <27> 4.8. Справочные данные об организации 4.9. Наименование вида документа 4.10. Дата документа 4.11. Регистрационный номер документа 4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 4.13. Место составления (издания) документа 4.14. Гриф ограничения доступа к документу 4.15. Адресат 4.16. Гриф утверждения документа 4.17. Заголовок к тексту 4.18. Текст документа 4.19. Отметка о приложении 4.20. Гриф согласования документа 4.21. Виза 4.22. Подпись 4.23. Отметка об электронной подписи <35> 4.24. Печать 4.25. Отметка об исполнителе 4.26. Отметка о заверении копии 4.27. Отметка о поступлении документа 4.28. Резолюция 4.29. Отметка о контроле 4.30. Отметка о направлении документа в дело 5. Подготовка текстов документов 6. Бланки документов 7. Особенности подготовки электронных документов Приложения Вид Методические рекомендации Принят Росархив 26.03.2019 Редакция от 26.03.2019 Дата вступления в силу 26.03.2019 Статус Действует Опубликован На момент включения в базу документ опубликован не был Примечания РАЗЪЯСНЯЕТ применение "СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 7.0.97-2016" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) "Методические рекомендации по применению ГОСТ р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
Редакция от 26.03.2019 — Действует с 26.03.2019 4.13. Место составления (издания) документа ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА" МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ" Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота. Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам. 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - Методические рекомендации) разработаны в целях определения: - порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее - Стандарт); - последовательности действий по организации его применения. 1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства. <1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229). 1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм. 1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. 1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" <2> установлен принцип добровольности применения стандартов. <2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229). Применение Стандарта предполагает: - приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД); - разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта. 1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы: 1. Общие положения; 2. Термины и определения; 3. Общие требования к созданию документов; 4. Оформление реквизитов документов; 5. Подготовка текстов документов; 6. Бланки документов; 7. Особенности подготовки электронных документов. 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Бланк документа <3> - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа; <3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2014. Документ <4> - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти; <4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641). Документирование <5> - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; <5> Там же. Копия документа <6> - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; <6> Там же. Национальный стандарт <7> - документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации; <7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229). Оформление документа <8> - проставление на документе необходимых реквизитов; <8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2014. Подписание (документа) <9> - выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица; <9> Пункт 57, там же. Подпись <10> - реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица; <10> Пункт 58, там же. | ||||