О Делопроизводстве. Национальный стандарт РФ гост р 82013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
 Скачать 284.19 Kb.
|
|
7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>. <43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641). 7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>. <44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641). Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта. Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации. 7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем. При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются. При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF. 7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" <45>. <45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889). 7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. - по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований: <46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации. - графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте; - графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа; - графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга; - изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты. Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи. 7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу. Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя. 7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами. ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение N 1 к п. 3.9. Росархив Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД)
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Образец титульного листа документа Приложение N 2 к п. 4.16. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ 1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). 2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). 3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). 4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ. 5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ 6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). 7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу). 8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). 9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). 10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). 11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.). 12. ПРАВИЛА 13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). 14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов). 15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). 16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые). 17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. 18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ 19. УСТАВЫ. 20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 3 к п. 4.24 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ 1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). 2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ. 3. Документы налоговой отчетности. 4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты. 5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). 6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. 7. НОРМЫ расхода. 8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг). 10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты). 11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). 12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк). 13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). 14. СОГЛАШЕНИЯ. 15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). 16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.). 17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. 18. УДОСТОВЕРЕНИЯ. 19. УСТАВЫ организаций. Приложение N 4 к п. 5.5
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ "ЭКОЛОГИЯ РОССИИ" В связи с необходимостью реализации программы "Экология России" приказываю: 1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы; 2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы. 3. .... 4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Образец оформления приказа Приложение N 5 к п. 5.5
О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне: 1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий. 2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию. 3. ............ 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).
Образец оформления распоряжения Приложение N 6 к п. 5.6.
1. Общие положения 1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами. 1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации. 1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации. 1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением. В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику. ... Образец оформления положения о структурном подразделении Приложение N 7 к п. 5.7.
Председатель - Петров А.А. Секретарь - Максимова М.М. Присутствовали: 15 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О мерах по реализации программы ".........". Доклад заместителя директора Копейкина И.П. 1. СЛУШАЛИ: Копейкина И.П. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Шацкий Э.Я. - краткая запись выступления. Кучкин И.С. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1.1. Одобрить План работы по реализации программы. 1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.
Образец оформления протокола Приложение N 8 к п. 5.9
Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 "О проведении проверки организации хранения документов организации". Акт составлен комиссией: Председатель комиссии - Иванов А.А..; Секретарь комиссии - Птичкина О.П.; Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А. С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации. 1. Выводы: 1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами. 1.2.............................................. 2. Замечания: 2.1........ 2.2...........
Образец оформления акта Приложение N 9 к п. 6.3 Росархив ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА" (ВНИИДАД)
Москва Образец общего бланка организации Приложение N 10 к п. 6.3
Образец углового бланка письма организации Приложение N 11 к п. 6.3
Образец продольного бланка письма организации Приложение N 12 к п. 6.3. Росархив ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ "ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА" (ВНИИДАД) ПРИКАЗ
Москва Образец оформления бланка приказа _____________________________________________________________________________ Начало формы Конец формы | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||