О Делопроизводстве. Национальный стандарт РФ гост р 82013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
 Скачать 284.19 Kb.
|
|
4.16. Гриф утверждения документа Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа. Например:
Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2. 4.17. Заголовок к тексту Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?": приказ (о чем?) о премировании работников организации; приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству; письмо (о чем?) о предоставлении информации Заголовок должен состоять из одной фразы. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется. Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом. В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк. 4.18. Текст документа О составлении текста документа см. раздел 5. 4.19. Отметка о приложении Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам). В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: - если приложение названо в тексте:
- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:
- если приложения сброшюрованы:
- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах. Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал. Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом: - в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1). На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа. Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении. Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения. Например:
4.20. Гриф согласования документа Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться: - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Грифом согласования документа оформляется: - внешнее согласование документа - с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций; - внутреннее согласование с коллегиальными органами организации - автора документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа. Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже. Например:
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается". 4.21. Виза Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации - автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки. Виза оформляется следующим образом: - если замечаний нет:
- при наличии замечаний:
Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе. Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют: - на последнем листе документа под подписью; - на обороте последнего листа подлинника документа; - на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются: - на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте; - на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело). Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 - 6. Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Например:
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений - с проставлением визы на обороте каждого листа документа. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования. К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся: - руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа; - руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа; - заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа; - руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание); - руководитель службы делопроизводства. Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования. 4.22. Подпись Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Например:
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:
Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе. Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи "за" недопустимо. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:
или
При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля. При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки. 4.23. Отметка об электронной подписи <35> <35> Реквизит впервые введен Стандартом. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью. Отметка об электронной подписи включает: фразу "Документ подписан электронной подписью"; номер сертификата ключа электронной подписи; фамилию, имя, отчество владельца сертификата; срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью. При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи. Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется. 4.24. Печать Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). Например:
Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
