Областное бюджетное профессиональное образовательное учреждение курский государственный техникум технологий и сервиса
 Скачать 254.13 Kb.
|
|
КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА» (ОБПОУ «КГТТС») «___»__________201____год ЛЕКЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ по теоретической части МДК 01.02. Основы планирования и организация логистического процесса в организациях (подразделениях) различных сфер деятельности среднего профессионального образования по специальности 38.02.03 Операционная деятельность в логистике Курск, 2019 г. Тема №2.1.: «Основы делопроизводства профессиональной деятельности» План лекции: Значение документооборота в процессе обеспечения логистических функций. Нормативные и правовые акты в сфере делопроизводства. Документы, их значение и функции. Классификация документов, используемых в логистических системах. Внешние документы при организации делопроизводства на складе. Внутренние документы склада. Реквизиты документов, требования к их оформлению. Регистрация и контроль исполнения документов. Значение документооборота в процессе обеспечения логистических функций. Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете. Современное делопроизводство включает два процесса: - обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование; - организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение. Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства. Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение. Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». Под «документооборотом» в стандарте понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления». Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство». В чем же все-таки отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ»? В отличие от делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая. Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).  Рис. 1 Схема организации работы с документами фирмы. Делопроизводство в организациях имеет три основные системы: При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях. При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно. При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки. 2. Нормативные и правовые акты в сфере делопроизводства. Любая сфера деятельности обязательно должна основываться на законодательной, нормативной базе и методических документах, ДОУ – не исключение. Нормативную базу ДОУ составляют законы и нормативные правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий. Нормативная база делопроизводства: 1. правовые акты РФ; 2. ГОСТы; 3. нормативные документы; 4. классификаторы; 5. ГСДОУ. 1. Правовые акты РФ: - Конституция РФ; - Гражданский Кодекс РФ; - Трудовой Кодекс РФ; - Уголовный Кодекс РФ; - ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 г.; - ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» № 85-ФЗ от 04.07.1996 г. - ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г.; - Закон РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г. (в редакции от 06.10.1997 г.); - Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.); - ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.; - ФЗ РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002 г. 2. ГОСТы: - Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ». Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»; - ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. требования к оформлению документов № 65-ст от 03.03.2003 г.; 3. Нормативные документы: - Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утв. Госархивом РФ 06.07.1992 г.; - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г.; - Унифицированные системы документации (УСД); - Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом. - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г.; - Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г. 4. Классификаторы. Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ). Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощению их регистрации и контроль, обеспечивает учет и систематизацию. В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Примеры различаются по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства: 1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93 утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299. 2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО); 3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) – ОК 016-94 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367. ОКУД Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации). Код формы документа в ОКУД состоит из 7 десятичных цифр и контрольного числа: в качестве примера приведен протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1. Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (ОРД); Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направление их использования (документация о ликвидации организации, предприятия); Регистрационный номер – это № формы документа внутри подкласса (Протокол общего …); 5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документами и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР в 1991 г. № 33, а затем доп. Главархивом СССР в 1991 г.; В 1990 г. появилась ГСДОУ. Она является наиболее полным документом по организации делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в т.ч. создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные цели ГСДОУ: - совершенствование работы аппарата управления; - упорядочение документооборота и повышение качества документов; - сокращение количества документов; - построение информационно-поисковой системы; - создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации. По положениям ГСДОУ создает инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 3. Документы, их значение и функции. Документ по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись. Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков. Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации является повышение оперативности работы по их унификации, является важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение. По способу фиксации: - письменные (созданные рукописным или машинописным способом); - графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы); - фото- и кинодокументы (на специальных носителях); - акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации). По содержанию: - организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…); - распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности); - информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы...). По наименованию: Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др. По видам: - типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер); - примерные (разрабатываются вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер); - индивидуальные (разрабатываются конкретными органами для внутреннего пользования). По степени сложности: - простые (содержащие один вопрос); - сложные (несколько вопросов). По месту составления: - внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения); - внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (входящие документы – документ, которые поступили в учреждении от других организации; исходящие документы – документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям). По срокам исполнения: - весьма срочные; - срочные; - несрочные. По происхождению: - служебные; - официально-личные. По степени гласности: - обычные; - для служебного пользования; - конфиденциальные; - секретные. По юридической силе: - подлинные; - подложные. По назначению: - подлинники (первоначальный документ, содержащий исходящую информацию, надлежащим образом оформленной); - копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная). Виды копий: - отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя; - выписка – это копия части документа; - дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника. 4. Классификация документов, используемых в логистических системах. 1. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответствующих документов. По каждому документу в графике указывают: →исполнителя (составителя); →адресат (службу, куда поступает документ); →сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии. 2. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: →платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством); →товарно-транспортные накладные; →квитанции с железнодорожной накладной. Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению. 3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций— экспедитору для получения и доставки материалов. Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи Мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. 4. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия. 5. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитное заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй — с распиской получателя у кладовщика. 6. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены). 7. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов. 5. Внешние документы при организации делопроизводства на складе. Например, делопроизводство на складе ведет следующие внешние документы склада: - товаротранспортная накладная; - товарная накладная (ТОРГ-12), грузовая таможенная декларация (ГТД); - спецификация; - счет-фактура, инвойс; - упаковочный лист; - заявка на прием товаров; - заявка на отгрузку товаров; - акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1); - акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3); -доверенность на получение товара со склада; - акт о выборочной проверке наличия материальных ценностей в местах хранения (МХ-14); - инвентаризационная опись; - сводная инвентаризационная опись; - сличительная ведомость; - таблица несоответствий; - акт инвентаризации. 6. Внутренние документы склада. Внутренние документы склада: - приходная накладная; - расходная накладная; - журнал регистрации транспортных средств; - акт приема товарно-материальных ценностей с таблицей обнаруженных повреждений; - лист осмотра товара; - пропуска на въезд и выезд с территории склада. Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с материальными ценностями (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности предприятия. 7. Реквизиты документов, требования к их оформлению. Отечественные госучреждения, предприниматели, компании и прочие субъекты в рамках взаимодействия постоянно используют официальные бумаги. В качестве ключевого аспекта корректного построения правоотношений выступает применение реквизитов документов. Они утверждаются в соответствии с законодательством. Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов. Реквизит "наименование документа". Официальная бумага должна быть классифицирована надлежащим образом в соответствии с типом. Наименования видов документов фиксируются уставом предприятия. Они должны соответствовать критериям, определенным в ОКУД. Как правило, наименование документа используется на официальных бланках, заявлениях и пр. В письмах этот элемент обычно не содержится. Наименование указывается прописными буквами. В ряде случаев в реквизиты документов включается заголовок. Он используется в качестве краткого изложения сути текста. По своему смыслу заголовок должен коррелировать с наименованием документа. Название предприятия. Оно включается в реквизиты в обязательном порядке. Название предприятия, используемое на бланках, должно в точности соответствовать установленному в уставе. В официальных документах указывается полное наименование организации. Допускается размещение сокращенного названия под или за ним. Справочная информация. Ее структуру определяют существующие требования к реквизитам документов. В составе справочной информации в первую очередь присутствуют контактные данные. Это: почтовый адрес, номера телефонов/факсов, электронной почты и прочие сведения, которые предприятие считает необходимым указать. Кроме этого, обычно в справочную информацию включают КПП, ИНН и ОГРН. Реквизит "Дата документа". Этот элемент отражает время, в которое была создана официальная бумага или период ее подписания. Дату указывает тот субъект, который обладает полномочиями визировать документацию. Ее может проставить также сотрудник внутренней службы, ответственной за обмен информационными материалами на предприятии. В ряде случаев дата может указываться составителем. Например, ее проставляет автор искового заявления. Регистрационный индекс. Этот реквизит способствует облегчению процесса классификации носителя информации в архивах и внутренних реестрах предприятия. Регистрационный номер также выступает в качестве идентификатора в ходе документооборота с другими компаниями. Правила, в соответствии с которыми этот элемент отражается на бумаге, устанавливаются распорядительными актами, принимаемыми на локальном уровне. В некоторых случаях данный реквизит может дополняться ссылкой, включающей непосредственно сам индекс и дату документа, на который необходимо дать ответ. Другими словами, этот элемент применяется в письмах, составляемых по поводу поступивших обращений. Место оформления. Для некоторых документов этот реквизит является обязательным. Например, это относится к договорам, контрактам, соглашениям. Место оформления также указывается в том случае, если определить его по прочим реквизитам не представляется возможным. Если же сведения уже присутствуют в каком-то другом элементе бумаги, повторно его указывать нет необходимости. Адресат. Этот реквизит также обязателен для большинства документов. Особенно важен этот элемент при составлении обращений, жалоб, заявлений в конкретные организации или структурные подразделения предприятия. В качестве адресата может также выступать гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель. Гриф утверждения. Этот элемент применяется для придания документам нормативного характера. Гриф утверждения используется как в госструктурах, так и в коммерческих компаниях. Например, руководитель предприятия может применять его в приказах, распоряжениях и пр. При наличии грифа утверждения положения документа становятся обязательными для выполнения всеми сотрудниками фирмы. Резолюция. Этот реквизит применяется, например, в случаях, когда руководитель или иное должностное лицо хочет озвучить принятое по существу вопроса решение. В резолюции присутствуют сведения: Ф. И. О. Суть распоряжения. Срок, в течение которого оно должно быть исполнено. Подпись и дата. Кроме указанных данных, могут указываться и исполнители. Отметка о контроле. Такой реквизит проставляется на документах, принимаемых, как правило, в государственных/местных структурах. Отметка о контроле свидетельствует не только о том, что бумага поступила в орган. Она указывает также на то, что по полученным данным ведется надлежащая работа. Как правило, отметка выглядит в форме штампа с надписью "контроль". Содержание бумаги. На практике считается, что этот реквизит является ключевым. Однако при отсутствии прочих элементов, наличие которых установлено нормами, текст теряет свою ценность. В общем случае содержание документа выражается на русском языке. В предусмотренных законом случаях текст может составляться на языке соответствующего региона, если он наделен статусом официального. В содержании могут присутствовать элементы форматирования, таблицы. Структура текста, как правило, включает в себя две части. В первом разделе описываются причины и цели направления документа, а во втором – суть просьбы, обращения, рекомендации и пр. В ряде случаев допускается использовать только последнюю часть. Отметка о приложении В некоторых случаях в одном документе невозможно отразить всю необходимую информацию. В таких ситуациях допускается дополнение источника приложениями. На их наличие должен указывать соответствующий реквизит. Обычно он проставляется после изложения содержания. Реквизит выглядит, как правило, следующим образом: "Приложение на ___листах в ___ экземплярах". Соответственно проставляется количество дополнительных бумаг. В ряде случаев может потребоваться составление поименованного перечня приложений. Подпись. Все официальные документы должны быть завизированы уполномоченными лицами. При этом подпись включает в себя не только непосредственно сам автограф, но и его расшифровку, а также название должности подписавшего. Данный реквизит подтверждает достоверность сведений, присутствующих в бумаге. Гриф согласования. В соответствии с действующими в некоторых организациях требованиями, этот реквизит является неотъемлемым элементом определенной категории носителей информации. Он применяется в случаях, когда необходимо зафиксировать факт одобрения сведений компетентной структурой или должностным лицом. В грифе обязательно присутствует слово "согласовано". В нем также содержится информация о должности сотрудника, одобряющего предоставленные сведения. В качестве ключевого признака использования этого реквизита выступает участие в документообороте нескольких субъектов. Довольно близким к грифу согласования является виза. Однако она применяется исключительно внутри одного предприятия. Виза при этом может проставляться несколько раз в ходе последовательной проверки содержания бумаги тем или иным подразделением. Печать. Она используется практически на всех официальных бумагах. В их числе расчетные и первичные документы. В РФ, как правило, используется чернильная печать. В оттиске присутствуют сведения о предприятии, включая его название, ИНН, ОГРН и прочие данные. 8. Регистрация и контроль исполнения документов. Регистрация документа — это присвоение ему регистрационного индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система регистрации чаще всего применяется в небольших коммерческих предприятиях. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях. С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, входящие документы, исходящие, внутренние, коммерческие контракты, документы, имеющие гриф «Конфиденциально». При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения индексов. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря. Некоторые внутренние документы и коммерческие контракты могут не регистрироваться. Это допускается по решению руководства предприятия при небольших объемах документооборота и при обеспечении полной сохранности документов. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные индексы, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, подготовившего документ, вида документа, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например: - индекс документа № 72/1-5 включает: 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации, 1-5- номер дела по номенклатуре; - индекс № 72-ИП включает: ИП - обозначение, автора документа (Иван Петров), 72 - порядковый номер документа; - индекс № 72-П обозначает приказ с порядковым номером 72. Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия. Для регистрации применяются регистрационные журналы или регистрационные карточки. При небольших объемах документооборота журналы могут вестись на протяжении нескольких лет. Журналы включают следующие графы: - индекс (номер) документа; - дата регистрации документа; - автор документа (организация) - для входящих документов; - адресат (корреспондент) - для исходящих документов; - название документа, краткое содержание; - количество листов; - резолюция – для входящих документов; - исполнитель – для внутренних и исходящих; - срок исполнения; - отметка об исполнении; - номер дела, в которое подшивается второй экземпляр документа. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (журналы, брошюры), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п. Регистрация документов с грифом «Конфиденциально» выполняется специальным подразделением. Порядок регистрации определяется инструкцией. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. После указания руководителя о постановке документа на контроль в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения документа, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. В журнале также могут стоять промежуточные сроки проверки исполнения документа. В ряде фирм для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и, в назначенный день, выводит на экран номера документов для проведения контрольных операций. Возможность вести рабочий календарь позволяет заносить номер документа, взятого на контроль, исполнителя, его телефон, содержание поручения. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему лицу, но передавать их на компьютер исполнителя. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер. Документ считается исполненным и снимается с контроля после завершения работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта, контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, отметка об исполнении вносится в журнал регистрации. Стоит заметить, что необходимо добиваться высокой исполнительской дисциплины и ответственности работников предприятия при выполнении документов, что позволит исключить контроль за исполнением документов. Контрольные вопросы и задания: Процессы, происходящие в современном делопроизводстве. Дайте определение документооборота. Отличие понятий «делопроизводство» и ДОУ. Дайте определение документа. Перечислите признаки классификации документов по содержанию. Перечислите признаки классификации документов по месту составления. Перечислите внешние документы. Перечислите внутренние документы. Дайте определение реквизитов документа. Что такое регистрация документа? Как происходит регистрация документов? |