Областное бюджетное профессиональное образовательное учреждение курский государственный техникум технологий и сервиса
 Скачать 254.13 Kb.
|
|
Тема №2.5.: «Документы для внутренней отчетности» План лекции: Контроль правильности составления документов и расчетов. Осуществление процедур бухгалтерского аудита при проверке оформления документов. Контроль правильности составления документов и расчетов. Контроль правильности составления документов и расчетов за логистические операции осуществляется на основе определенных процедур, принятых для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным внесением данных в компьютер. Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики. В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом. Требования по оформлению первичных документов: 1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. 2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. 3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке. 4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. 5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами. 6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц. 7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется: а) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа); б) по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей). Типичные ошибки при работе с первичными документами: 1) использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике; 2) отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов; 3) отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов; 4) не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; 5) наличие подчисток и помарок в документах, нарушение правила исправления ошибок в документах; 6) исправления в кассовых документах; 7) записи простым карандашом; 8) отсутствие прочерков в свободных строках; 9) арифметические ошибки при таксировке документов. Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок. Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание. Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовым потерям. 1. Штрафы. В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее -- НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции: а) если нарушения совершены в течение одного налогового периода -- взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.; б) если нарушения совершены в течение более одного налогового периода -- штраф в размере 30 тыс.руб.; в) если нарушения повлекли занижение налоговой базы -- штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается: 1) отсутствие первичных документов; 2) отсутствие счетов -- фактур; 3) отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета; 4) систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более. 2. Переплата или недоплата налогов. Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги. Например: Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли. Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету. Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов. В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога. В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной. Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ. Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки. Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени. Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки. Будет также взыскана и сама сумма недоимки. Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов. Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается: а) искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; б) искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. Осуществление процедур бухгалтерского аудита при проверке оформления документов. Когда руководству предприятия необходимо проверить документацию, касаемую его деятельности, на достоверность и соответствие требованиям, указанным в законодательстве, проводится независимая проверка — аудит. Для некоторых компаний это обязательная процедура, проходить которую нужно ежегодно. Аудиторская деятельность в РФ регулируется ФЗ от 30.12.2008Г. №307 (закон «Об аудиторской деятельности»). Цели и задачи аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности Цель данного аудита — сформировать мнение специалиста по аудиту о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности фирмы и, кроме того, выяснить, соответствует ли ведение бухучета нормам законодательства нашей страны. Выделяют следующие задачи аудита бухотчетности: выяснить, соответствуют ли отчетность и ее показатели нормам законодательства и учетной политике компании; выяснить, насколько полно отражаются в документации все хозяйственные операции; проверить, как организованы и функционируют системы внутреннего контроля компании; проверить, во всех ли формах бухгалтерской отчетности показатели совпадают и соответствуют реальным. Методы, которыми пользуются специалисты при аудите бухгалтерской отчетности, аналогичны методам аудиты в целом. К ним относятся: фактический контроль (наблюдение, инвентаризация, экспертные оценки); документальный (изучение важных бумаг компании по форме и содержанию); расчетно аналитический (статистические расчеты, экономический анализ). Аудит бухгалтерской отчетности может быть обязательным и инициативным. Первый может быть только внешним, то есть проводиться независимыми экспертами фирм, специализирующихся на аудите, или индивидуальными аудиторами, не работниками аудируемой компании. Фирмы, которые должны подвергаться процедуре обязательного аудита, названы в ФЗ от 30.12.2008г. №307 (закон «Об аудиторской деятельности»). К данным предприятиям относятся: компании с организационно-правовой формой ОАО; компании, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам; фирмы с определенным видом деятельности (сюда относятся кредитные, клиринговые, страховые, компании-участники рынка ценных бумаг, микрофинансовые, СРО, кооперативы, организаторы азартных игр и т.д.); компании, которые имеют объем выручки свыше 400 млн рублей или сумму активов больше 60 млн рублей (за год, предшествующий отчетному) и т.д. Подробный список можно увидеть в ст. 5 ФЗ №307 «Об аудиторской деятельности». Инициативный аудит может осуществляться в определенных случаях, таких как: кредитование в банках, необходимость принятия участия в тендерах, желание руководителей фирм уменьшить налоговые риски, проверка квалификации бухгалтерского отдела, подготовка отчета для потенциального инвестора. Порядок проведения аудита бухгалтерской отчетности Аудит проходит в несколько этапов: Традиционно первый этап — это планирование и подготовка к проверке. Аудитор изучает деятельность компании, составляет план работы, запрашивает необходимые документы. На этом же этапе между аудиторской фирмой и объектом проверки заключается договор. Далее начинается сбор доказательств и анализ данных, полученных для проверки. Изучается список всех запрошенных документов. Если это необходимо, то опрашиваются сотрудники компании, иногда и в письменной форме. Данные группируются, подвергаются систематизации. Аудитор делает заключение о достоверности бухгалтерской отчетности. Руководителю аудируемой компании сообщается заключение — мнение о достоверности бухгалтерской финансовой отчетности. Формируется и выдается на руки заключение аудитора, что и является непосредственной целью проверки. Кроме того, некоторые фирмы составляют аудиторский отчет, где в подробностях описывают ход проверки, все выявленные недочеты и другую информацию, которая может пригодиться руководству проверяемой компании для улучшения качества работы бухгалтерского отдела. В ходе проверки аудиторы запрашивают большой список документов, в который входят: бухотчетность (к ней относятся 2 важных бумаги: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах компании, но они сопровождаются массой других документов — последние указаны ниже); налоговые декларации; первичная документация; уставные документы; разрешения, лицензии и многое другое. Проверяется, правильно ли заполнены бумаги, соответствуют ли они утвержденным формам, соблюдены ли сроки подачи (деклараций), заверены ли документы подписями главного бухгалтера и руководителя и т.д. Итак, в конце проверки компания получает отчет и аудиторское заключение. Форма, в которой будет предоставляться информация, а также ее получатели, должны быть прописаны заранее в договоре с аудиторской фирмой. Отчет, он же письменная информация, — документ конфиденциальный. Как правило, он содержит следующую информацию: методы, которыми аудитор пользуется при проверке; рекомендации по изменениям в учетной политике, которые могут повлиять на финансовую отчетность организации; предложения по корректировке отчетности компании; другие моменты, на которые руководителю организации нужно обратить внимание (сюда можно отнести ошибки в ведении внутреннего контроля, ситуации необоснованных действий руководства). В отчете прописываются выявленные нарушения и возможные варианты их исправлений. Как правило, это оформляется в виде сводной таблицы. ВНИМАНИЕ! К отчету должны быть обязательно приложены копии бухгалтерской отчетности за текущий год и самое главное — заключение аудитора. Заключение аудитора Это официальный документ, который содержит мнение эксперта-аудитора о достоверности бухотчетности проверяемой компании. Именно его следует предоставлять в органы статистики вместе с бухгалтерской отчетностью. О структуре и информации, которая должна быть внесена в заключение аудитора, подробно написано в ст. 6 ФЗ №307, упомянутого ранее. Коротко о том, что должен содержать документ: название «Аудиторское заключение»; сведения о том, кому адресован документ (акционеры АО, участники ООО и т.д.); информацию об аудируемом лице; информацию об аудиторе, проводящем проверку; список документов (бухотчетности), который проверялся аудитором, с обозначением срока, когда они были составлены; мнение аудитора о достоверности информации, указанной в проверенных документах; результаты проверки; дату, когда было составлено заключение. Заключение может предоставляться только тому лицу, с кем был заключен договор. Типичные ошибки и нарушения Приведем список распространенных нарушений, которые могут быть выявлены в течение проверки: расходы и доходы отражены неправильно; реквизиты бухгалтерской отчетности заполнены неверно или не полностью; неверно рассчитаны суммы налогов; показатели разных форм отчетности противоречат другу; размер уставного капитала отличается от того, что прописан в уставе; арифметические ошибки при расчетах; формальное проведение инвентаризации, проведение ее с ошибками и др. Ответственность за непроведение Хозяйствующие субъекты, перечисленные ранее, должны проходить процедуру аудита бухгалтерской отчетности каждый год, а также направлять заключение в органы статистики. Сдача заключения должна осуществляться вместе со сдачей отчетности. Если не получается отправить документ в срок, то можно предоставить его в течение 10 дней со дня выдачи, но не позже 31 декабря того года, который идет за отчетным. Об этом сказано в ФЗ от 06.12.2011 №402 (закон «О бухучете»), а именно во 2 его статье. Помимо этого, на протяжении 3 рабочих дней с даты выдачи заключения компания обязана внести информацию об итогах проведенного аудита в Единый федеральный реестр о фактах деятельности юридических лиц. Сам факт непроведения аудита не влечет за собой наказание. Административная ответственность наступает в случаях, описанных ниже. Наказание возможно только для тех организаций, которые обязаны проходить обязательный аудит бухгалтерской отчетности. Сумма штрафа может быть снижена по решению суда, если имели место какие-либо исключительные обстоятельства, повлекшие за собой административное правонарушение. Контрольные вопросы и задания: Кем должны быть подписаны первичные документы? В каких случая организация будет переплачивать налоги? Цель бухгалтерского аудита? Какие задачи выделяют аудиту бухотчетности? Какие требования существуют для оформления первичных документов? Назовите порядок и требования при оформлении первичных бухгалтерских документов организации? Какими могут быть последствия за нарушение налогового законодательства по НДС (Налогу на добавленную стоимость)? Что такое аудит- цели, задачи, методы? Как проводится аудиторская проверка компании? Контроль правильности составления документов? Требования по оформлению первичных документов? Типичные ошибки при работе с первичными документами? Цели и задачи аудита бухгалтерской отчетности? Порядок проведения аудита бухгалтерской отчетности? |