Отчет практики 3 курс. Ответ практики 3 курс. Общая характеристика организации Раздел Организационная структура управления
 Скачать 83.57 Kb.
|
|
Раздел 4. Стратегия развития организации Маркетинговой деятельностью ООО "Евроторг" руководит отдел маркетинга и продаж. Маркетинговые функции, выполняемые отделом: 1)разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии поведения на рынке, проведение оперативных мероприятий по маркетингу; 2)ориентация закупок, продаж на выполнение требований потребителей к предоставляемым товарам; 3)проведение регулярных маркетинговых исследований, установление технических и маркетинговых "ноу - хау" на рынках товаров (услуг); 4)обеспечение стимулирования покупок (на уровне конечных потребителей) и продаж (на уровне сбытового и торгового персонала); 5)реализация ценовой политики предприятия; 6)организация и контроль своевременной подготовки и заключения договоров на поставку товаров. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" взаимодействует со многими подразделениями на организации для получения полной информации, необходимой для принятия маркетинговых решений. Взаимодействие с бухгалтерией. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" получает: бухгалтерские данные о движении, реализации и остатках продукции за отчетный период для анализа и планирования; итоги инвентаризации продукции; данные о наличии на складе продукции в суммарном выражении на 1 - е число каждого месяца; директивные и методические материалы по обеспечению правильного ведения бухгалтерского учета. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" предоставляет: а)товарно - транспортные накладные и прилагаемые к ним документы; б)расчет затрат на гарантийное обслуживание; в)документы для балансового отчета. Взаимодействие с финансовым отделом. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" получает: извещения банка о выставленных покупателями счетам; сведения о покупателях, допустивших просрочку с оплатой счетов. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" предоставляет: а)справки об получении и остатках продукции на складах; б)договоры на поставку продукции на согласование; в)данные о запасах продукции. Взаимодействие с юридическим отделом. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" получает: завизированные проекты договоров, приказов, распоряжений; заключения или ответы на заявленные контрагентами претензии и иски по поводу ненадлежащего исполнения договорных обязательств; подготовленные претензии и иски к другим предприятиям, организациям, физическим лицам; предложения по устранению выявленных при проверке нарушений законодательства. Отдел маркетинга и продаж ООО "Евроторг" предоставляет: а)проекты договоров, приказов, распоряжений на визирование для проверки их соответствия требованиям законодательства; б)претензии и иски контрагентов по поводу ненадлежащего исполнения договорных обязательств для дачи заключений или подготовки ответов; в)материалы заявления претензий и исков к другим предприятиям, организациям, физическим лицам; г)документы, справки, расчеты и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на юридический отдел функций. Процесс принятия маркетинговых решений в ООО "Евроторг" происходит следующим образом (на примере закупки новой модели товара): проводятся маркетинговые исследования; исследование внешней и внутренней среды; анализ международных рынков; исследование рынка товаров и рынка ресурсов; исследование продаж и потребностей; исследование распределения продукции и рекламы; исследование товара и упаковки; сбор и обработка информации; изучение конкурентов; прогноз спроса и продаж и т.д.; планирование ассортимента; ценообразование; сбыт и распределение; продвижение. Стимулирование сбыта является основным инструментом маркетинговых коммуникаций ООО "Евроторг". Компания предлагает развитую систему скидок для покупателей торговой сети "Евроопт", куда входят: еженедельная акция "Красная цена" во всех магазинах торговой сети; еженедельная акция "Особое предложение" в магазинах, находящихся на поддержке продаж; дополнительные скидки для держателей карт лояльности Е+ и, наконец, скидки для покупателей гипердискаунтера "Евроопт" в будние дни до 15.00. Размер скидки на товар определяется по согласованию с поставщиком. Скидка на товар устанавливается только в том случае, если существует уверенность в том, что продажи за период проведения акции (7 дней) составят не менее 1,5 тыс. рублей. К участию в акции допускаются SKU при условии предоставления поставщиком дополнительной скидки к действующим коммерческим условиям не менее, чем 10% (за исключением товаров с ограниченной наценкой). ООО "Евроторг" снижает свою наценку зеркально размеру предоставляемой поставщиком скидки. Минимальная наценка ООО "Евроторг" - 10%. В ООО "Евроторг" применяется несколько десятков видов скидок, в зависимости от рода и специфики сделки купли - продажи, но наиболее распространены следующие. 1)бонусные скидки (bonusrebates - скидка за оборот) обычно предоставляются крупным оптовым покупателям, причем не за каждую отдельную партию, а за заранее согласованный годовой объем оборота. Такие скидки, как правило, составляют 7 - 8% стоимости оборота; 2)сезонные скидки (seasonaldiscount) имеют сезонный характер и применяются, главным образом, при торговле товарами массового спроса; 3)дилерские скидки (dealerdiscount) предоставляются оптовым и розничным торговцам, агентам и посредникам. За счет таких скидок дилеры должны покрывать свои расходы на продажу, сервис и получать прибыль; )скидки "сконто" (eachdiscount) применяются, если платежи по контракту осуществляются ранее срока, указанного в контракте, и притом оплачиваются наличными; составляют 3 - 5%. 4)специальные скидки (extradiscount) носят конфиденциальный характер, представляют собой коммерческую тайну и предоставляются партнеру, с которым ООО "Евроторг" имеет особые доверительные или длительные отношения; др. Существуют и другие виды скидок: за поставку к определенному сроку, за улучшенное качество, за серийность товара, за пробные партии и т.д. Рынок и конкуренты. В Беларуси действует порядка 25 торговых сетей. Крупнейшим сетевым продовольственным оператором в Беларуси является УП "ДорОРС" - дочерняя структура Белорусской железной дороги. Государство в лице местных органов власти и различных ведомств остается главным оператором розничной торговли не во всех, но во многих регионах. Весьма динамично по всей стране развивается еще одна минская сеть - "Корзинка", оператором которой является ООО "НТС". В составе этой сети - свыше 20 магазинов в Минске, Бресте, Гомеле, Лиде и Солигорске. "НТС" первой в стране начала работать по франчайзингу, передав права на бренды и способы ведения бизнеса гомельскому ОАО "Центр". В Новополоцке действует компания "Торгтехносервис", в состав которой входит уже 25 магазин "Эконом". Они действуют в Новополоцке, Полоцке, Ветрино, Минске, Витебске, Могилеве, Речице, Гомеле и Мозыре. На межрегиональном уровне активна "Санта - Импекс Брест". Дискаунтеры "Санта" вышли за пределы Брестской области после недавнего открытия магазинов в Жлобине и Мозыре. В Минске и Гомеле открыты магазины - дискаунтеры "Копилка", принадлежащие ООО "Абсолютмаркет". В Могилеве и Бобруйске действует сеть магазинов "Квартал" (5 объекта), принадлежащая ОДО "Альтернативная экономика". Следующий оператор - это ИП "БелВиллесден", причем эта компания развивается в рознице сразу в двух направлениях: в создании сети гипермаркетов и небольших "магазинов у дома" - гиппомаркетов. Первые два гипермаркета "Гиппо" уже действуют в Минске и Могилеве, а четыре небольших магазина - в Минске. В планах компании строительство 16 гипермаркетов по всей стране. В настоящее время уже начались работы в Бресте и Гродно. Самая мощная в республике частная сеть розничных магазинов ОАО "Веста" долгое время действовала в пределах своего региона. В Витебске кроме самой "Весты" действуют достаточно крупные (по меркам развития этого бизнеса в Беларуси) сети ОАО "Ника" и ОАО "Орион", в Полоцке - Новополоцке наряду с сетью "Эконом" - магазины "Дионис" фирмы "Цлаф и Ко", а также сеть крупного бизнесмена Владимира Захарова. В последний год все же ситуация несколько изменилась: "Веста" занялась строительством крупного супермаркета в Гомеле. Аналогичная ситуация и с крупнейшим оператором минского розничного продовольственного рынка - сетью универсамов "Рублевский". Весной 2016 года его владельцы открыли в белорусской столице 18 - й по счету магазин, работающий в формате "у дома". Но выход "Рублевского" в регионы пока не состоялся, это одна из крупнейших розничных сетей только на столичном уровне. Владелец другой крупной столичной сети "Соседи", белорусско - литовское СООО "Либретик", изначально сосредоточился на рынке Минска и Минской области. Недавно в Минске был открыт 20 - й супермаркет этой сети. В ближайшее время планируется увеличение торговых точек литовской сети. Достаточно уверенно чувствуют себя в своих регионах местные операторы. Это, например, мозырское ООО "Нелли". Весьма активно строительством розничной сети на региональном уровне занимаются брестские операторы - ОАО "Продтовары" (19 магазинов) и ОАО "Брест - сервис" (16 магазинов), а также главный ритейлер компания ООО "Асстор - Вест", которая не так давно открыла в дополнение к своей розничной сети в Бресте и Барановичах крупнейший в регионе супермаркет. В планах на ближайшие годы строительство по меньшей мере еще одного такого объекта в Бресте. За исключением "Соседей" до 2016 года белорусский розничный бизнес не мог похвастаться большим интересом иностранных инвесторов. Но активность местных бизнесменов, нуждающихся в дополнительных ресурсах на формирование окупаемых проектов, привлекла внимание крупных игроков из - за границы: они почувствовали, что бизнес в этом сегменте пошел в гору. Первым таким знаковым событием стала продажа торговой сети (2 супермаркета в Минске)"Закрама" одному из акционеров Группы компаний "Виктория". Для развития данной сети новый владелец сегодня вкладывает дополнительные ресурсы в открытие новых торговых площадей. В частности, в рамках расширения сети под брендом "Алми" открыт магазин в Пинске. Также началось строительство крупнейшего в Гродно супермаркета. С этой целью были выкуплены недостроенный корпус у обанкротившейся местной дочерней компании крупного белорусского девелопера СООО "Торгоптима". Еще более значимым стал выход на белорусский рынок группы "Седьмой континент", которая открыла гипермаркет Prostore. Американская компания Detroit Investments планирует создание сети магазинов - дискаунтеров в Беларуси, для чего совместно с IFC была создана компания DIBREH, заинтересованная в приобретении государственных магазинов в Бобруйске и, возможно, в Могилеве. Инвестиционная компания группы Al Group при участии Международной финансовой корпорации (IFC) вложила до 2016 года 83 млн. долларов в создание в Беларуси сети магазинов - дискаунтеров. Оператором белорусской сети выступило специально созданное ООО "Белмаркет". Ею планировалось открыть 128 магазинов в Минске, Могилеве, Бресте, Бобруйске, Гомеле и Витебске. Новая сеть может стать самой крупной в республике. Для ее создания партнеры арендуют и покупают на рынке торговые площади - в пропорции 60: 40. Это означает крупный передел начавшего складываться в последние несколько лет в стране рынка продовольственного ритейла. Таким образом, белорусская розница представлена 6 сетевыми операторами, действующими в формате дискаунтер. Порядка 7 сетей имеют магазины разных форматов, преимущественно магазины самообслуживания. Присутствуют 4 сети супермаркетов, 2 сети гипермаркетов, 1 крупная сеть универсамов. Стратегия маркетинга. Активность маркетинга ООО "Евроторг" направлена на поддержание ценового фактора. Стратегия маркетинга ООО "Евроторг" предусматривает мероприятия по совершенствованию оказываемых услуг на существующих рынках: изучение целевого рынка предприятия, разработка программы продвижения продукции/услуг и увеличение эффективности деятельности действующих объектов. Кроме того, маркетинговая стратегия предусматривает расширение компании за счет выхода на новые территориальные рынки. Таким образом, стратегическими планами ООО "Евроторг" предусматриваются параллельные действия по более глубокому проникновению на существующие рынки и выход на новые рынки за счет открытия магазинов в еще не освоенных регионах Республике Беларусь. Для реализации данных мероприятий компания предусматривает открытие еще 20 магазинов в различных областных и районных центрах страны. Раздел 5. Система методов управления организацией Говоря о способах и методах разработки и принятия управленческих решений в ООО "Евроторг", следует отметить, что в организации нашли применение как аналитические, так и эвристические методы. Аналитические методы используются при решении хорошо структурированных проблем, в которых зависимости между элементами ситуации имеют численные значения. Эвристические методы применяются в том случае, если между элементами проблемной задачи зависимости выражаются лишь качественными характеристиками. В ООО "Евроторг" большинство управленческих решений принимаются аналитически: решения о качестве продукции (оцениваются экономические и технологические цифровые параметры продукции и на их основе принимается решение); решение об организации рабочего времени работников (используются методы рационального нормирования); решения о сотрудничестве с контрагентами (используется экономическая оценка возможных соглашений о сотрудничестве и договоров). К эвристическим можно отнести принятие решений об ассортименте реализуемой продукции и услуг, когда принятие решения реализовано в виде экспертного опроса. Также в ООО "Евроторг" применяется весь спектр методов принятия управленческих решений, однако превалирует административный подход к управлению и базирование принимаемых решений на требованиях глобальных (например, Трудовой кодекс Республики Беларусь) или локальных (Устав ООО "Евроторг") нормативных актов. Высший менеджмент ООО "Евроторг" прекрасно обеспечивает эффективность управленческих решений (70,48%), принимаемые высшими менеджерами ООО "Евроторг" решения в большинстве своем обоснованы (70,34%). Однако принимаемые высшими менеджерами ООО "Евроторг" управленческие решения не всегда своевременные (56,87%) и зачастую не отличаются реальностью (40,54%). Среднее звено управления РУПП ООО "Евроторг" генерирует высоко экономичные управленческие решения (83,80%), реализация которых является реальной (85,96%). Однако принимаемые средними менеджерами организации управленческие решения не всегда обоснованы (51,18%) и не отличаются высокой эффективностью (60,57%). Низший уровень управления ООО "Евроторг" при принятии управленческих решений отдает предпочтение своевременности (90, 20%) и реальности (76,35%). В то же время низший уровень управления организации принимает недостаточно обоснованные решения (47,14%). Таким образом, в ООО "Евроторг" применяются практически все виды управленческих решений, причем данные решения принимаются как единолично (например, директором), так и коллегиально (например, начальниками отделов ООО "Евроторг"). Раздел 6. Документационное обеспечение управления Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Основные требования к оформлению документов: Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д. Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, орган государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке. Распорядительные документы: В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ). В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Организационные документы: Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Положение - это правовой акт, который устанавливает основные правила организационной деятельности государственных предприятий и учреждений, а также их структурных подразделений. Положения составляются преимущественно при создании новых предприятий или учреждений. Эти документы могут быть как типичными, так и индивидуальными. Индивидуальные положения для отдельных учреждений, организаций, предприятий составляются на базе типичных. Типичные положения, как правило, утверждаются высшими органами управления. Индивидуальные - управляющими предприятий, организаций, учреждений. Должностная инструкция - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Месячный фонд заработной платы - это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам. Штатное расписание оформляется на унифицированной форме № Т-3, утвержденную постановлением госкомитетом РФ по статистике от 06.04.2001 №26. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Информационно-справочные документы: Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Поэтому текст докладной записки четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая, где излагаются предложения, просьбы. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие вида писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии изменения, уточнения, гарантии, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события, действия. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта. Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Документы по личному составу: Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения». В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др. Официальные документы - это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностные лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны: соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; издавать документы только в пределах своей компетенции; соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии. Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой. Беловой документ - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой - в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации. Стандартизация - сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации - министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ - за систему организационно-распорядительной документации. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Также для упорядочения и упрощения работы с документами вводятся электронные офисные системы. Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г. В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются. |