Доклад модуль 7. Однако у письменной коммуникации есть и свои недостатки
 Скачать 16.54 Kb.
|
|
Существует ряд преимуществ, которыми обладает письменная деловая коммуникация по сравнению с устной. К ним относятся: Время хранения. Информация, зафиксированная в документах (письма и пр.), может храниться достаточно долго в неизменном виде. Возможность контроля. Деловая переписка дает возможность вернуться, посмотреть, какое было обсуждение, какие договоренности были достигнуты. Таким образом, письменная коммуникация позволяет проконтролировать выполнение обязательств. Возможность подумать. Вы не находитесь в непосредственном контакте с собеседником, есть возможность обдумать, проверить и в случае необходимости откорректировать сообщение. Рациональное распределение времени. Полученное сообщение, как правило, не требует мгновенного восприятия и реакции, что обеспечивает более рациональное распределение рабочего времени. Уменьшение эмоциональной составляющей. Особенности организации письменной коммуникации предполагают меньше эмоциональных реакций, больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Облегчение понимания. Читающему легче понять детали сообщения, особенно если это цифровой материал. Возможность возврата к информации. Всегда есть возможность перечитать сложные фрагменты сообщения, трудные для понимания. Возможность дублирования. Одно и то же сообщение можно адресовать многим людям: отправить одновременно нескольким собеседникам или сохранить и отправить кому-то дополнительно потом. Однако у письменной коммуникации есть и свои недостатки: Зависимость успеха коммуникации от качества текста. Если текст плохо написан, он может требовать многочисленных письменных или устных разъяснений, а это делает общение долгим и запутанным. Ограниченность невербальных средств. Письменная деловая коммуникация не подразумевает использование интонации, мимики, жестов. Нам приходится ориентироваться только на слова и их значение. Затраты (временные, финансовые, материальные) на письменную коммуникацию больше, чем на устную. Это связано с необходимостью осуществлять целый цикл операций с сообщением (составление, получение, ознакомление, хранение и др.). Уменьшить эти затраты поможет развитие навыка ведения письменной коммуникации. Невозможность контролировать восприятие сообщения. Вы не можете наблюдать, как читающий воспринимает информацию из вашего сообщения, сложнее получить оперативную обратную связь, убедиться в том, что собеседники друг друга верно понимают. Читающий может легко отвлечься от текста, и у вас нет способов воздействия на него. Неопределенность адресата. При ведении письменной деловой коммуникации, особенно если вы пишете первое инициирующее письмо в другую организацию, вы не всегда точно знаете, кто будет с ним знакомиться. Учитывая специфику письменной деловой коммуникации, используйте ее в следующих ситуациях: Отсутствие срочности. Тот вопрос или проблема, которые нужно обсудить, не требуют срочного и немедленного решения. Недоступность адресата в данный момент. Вопрос не может быть решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни как-либо еще, – по крайней мере, сейчас (например, в связи с временной недоступностью адресата). Необходимость фиксирования информации. Нужно зафиксировать (для себя и для другого) определенную информацию, чтобы иметь впоследствии возможность сослаться на нее. Потребность сделать свои мысли более понятными, если информация, которую нужно передать, достаточно сложна для понимания. Нужно соответствующим образом оформить свои мысли, чтобы придать им более упорядоченный вид и, соответственно, сделать их более ясными и доходчивыми для адресата. Необходимость предварительной подготовки адресата. Бывает нужно предварительно ввести человека в курс дела, чтобы перед разговором он ознакомился с информацией, сформировал свою точку зрения, продумал свою позицию или просто был осведомлен заранее, в преддверии, например, кратковременной личной встречи. В остальных случаях лучше звонить или встречаться. Если сомневаетесь в выборе варианта коммуникации, не отправляйте письмо. Телефонный разговор или беседа при встрече могут дать больший эффект и упрочить отношения, они более эмоциональны и человечны. Не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой важной информации в тексте электронного письма или в приложении. Помните, что электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо остается в памяти компьютера или на сервере. |