ОМ2. Операционный менеджмент Т9. Операционный менеджмент
 Скачать 2.44 Mb.
|
|
Способы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Этапы описания и моделирования бизнес-процессов компании можно представить следующим образом: Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует предприятие. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления (применяется вертикальное и горизонтальное описание). На третьем – описывается организационная структура компании, и на четвертом – распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует предприятие. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления (применяется вертикальное и горизонтальное описание). На третьем – описывается организационная структура компании, и на четвертом – распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Первый шаг описания предприятия заключается в построении дерева (классификатора) бизнес-направлений, т. е. осуществляется декомпозиция – разбиение объекта на составные части. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Для построения дерева бизнес-направлений могут использоваться различные критерии декомпозиции. Их выбор в каждом случае зависит от специфики деятельности того или иного предприятия. Процессный подход к управлению При построении классификатора бизнес-направлений может возникнуть необходимость построения его в иерархическом виде. Для каждого бизнес-направления в дальнейшем будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, информационные и материальные потоки, т. е. собственно бизнес-процесс. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Вторым шагом описания предприятия «как есть» является описание работ, функций и бизнес-процессов, которые тем или иным образом поддерживают описанные ранее бизнес-направления. На данном этапе строится дерево работ, представляющее из себя иерархически упорядоченный перечень работ. При построении дерева работ целесообразно ввести и использовать понятия «родительская» и «дочерняя» работы. Эти понятия являются относительными и определяются следующим образом. Работа, которая декомпозируется на работы нижнего уровня называется родительской по отношению к работам, из которых она состоит. В свою очередь работы, которые получились в результате декомпозиции, являются дочерними по отношению к работе, которую они составляют. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению При построении дерева работ нужно соблюдать следующие правила: 1. Работы нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня. 2. Каждая родительская работа может состоять из нескольких дочерних работ, выполнение которых автоматически обеспечивает выполнение родительской работы. 3. У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа. 4. Декомпозиция родительской работы на дочерние производится по одному критерию. 5. На одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую, должны быть равнозначны. 6. При построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции. 7. Последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях дерева работ. На верхних уровнях работы должны быть автономны. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям: – работы ясны и понятны сотрудникам компании – являются элементарными; – понятен конечный результат работы и способы его достижения; – временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Глубина описания бизнес-процессов. При построении дерева бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации, при котором их количество не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов этот норматив может быть больше. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Описание организационной структуры. Организационная структура описывается только на третьем шаге согласно правилу о том, что при описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, следует забыть про существующую структуру. Организационная структура является третичным элементом при построении организации и является всего лишь средством реализации бизнес-направлений и бизнес-процессов компании. Если про оргструктуру постоянно вспоминать при выполнении первого и второго шага по описанию деятельности «как есть», с большой долей вероятности предыдущая работа будет искажена и подстроена под существующую неоптимальную организационную структуру. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Описание организационной структуры. Организационная структура описывается только на третьем шаге согласно правилу о том, что при описании бизнес-направлений и бизнес-процессов, следует забыть про существующую структуру. Организационная структура является третичным элементом при построении организации и является всего лишь средством реализации бизнес-направлений и бизнес-процессов компании. Если про оргструктуру постоянно вспоминать при выполнении первого и второго шага по описанию деятельности «как есть», с большой долей вероятности предыдущая работа будет искажена и подстроена под существующую неоптимальную организационную структуру. В рамках такого подхода нужно показать, какие подразделения и должности в компании существуют, а также показать связи подчинения. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Описание организационной структуры. При описании каждого подчинения показывается, к какому типу данное подчинение относится: линейному или функциональному: – Линейное подчинение – это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю, который имеет основные полномочия заставить сотрудника выполнять работу в рамках его функциональных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет основные права по приему на работу, вознаграждению, наказанию и увольнению сотрудника. – Функциональное подчинение – это подчинение, в рамках которого сотрудник по определенным и оговоренным заранее функциям одновременно подчиняется и другому руководителю или сотруднику из другого подразделения. Как правило, полномочия функционального руководителя заключаются в возможности ставить задачи, требовать от функциональных подчиненных соблюдения сроков и качества исполнения определенных работ. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Описание распределения ответственности. На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности «как есть» – соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой предприятия. Для решения этой задачи строят матрицу распределения ответственности. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов По столбцам матрицы указываются работы, по строкам – структурные подразделения и должности. В клетках матрицы ответственности указывается, кто в какой работе принимает участие (символ «И»), и кто за какую работу отвечает (символ «О»). В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но ответственный за выполнение работы должен быть только один. Процессный подход к управлению Описание распределения ответственности. Если при построении матрицы распределения ответственности окажется, что за работу отвечают несколько человек или ни одного, то нужно показать сложившуюся ситуацию «как есть», поставив либо несколько символов «О» напротив данной работы, либо ни одного. Часто в данной ситуации сотрудники склонны показывать картину «как надо», искажая тем самым работы по описанию деятельности «как есть». При дальнейшем анализе модели «как есть» и разработке модели «как надо» на данную ситуацию необходимо обратить особое внимание и внести в модель соответствующие изменения. Этапы описания и моделирования бизнес-процессов Процессный подход к управлению Инжиниринговый подход к проведению организационного анализа. Организационный анализ компании при таком подходе проводится по определенной схеме с помощью полной бизнес-модели компании. Компания рассматривается как целевая, открытая, социально-экономическая система, принадлежащая иерархической совокупности открытых внешних надсистем (рынок, государственные учреждения и пр.) и внутренних подсистем (отделы, цеха, бригады и пр.). Возможности компании определяются характеристиками ее структурных подразделений и организацией их взаимодействия. Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Обобщенная схема организационного бизнес- моделирования. Организационный анализ компании при таком подходе проводится по определенной схеме с помощью полной бизнес-модели компании. Компания рассматривается как целевая, открытая, социально-экономическая система, принадлежащая иерархической совокупности открытых внешних надсистем (рынок, государственные учреждения и пр.) и внутренних подсистем (отделы, цеха, бригады и пр.). Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Обобщенная схема организационного бизнес-моделирования Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Завершается организационное бизнес-моделирование разработкой модели структур данных, которая определяет перечень и форматы документов, сопровождающих процессы в компании, а также задает форматы описания объектов внешней среды, компонентов и регламентов самой компании. При этом создается система справочников, на основании которых получают пакеты необходимых документов и отчетов. Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Основные этапы процессно-целевого описания компании Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Полная бизнес-модель компании – это совокупность функционально ориентированных информационных моделей, обеспечивающая взаимосвязанные ответы на следующие вопросы: «зачем» – «что» – «где» – «кто» – «сколько» – «как» – «когда» – «кому». Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Полная бизнес-модель компании Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Организационный анализ предполагает построение комплекса взаимосвязанных информационных моделей компании, который включает: – стратегическую модель целеполагания (отвечает на вопросы: зачем компания занимается именно этим бизнесом, почему предполагает быть конкурентоспособной, какие цели и стратегии для этого необходимо реализовать); – организационно-функциональную модель (отвечает на вопрос кто - что делает в компании и кто за что отвечает); – функционально-технологическую модель (отвечает на вопрос что - как реализуется в компании); – процессно-ролевую модель (отвечает на вопрос кто - что – как - кому); – количественную модель (отвечает на вопрос, сколько необходимо ресурсов); – модель структуры данных (отвечает на вопрос, в каком виде описываются регламенты компании и объекты внешнего окружения). Полная бизнес-модель компании Процессный подход к управлению Для анализа бизнес-процессов производится выбор наиболее приоритетных, первоочередная оптимизация которых даст наибольший результат. Для решения этой задачи используют следующие критерии приоритезации: – важность бизнес-процесса; – проблемность бизнес-процесса; – возможность и стоимость проведения изменений бизнес-процесса. Анализ и ключевые показатели бизнес-процессов Процессный подход к управлению Первым шагом для определения важности бизнес-процессов является определение критических факторов успеха организации – КФУ. КФУ представляют собой наиболее важные стратегические цели предприятия (в количестве 7±2), формируемые на основе его миссии. Это те факторы, которым компания должна уделять особое внимание, т. к. именно они определяют успех или провал компании на рынке, ее конкурентные возможности, непосредственно влияющие на прибыльность. Критические факторы успеха предприятия определяются с учетом существующих и прогнозируемых тенденций развития отрасли. Компания должна знать свой сегмент рынка достаточно хорошо, чтобы определить, что является более, а что менее важным для успеха в конкурентной борьбе. Оценка важности бизнес-процессов Процессный подход к управлению Вторым шагом определения степени важности бизнес-процессов является их сопоставление с критическими факторами успеха. Здесь существуют два подхода: 1. «Снизу вверх» или «от процессов к КФУ». Определяется, какие КФУ поддерживает тот или иной процесс. 2. «Сверху вниз» или «от КФУ к процессам». Для каждого КФУ определяются бизнес-процессы, их поддерживающие. Второй подход помогает выявить процессы, которых в компании на данный момент не существует, но для реализации стратегии они необходимы. В рамках второго подхода для каждого КФУ необходимо задать три взаимодополняющих вопроса: – Какие бизнес-процессы должны быть выполнены особенно хорошо, чтобы мы были уверены в достижении конкретного КФУ? – Какие бизнес-процессы оказывают основное воздействие на конкретный КФУ? – Какие бизнес-процессы не только имеют отношение к конкретному КФУ, но и важны для него? Оценка важности бизнес-процессов Процессный подход к управлению Для наглядного оформления результатов второго шага по оценке важности бизнес-процессов используют матрицу сопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным критическим фактором успеха, а строчки − выделенным бизнес-процессам. Оценка важности бизнес-процессов Если какой-либо бизнес-процесс поддерживает определенный КФУ, то в клетке матрицы, лежащей на пересечении соответствующего столбца и строчки, ставят отметку. Максимальное количество отметок, соответствующее определенному бизнес-процессу, и, следовательно, максимальная степень важности процесса может быть от 0 до 7 (по количеству КФУ). Процессный подход к управлению Следующим шагом выбора приоритетных бизнес-процессов является оценка степени их проблемности. Для этого нужно оценить по 5-балльной шкале все бизнес-процессы на предмет соответствия их текущего состояния желаемому, а также конкурентной ситуации в отрасли. Значение 1 присваивается самым результативным и эффективным процессам, в которых отсутствуют проблемы, и текущее состояние которых соответствует желаемому. Значение 5 присваивается процессам в неудовлетворительном состоянии, в которых имеется много проблем, и разрыв между желаемым и текущим состоянием данных бизнес-процессов является наибольшим среди рассматриваемой совокупности. Оценка проблемности бизнес-процессов Процессный подход к управлению Для оценки степени проблемности бизнес-процессов рекомендуется использовать критерии Оценка проблемности бизнес-процессов
|