Логистика Козин. Оптимизация логистических процессов в торговой системе

• Название: Оптимизация логистических процессов в торговой системе
• Дата: 19.01.2023
• Размер: 0.66 Mb.
• Имя файла: Логистика Козин.docx
• Тип: Курсовая; #895278
• страница: 7 из 8

Глава 3. Совершенствование процесса закупок в компании как элемента общего процесса оптимизации общего процесса логистики

В ходе проведенного анализа состояния логистической деятельности торговой компании ИП Амирханян Л.Г. был выявлен ряд недостатков, а именно разбиение технологий выполнения закупочной работы на отдель­ные, как правило, не связанные между собой фрагмен­ты, которые выполняются разными структурными элементами организационной структуры; отсутствие конкретного лица, ответственного за конечный резуль­тат и контроль над закупками; отсутствие цельного описания технологий выполнения работы; отсутствие ориентации на внешнего клиента, а также внутренних потребителей промежуточных результатов деятельно­сти; низкая эффективность информационной поддерж­ки управления закупочной деятельностью.

Таким образом, выявленные во второй главе исследования проблемы в логистической деятельности ИП Амирханян Л.Г., позволили определить ряд направлений, оптимизирующих закупочную деятельность в данном торговом предприятии.

Такими мероприятиями могут быть:

1. Планирование и автоматизация процесса закупок.

2. Перераспределение обязанностей персонала компании.

Рассмотрим процедуру внедрения данных мероприятий и определим затраты, необходимые на их реализацию.

При анализе логистической деятельности компании ИП Амирханян Л.Г. было выявлено, что в ней отсутствует автоматизированный процесс закупок товара. Все закупочные процедуры ведутся вручную без применения средств вычислительной техники и программного обеспечения. Поэтому с целью повышения эффективности закупочной логистики в ИП Амирханян Л.Г. предлагается автоматизация логистических процессов.

Количество запасов является одним из главных критериев, обеспечивающих устойчивую работу предприятия. Причем как недостаток, так и переизбыток товарного запаса на складе приводит к тому, что предприятие несет убытки. Для того чтобы этого не случилось, необходимо правильно организовать систему закупок, которая невозможна без своевременного планирования.

Для этого планируется приобретение и установка подсистемы «Управление закупками» для программы «1С: Управление Торговлей для России», которая в настоящий момент установлена на ПК компании.

Функциональность подсистемы «Управление закупками» в программе «1С: Управление Торговлей для России» позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции, иначе говоря закупать товар вовремя и по минимальным ценам.

Подсистема «Управление закупками» предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. Подсистема позволяет автоматизировать такие операции как:

- планирование закупок;

- формирование потребностей и составление календарного плана закупок;

- оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей;

- контроль оплаты и поставки товаров по заказам;

- корректировка и закрытие заказов поставщикам;

- мониторинг цен поставщиков.

Планирование закупок. В программе «1С: Управление Торговлей для России» в подсистеме «Управление закупками» предусмотрено составление планов закупок по различным сценариям. Планы закупок могут быть составлены как укрупненные (по номенклатурным группам – по видам товаров), так и уточненные по отдельным позициям номенклатуры. При составлении планов закупок можно учитывать объем продаж за предыдущий период, ранее составленные планы закупок, а также оформленные заказы покупателей. Для преобразования планов предусмотрен помощник планирования.

В блоке «Планирование» присутствуют:

- «План продаж по категориям» – позволяет более укрупненно планировать объемы продаж в количественном выражении с детализацией по товарным категориям;

- «План продаж по номенклатуре» – позволяет уточнено планировать (по номенклатурным позициям) объемы продаж в количественном и суммовом выражении;

- «План закупок» – позволяет на основе выше сформированных планов продаж планировать закупки.

Формирование потребностей производится на основе анализа оформленных планов закупок, планов продаж и заказов покупателей. Потребности формируются на определенную дату и подтверждаются в программе с помощью документов. При формировании потребностей учитывается текущий остаток товаров на складах.

Дополнительно к этому производится анализ данных для выявления правильной стратегии ведения закупочной деятельности. Наиболее эффективной специалисты считают АВС-анализ и XYZ-анализ.

В общем смысле ABC классификация предназначена для разделения совокупности каких-либо объектов на три группы, согласно абсолютного значения одного из выбранных показателей, а XYZ анализ предназначен для аналогичного разделения, согласно отклонения этих значений от среднего значения.

На практике этот анализ можно применять к контрагентам, товарам, производимой продукции, выполняемым услугам, сравнивая их влияние на доходность, стабильность компании, оборачиваемость ресурсов и т.д.

Чаще всего в торговле применяют АВС анализ для классификации товаров или покупателей на три характерные группы, отсортировав по объему приносимого дохода или прибыли.

В основе АВС-анализа лежит всемирно извесный закон Паретто, или закон 20/80, общая суть которого состоит в следующем: 20% действий дают 80% результата, а остальные 80% действий дают лишь 20% результата. В сфере продаж закон можно применить следующим образом: 20% номенклатуры/клиентов дают 80% прибыли, остальные 80% - лишь 20% прибыли. На рисунке 3.1 представлен пример АВС-анализа товарной продукции по номенклатуре.



Рисунок 3.1 – АВС-анализ номенклатуры товарной продукции, которая приносит наибольшую выручку
Из данного отчета следует, что номенклатурные позиции, которые относятся к классу А, приносят компании свыше 70% выручки, при этом они продаются почти в 50 раз меньше, чем позиции класса С приносящие компании не более 10% выручки. Аналогичный анализ можно провести в разрезе контрагентов и менеджеров изменив в настройках объект анализа (рисунок 3.2).



Рисунок 3.2 – АВС-анализ продаж по контрагентам
Кроме того, в программе можно провести АВС-анализ зависимости от клиентов (рисунок 3.3).


Рисунок 3.3 – АВС-анализ зависимости от клиентов

Объемно-календарное планирование закупок позволит предприятию эффективно управлять закупками и таким образом:

- уменьшить объем излишних складских запасов;

- сократить издержки на закупку товаров.

Эффективное управление закупками основывается на следующих функциях программы:

- формирование и регистрация потребностей в товарах на основе планируемых данных (планов продаж, планов закупок) и фактических данных (заказы покупателей, заказы поставщиков, текущий остаток товаров);

- выбор поставщиков по заданным параметрам: срок доставки, надежность поставщика, цена поставщика;

- автоматическое формирование заказов поставщикам на необходимые даты поставки в соответствии с календарным планом потребности с учетом уже имеющихся заказов покупателей и заказов поставщикам;

- автоматическое размещение заказов покупателей в заказах поставщикам;

- использование помощников помогает пользователям сформировать заказы поставщикам, экономя рабочее время.

В программе предусмотрено автоматическое заполнение заказов поставщиков на основании ранее оформленных заказов покупателей. 
Заполнение производится только теми товарами, по которым ранее были зарегистрированы цены поставщика. Предусмотрена также возможность оформления заказов нескольким поставщикам в соответствии с ранее оформленными заказами покупателей.

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с указанной в документе «Даты оплаты». В заказе поставщику указывается дата предполагаемой поставки товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставок товаров можно составить график поставок товаров.

Особо остро в изменениях нуждается склад компании, который обслуживает розничную сеть, так как с постоянным увеличением числа торговых точек ИП Амирханян Л.Г. увеличивался и объем обработки товарной продукции.

Для этого предлагается внедрить в деятельность компании мобильные компьютерные системы и беспроводные сети Symbol, которые позволяют расширить возможности информационной системы управления складом, обеспечив оперативный обмен данными в режиме реального времени на всех торговых точках компании. Технология штрихового кодирования и легкие, защищенные от внешних воздействий и простые в обращении портативные компьютеры и беспроводные сети Symbol позволяют:

- исключить ошибки ручного ввода информации;

- посылать данные в центральную систему в процессе технологических операций с товарами, избежав оформления бумажных документов и затрат времени на ручной ввод данных;

- контролировать информационные потоки в режиме реального времени;

- обеспечить обратную связь для управления в режиме реального времени.

Оснастив работников мобильными компьютерами, которые работают в беспроводной сети Symbol Spectrum24, им будет предоставлена возможность получать необходимую оперативную информацию для того, чтобы повысить производительность выполняемых операций. Благодаря открытой масштабируемой архитектуре и унифицированным приложениям сбора данных, оборудование Symbol легко интегрируется в любую информационную систему управления складом. На данный момент на складе кладовщик ежедневно вручную подсчитывает остатки на складе (на основании ежедневных устных отчетов продавцов торговых павильонов), что вызывает большую вероятность введения ошибочных данных по количеству имеющегося товара в торговых точках, о необходимости закупить новый товар. Эти данные, как правило, передаются по телефону. Ежедневно кладовщик составляет отчет о количестве остатков товара на складе и по электронной почте передает руководителю компании, который осуществляет его закупку.

Из многочисленного числа терминалов предлагается терминал Symbol PDT 8100, так как данная серия терминалов оптимально подходит для применения в сфере складского учета небольших складов и торговых компаний. Он совмещает удобство ввода данных с помощью клавиатуры и информативностью цветного экрана с подсветкой. Соответствует стандарту IP54, надежен и прочен в эксплуатации, выдерживает неоднократные падения с высоты 1,5 м. Платформа Microsoft''s Pocket PC или WinCE. Память 64 MB RAM и 64 MB ROM. Интерфейсы –беспроводнойWiFi стандарта 802.11b.  Удобство ввода данных с помощью клавиатуры и информативность цветного экрана с подсветкой, беспроводной интерфейс.

Основные особенности терминала Symbol PDT 8100

- платформа MicrosoftPocket PC обеспечивает необходимую мобильность и гибкую вычислительную среду разработки;

- ударопрочная конструкция соответсвует классу IP54 по герметичности и выдерживает падения на твердую поверхность с 1,2 м;

- беспроводные модули WLAN и WWAN обеспечивают оперативный доступ к данным в любое время;

- сканирующий модуль Symbol стабильно работает даже при ярком дневном свете;

- расширенный объем памяти позволяет сохранять большое количество данных и программ;

- Li-Ion аккумулятор гарантирует длительную автономную работу;

- возможность как клавиатурного, так и перьевого ввода информации;

- яркая подсветка экрана гарантирует комфортную работу при низком уровне освещения;

- инфракрасный порт позволяет подключать внешние устройства;

- разъем для карт CF расширяет возможности терминала по сохранению информации, а также создает защиту от потери данных.

Для внедрения данного мероприятия необходимо приобрести программное обеспечение, терминалы, установить оборудование и провести обучение персонала.

Таким образом, создание информационной автоматизированной системы в закупочной деятельности ИП Амирханян Л.Г. позволит:

- осуществлять управление товарной номенклатурой торговых точек компании;

- оптимизировать складские запасы;

- эффективно использовать системы заказов товарной продукции компании;

- вести бухгалтерский и налоговый учет;

- автоматизировать наиболее характерные бизнес-процессы торговых точек ИП Амирханян Л.Г.: приход, расход, перемещение товарной продукции со склада в торговый павильон, проведение инвентаризации, списание товарной продукции, переоценка товара, оформление скидок (при покупке большой партии товара организациями города), возврат и обмен товаров, кассовые операции, реализовать ведение бухгалтерского и налогового учета;

- сформировать общую базу товарной продукции сети торговых павильонов ИП Амирханян Л.Г., которая позволяет получать информацию о каждом товаре и его местонахождении;

- наладить оперативный обмен информацией между торговыми точками, офисом и складом, обновления в базе происходят ежедневно, что позволяет оценивать спрос, остатки, необходимость формирования заказа покупателям;

- в целях оптимизации управления ассортиментом в системе реализована работа с товаром по разным параметрам, как общим, таким как цена, разновидность, уровень спроса, страна-производитель, прибыльность, так и специальным: срок заказа (получения товарной продукции от поставщика), минимальный остаток товара на складе и в торговой точке отдельно. Данный подход позволяет дать оценку эффективности продажам и сделать упор в управлении ассортиментом на те позиции, которые пользуются спросом и приносят наибольшую прибыль компании ИП Амирханян Л.Г.;

- автоматизировать формирование заказа поставщикам. При формировании заказа система учитывает множество параметров: минимальный остаток товара на складе или в торговой точке, результаты продаж предыдущего периода, исключение праздничных и выходных дней, а также дней «нулевого остатка товара», учитывает уже заказанную товарную продукцию. Заказ формируется по одному либо нескольким поставщикам с возможностью выбора лучшего по нескольким критериям оценки.

К элементам управления качеством в процессе логистических закупок относят оценку и выбор поставщиков, которые способны обеспечить требуемый уровень качества поставляемой продукции. Во многих отношениях оценка и выбор поставщиков происходит с учетом тех же факторов, что и при любой крупной покупке (например, компьютера или автомобиля). Организация-потребитель принимает во внимание цену, качество, репутацию поставщика, предыдущий опыт работы с ним, послепродажное обслуживание, расположение, готовность и способность поставщика реагировать на изменение спроса.

Очень важно выявить, изучить и выбрать наиболее подходящие источники поступления товаров, в которых будет осуществляться закупка. Своевременное и точное выявление потребностей служит существенной предпосылкой для возможностей своевременных закупок требуемых товаров в необходимых количествах и нужного качества.

Во время процесса снабжения ИП Амирханян Л.Г. товарными запасами, ответственному за закупки работнику порой приходится выполнять срочные заявки на закупку электротоваров, которые не были включены раннее в план закупок. Появление таких заявок связано с рядом факторов: просчеты в планировании товарных запасов, ошибки работников, которые ответственны за закупку товарной продукции, оптовая реализация всего запаса какого-либо товара, вся партия товарной продукции (одного или нескольких вдов) является некачественной и т.п. Основной отличительной чертой таких заявок выступает срочность закупки, которая не дает возможности осуществлять стандартные процедуры подбора поставщиков обычными методами, принятыми в компании. В таких случаях работнику, который является ответственным за закупку товаров, приходится осуществлять поиск поставщиков либо из числа уже известных, либо из числа новых, еще неизвестных для компании поставщиков. Это так же оказывает воздействие на срок закупок и увеличивает срок поставки необходимого товара на склад ИП Амирханян Л.Г.

Компания должна определить и применять критерии оценки, выбора, мониторинга результатов деятельности, а также повторной оценки внешних поставщиков, исходя из их способности выполнить процессы или поставлять товары в соответствие с требованиями. Компания должна  регистрировать и сохранять документированную информацию об этих действиях и о любых необходимых действиях, вытекающих из оценок.

Для того что бы ускорить процесс обработки срочных заявок и увеличить их надежность следует ввести систему рейтинговой оценки поставщиков. Данный метод можно считать наиболее распространенным методом выбора поставщика, но его так, же отличает простота и надежность.

Для этого следует определить основные критерии выбора поставщика, по которым он и будет оцениваться:

1) срок поставки товара;

2) надежность поставки товара;

3) цена поставляемого товара;

4) качество товара;

5) условия оплаты поставленного товара;

6) финансовое состояние поставщика.

Обобщение рассмотренных подходов позволяет выделить главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщика:

1. Качество продукции. Относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями, а также с требованиями потребителя независимо от того, соответствует ли продукция спецификации.

2. Надежность поставщика (честность, отзывчивость, обязательность, заинтересованность в ведении бизнеса с данной компанией, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки и сроков поставки и т. д.).

3. Цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т. д.

4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора информации у достаточно широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо соблюдать мнения о качестве технической помощи, отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, квалификации обслуживающего персонала и т. д.

5. Условия платежа и возможность внеплановых поставок.

Поставщики, предлагающие выгодные условия платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избежать многих проблем снабжения.

Данной системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае приходится их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

Так как анализируемая компания является малым предприятием, то функции по закупочной деятельности осуществляет ее руководитель. Представляется, что данные функции целесообразно будет возложить на кладовщика, который будет кроме своих основных обязанностей, будет совмещать функции менеджера по логистике. Руководитель будет осуществлять контролирующую функцию, а также вести основные переговоры с поставщиками по закупке товара: определение цены и условий поставки. Предполагается, что увеличение объема работ не повлечет за собой большой загруженности кладовщика, так как часть операций будет автоматизирована.

Таким образом, в должностные обязанности кладовщика вменяются следующие обязанности менеджера по логистике:

- составление логистических прогнозов и планов;

- разработка бюджета на логистику и обеспечение его соблюдения;

- управление материально-техническим снабжением и закупками;

- оценка условий договоров поставок товарной продукции и надежности поставок, обеспечение составления и своевременного размещения заказов у поставщиков, координация заключения договоров с поставщиками, анализ выполнения заказов и результатов поставок товаров;

- планирование объемов запасов, которые необходимы удовлетворения спроса потребителей на электротовары;

- расчет затрат на формирование и хранение запасов товарной продукции, затрат на приобретение, на эксплуатацию мест хранения, страхование;

- организация инвентаризации запасов товарной продукции, контроль состояния запасов товаров на складе и в торговых точках;

- организация складской деятельности, определение видов складского оборудования и расчеты его оптимального количества, расчет затрат на складскую деятельность;

- управление транспортировкой товарной продукции: определение поставщика товарной продукции; обеспечение заключения договоров на поставку, транспортно-экспедиционное и иное обслуживание, которое связано с транспортировкой товаров; разработка планов перевозок; организация технологического процесса перевозки товарной продукции; обеспечение документооборота транспортно-технологического процесса; анализ качества поставки товарной продукции и своевременность ее доставки.

В связи с тем, что для менеджера по логистике существует ряд требований к уровню образования, предполагается, что кладовщик компании ИП Амирханян Л.Г. будет направлен на курсы повышения квалификации по программе «Менеджер логистики».

Данная программа позволит сформировать профессиональные компетенции в области управления логистическими процессами в снабжении, производстве, распределении, транспортировке, складировании и управлении запасами; знания теоретических основ и практики логистического менеджмента предприятий; подготовить к профессиональной деятельности в области логистики и управления цепями поставок в компании. Курсы повышения квалификации позволят повысить результативность работы по ключевым функциональным направлениям: бизнес-процессам закупки, планированию, управлению затратами и т.д.

Повышение квалификации работников компании предполагает повышение заработной платы работника склада, на которого возложены функции менеджера по логистике на 20%. Кроме этого, для данного работника устанавливается размер премиальных выплат или штрафных санкций за выполнение плана по закупкам товарной продукции.