курс. Отчет. Организационная структура и задачи, решаемые в организации
 Скачать 1.21 Mb.
|
4 Информационная модель отдела кадровДокументация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. К этому виду документации относятся: распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; информационно - расчетные документы; официальная внутренняя переписка; журналы (книги) учета и регистрации документов. Перечень документов, формируемых сотрудниками отдела кадров представлен на рисунке 4.1  Рисунок 4.1 - Перечень документов, формируемых сотрудниками отдела кадров Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Все документы заполняются вручную, а информация о сотрудниках заносится в программу Excel. Поступает заявление о приеме на работу начальнику отдела кадров. В нем предполагаемый сотрудник указывается название организации, фамилию руководителя, должность, структурное подразделение, условия приема и дату. Пример заявления приведен ниже. Руководитель визирует заявление, указывает в нем оклад, подписывает и датирует. Затем заявление о приеме на работу сдается в отдел кадров вместе со всеми необходимыми документами. Работодатель заключает трудовой договор. В нем указывает время работы и отдыха, отпуск, оклад и все надбавки. Договор подписывается обеими сторонами. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой у сотрудника. Отдел кадров издает приказ о приеме на работу и заносит в базу данных (Excel) нового сотрудника. Так же директор получает от начальника отдела кадров информацию о списочном составе, вакансиях, приказы о поощрении, отпусках, заявления о приеме на работу и увольнении. Инспектор по кадрам оформляет личные дела сотрудников, выполняет составление графика отпусков и оформляет, и регистрирует больничные листы. Пример 2 4 Информационная модель Движение информации отдела продаж в организации ООО «НерудСтройТорг» можно представить в виде следующей схемы:  Рисунок 1.2 - Сущность движения информации в ООО «НерудСтройТорг» Первоначальная информация поступает Менеджерам по продажам об информации по клиентам (фамилия, имя, отчество, название организации, контактный телефон, адрес), также поступает информация о количестве и виде заказа. Информацию о количестве и виде заказа менеджер уточняет у кладовщика. Менеджер звонит кладовщику и спрашивает, есть ли данный товар на складе, далее кладовщик просматривает данный товар в базе Excel и если все присутствует, сообщает менеджеру о том, что можно оформлять заявку. После Менеджер заполняет данные о клиенте в базу Excel. Далее менеджер заключает договор с клиентом о покупке цемента, после составления договора менеджер дает информацию о клиенте начальнику отдела продаж, он же в это время высылает реквизиты компании клиенту. Как только клиент оплачивает покупку по данным реквизитов, начальник отдела продаж высылает заявку кладовщику о данном заказе (вид, количество). После чего непосредственно уже выполняются складские обязанности по отгрузке товара. Динамическая модель - это аналог информационной модели, только расписанный по времени, т.е. сколько времени необходимо на сбор, обработку информации и формирование необходимых отчетов на каждом уровне. 5. Динамическая модель На обработку персональных данных работника расходуется 30% времени. После получения документов специалист по кадрам заключает трудовой договор- 10% и заносит данные о сотруднике в базу Excel, на что расходуется 30%времени. После заключения договора, получения всех необходимых данных и внесения их в базу оформляется приказ о приеме на работу – 20% времени. Проанализировав динамическую модель можно сделать вывод, что основное время тратится на занесение данных в базу Excel и составление отчетов (выборку из таблицы Excel). Так же можно сократить время на обработку запроса о сотрудниках, если автоматизировать систему ведение учета. 6. Состав аппаратных средств Пример 1 В организации ИП «Авдеев Д.А» имеется семь компьютеров. Компьютеры объединены в общую локальную сеть, так же имеют доступ к глобальной сети. Так же имеется МФУ Сanon I-Sensys MF 3010 Все компьютеры имеют одинаковую архитектуру. Основные характеристики представлены в таблице 6.1. Таблица 6.1 – Характеристики компьютера
| ||||||||||||||||