Документ Microsoft Word (5). Основные понятия управления проектами
 Скачать 291.15 Kb.
|
1.2. Управление программой проектовПомимо проекта, дисциплина управления проектами оперирует таким понятием, как программа проектов. Программа — совокупность взаимосвязанных проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. В большинстве случаев проекты программы объединены общей целью. Например, программой проектов можно считать проведение Олимпиады. Проведение Олимпиады возможно рассматривать как один большой проект. Такой проект будет включать большое количество разнообразных работ (строительство новых зданий, дорог, рекламные компании, подготовка команды спортсменов, уборка города, создание талисмана и так далее), объединяет огромное количество участников и заинтересованных лиц, предусматривает множество детальных целей, которые ведут к главной цели — успешному проведению Олимпиады. Из-за сложности и комплексности большие объемы работ принято подразделять на отдельные блоки или проекты. Примером программы, реализуемой конкретной организаций, можно считать развитие нового микрорайона города. Программа включает в себя следующие проекты: строительство домов; строительство дорог; благоустройство территории; строительство общественных зданий; продажа площадей и т.д. Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например, периодическое издание журнала само по себе является непрерывным процессом операций, тогда как подготовка отдельного номера — это проект. 1.3. Управление портфелем проектовПортфель проектов — набор проектов, программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными проектами для достижения стратегических целей организации (рис. 1.2 ). В отличие от программы, портфель проектов может не иметь ограничений по времени реализации. Таким образом, отличие программы проектов от портфеля состоит в том, что в программе проекты в ней объединены для достижения лучшей управляемости, а портфель объединяется для достижения стратегических целей, чаще всего выраженных в финансовых показателях. Если программу проектов можно сравнить с большим проектом, состоящим их маленьких связанных между собой проектов, то портфель проектов схож с портфелем акций, в котором элементы могут быть никак не связаны друг с другом, но схожи по сути выполняемых работ. В компаниях портфелем проектов чаще всего называют совокупность проектов одного бизнес-направления, реализуемых для достижения стратегических целей данного бизнес-направления. Например, портфелем проектов можно считать портфель ИТ-проектов, или портфель маркетинговых проектов. Управление программами и проектами фокусируется на том, чтобы «делать вещи правильно», в то время как управление портфелями фокусируется на том, чтобы «делать правильные вещи». 1.4. Цели проекта и критерии успешностиКак уже говорилось выше, каждый проект должен иметь определенные заранее цели. Цели проекта — важнейший элемент управления проектом, от которого в итоге во многом зависит успешность проекта. Приведем следующий пример. В крупной компании начинается внедрение информационной системы управления взаимодействием с контрагентами. Руководство компании декларирует для команды проекта и будущего подрядчика по выполнению работ цели: повысить эффективность взаимодействия с контрагентами; увеличить клиентскую базу компании; увеличить количество положительных отзывов потребителей и уменьшить количество жалоб. Определены сроки проекта — 31 декабря и бюджет проекта — 1000000 рублей. Команда проекта реализует проект в рамках бюджета, однако с запаздыванием сроков на два месяца. По окончании проекта информационная система не используется пользователями, руководство компании признает проект неуспешным и увольняет руководителя проекта. Необходимо отметить, что во многом причина такого провала кроется в неправильной постановке целей проекта. Во-первых, цели поставлены неконкретно. Клиентская база могла быть увеличена на 20 контрагентов, что, конечно, очень мало, но, тем не менее, обеспечивает выполнение поставленной цели «Увеличить клиентскую базу компании». Аналогичная ситуация с количеством отзывов потребителей. Кроме того, достижение данных целей можно оценить только после того, как пользователи информационной системы начнут в ней работать и внесут соответствующие данные по истечении периода времени. Во-вторых, как выяснилось к концу проекта, главной целью, которую команда проекта не учла, являлось завершение проекта именно к 31 декабря, так как к этой дате руководство компании должно было отчитаться управляющему совету о выполнении цели. Так как отчитаться о результатах было нельзя, деятельность руководителей была признана неуспешной в целом. В третьих, в целях проекта и в ходе работ были не учтены интересы и желания сотрудников компании — конечных пользователей информационной системы, что привело к саботажу использования системы. Таким образом, небрежная постановка целей часто приводит проект к провалу. Цели проекта должны соответствовать требованиям SMART (Specific — Специализированные, Mesurable — Измеримые, Actively Influencible — Актуальные, Realistic — Реалистичные, Time Limited — Ограниченные по времени). Для приведенного примера необходимо было определить цели: проект должен быть завершен к 31 декабря; после завершения проекта 90% сотрудников используют информационную систему; система содержит актуальные данные; увеличить клиентскую базу компании на 20% за полгода использования системы; увеличить количество положительных отзывов потребителей на 10% и уменьшить количество жалоб на 10% за полгода использования системы. Такие цели соответствуют требованиям SMART и позволяют команде проекта и руководству компании отслеживать показатели успешности проекта объективно. Для оценки выполнения целей проекта вводят критерии успешности проекта. Проект успешен, если он: завершен в установленные сроки; в рамках выделенного бюджета; при удовлетворении заказчика. |