делопроизводство реферат. РЕФЕРАТ делопроизводство. Понятие делопроизводства. Значение делопроизводства
 Скачать 3.55 Mb.
|
|
РЕФЕРАТ по дисциплине «Основы делопроизводства» на тему: «Понятие делопроизводства. Значение делопроизводства» Смоленск - 2021 ПЛАН
Введение Жизнь человека, деятельность любой организации сопровождают документы, подавляющее большинство которых приобретают юридическую силу, а их составители несут соответствующую юридическую ответственность за ненадлежащее их оформление. В связи с этим трудно недооценить важность делопроизводства в нашей жизни, т.к. это особая часть государственной, хозяйственной и общественной деятельности, которая усилилась рыночными экономическими отношениями, это основа отношений людей и различных коллективов1. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Актуальность данной темы заключается в важности описания делопроизводства. Корни современного делопроизводства лежат в советской эпохе. Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому ознакомление с ними позволяет улучшить кругозор и квалификацию специалистов. В этом аспекте изучение темы исследования приобретает особую важность для изучения. Цель реферата – систематизация знаний о делопроизводстве. Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: Рассмотреть понятие делопроизводства; Изучить историю делопроизводства; Изучить особенности делопроизводства; Сделать выводы по проделанной работе. Объект исследования - документационное управление деятельности. Предметы исследования – современное делопроизводство Объект исследования - документационное управление деятельности. Предметы исследования – современное делопроизводство Объект исследования - документационное управление деятельности. Предметы исследования – современное делопроизводство При написании данной работы были использованы различные источники, позволяющие наиболее обширно изучить данные задачи: учебные пособия, инструкции, положения, государственные стандарты Объектом исследования является документационное управление деятельности. Предмет исследования – современное делопроизводство. Теоретическая значимость исследования заключается в подробном анализе делопроизводственных процессов в современной деятельности человечества. Практическая значимость исследования связана с тем, что результаты исследования могут быть использованы при анализе делопроизводства и документооборота в современной деятельности, а также при организации и усовершенствовании деятельности служб делопроизводства. Работа состоит из введения, 3 глав, включающих вопросыдоступа изучения документы по теме ценностью исследования, глава заключения и списка правииспользованной жизни литературы. Глава 1. Возникновение открытые и основные работы понятия выдача делопроизводства 1.1 Возникновение работы делопроизводства Термин «делопроизводство» формы первоначально появляется в устной речи документы (предположительно жизни в XVII в.) и также относится защиты к процессу обработки решения (производства) ограничен дела граждан — «дело производить» частности (решать вопрос). При решении любого вопроса которая появлялись документы, выдача которые закрепляли достигнутую договоренность, власти принятое решение. Уже в тайну XVI сложилось в. слово «дело» понимать употребляется в значении значении «собрание работа документов, список относящихся разной к какому-либо отдельно делу, время вопросу». Впервые службы это работы зафиксировано актами в документах советское в 1584 г. В список России участие к началу секретарь XVII отдел в. первым защиты сложилось работы приказное среды делопроизводство2. Приказами корни в то время процессу именовались человека органы аспекте государственной шкафах власти. Документы доступ имели техники форму работы свитка, метров составляющего принятое иногда будущем в длину полезной десятки кодексом и даже время сотни среды метров. процесс При историю Петре фактах I было контролем введено разной коллежское работе делопроизводство, созданные более созданные прогрессивное жизни по качества сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, важнейших ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях окументы были созданы канцелярии, законами существовала должность секретаря, крупных появилась коллегии журнальная форма регистрации документов. В начале вопрос XIX тайну в. коллегии были актами заменены министерствами, отдельно коллегиальность в руководстве сменилась основу единоначалием. Сложилось сведений исполнительное ведавшие делопроизводство. Появились сведения бланки появилась служебных отдел документов, фактах началось историю внедрение сведения механизации процессу конторского качество труда3. В годы советской власти процесс делопроизводства был адаптирован к контроль централизованному советское управлению глава народным которая хозяйством. Был процессу установлен труда единый доступ порядок документирования, системы внедрены стандартные требования к форме и врачебная структуре документов, список установлен типовой состав их информационных элементов. Была важность предпринята значении попытка будущем внедрения могут Единой будущем государственной отдельном системы защиты делопроизводства(ЕГСД). Чтобы иметь возможность применять средства сведений вычислительной техники, средыв ряде отраслей были освоены унифицированные понятия системы документации, процессу пригодные и для традиционных методов обработки эпохе документов4. 1.2. Понятие документы делопроизводства Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая приказами документирование процесс и организацию жизни работы секретарь с официальными созданию документами. Делопроизводство охватывает знаний весь созданные комплекс стране работ по труда созданию тайну и доступа оформлению созданные документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету среды документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и появилась использованию открытые текущих сведения дел, будущем подготовке которой их к сдаче качество в архив. В настоящее важнейших время термин делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение передача управления» (ДОУ). Документационное обеспечение управления выполняет специальная которая служба, действующая на правах самостоятельного структурного работы подразделения. Это коллегии может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В работа небольших труда организациях, основных где среды объем службы обрабатываемых ограничен документов вопроса невелик метров и защите создание принятое такой созданию службы переписки нецелесообразно, предметы всю условия работу время по документационному ведавшие обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный тайна для вопроса проведения ценностью этой секретарь работы сдаче сотрудник. Делопроизводство в организации – важнейшая обслуживающая функция работы управления, введение от рациональной открытые организации корни которой прежде зависят список скорость обработка и качество переписки принятия историю управленческих условия решений, термин эффективность правило работы тайна организации более в целом. Составными частями делопроизводства (документационного обеспечения управления), считают систему документирования и организацию работы с документами (рисунок 1). Выбор организационной формы делопроизводства зависит от решения руководства и самой службы. Регламентация выбранной формы работы с данной документами работы закрепляется понятие в инструкции техники по делопроизводству. В граждан современных разной условиях, обработки когда когда работа тайна с управленческой передача документацией во крупных многих учреждениях службой основывается на компьютерных технологиях, функции аспекте службы делопроизводства не ограничиваются только организацией жизни документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их глава исполнением. Служба процессу делопроизводства ограничен принимает длину непосредственное человека участие передача в глава постановке сложилось задач при разработке автоматизированных передача информационных выдача систем основных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и служебная защите граждан информации, защите в совершенствовании сдаче работы ментов с документами. Таким образом, служба делопроизводства решает три основных комплекса вопрос задач: 1. обеспечение условия документирования учету управленческой разной деятельности; 2. организация структуре работы сведения с документами кодексом в учреждении; 3. совершенствование правило форм впервые и методов согласно работы список с документами. Задачи, позволяет стоящие длину перед ограничен службой делопроизводства, значении определяют сотрудник ее функции. 1. Задачи выдача обеспечения задачи документирования функций управленческой случаях деятельности глава могут случаях быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и связанные проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение крупных изготовления законами документов, служебным копирования сведений и тиражирования; знаний контроль качества стране подготовки и оформления документов, соблюдение установленной работы процедуры которых согласования тайну и удостоверение знаний документов. 2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются качество выполнением служебная следующих будущем функций: установление вопроса единого нческой порядка ограничен прохождения нческой документов (документооборота учреждения); экспедиционная секретарь обработка тайну входящих человека и исходящих приказами документов; регистрация условия и учет работы поступающих, жизни отправляемых принятое и внутренних защиты документов; контроль позволяет за исполнением стране документов; систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация основа работы случаях с обращениями качество граждан.  Рис.1 Составные является части более делопроизводства Глава 2. Организация которая работы защите с документами По степени ограничения доступа различают документы открытые прежде (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с службой ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно жизни секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и жизни конфиденциальные трудно документы (в иметь частности, тайна содержащие термин коммерческую введение тайну)5. Перечень ценностью сведений список конфиденциального власти характера 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни более гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные службы данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в согласно средствах позволяет массовой основных информации ментов в установленных передача федеральными доступа законами советское случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также работа сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, врачебная осуществляемой формы в соответствии которой с Федеральным связанные законом которая от 20 августа 2004г. созданные № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных передача участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными фактах правовыми сложилось актами самой Российской шкафах Федерации. 3. Служебные сведений сведения, образом доступ вопроса к которым сотрудник ограничен полезной органами ценностью государственной защите власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и самой федеральными сведения законами (служебная участие тайна). 4. Сведения, власти связанные впервые с профессиональной формы деятельностью, защиты доступ невелик к которым более ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и тайну федеральными отдельно законами (врачебная, тайне нотариальная, системы адвокатская работы тайна, работы тайна согласно переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных согласно или граждан иных первым сообщений структуре и так сложилось далее). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым тайну ограничен появилась в соответствии работы с Гражданским основных кодексом задачи Российской процесс Федерации глава и передача федеральными доступа законами (коммерческая тайну тайна). 6. Сведения о сущности изобретения, переписки полезной модели или промышленного основных образца впервые до официальной объект публикации коллегии информации тайну о них. К служебным документам конфиденциального характера относятся работы документы, форму содержащие будущем информацию отдельном закрытого фактах типа, служебная в частности различных коммерческую служебная тайну формы организации. Под знаний служебной (коммерческой) тайной согласно службы Гражданскому предметы кодексу служебная РФ отдел следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую защиты реальной копиро или контролем потенциальной отдел ценностью тайну для секретарь сторонних предметы лиц, служебная заинтересованных защиты в является её получении, форму но не имеющих работы законных сведений оснований термин для процессу свободного процесс ознакомления предметы с процесс нею. С 29 июля 2004 г. в форму стране выводы действует служебных Федеральный обработки закон «О форму коммерческой которой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением сведений информации корни к коммерческой впервые тайне, сведений указывает основа меры секретарь обеспечения стране её защиты формы от процессу несанкционированного вопроса доступа6. Гриф тайне доступа вопрос к документации, человека содержащей ценностью коммерческую нческой тайну, крупных ставится службой на документы всех копиро экземплярах связанные документов, фактах а также объект их черновиках основа и копиях. Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как отдельном правило, на малых предприятиях организуется секретарём-референтом, на службой средних работа и крупных – руководителем будущем канцелярии7. Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений. Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия: работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении; выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника; передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя8. Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях – под охраной и с соответствующей сигнализацией)9. Глава 3. Роль делопроизводства в современной деятельности Любая управленческая деятельность связана с фиксацией информации в документе, и любое управленческое решение записывается в виде документа. Если создание документа обычно является функцией менеджеров, то их регистрация, как правило, поручается помощнику секретаря или сотрудникам канцелярской службы. Таким образом, все сотрудники сферы управления занимаются оформлением документов. Сегодня совершенствование управления производственно-экономическими системами, повышение уровня организации управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлена делопроизводственная работа в организации. Многие менеджеры фирм не знают офисной работы. Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность по-прежнему невозможна без огромного объема бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений. И только благодаря хорошо организованной офисной работе менеджеры могут в любое время получить реальную картину деятельности организации. При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство компании не сможет принимать юридически и организационно правильные решения, в результате чего компания рано или поздно потеряет свои позиции на рынке10. Современная организация документооборота не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает в себя целый комплекс методологических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому человеку. Успех любого начинания в любой сфере деятельности (бизнес, политика, туризм) зависит от многих факторов, в том числе от умения правильно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, с которыми сталкивается любая организация при работе с документами. В своей повседневной практике им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов; их формированием в делах; определением сроков хранения; передачей в архив и т.д. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания и заканчивая их передачей в архив или уничтожением, определяется понятием "делопроизводство". Без правильной организации делопроизводства невозможно справиться с потоком документов, которые в нем разворачиваются, быстро найти необходимый документ и навести о нем справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить его сохранность. Заключение В данной работе были были систематизированы знания о делопроизводстве, рассмотрена историй возниконовения, а также роль делопроизводства на современном этапе развития человечества. Значение делопроизводства как одного из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» (рукописным, машинописным, типографским) способом, так и с использованием компьютерных технологий. Правильная организация делопроизводства – это основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем. Как уже отмечалось в работе, в граждан современных разной условиях, обработки когда когда работа тайна с управленческой передача документацией во крупных многих учреждениях службой основывается на компьютерных технологиях, функции аспекте службы делопроизводства не ограничиваются только организацией жизни документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их глава исполнением. Служба процессу делопроизводства ограничен принимает длину непосредственное человека участие передача в глава постановке сложилось задач при разработке автоматизированных передача информационных выдача систем основных для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и служебная защите граждан информации, защите в совершенствовании сдаче работы ментов с документами. Список источников информации Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с. Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2013. 304 с. Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с. Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с. Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учеб.-метод. пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 178 с Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с. Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с. Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ/Е.Н. Кожанова//Современные технологии делопроизводства и документооборота. - №12. – 2015. – с. 50-57 1 Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 256 с. 2 Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с. 3 Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с. 4 Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с 5 Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с. 6 Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ/Е.Н. Кожанова//Современные технологии делопроизводства и документооборота. - №12. – 2015. – с. 50-57 7 Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. 8 Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с. 9 Кожанова Е.Н. Формируем службу ДОУ/Е.Н. Кожанова//Современные технологии делопроизводства и документооборота. - №12. – 2015. – с. 50-57 10 Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с. |