Ответы к зачету. Понятие и фазы жизненного цикла проекта
 Скачать 1.72 Mb.
|
|
Подготовил: Ронжин Никита Геннадьевич Понятие и фазы жизненного цикла проекта Жизненный цикл проекта - это набор последовательных фаз, выделенных для лучшего контроля и управления. Фазы жизненного цикла проекта: 1. Формирование концепции 2. Разработка коммерческого предложения 3. проектирование 4. Изготовление 5. Сдача объекта 6. Завершение проекта. Концептуальная фаза: 1. Инициация проекта 2. Формирование бизнес-идеи, постановка целей 3. Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта 4. Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников 5. Сбор исходных данных и анализ существующего состояния 6. Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов 7. Сравнительная оценка альтернатив 8. Представление предложений, их экспертиза и утверждение. Фаза разработки коммерческого предложения (Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы): 1. Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания 2. Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков, календарные планы и укрупненные графики работ. 3. Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-плана 4. Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами 5. Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ. Фаза проектирования (На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов): 1. Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий 2. Выполнение концептуального, эскизного детального проектирования 3. Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций 4. Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение. Фаза изготовления (Производится координация и оперативный контроль по проекту, изготовление подсистем, их объединение и тестирование): 1. Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование. 2. Организация и управление материально-техническим обеспечением работ. 3. Подготовка производства, строительно-монтажных и пусконаладочных работ. 4. координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта. Фаза сдачи объекта и завершения проекта (Производятся комплексные пуско-наладка испытания, опытная эксплуатация системы, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах): 1. Комплексные испытания. 2. Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.3. Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию. 4. Сопровождение, поддержка и сервисное обслуживание. 5. Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов 6. Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту 7. Реализация оставшихся ресурсов. 8. Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта. Состояния, определение направлений развития. 9. Расформирование команды проекта. Наиболее часто на начальных фазах допускаются следующие ошибки: 1. В определении интересов заказчиков. 2. Концентрация на маловажных, сторонних интересов. 3. Неправильная интерпретация исходной постановки задачи. 4. Неправильное или недостаточное понимание деталей. 5. неполнота функциональных спецификаций (системных требований). 6. Чрезмерная загруженность. 7. Ошибки в определении рыночной ниши и позиционирования. 8. Ошибки в переговорах. 9. Ошибки в определении требуемых ресурсов и сроков. 10. Редкая проверка на согласованность этапов и контроля со стороны заказчика (нет привлечения заказчика). 11. Слабость координации. 12. Ненаглядное предоставление результатов для оценки. Управление поставками и контрактами в проекте - Управление поставками проекта включает в себя процессы покупки или приобретения тех необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне исполняющей организации. Поставки рассматриваются с двух точек зрения: продавца и покупателя. Согласно условиям контракта организация может выступать в качестве продавца или покупателя продукта, услуги или результатов. - Управление поставками проекта включает в себя процессы управления контрактом и управления изменениями, необходимые для администрирования контрактов или заказов на покупку, подготовленных членами команды проекта. - Управление поставками проекта также предусматривает администрирование всех контрактов на приобретение проекта, заключенных сторонней организацией (покупателем) с исполняющей организацией (продавцом), а также администрирование контрактных обязательств команды проекта. Планирование покупок и приобретений: входы
Планирование покупок и приобретений: инструменты и методы
Виды контрактов с фиксированной ценой - FFP - Firm Fixed Price - Fixed Price Incentive Fee (FPIF): если контракт будет выполнен на месяц ранее, к цене будет добавлено 5%, если на 2 месяца ранее, то 10% и т.д. - Fixed Price with Economic Price Adjustments (FP-EPA): применяется для учета инфляции, увеличения или уменьшения стоимости ресурсов Преимущества контрактов с фиксированной ценой -Требует от покупателя меньших затрат на управление -Продавец имеет сильные стимулы для уменьшения стоимости -Большинство компаний имеют опыт работы с этим типом контракта -Покупатель знает точную стоимость проекта в начале проекта Недостатки контрактов с фиксированной ценой - Продавец может умышленно уменьшить стоимость работы с целью получить основную прибыль на реализации необходимых изменений в следующем контракте - Продавец может исключить часть работ, если он увидит, что начинает работать в убыток - Покупатель тратит много времени на написание ТЗ - Если ТЗ нечеткое, продавец увеличивает стоимость контракта, чтобы скомпенсировать возможные риски Контракты с возмещением затрат Этот вид контракта предполагает оплату (возмещение) поставщику фактически понесенных затрат и, обычно, выплату вознаграждения, составляющего прибыль продавца. Затраты обычно подразделяют на прямые и косвенные. К прямым затратам относят расходы, непосредственно связанные с выполнением проекта (например, зарплата членов команды проекта). К косвенным затратам (их также называют накладными, общими и административными расходами) относятся затраты исполняющей организации на ведение проекта, отнесенные на него (например, зарплата руководителей, косвенно принимающих участие в проекте, оплата потребленной офисом электроэнергии). Косвенные затраты обычно рассчитываются в процентах от прямых затрат. Виды контрактов с возмещением затрат
Преимущества контрактов с возмещением затрат Большие полномочия покупателя по управлению участниками проекта, чем при контракте с фиксированной ценой. Меньшие затраты времени покупателя на создание ТЗ и самого контракта Меньшая стоимость контракта, поскольку все риски уже лежат на покупателе Недостатки контрактов с возмещением затрат Необходимость проверки выставляемых исполнителем счетов Большие затраты времени покупателя на управление работами Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Общая цена неизвестна Контракт типа «Время и материалы» (T&M) Контракты типа "Время и материалы" представляют собой гибридный тип контрактов, содержащих положения как контрактов с возмещением затрат, так и контрактов с фиксированной ценой. Такой тип контрактов имеет сходство с контрактом с возмещением затрат в том, что они допускают внесение изменений и поправок. На момент заключения контракта общая стоимость договора и точное количество предметов поставки еще не определены покупателем. Таким образом, общая стоимость таких контрактов может увеличиваться, как и в контрактах с возмещением затрат. Этот вид контрактов также имеет сходство с контрактами с фиксированной ценой. Например, в договоре могут быть установлены расценки за единицу поставки. Это возможно, когда покупатель и продавец договорились о ставках оплаты для определенной категории ресурсов. Преимущества контрактов T&M Меньшие затраты времени на подписание контракта Контракт может быть прерван в любой момент Хороший способ получить сотрудника извне в свою команду Недостатки контрактов T&M Продавец не имеет стимулов снижать стоимость Подходит только для маленьких проектов Требует больших затрат времени покупателя на контроль работ Планирование покупок и приобретений: выходы План управления поставками, Содержание работ контракта, Решения «Производить или покупать», Контрактные документы, Критерии выбора поставщиков, Запросы на изменения Критерии выбора поставщиков Риск Понимание потребностей заказчика Общая стоимость или стоимость жизненного цикла. Технические возможности. Управленческие возможности Финансовые возможности. Производственные мощности и заинтересованность Категория и величина предприятия Последний опыт взаимодействия Рекомендации и отзывы Права на интеллектуальную собственность. Права собственности Проведение закупок Проведение закупок - процесс получения ответов поставщиков, выбора поставщиков и заключения контракта. В ходе данного процесса команда проекта получает заявки или предложения и применяет заранее определенные критерии для выбора одного или нескольких продавцов, достаточно квалифицированных и приемлемых для работы в качестве продавцов Проведение закупок: входы
Проведение закупок: инструменты и методы Конференции контрагентов Техники оценки предложений Независимые оценки Экспертные оценки Реклама Поиск в Интернете Переговоры по контракту Переговоры по контракту
Тактика переговоров Атака Персональное нападение Добрый переговорщик / злой переговорщик Лимит времени Ложь. Явная или неявная Недостаточные полномочия Отсутствующий человек Честно и объективно Откладывание Чрезмерные требования Отзыв предложения Свершившийся факт Проведение закупок: выходы Выбранные поставщики Решения по контрактам Календари ресурсов Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Обновления проектных документов Администрирование контрактов - это процесс управления взаимоотношениями, мониторинга прогресса работ и внесение необходимых коррекций. И покупатель, и продавец при администрировании контрактов преследуют одни и те же цели. Каждая сторона желает убедиться в том, что он сам и партнер выполняют свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их юридические права защищены. Юридическая природа контрактных взаимоотношений требует от команды управления проектом четкого осознания юридических последствий действий, предпринимаемых в процессе администрирования любого контракта. Именно в силу юридической природы контрактных взаимоотношений, многие организации рассматривают администрирование контрактов как административную функцию, отдельную от организации проекта. Администрирование контрактов предусматривает проверку и документальное оформление информации о том, насколько хорошо продавец выполняет или выполнил предусмотренные контрактом корректирующие действия. Администрирование контрактов: входы
Администрирование контрактов: инструменты и методы Система управления изменениями Подготовленный покупателем обзор выполнения работ Инспекции и аудит Отчетность по исполнению Система расчетов Урегулирование претензий Система оперативного учета Администрирование контрактов: выходы Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Закрытие контрактов Процесс закрытия контракта поддерживает процесс завершения проекта, поскольку включает в себя подтверждение того, что все работы и результаты выполнены в надлежащем виде и могут быть приняты. Процесс закрытия контракта также включает в себя и административные функции, например, обновление учетно- отчетных материалов для отображения в них окончательных результатов и архивирование этой информации для использования в будущем. Закрытие контракта относится к каждому контракту, затрагивающему данный проект или фазу проекта. Преждевременное расторжение контракта является особым случаем закрытия контракта и может наступать в результате соглашения обеих сторон или в случае невыполнения обязательств одной из сторон. Права и обязанности сторон в случае преждевременного расторжения договора определяются в статье контракта, описывающей условия расторжения договора. Закрытие контрактов: входы План управления проектом Контрактная документация Закрытие контрактов: инструменты и методы Аудит поставок Переговоры о завершении Система оперативного учета Закрытие контрактов: выходы Закрытые контракты Обновления активов организационного процесса Управление ресурсами в проекте Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектами. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. Процессы управления ресурсами Ресурсы, требуемые для осуществления проекта:
Дефицит ресурсов может значительно изменить зависимость взаимоотношений проекта, сроки завершения и издержки проекта. Руководитель проекта должен внимательно планировать ресурсы, чтобы обеспечить их наличие в достаточном количестве и нужное время. Основная задача управления ресурсами — обеспечение их оптимального использования для достижения конечной цели управления проектами — формирования результата с запланированными показателями. Управление человеческими ресурсами 1. Формирование человеческих ресурсов: планирование кадрового состава; вербовка и отбор специалистов; определение заработной платы и льгот. 2. Развитие человеческих ресурсов: профориентация и адаптация; повышение квалификации; оценка трудовой деятельности. 3. Мотивация: стимулирование; корпоративная культура; карьерный рост. |