Ответы к зачету. Понятие и фазы жизненного цикла проекта
 Скачать 1.72 Mb.
|
|
Необходимо различать: предотвращение (недопущение появления ошибок в процессе) и проверку (недопущение попадания ошибочных результатов к потребителю) выборочную проверку соответствия (результат либо удовлетворителен, либо нет) и выборочную проверку отклонений (результат оценивается по числовой шкале, измеряющей степень соответствия) допустимое отклонение (результат приемлем, если он находится в допустимых рамках) и контрольные границы (пороговые значения, показывающие, остается ли процесс управляемым). Осуществление контроля качества: входы
Осуществление контроля качества: инструменты и методы Причинно-следственные диаграммы Контрольные карты Разработка блок-схем Гистограммы Диаграмма Парето Диаграммы тренда Техническое исполнение. Выполнение стоимости и сроков. Выборочные оценки Инспекция Проверка одобренных запросов на изменение Осуществление контроля качества: выходы
Заполненные контрольные списки Документация по накопленным знаниям Управление коммуникациями в проекте Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, использования информации проекта. Менеджеры проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними (на всех уровнях организации) или внешними по отношению к организации. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта. Процессы управления коммуникациями Определение заинтересованных сторон проекта—процесс выявления всех людей или организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта. Планирование коммуникаций—процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. Распространение информации—процесс предоставления значимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта—процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта с целью удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем. Отчеты об исполнении—процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о текущем состоянии, оценку исполнения и прогнозы. Определение заинтересованных сторон проекта Определение заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс выявления всех людей и организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта. Заинтересованные стороны проекта – это лица и организации, например заказчики, спонсоры, исполняющая организация и общественность, которые активно участвуют в проекте, или интересы которых могут быть затронуты как положительно, так и отрицательно в ходе исполнения или в результате завершения проекта. Они также могут оказывать влияние на проект или на его результаты. Заинтересованные стороны проекта могут находиться на различных уровнях внутри организации и иметь разные уровни полномочий либо могут являться внешними по отношению к исполняющей организации проекта. Определение заинтересованных сторон проекта: входы Устав проекта Закупочная документация Факторы среды предприятия Активы процессов организации Определение заинтересованных сторон проекта: инструменты и методы Анализ заинтересованных сторон проекта Экспертная оценка Анализ заинтересованных сторон проекта Шаг 1: Определить все потенциальные заинтересованные стороны проекта и существенную информацию о них, такую как роли, отделы, интересы, уровни знаний, ожидания и уровни влияния Шаг 2: Определить степень потенциального влияния или поддержки, которые может оказать каждая из заинтересованных сторон проекта, и классифицировать их таким образом, чтобы можно было определить подход к ним. Шаг 3: Оценить, каким образом ключевые заинтересованные стороны проекта скорее всего будут реагировать или действовать в разнообразных ситуациях, для того чтобы спланировать, как повлиять на них с целью усиления их поддержки и сокращения потенциальных отрицательных влияний. Определение заинтересованных сторон проекта: выходы
Включает: идентификационную информацию оценочную информацию классификацию заинтересованных сторон проекта: Матрица анализа заинтересованных сторон Планирование коммуникаций Планирование коммуникаций представляет собой процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям. В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые заинтересованным сторонам проекта, например: каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче проектной информации существует во всех проектах, потребности в информации и способы ее распространения могут значительно различаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей заинтересованных сторон проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей. Планирование коммуникаций: входы
Методы коммуникаций Интерактивные коммуникации. Между двумя или более сторонами, осуществляющими многосторонний обмен информацией. Конференции, диалоги. Коммуникации методом информирования без запроса. Информация отсылается определенным получателям, которые должны о ней узнать. Данный метод обеспечивает распространение информации, но не гарантирует того, что она будет фактически получена или понята предполагаемой аудиторией. К коммуникациям методом информирования без запроса относятся письма, записки, отчеты, сообщения по электронной почте, факсы, голосовые послания, пресс-релизы и т. д. Коммуникации методом информирования по запросу. Используются для очень больших объемов информации или для очень больших аудиторий, когда требуется, чтобы получатели обращались к передаваемому содержанию по своему собственному желанию. Планирование коммуникаций: выходы
требования заинтересованных сторон проекта к коммуникациям; сведения о передаваемой информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации; причина распространения данной информации; сроки и периодичность распространения требуемой информации; лицо, отвечающее за передачу информации; лицо, выдающее разрешение на раскрытие конфиденциальной информации; лицо или группы лиц, которые будут получать информацию; и пр. Распространение информации Распространение информации – это процесс предоставления необходимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом Он осуществляется на всем протяжении жизненного цикла проекта и во всех процессах управления. Ключевым в данном случае является процесс исполнения, который включает в себя реализацию плана управления коммуникациями, а также реагирование на неожиданные запросы информации. Распространение информации: входы
Распространение информации: инструменты и методы
Распространение информации: выходы
Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта представляет собой процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта для удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем. Оно включает в себя следующие действия: активное управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта для увеличения вероятности приемки проекта путем проведения переговоров и оказание влияния на их желания для достижения и поддержания целей проекта; урегулирование беспокоящих вопросов, которые еще не стали проблемами и обычно связаны с предупреждением будущих проблем. Необходимо выявлять и обсуждать данные беспокоящие вопросы и оценивать риски; прояснение и разрешение выявленных проблем. Их разрешение может привести к запросу на изменение, или оно может быть осуществлено за пределами проекта, например, отложено до следующего проекта или фазы либо передано другому подразделению организации. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: входы
Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: инструменты и методы
построение доверительных отношений; урегулирование конфликтов; активное слушание; преодоление сопротивления изменениям. навыки проведения презентаций; навыки ведения переговоров; навыки письма; и навыки публичных выступлений. Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта: выходы
Подготовка отчетов об исполнении Подготовка отчетов об исполнении представляет собой процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о состоянии, результаты измерения и прогнозы. Отчетность по исполнению предусматривает сбор всех данных базового плана и предоставление участникам проекта информации о выполнении работ. Обычно такая информация относится к текущему использованию ресурсов для достижения целей проекта. Отчетность по исполнению обычно должна содержать информацию о содержании, сроках, стоимости и качестве. Во многих проектах требуется также предоставление информации о рисках и поставках. Отчеты могут быть либо полными, либо касаться только отклонений Подготовка отчетов об исполнении: входы
Подготовка отчетов об исполнении: инструменты и методы Анализ отклонений Методы прогнозирования (освоенный объем, тренды и т.п.) Методы коммуникации Системы отчетности Анализ отклонений Шаг 1 - проверка информации об отклонениях Проверка качества собранной информации с целью убедиться в ее полноте, соответствии последним данным, а также правдоподобности - путем сравнения ее с аналогичной информацией из других проектов или информацией о статусе проекта Шаг 2 - определение отклонений Определение отклонений путем сравнения актуальной информации с базовыми планами и документирование всех отличий, как положительных, так и отрицательных. Шаг 3 - определение влияния отклонений Определение влияния отклонений на стоимость проекта, график выполнения и другие параметры (качество, изменение содержания и т.п.) Подготовка отчетов об исполнении: выходы
Управление рисками в проекте. Риск проекта – это неопределенное событие или условие, которое, в случае его наступления, будет иметь положительный или отрицательный эффект, по крайней мере, на один из целевых параметров проекта (время, стоимость, содержание, качество). У риска может быть одна или более причина, и, в случае его наступления, одно или более последствий. Компоненты риска Случай – то, что может произойти, переход от риска к реальному случаю Вероятность – то, насколько вероятно наступление этого случая Влияние – то, до какой степени случай может повлиять на стоимость, расписание или качество проекта Основные типы риска Деловой риск - нормальный риск, связанный с предпринимательской деятельности, догорая предполагает разнообразные возможны для получения прибыли и убытков Чистый риск (подлежащий страхованию) – это риск, предполагающий возможность или вероятность убытков без какой-либо возможности получения прибыли; риск, которому необходимо уделить первостепенное внимание; риск, который может быть передан другой стороне путем: заключения контракта, выдачи гарантии, страхованию Управление рисками проекта - это систематический процесс выявления, анализа и реагирования на риски проекта; он включает процессы, которые связаны с: Проведением планирования управления рисками, Идентификацией, Анализом, Реагированием, Мониторингом и контролем на проекте. Цели: Повысить вероятность и усилить последствия положительных случаев, Понизить вероятность и ослабить последствия случаев, неблагоприятных для проекта Процессы управления рисками Планирование управления рисками Идентификация рисков Качественный анализ рисков и приоритезация Количественный анализ рисков Планирование реагирования на риски Мониторинг и управление рисками Планирование управления рисками - это процесс, который определяет подход, планирование и осуществление операций управления рисками для проекта: Планирование процессов управления рисками важно для того, чтобы: убедиться, что уровень, тип, активность и видимость управления рисками сопоставимы как с самим риском, так и со значимостью проектной организации; обеспечить достаточно ресурсов и времени для операций управления проектами;создать согласованную основу для оценки риска; определить и утвердить методы и заявления заинтересованных сторон в отношении рисков; создать план управления рисками. Идентификация рисков - процесс определения того, какие риски могут повлиять на проект, и документирования их характеристик; для чего необходимо: выявить риск, который влияет на проект; указать внутренние и внешние источники риска; раскрыть причины и последствия риска; привлечь к участию соответствующих специалистов, заинтересованных лиц и внешних экспертов; отнести риски к определенной категории: риски управления проектами, организационные риски, внешние риски Выход процесса идентификации рисков - реестр рисков Проведение качественного анализа рисков - это процесс оценки и вероятности наступления выявленных рисков, а также расстановка приоритетов в отношении рисков в соответствии с их потенциальным влиянием на цели проекта; для этого необходимо: оценить вероятность наступления или ненаступления каждого выявленного риска; определить последствия каждого рискового случая о какой сумме идет речь «ли что может быть потеряно; оценить приоритетность рисков на основании их вероятности/последствия; выявите риски, которыми можно управлять (которые могут быть снижены) . Оценка риска Анализируя риск, примите во внимание: Вероятность наступления Размеры убытка или последствия каждого идентифицированного рискового случая Серьезность риска (Серьезность = Вероятность х Влияние) Оценка риска Факторы оценки включают: Прецедент (Наступал ли этот риск прежде?) Знание операции (Приходилось ли выполнять такую работу ранее?) Ресурсы и навыки Время, стоимость и качество Вероятность (Какова вероятность наступления риска?) Влияние (Каково его влияние на проект или бизнес?) |