Информационное обеспечение логистической деятельности. 1 глава. Построение эффективной логистической системы является важнейшим фактором формирования устойчивых конкурентных преимуществ организации
 Скачать 297.18 Kb.
|
|
ВВЕДЕНИЕ Построение эффективной логистической системы является важнейшим фактором формирования устойчивых конкурентных преимуществ организации. Большинством специалистов к основным факторам повышения эффективности бизнеса относят мероприятия по повышению качества управления персоналом, снижению затрат и совершенствованию логистики. Логистика обеспечивает конкурентоспособность логистической цепочки в целом на основе удовлетворения потребностей конечного потребителя путем предоставления того товара, который ему нужен, в нужной форме, в нужное для него время и по конкурентной цене. Оружием конкурентной борьбы являются технологии, которые увеличивают степень понимания индивидуальных потребителей и предлагают лучший способ доступа к ним. Конкурентное преимущество проявляется в том, как розничные продавцы выбирают и совершенствуют свои информационные системы и технологии управления для повышения эффективности работы. Но нужно понимать, что конкурентное преимущество не возникнет из простого внедрения системы планирования ресурсов на предприятии. Преимуществом будет пользоваться тот, кто, используя ее, превзойдёт своих конкурентов в удовлетворении потребностей клиентов в конце логистической цепочки. Современная логистика охватывает практически все сферы деловых операций, обладая уникальной сложностью внутренних взаимосвязей и планетарным масштабом планирования, контроля движения материальных, информационных и финансовых потоков и управления им. Этой деятельностью управленцы и производители занимаются повсюду в мире в непрерывном режиме. Для согласованной работы всех звеньев логистической сети необходимы информационные системы и программные продукты. Информационная логистика является одной из важнейших составляющих логистики и представляет собой область управления информационными и материальными потоками в процессе производства и транспортировки продукции – от закупки ресурсов до конечного потребителя, включая послепродажное обслуживание. В связи с этим актуальным является изучение логистической деятельности предприятия на примере ООО ТК «Ювента». Объект исследования – ООО ТК «Ювента». Предметом исследования являются информационное обеспечение логистической деятельности транспортного предприятия ООО ТК «Ювента». Целью выпускной квалификационной работы является исследование информационного обеспечения логистической деятельности транспортного предприятия ООО ТК «Ювента», а также путей ее совершенствования. Чтобы достичь поставленную цель необходимо последовательно решить следующие задачи: провести исследование теоретических и методических вопросов организации информационного обеспечения логистической деятельности на предприятиях; рассмотреть организацию логистических систем; выяснить методические основы исследования информационных технологий в логистической деятельности предприятия; дать организационно-экономическую характеристику деятельности исследуемого предприятия на примере ООО ТК «Ювента»; исследовать производственные и логистические процессы предприятия; дать оценку информационного обеспечения логистической деятельности на ООО ТК «Ювента»; провести анализ выявленных проблем; рассмотреть формирование информационной системы обеспечения логистической деятельности предприятия; дать рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения логистической системы в ООО ТК «Ювента». Методологическое и методическое обеспечение работы – исследования отечественных и зарубежных ученых в области информационного обеспечения логистической деятельности, внутренняя документация ООО ТК «Ювента». Практическое значение данного исследования состоит в том, что полученные выводы и рекомендации могут быть применены в практической деятельности ООО ТК «Ювента» для совершенствования информационного обеспечения логистической деятельности предприятия. Теоретические и методические вопросы организации информационного обеспечения логистической деятельности на предприятии 1.1. Исследование теоретической сущности информационного обеспечения деятельности предприятия Успешное развитие предприятия, отрасли, государства, эффективная координация всех действий и оптимальное распределение имеющихся ресурсов возможно при наличии точной и достоверной информации и правильном ее анализе. Термин информация исходит от латинского слова «informatio» и переводится как «представление, сведение». Информация может передаваться и восприниматься людьми или специальными устройствами. Основоположник кибернетики является Ноберт Винер (1894 - 1964), он вывел закон, согласно которому информация не является материей, но обязана иметь материальный носитель, допустим, человек, книга, винчестерский диск, дискеты, смарткарты, флеш-накопитель и другие. Информационная система является хранилищем информации, которое содержит процедуры ввода и вывода информации, поиска и размещения её. Наличие таких процедур составляет главную особенность информационных систем, благодаря которой, они отличаются от простых накоплений информации. В современном мире трудно представить какое-либо предприятие, не связанное с информационными потоками, с автоматизацией работы офиса и всего цикла производства или предоставления услуг. Даже на небольших предприятиях, информации, необходимой для его управления настолько много, что приходится содержать целый штат сотрудников для ее обработки и анализа и с ростом предприятия, количество информации возрастает в геометрической прогрессии. Ресурсы предприятия всегда находятся в процессе движения: приходят новые материалы, требующие учета; склады ежедневно пополняются новой произведенной продукцией; отдельного обязательного учета требует постоянное движение финансовых потоков и связанный с этими процессами документооборот. Большие сложности для предприятия создаются при учете всех этих информационных потоков. Изменения происходят как внутри самого предприятия, так и в его внешней среде, которые также обязательно отслеживать и анализировать для выполнения выбранного предприятием курса и поддержания прочных конкурентоспособных позиций на рынке. Таким образом, современная деятельность многих предприятий вписывается в новый экономический контекст и поддерживается основными процессами, требующих создания единого информационного пространства и обработки информации, включая при этом информационное обеспечение. Информационное обеспечение управления – представляет собой связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом, который включает в себя ряд подсистем, каждая из которых ориентирована на решение специальной совокупности задач. Цели информационного обеспечения деятельности предприятия можно охарактеризовать следующим образом: удовлетворение информационных потребностей органов управления для принятия ими управленческих решений; внедрение и развитие систем передачи и обработки информации; формирование, использование, наполнение, размещение, поддержка и актуализация информационных ресурсов предприятия; развитие системы информационного обеспечения. Для управления информационным обеспечением деятельности предприятия необходимо: осуществлять правильный отбор первичных данных; осуществлять фильтрацию, агрегирование и актуализацию информации; производить рациональную систематизацию и классификацию информации; проверять корректность (достоверность, точность и непротиворечивость данных); соблюдать непрерывность процесса сбора и обработки информации; иметь возможность многократного использования информации; исключать дублирование информации; приводить выходную информацию к общему формату; оптимизировать число показателей и объемов информационных потоков (количество документов и объема документооборота). Системы информационного обеспечения призваны решать следующие задачи: разработка концепции создания единой информационнотелекоммуникационной системы предприятия и программы совершенствования информационного обеспечения для планирования управленческой деятельности; определение источников информации и обеспечение доступа к информации из внешних и внутренних источников; определение состава и числа потребителей информации; периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения производственной, управленческой, бухгалтерской, кадровой и других видов деятельности); форм представления (в виде таблиц, графиков, диаграмм, текстов) удобной для пользователей; организация и унификация процессов и средств сбора, обработки, регистрации, обновления, хранения, передачи и использования информации; организация потоков информации; формирование комплекса технических средств для информационных потоков (систем мониторинга, информационно-телекоммуникационных систем, диспетчеризации); создание и развитие новых телекоммуникационных и информационных технологий; поэтапное формирование единого информационного пространства предприятия; обеспечение управления информацией в разнородных комплексах; организация хранения массивов информации (системы классификации, унификации и хранения); формирование системы взаимодействия информационной системы и пользователей; организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив, действий и разработки прогнозов для выработки определенной стратегии; создание унифицированной системы документации, разработка технологических процессов формирования документооборота, установление порядка их составления, регистрации, оформления, согласования и утверждения; организация обратной связи - осуществление коррекции получаемой информации и уже обработанной на предприятии информации. При организации информационного обеспечения деятельности предприятия, первичным являются информационные потоки, которые представляют собой совокупность необходимой информации, циркулирующей внутри какой-либо системы, или между системой и внешней средой. Это может быть совокупность сообщений, проходящих внутри предприятия (между персоналом, подразделениями, структурными единицами), а также между предприятиями или другими различными организациями, обслуживающие эти предприятия (поставщиками, подрядчиками, потребителями, налоговыми службами, таможенными органами, транспортными организациями, рекламными компаниями и т.д.). При этом, изменение какой-либо информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Целью работы с информационными потоками является максимальная оптимизация деятельности предприятия. Сообщения информационных потоков могут передаваться в устной форме, по телефону, в письменной форме. Информационные потоки подаются на разных носителях информации: в традиционных бумажных документах; в электронных документах и др. Информационные потоки исследуются при помощи ряда оценок: по порядку согласования; по срокам действия; по порядку утверждения; по источнику возникновения; по объему; по способу хранения и передачи; по периодичности; по направлению и др.  Информационный поток Виды информационных потоков представлены на рисунке 1.    Виды связываемых систем Место прохождения Направление по отношению к системе  Горизонтальный Выходной Входной Внутренний Внешний Вертикальный Рисунок 1 - Виды информационных потоков Источниками возникновения информационных потоков могут быть самые различные сообщения, влияющие на приемку, организацию и перемещение потоков. По направлению информационные потоки могут быть вертикальными и горизонтальными. Горизонтальными являются информационные потоки между хозяйственными субъектами одного уровня управления: поставщиками и потребителями, между поставщиками и посредниками в процессе обращения товаров. Вертикальными являются информационные потоки, которые поступают сверху от руководящих инстанций в подведомственные: от руководства к сотрудникам, от центрального офиса к филиалам, дочерним структурам и подразделениям. Направление информационного потока может рассматриваться как прямое и косвенное, а также с учетом территориального или географического адреса назначения. Внешними являются информационные потоки, поступающие из внешней конкретному предприятию или организации: от клиентов, партнеров, налоговых служб, таможенных органов и т.д. Внутренними являются информационные потоки, циркулирующие внутри одной системы – внутри предприятия. Входными являются информационные потоки, входящие в систему или в одну из ее подсистем. Выходными являются информационные потоки, выходящие за пределы системы или одной из ее подсистем. Объем информационных потоков определяется размером: страниц в потоке, документов, пачек документов - для определения объема больших информационных потоков; числом слов, документо-строк - для определения объема малых информационных потоков; числом знаков в сообщении - оценивается в особых единицах измерения в автоматизированных информационных системах. Периодичность информационных потоков определяет частоту их формирования: разовые - не повторяющиеся и создающиеся один раз на каждый материальный поток; ежемесячные; ежеквартальные и с другой частотой. Информационные потоки разделяют: по области охвата, на: международные, дальние, иногородние, местные; по значимости, на: ценные, заказные, простые; по срочности, на: очень срочные (молнии), срочные, обычные; по скорости передачи сообщений, на: традиционные и быстрые; по степени конфиденциальности, информация, содержащая коммерческую тайну, направляются с грифом секретности. Важнейшей особенностью процесса управления является природа информационного потока. Формирование принимаемых решений руководством предприятия проводится через систему методов воздействия на его сотрудников при использовании информации о самом ходе выполнения принятых решений посредством обратной связи. Точная, достоверная и объективная информация, находящаяся в распоряжении системы управления, отражающая реальное состояние объекта управления и его взаимоотношений с внешней средой способствует правильным, грамотным управленческим решениям, направленных на достижение поставленных целей, созидание и развитие предприятия. В данном случае, информация, на которую опирается руководство предприятия и информация, которая вырабатывается в результате управленческих решений, является продуктом и предметом управления. Соответственно, при разработке моделей заданного состояния системы (миссия и цели предприятия), информация, являющаяся элементом управления должна обеспечивать качественное представление о поставленных задачах и состоянии управляемой системы. Таким образом, можно с уверенностью говорить, что информационное обеспечение является неотъемлемой частью системы управления, представляющая собой совокупность данных о фактическом и возможном (прогнозируемом) состоянии элементов внутрихозяйственной деятельности и внешних условий функционирования. Рационально и последовательно организовать внешние и внутренние информационные потоки в компании позволяет внедрение информационных технологий и использование информационных систем. Информация, которая собирается в центре системы контроллинга, обеспечивающего информационно–аналитическую поддержку процессов принятия решений по оптимизации управления организацией и разработке последовательности действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду необходимых требований: достоверности получаемой информация; релевантности, т.е. соответствию результатов, информативно заданным задачам; понятности поставленных целей и задач; эффективности от получения информации, при которых покрываются потраченные на ее получение ресурсы; регулярности, при которой информация поступает постоянно, без каких-либо сбоев. При обработке полученной информации используются следующие операции: сортировка, для упорядочивается последовательности записей; классификация собранной информации и их группировка; логические и арифметические операции, выполняемые над входными данными, позволяющие получить новые данные; объединение результатов обработки для получения обобщенных итоговых или средних значений Хранение данных позволяет всю необходимую собранную и обработанную информацию сохранять для последующего использования, для чего создаются базы данных. Всё, что связано с поиском, получением, распространением, а также созданием, сбором, обработкой, накоплением и хранением информации, является информационным процессом. При автоматизации информации используют три вида информационных процессов, представленных на рисунке 2.  Информационные процессы     Обработка Передача Хранение    Источник Канал С применением технических средств Носители информации (память)    Виды обработки: Математические вычисления Логические рассудения Поиск Структурирование Кодирование  Технические каналы связи: телефон, радио и др. Внешняя память   Характеристики: скорость передачи, пропускная способность, защита от шума Характеристики: объем информации, надежность хранения, время доступа Рисунок 2 – Основные компоненты информационных процессов В процессе сбора информации используются определённые технические средства и методы сбора, благодаря которым информация представляется в формализованном виде и становится пригодной для ввода в систему. Собранная информация не сможет представлять ценность для пользователя, если ею невозможно воспользоваться, к тому же, многократно. Соответственно, информация должна храниться. Хранение информации являет собой способ распространения информации в пространстве и времени, а способы хранения информации зависят от ее носителя. Информационная система является хранилищем информации, содержащим процедуры ввода, выдачи информации, поиска и размещения её. Наличие таких процедур составляет главную особенность информационных систем, благодаря которой, они отличаются от простых накоплений информационных материалов. После завершения сбора информации, осуществляется сведение данных в систему для хранения и поддержания в качестве информационного фонда, необходимого для выполнения задач в работе объекта управления и должны быть доступны для извлечения из хранилища. Необходимая полнота и минимальная избыточность хранимой информации, достигается за счет выбора данных, оценки их достаточности, анализа имеющихся данных и распределения их на входные, промежуточные и выходные. Собранная информация, переводится в электронную форму и представляет из себя основную ценность любого современного предприятия, следовательно, обеспечение надежного хранения и быстрого доступа к информации для последующей ее обработки, представляются приоритетными задачами для предприятия. Процесс хранения информации состоит в создании и поддержке структуры хранения данных в памяти компьютера. В каждом конкретном случае, эта задача решается индивидуально, но можно сформулировать основные требования, которые предъявляются к современным структурам хранения: извлечение данных, сортировки и поиск по заданным критериям; полнота и минимальная избыточность данных; независимость использования хранимых данных; актуализация данных. База данных (БД) представляет собой организованную совокупность взаимосвязанных данных, которые отражают состояние предметной области в реальной действительности и предназначенная для совместного использования и решения различных задач.  Базы данных База данных - это комплекс технических, информационных, лингвистических, организационных и программных средств, которые обеспечивают поиск, сбор, хранение и обработку данных. Банком данных является универсальная БД, занимающаяся обслуживанием любых запросов прикладных программ с соответствующим программным обеспечением. С целью обеспечения доступа к БД, обобщения и детализации отчетов, осуществления анализа данных при помощи запросов используют системы управления базами данных (рисунок 3).      Создание отчетов Обработка данных Сбор данных      По запросу Периодических Агрегирование Вычисление Группировка Сортировка    Данные из внешней среды  Информация для внутреннего и внешнего использования Рисунок 3 – Основные процессы информационной технологии обработки данных Среди наиболее популярных баз данных, следует отметить: Microsoft SQL Server, Oracle, построенных по принципу работы «клиент - сервер», MicrosoftAccess, MicrosoftVisualFoxPro, LotusApproach, BorlanddBase, BorlandParadox. Помимо баз и банков данных, структуру хранения информации предоставляют хранилища данных, включающие такие функциональные блоки, как: инструменты настройки информационной модели - отражают все виды информации, которая необходима для решения задач предприятия; репозиторий метаданных - описание структуры хранилища данных, являющее доступным для внутренних программ хранилища и для внешним систем, что обеспечивает гибкость хранилища; сбор данных из внешних источников и из удаленных подразделений при помощи методов применения: средств ETL (Extract, Transformation, Loadin) для извлечения данных из других баз данных, трансформации их в соответствии с условиями системы и загрузки в хранилище; стандартного формата сбора данных и разработки процедур выгрузки, обеспечивающей однородность извлеченных из различных систем данных и децентрализацию разработки путем передачи ее специалистам, располагающих исходной системой; технологии расчета агрегатов и показателей, основывающихся на данных хранилища, с помощью иерархической настройки структуры данных, показателей, и заложенного языка программирования; интерфейсы пользовательские, которые позволяют работникам разделять функции и выполнять задачи по запросам, в том числе: администрирование, дизайн приложений, технологическую поддержку хранилища, анализ данных и др.; механизмы выполнения произвольных запросов, включающие средства генерации запросов и требуемых индексов; инструменты настройки и выпуска отчетов в качестве конечных продуктов хранилища данных, в том числе, регламентированной формы, аналитических и настраиваемых пользователем отчетов. Обеспечение резервного копирования, структурированного хранения, архивирования, и восстановления данных в заданные сроки, являются необходимым требованием к системе хранения данных. Можно выполнить эти операции при помощи пофайлового анализа данных, подлежащих хранению. При анализе учитываются: модификации, расположение в каталогах файловой системы, расширение, даты создания и последнего обращения к файлам. На уровень информационного обеспечения организации оказывают влияние научно-техническое развитие предприятия, персонал и существующий на предприятии уровень культуры и образования. Для менеджера предприятия, основной задачей является профессиональное управление всеми информационными потоками, качественная обработка и подготовка к принятия управленческих решений. |