Проектный+практикум+к+контрольным+точкам. Практикум методическое пособие к лабораторным и самостоятельным занятиям для студентов направлений подготовки
 Скачать 3.13 Mb.
|
|
3. Система смарт-тегов 14 Смарт-теги или интеллектуальные подсказки (Smart Tags) — это графи- ческие символы, появляющиеся на экране в той или иной ситуации, требую- щей привлечения внимания пользователя. Примером такой ситуации может служить изменение длительности задачи, имеющей фиксированный объем трудозатрат. Одним из существенных достоинств смарт-тегов является их «ненавяз- чивость». Сначала в ячейке, значение которой было изменено, появляется небольшой зеленый треугольник — индикатор смарт-тега. При наведении указателя мыши на измененную ячейку рядом «всплывает» дополнитель- ный индикатор. Если же вы наведете указатель на этот индикатор, он пре- вращается в кнопку. Щелчок на кнопке приводит к вызову окна, в котором пользователю предлагается уточнить, чем вызвано внесенное изменение. После выбора любого из предложенных вариантов индикатор смарт-тега будет удален из ячейки. Смарт-теги предусмотрены для следующих ситуаций: • дополнительное назначение ресурса; • изменение дат начала или завершения задачи; • изменение объема работ, объема назначений или длительности за- дачи; • удаление идентификатора задачи или ресурса. Чтобы отключить систему смарт-тегов, достаточно снять флажки в группе Отображать индикаторы и меню на вкладке Интерфейс панели настройки параметров MS Project. 4. Мастер планирования Надо сказать, что по «интеллектуальности» он практически не уступает смарт-тегам. А в чем-то, возможно, и превосходит их. 15 Мастер планирования появляется достаточно неожиданно, но всегда вовремя. В отличие от смарт-тегов, вы не сможете проигнорировать его пре- дупреждения, появляющиеся на экране в форме диалоговых окон. Дело в том, что Мастер планирования реагирует, как правило, на более опасные ситуации, чем система смарт-тегов: например на попытку перенести задачу на более поздний срок или на выходной день. Вообще Мастер планирования «специализируется» на трех направле- ниях: 1) помощь в использовании MS Project; 2) помощь в планировании; 3) помощь в устранении ошибок. Если нет необходимости в работе Мастера планирования или в какой- либо из 13 его функций, то следует поступить так: в меню Сервис выбрать команду Параметры, в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Общие и снять соответствующий флажок в группе Мастер планирования. Контекстные меню Обилие функциональных возможностей MS Project в некоторых слу- чаях может затруднить работу пользователя, особенно начинающего. Среди нескольких десятков команд сложно быстро отыскать именно ту, которая нужна для решения какой-либо частной задачи. Тем не менее, благодаря системе контекстных меню, подобные затруднения могут быть вполне ус- пешно преодолены. Контекстное меню — это список команд, которые можно применить к выбранному объекту в текущей ситуации (то есть в данном контексте). В соответствии с этим состав контекстного меню изменяется в зависимости от того, с каким объектом вы работаете и какие операции выполнялись над этим объектом ранее. Чтобы открыть контекстное меню, достаточно установить указатель мыши на интересующем объекте и щелкнуть правой кнопкой мыши. 16 Команды, образующие каждое контекстное меню, — это своеобразное «ассорти», собранное из команд основного меню MS Project, поэтому лю- бую из них можно найти и в разделах основного меню, что менее удобно. MS Project поддерживает систему контекстных меню для всех дочер- них окон (то есть для всех представлений проекта), причем контекстные меню предусмотрены как для окна в целом, так и для отдельных его элемен- тов. Например, с помощью команд контекстного меню шкалы времени диа- граммы Ганта можно выбрать масштаб оси времени, а с помощью команд контекстного меню отрезка задачи — изменить ее длительность. Практика показывает, что подавляющее большинство операций по раз- работке и анализу расписаний проектов в среде MS Project удобнее всего выполнять именно посредством контекстных меню. Настройка рабочей среды Как правило, индивидуальная настройка рабочей среды выполняется пользователем после того, как он приобретет некоторый практический опыт в работе с приложением, определит для себя наиболее часто используемые команды и элементы интерфейса. MS Project поддерживает возможности по настройке пользовательского интерфейса, которые можно условно разде- лить на два вида: 1) стандартные для всех Windows-приложений; 2) специфичные именно для MS Project 2002. К первому виду относятся, в частности, такие возможности: • настройка панелей инструментов (их можно сделать «плавающими», перетащить в любую позицию окна, закрыть либо скомпоновать по-своему, убрав одни кнопки и добавив другие); • выбор режима просмотра меню (полный или сокращенный вариант) и их внешнего вида. 17 Чтобы изменить параметры указанных элементов интерфейса, необхо- димо войти в меню Сервис и в каскадном меню Настройка выбрать команду Панели инструментов. Настройки пользовательского интерфейса относятся, прежде всего, к визуальному отображению информации о проекте, а также к приемам ре- дактирования этой информации. Некоторые аспекты управления визуаль- ными атрибутами рабочей среды реализуются через «Представления, таб- лицы и поля». Другие параметры настройки рабочей среды собраны на раз- личных вкладках окна Параметры, вызываемого одноименной командой из меню Сервис. Представления, таблицы и поля В MS Project различные варианты визуального отображения парамет- ров проекта называются представлениями проекта (Views). Некоторые из них являются интерактивными и позволяют вносить изменения в данные о проекте, другие же предназначены только для анализа текущих значений. Ниже приведена общая характеристика основных типов представлений и входящих в них компонентов. Особенности использования конкретных представлений будут рассмотрены в соответствующих разделах. Представления Даже небольшой проект может содержать около сотни различных па- раметров: наименования задач, даты начала и завершения задач и проекта в целом, данные о количестве и распределении ресурсов по задачам проекта и т.д. Причем одни параметры удобнее просматривать в числовой или тек- стовой форме, другие — в графической, а третьи — сегодня — в текстовой, а завтра — в графической форме. В силу указанных причин практически невозможно получить исчерпы- вающие сведения о расписании проекта и ходе его выполнения, опираясь на единственный формат отображения данных по проекту. 18 Поэтому в MS Project одним из основных элементов интерфейса явля- ется представление. Выбор представления Представление (view) — это определенный формат отображения неко- торого подмножества параметров проекта. В MS Project имеется набор пре- допределенных представлений (своеобразных шаблонов), обеспечивающих вывод сведений о проекте в наиболее удобном виде. Всего таких представ- лений около трех десятков. Если ни одно из них не соответствует вашим потребностям, можно создать собственное представление (точнее, сколько угодно собственных представлений) и использовать его в случае необходи- мости. По умолчанию для отображения параметров нового проекта использу- ется представление, которое называется Диаграмма Ганта. Обратите вни- мание, что окно проекта (то есть окно представления) снабжено дополни- тельной вертикальной полосой заголовка, на которой выводится название представления. Чтобы заменить используемое представление другим, можно посту- пить одним из следующих способов: • Открыть Панель представлений и щелкнуть на ней кнопку, соответ- ствующую требуемому представлению. • Открыть меню Вид и выбрать в нем одно из восьми основных пред- ставлений. • В меню Вид выбрать команду Другие представления и в открыв- шемся диалоговом окне выбрать нужное представление. Создание нескольких представлений проекта Каждое представление отображается в отдельном окне. Если нужно иметь на экране два или более различных представлений проекта, требуется создать для каждого из них новое дочернее окно. Для этого необходимо: 19 1. Открыть меню Окно и выбрать в нем команду Новое окно. 2. В открывшемся диалоговом окне выполнить следующие действия: • в списке Проекты выбрать проект, для которого вы хотите соз- дать новое представление; • в расположенном ниже раскрывающемся списке Представление выбрать требуемое представление; • щелкнуть на кнопке ОК. Если работа происходит с несколькими файлами проектов, то прежде чем добавить новое представление, необходимо убедиться, что активно окно именно того проекта, который интересует. Комбинированные представления Каждое представление отображается в отдельном окне. Тем не менее MS Project поддерживает возможность объединения двух или трех пред- ставлений либо двух или трех различных форматов данных в одном окне. В этом случае окно проекта разделяется (по вертикали или по горизонтали) на соответствующее количество подокон. Например, представление Диа- грамма Ганта является комбинированным представлением, объединяю- щим два вертикальных подокна: таблицу задач и календарный график. Можно изменять относительные размеры подокон в комбинированном представлении, перемещая полосу разделения. Если информация, выводи- мая в подокне, не умещается в его видимой части, то для подокна использу- ются собственные полосы прокрутки. В качестве горизонтального подокна, отображаемого в нижней части представления, используются так называемые формы. Каждая форма содер- жит данные об одном конкретном элементе проекта (задаче, ресурсе или на- значении). Подробнее о формах рассказано в одноименном подразделе дан- ной главы. Следует отметить, что возможность получения на экране комбиниро- ванного представления заранее заложена разработчиками в представления 20 определенных типов. Необходимо запомнить несложное правило: если в нижнем правом углу окна представления имеется маркер полосы разделе- ния, то с его помощью можно «вытащить на свет» дополнительное представ- ление. Чтобы убедиться, что обнаруженный вами элемент интерфейса явля- ется маркером, достаточно навести на него указатель мыши. Если он примет форму двунаправленной стрелки, значит, это маркер. Итак, чтобы получить комбинированное представление, необходимо: 1. Установить указатель на маркер полосы разделения и нажать левую кнопку мыши. 2. Не отпуская кнопку мыши, переместить маркер в вертикальном на- правлении; при этом в окне появится контур полосы разделения. 3. Получив желаемый размер подокон, отпустить кнопку мыши; после этого дополнительное представление появится на экране. 4. После того как получено исходное комбинированное представле- ние, можно создавать на его основе любые комбинации представлений, ис- пользуя даже те, в которых отсутствует маркер разделения. Чтобы изменить состав подокон в комбинированном представлении, необходимо: • щелкнуть на полосе заголовка представления (или в любой точке внутри заменяемого подокна); • выбрать требуемое представление одним из рассмотренных выше способов (например, с помощью Панели представлений). При удачном (а точнее — продуманном) выборе вида комбинирован- ного представления можно обрести очень эффективный инструмент анализа тех или иных аспектов проекта. Например, при выборе представления, в ко- тором выбор ресурса в списке (в верхнем подокне) приводит к автоматиче- скому отбору задач, на которые он назначен. Эти задачи отображаются на диаграмме Ганта (в нижнем подокне). Таблицы и листы 21 Работа с числовыми и текстовыми данными основана в первую очередь на использовании электронных таблиц, подобных таблицам MS Excel. Каж- дая такая таблица состоит из ячеек, объединенных в строки и столбцы. В MS Project можно формировать таблицу только из предопределен- ного набора столбцов (колонок). Перечень столбцов, которые могут быть включены в таблицу, определяется типом листа, на основе которого соз- дано представление. Все сведения о проекте хранятся в базе данных. С определенной долей условности можно считать, что база данных MS Project состоит из двух ог- ромных таблиц: таблицы задач и таблицы ресурсов. Состав полей каждой из этих таблиц выбран таким образом, чтобы они позволили описать самый сложный проект. Разумеется, для большей части реальных проектов многие поля таблиц являются избыточными. Чтобы не увеличивать размер файла «обычного» проекта и не «тащить» в него все поля исходных таблиц (все равно многие из них останутся незаполненными), в представления проекта включаются только фрагменты исходных таблиц задач и ресурсов. Так вот, для обозначения исходных «полнокровных» таблиц был вве- ден термин лист, а все другие таблицы, сформированные на их основе, ос- тались просто таблицами. Таким образом, в MS Project существует два листа: Лист задач и Лист ресурсов. В подавляющем большинстве случаев пользователь неимеет не- посредственного доступа к листам и работает лишь с таблицами. Тем не менее можно увидеть список всех столбцов того илииного листа, когда за- хотите добавить в некоторую таблицу новый столбец. Таблицы в MS Project предназначены для отображения и редактирова- ния числовых и текстовых данных проекта. Таблицы входят в состав многих стандартных представлений MS Project и используются либо самостоя- тельно, либо в сочетании с графическими подокнами. Во втором случае из- 22 менение данных в таблице приведет к автоматической корректировке гра- фических данных, и наоборот, изменение графических данных приведет к изменению данных в таблице. Можно скорректировать формат таблицы в представлении или заме- нить ее другой таблицей. Предлагаются на выбор около двух десятков стан- дартных таблиц, полученных на основе Листа задач, и еще десять таблиц, созданных на основе Листа ресурсов. Чтобы заменить в представлении одну таблицу на другую, необхо- димо: • Открыть меню Вид и войти в каскадное меню Таблица (справа от на- звания этого меню отображается имя текущей таблицы). • Выбрать требуемую таблицу. Графики и календари Известно, что люди воспринимают графическую информацию значи- тельно лучше, чем колонки цифр. В MS Project можно практически любую таблицу дополнить или заме- нить соответствующим графиком. График — это представление, отображающее сведения о проекте в гра- фической форме. Для отображения параметров задач используются два основных типа графиков: диаграмма Гантта и сетевой график. Оба эти представления бу- дут подробно рассмотрены в следующем разделе. Для отображения параметров ресурсов предусмотрен единственный график, который так и называется: график ресурсов. Однако для него име- ется десять различных форматов, соответствующих различным аспектам планирования и анализа ресурсов: 1. Пиковые единицы. 2. Трудозатраты. 3. Совокупные трудозатраты. 23 4. Превышение доступности. 5. Процент загрузки. 6. Оставшаяся доступность. 7. Затраты. 8. Совокупные затраты. 9. Доступность по трудоемкости. 10. Доступность в единицах. Частным случаем графика можно считать представление, которое на- зывается Календарь. Оно позволяет отобразить на своеобразном электрон- ном календаре временные характеристики задач и использование ресурсов. Это представление не является столь же эффективным, как другие, однако и у него есть свои преимущества. Например, двойным щелчком мыши на определенной дате можно получить исчерпывающие сведения о задачах, ко- торые должны выполняться в этот день. Поля данных Поля данных, или просто поля (Field), играют в MS Project очень важ- ную роль: именно с их помощью пользователь может вводить требуемые или просматривать вычисленные MS Project значения параметров проекта. Поле определенного типа содержит один вид данных и может являться частью таблицы, элементом графика или формы. Так, столбец в любой элек- тронной таблице MS Project — это поле данных. В форме поле данных — это, как правило, именованное поле ввода или ячейка столбца. В сетевом графике поля данных содержатся в каждом блоке («рамке»). В MS Project имеется несколько видов полей: • поля задач (Task Fields) и повременные поля задач (Timephased Task Fields); • поля ресурсов (Resource Fields) и повременные поля ресурсов (Timephased Resource Fields); 24 • поля назначения (Assignment Fields) и повременные поля назначения (Timephased Assignment Fields). Поля задач служат для ввода и просмотра параметров задач и могут ис- пользоваться на диаграмме Гантта, в таблице задач и в представлении сете- вого графика. Повременные поля задач присутствуют в представлении Использование задач (Task Usage). Эти поля содержат информацию по задаче, распределен- ную по ее длительности. Поля ресурса содержат обобщенную информацию для каждого ресурса (без учета назначения на конкретные работы). Они присутствуют в таблице ресурсов и в представлении Использование ресурсов (Resources Usage). Повременные поля ресурса могут использоваться в представлении Ис- пользование ресурсов. Эти поля показывают информацию для каждого ре- сурса, распределенную по длительности назначения. Поля назначения содержат информацию относительно назначения ре- сурса на задачи. Они отображаются в Форме задач (Task Form) и в Форме ресурсов (Resource Form), открытых в режиме комбинированного про- смотра, а также в представлениях Использование задач и Использование ре- сурсов. Тип поля определяет не только вид хранящейся в нем информации, но и способ ее ввода. Например, для некоторых полей (в частности, для поля Название задачи) предусмотрен ввод данных с клавиатуры, а в другие поля данные помещаются автоматически, на основе рассчитанных MS Project па- раметров проекта (например, это относится к суммарной длительности про- екта и к его стоимости). В MS Project реализовано более сотни «стандартных» полей, соответ- ствующих параметрам, наиболее часто используемым при анализе проекта. Помимо них, пользователем могут быть созданы собственные, «настраивае- |