Проектный+практикум+к+контрольным+точкам. Практикум методическое пособие к лабораторным и самостоятельным занятиям для студентов направлений подготовки
 Скачать 3.13 Mb.
|
|
контроль выполнения расписания проекта, формирование по за- данным ограничениям вариантов оптимизационных моделей проекта с по- мощью системы календарного планирования Microsoft Office Project 2007 – 2010. Изучение возможностей программной системы для обретения опыта проектирования и оптимизации плана осуществления проектов. Ведение проектной документации, организация работы над проектами. Для выполнения работы следует изучить доступные ресурсы (про- граммные системы, слайд-лекции), соответствующие темы учебного посо- бия «Управление проектами» [1], материалы данного пособия, дополни- тельные источники [4-8]. II Основные теоретические сведения проектирования Microsoft Office Project 2007– 2010 является одним из программных продуктов поддержки управления проектами. Система предназначена для разработки календарного графика проекта, его оптимизации с учетом вре- менных, ресурсных, финансовых и иных ограничений, а также автоматиза- ции процессов контроля и анализа хода выполнения проекта. Использова- ние системы обеспечивает поддержку следующих процессов: • календарное планирование – разработка расписания проекта с уче- том иерархической структуры работ (ИСР) проекта любой сложности и лю- бой технологической последовательности работ; • ресурсное планирование – разработка ресурсной модели проекта, что позволяет учитывать при планировании загрузку ресурсов на проекте и раз- решать потенциальные ресурсные конфликты; 56 • контроль реализации проектов и использования ресурсов (трекинг) – возможность ввода информации о ходе проекта, учет рисков в условиях не- определенности, учет и анализ отклонений от плана проекта, прогнозирова- ние последствий. Ш Порядок работы в Ms Project 1. Формирование списка задач проекта. Ввод информации об иерар- хической структуре работ и построение сетевой модели: • определение списка работ; • определение иерархической структуры работ (ИСР); • определение логических связей между работами; • ввод длительностей работ; • определение типа работ; • определение критического пути на сетевой диаграмме Pert (выде- лить красным цветом); • проверка правильности сетевой модели проекта. 2. Ввод информации о наличных ресурсах/затратах – создание листа ресурсов. 3. Назначение ресурсов на работы. 4. Анализ информации о стоимости работ. 5. Оптимизация план-графика проекта: временная, стоимостная, ре- сурсная. 6. Фиксация базового плана. 7. Анализ плана – ввод фактических данных. 8. Анализ исполнения – хода выполнения работ. 9. Составление финансовых отчетов – вывод отчетных таблиц. 1. Ввод информации об иерархической структуре работ 57 Календарный план работ по проекту строится в виде сетевой модели, которая носит название диаграммы Ганта. Для построения диаграммы Ганта необходимо иметь разработанную иерархическую структуру работ своего вариантного проекта. Ввод информации об ИСР нового проекта начинается после выбора команды Файл/Создать. В терминологии MS Project работа называется задачей. Создание нового проекта: Ввод данных о задаче осуществляется в окне «Сведения о задаче», ко- торое появляется после выбора команды Проект/Сведения о задаче (Ms Pro- ject 2007). Или Двойной щелчок мыши на строке задачи в Gantt- Сведения о задаче. Или Задача/Сведения в Ms Project 2010(рис. 4.12). Рис. 4.12 – Ввод сведений о задаче Иерархия работ должна соответствовать ИСР. Выбор уровня иерархии для каждой задачи или для группы задач осуществляется по команде Про- ект/Структура/На уровень выше (на уровень ниже). 58 Или Задача/стрелка вправо/понизить уровень задачи в Ms Project 2010. Пример ИСР на рис. 4.13. Рис. 4.13 – Пример иерархической структуры работ (ИСР) Следующим шагом для построения календарного план-графика работ является логическое связывание работ. Существует 4 типа логической связи между работами. 1. «Окончание – начало» (ОН). Работа-последователь может на- чаться только после окончания работы-предшественника. 2. «Начало – начало» (НН). Работа-последователь может начаться только после того, как начнется работа-предшественник. 3. «Окончание – окончание» (ОО). Работа-последователь может за- вершиться только после того, как завершится работа-предшественник. 4. «Начало – окончание» (НО). Работа-последователь может завер- шиться только после того, как начнется работа-предшественник. Для связывания двух задач нужно выделить их в таблице и выбрать ко- манду Правка/Связать задачи, тогда по умолчанию между задачами уста- новится связь «Окончание – начало». Можно указать другой тип связи, вы- брав в окне «Сведения о задаче» вкладку Предшественники. В Ms Project 2010 меню Вид/Сведения о задаче/Предшественники (рис.4.14). 59 Но для начинающих лучше всего связи устанавливать в Представлении Ганта, колонка таблицы Предшественники. Обязательно проверить сете- вую модель на правильность построения, не должно быть выпадающих цик- лов работ, об этом сигнализирует критический путь. Выделить этот путь по команде Формат/критические задачи. Замкнутые циклы можно увидеть на сетевой диаграмме Ганта. После того, как определены связи между работами, можно задать их длительность. Это можно сделать как в электронной таблице, так и в окне Сведения о задаче. Среди работ можно отметить такие, которые являются контрольными точками (вехами) при выполнении проекта. Это такие ра- боты с нулевой длительностью как, например, утверждение технического задания, принятие решения о прекращении или начале работ, оплата работ по этапу, переход к следующей фазе проекта и др. Веха, как контрольная точка в каждом пакете работ. Рис. 4.14 – Логическое связывание задач Следует помнить, что MS Office Project учитывает субботу и воскресе- нье как нерабочие дни (стандартный календарь по умолчанию). Следова- тельно, одна неделя соответствует 5 рабочим дням, а один месяц – 4 неде- лям. Можно устанавливать личный календарь исполнителя. Чтобы изме- нить календарь, необходимо изменить настройки календаря по команде Проект/Изменение рабочего времени в Ms Project 2010 (рис. 4.15). 60 Рис. 4.15 – Изменить или создать новый календарь Последний шаг при построении календарного план-графика работ – указание типа работ. Использование работ разного типа позволяет постро- ить из всех возможных оптимальную модель проекта. Любую работу можно оценить по трем параметрам: • длительность; • количество требуемых ресурсов (человек, назначенных на работу); • объем работы (трудозатраты) В соответствии с формулой: Трудозатраты = Длительность х Число единиц ресурса В зависимости от этих параметров можно выделить три типа работы. 1. Работа с фиксированными трудозатратами – работа, в которой лю- бые изменения длительности или числа назначенных ресурсов не влияют на величину объема работ. Трудозатраты = Длительность х Ресурсы 2. Работа с фиксированной длительностью – работа, в которой любые изменения объема работ или числа назначенных ресурсов не влияют на ве- личину продолжительности работы. Длительность =Трудозатраты / Единицы ресурсов 61 3. Работа с фиксированным объемом ресурсов – работа, в которой лю- бые изменения объема работ или длительности не влияют на величину на- значенных ресурсов. Ресурсы = Трудозатраты / Длительность Начинающим пользователям рекомендуется придерживаться следую- щего правила – задавать работам тип Фиксированный объем работ, тогда опция Фиксированная длительность должна быть выключена. Если ра- боты задать типа «объем», то при назначении разного количества ресурсов можно управлять длительностью работы и стоимостью ресурсов. Эти пара- метры можно задать, выбрав Сервис/Параметры/Планирование. В Ms Project 2010 – по команде Задача/Сведения о задаче/Дополни- тельно (при автоматическом планировании) (рис. 4.16). Рис. 4.16 – Указание типа работ-задач В результате проделанных на предыдущих шагах действий диаграмма Ганта должна иметь, например, как вариант, следующий вид (рис.4.17). Рис. 4.17 – Пример временной модели в виде диаграммы Ганта 62 Для визуализации информации о характеристиках не отдельных работ, а всего проекта нужно включить опцию Показывать суммарную задачу про- екта на закладке Вид диалогового окна Параметры. В диаграмме Ганта по- является суммарная строка проекта, которая на графике отображается се- рым цветом. Она недоступна для редактирования. Характеристики этой за- дачи будут являться характеристиками всего проекта (например, общая сум- марная стоимость, длительность проекта). 2. Ввод информации о ресурсах/затратах Под ресурсами в Microsoft Office Project 2010 понимаются люди, меха- низмы и материалы, которые используются при реализации проекта и должны быть учтены. Финансовые ресурсы в модели ресурсов рассматри- ваются как затраты. Ввод информации о ресурсах осуществляется в пред- ставлении Лист ресурсов, который включается из меню Вид (рис. 4.18). Рис. 4.18 – Пример заполнения листа ресурсов Для создания нового ресурса щелкните два раза по строке таблицы ре- сурсов левой кнопкой мыши и заполните диалоговое окно Сведения о ре- сурсе/Общее. Или Ресурс/Сведения о ресурсе/при автоматическом планиро- вании в Project 2010 на рис. 4.19. В этом диалоговом окне задается: • название ресурса; • адрес электронной почты – используется при организации группо- вой работы с использованием Microsoft Outlook; 63 • тип – трудовой (работа) или материальный. Первый тип относится к ресурсам с повременной ставкой оплаты (люди, механизмы). Стоимость их использования рассчитывается из расчета повременной ставки в соответ- ствии с продолжительностью работы. Второй тип – к материальным ресур- сам, приобретаемым для выполнения проекта. Стоимость их вычисляется за одну единицу измерения (штуку, кг, пачку, л, м); • доступность ресурса – временной период и количество ресурса, вы- деленного для проекта (по умолчанию 100% доступности). Рис. 4.19 – Сведения о ресурсе На закладке Рабочее время задается информация о базовом календаре, по которому рассчитывается доступность и загрузка ресурса. На закладке Затраты задается стоимость одной временной единицы использования трудовых ресурсов и стоимость за единицу измерения для материальных ресурсов. Для трудовых ресурсов на этой закладке могут быть заданы различные ставки оплаты. Указываются: • дата действия – дата, с момента наступления которой начинают дей- ствовать указанные ставки; • стандартная ставка – стандартная ставка использования ресурсов, используемая в расчетах стоимости ресурсов; • ставка сверхурочных – ставка ресурсов, используемая в случае рас- чета стоимости использования ресурса в сверхурочное время; 64 • затраты на использование – стоимость однократного привлечения ресурса к выполнению работы. 3. Назначение ресурсов на работы Расписание проекта, разработанное без учета ресурсных ограничений, не может быть физически реализовано по причине потенциальных ресурс- ных конфликтов. Бывает, что сроки, на которые спланированы работы, не совпадают со сроками, в которые выделены ресурсы, или количество тре- буемых ресурсов превышает количество доступных. Microsoft Office Project 2002 помогает выявить и разрешить подобные конфликты, но предвари- тельно необходимо указать, какие и в каком количестве ресурсы понадо- бятся для выполнения. Для назначения ресурсов на работы есть несколько способов. 1. Открыть диалоговое окно Сведения о задаче и на закладке Ресурсы выбрать в выпадающем меню Название ресурса нужный ресурс. Указать в колонке Единицы количество ресурса, назначаемого на работу, в процентах загрузки для трудовых (100% использования трудового ресурса означает, что один человек полностью выполняет работу за указанную продолжитель- ность) и в единицах измерения – для материальных. В Ms Project 2010 в Представлении Ганта дважды щелкнуть на задаче и в выпадающем окне Сведения о задаче/Ресурсы заполнить необходимые поля, выбирая нужный ресурс из выпадающего списка (рис. 4.20). Рис. 4.20 – Назначение ресурсов на задачи 65 2. В Ms Project 2007 простой способ – выбрать в меню Сервис опцию Назначить ресурсы. Выделить работу, на которую назначаются ресурсы, и манипулировать назначениями, используя кнопки Назначить, Удалить, За- менить. Можно, используя клавиши Рис. 4.21 – Назначение ресурсов в Project 2007 Для того чтобы изменить количество ресурсов, назначенных на работу с целью изменения ее длительности, нужно: 1) изменить тип задачи – фиксированные трудозатраты (Сведения о задаче/Дополнительно); 2) изменить доступность ресурса в Листе ресурсов; 3) изменить использование ресурса в назначении ресурса на задачу ( Сведения о задаче/Ресурсы). Информацию о назначении ресурсов на проект можно посмотреть в представлениях Использование работ и Использование ресурсов в таблич- ной форме и в Графике ресурсов – в графической форме. Эти представления можно включить через меню Вид. 4. Анализ информации о стоимости работ Одним из трех основных параметров (стоимость, длительность, трудо- затраты), позволяющим оценивать успешность проекта, является его стои- мость. Наиболее удобной таблицей, содержащей информацию о стоимости 66 работ проекта, является таблица Затраты. Чтобы ее увидеть, нужно в меню Вид в представлении Диаграмма Ганта выбратьопцию Таблица/Затраты (рис. 4.22). Рис. 4.22 – Таблица Затраты – стоимость работ проекта Стоимость работы проекта складывается из стоимости ресурсов (тру- довых, материальных), назначенных на работу, и количества денежных средств, выделенных на эту работу. Стоимость ресурса, назначенного на ра- боту, равна произведению стандартной ставки данного ресурса на длитель- ность данной работы. В таблице Затраты отображается следующая информация: Фиксированные затраты – стоимость работы в виде денег, выделен- ных на работу. В суммарной строке проекта стоимость работ проекта не складывается, поскольку каждая работа может иметь свои собственные фик- сированные затраты. В колонку Фиксированные затраты заносятся суммы расходов или доходов (со знаком «минус», не связанные с ресурсами). То есть если, например, нужно смоделировать доходы в проекте, то в данную колонку нужно занести напротив нужной задачи отрицательные фиксиро- ванные затраты. 67 Начисление фиксированных затрат – способ начисления фиксирован- ных затрат на работу – в начале работы, по окончании работы, пропорцио- нально. Если выбран вариант «Пропорциональное», то деньги будут равно- мерно распределены по всей длительности задачи, если выбран вариант «В начале» или «По окончанию», то фиксированные затраты будут списаны в момент начала или соответственно окончания задачи, на которую они на- значены. Общие затраты – сумма стоимости ресурсов и денежных средств, вы- деленных на работы. Представляют собой отображение суммы колонок Фактические затраты и Оставшиеся затраты, которая также равна сумме колонок Базовые затраты и Фиксированные затраты на работе. Базовые затраты – затраты, зафиксированные в базовом плане. Именно с этим значением будут сравниваться фактические затраты. То есть. в колонке Базовые затраты отображается сумма затрат уже утвержденного проекта. Значение в данной колонке является фундаментом для последую- щего анализа отклонений затрат в проекте. Утверждение проекта происхо- дит с момента фиксации его базового плана. Отклонение – разность между общими затратами и базовыми, зафик- сированными в базовом плане проекта. В колонке Отклонение отобража- ется значение разницы затрат между колонками Общие затраты (текущая стоимость еще не принятого плана) и Базовые затраты (плановые). Фактические затраты – данные о фактическом выполнении стоимо- сти проекта. Они будут сравниваться с базовыми затратами для определения отклонений по стоимости. В колонке Фактические отображается сумма по- траченных средств на исполнение проекта. На текущий момент проект не исполняется, факт не собирается и в этой колонке одни нули (рис. 4.23). Оставшиеся затраты – значение величины оставшихся затрат на ра- боте, вычисляемое как разность общих затрат и данных о фактических за- 68 тратах работы. В колонке Оставшиеся затраты отображается сумма за- трат, которую нужно понести на исполнение проекта. Так как на текущий момент проект не исполняется, т.е. факт не собирается, оставшиеся затраты равны общим затратам (рис. 4.23). Рис. 4.23 – Представление для анализа стоимости проекта 5. Оптимизация план-графика проекта Для того чтобы разработанный календарный план можно было исполь- зовать в реальности, необходима его оптимизация с целью введения в гра- фик существующих ограничений на сроки выполнения работ, имеющиеся ресурсы и заложенный бюджет. Другими словами, необходимо провести оп- тимизацию календарного плана. Оптимизация – процедура многокритери- альная и итерационная. Исходя из названных критериев оптимальности, вы- полняются три вида оптимизации: временная, стоимостная, ресурсная. Временная оптимизация графика (определение критического пути) Целью временной оптимизации расписания является приведение сро- ков проекта в соответствие с требуемыми (контрактными, договорными или иными). В Microsoft Office Project 2010 реализован метод временного ана- лиза проекта, называемый методом критического пути. Сущность метода за- 69 ключается в выделении самой длинной цепочки (последовательности) ра- бот, которая формирует длительность всего проекта. Дальнейшие манипу- ляции с критической цепочкой непосредственно влияют на продолжитель- ность всего проекта. Для выделения критического пути надо использовать представление Диаграмма Ганта с отслеживанием. Или представление Се- тевой график на Pert-диаграмме (рис. 4.24). В этих представлениях крити- ческие работы отображаются красным цветом, а некритические – синим. Сокращая продолжительность критических работ, можно сократить продол- жительность всего проекта. Для сжатия сети и сокращения длительности критической работы не- обходимо использовать один из перечисленных методов: • повторную оценку длительности работы; • дополнительную детализацию работы; • перераспределение ресурсов с резервных работ на критические, имеющие параллельно-последовательное исполнение; • изменение количества ресурсов, назначенных на работу (для опреде- ленных типов работ свободные ресурсы с других пакетов работ). Рис. 4.24 – Критический путь на сетевом план-графике красного цвета |