ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ. Практикум по дисциплине Документоведение Учебнометодическое пособие Казань Издво Казан гос техн унта, 2009. с
 Скачать 7.75 Mb.
|
|
Тема: «Организационно-распорядительные документы. Создание приказов». Цель работы: выработка умений и навыков создания организационно-распорядительных документов. Содержание лабораторной работы: 1. Теоретический материал Организационно-распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Распорядительные документы могут издавать совместно несколько органов управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы (рис. 1).  Рис. 1. Классификация распорядительных документов В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы (например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.). Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других. В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания. Основным видом организационных документов является приказ. Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид распорядительных документов. В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организации или отдельных работников. В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы организации, изменением штатов и т. д. Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания. Нумерация приказов по основной деятельности производится отдельно от приказов по личному составу порядковым номером в пределах календарного года. Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «О» или «Об». Он должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок приказа можно с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?»: «О введении…», «О реорганизации…», «О подведении итогов…» и т. п. Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части указывают причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Цели и задачи предписываемых действий излагают в форме предложений с отлагательными существительными и сложными предлогами. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах: «в связи с переходом на новую систему планирования…». Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации: «...на основании приказа…от 00.00.00 № 00 «О…». Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между руководством может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке прописными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие. В распорядительной части излагают предписания, указывают исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы: «Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов баланса и других материальных ценностей в следующие сроки…». Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не указывают. Часто в последнем пункте приказа по основной деятельности указывают должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом. Приказы подписывают руководители организации или замещающие их должностные лица. При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хожденияна чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяют угловое расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым методом (от линии левого поля) (рис. 2). Остальные реквизиты оформляют идентично приказу на бланке с продольным их расположением. Образец приказа по основной деятельности на угловом бланке приведен на рис.5.
Рис. 2. Основные реквизиты приказа на угловом бланке Образцы приказов по основной деятельности на продольном бланке приведен на рис. 3 и на рис. 6.
Рис. 3. Макет приказа по основной деятельности на продольном бланке Выписка из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делают выписку. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются словаВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя. Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем. Образцы выписки из приказа представлены на рис. 4 и на рис.7.
Рис. 4. Образец оформления выписки из приказа
Рис. 5. Образец приказа на угловом бланке
Рис. 6. Образец приказа на продольном бланке
Рис. 7. Образец выписки из приказа При создании эмблемы или логотипа организации можно использовать водяные знаки. Водяной знак – это текст или объект в виде картинки, который может перекрываться основным текстом и отображаться на каждой странице документа. Пример водяного знака приведен на рис.8. Для создания водяного знака и его копий на каждой странице документа, необходимо определить его месторасположение. Водяной знак можно поместить в колонтитул, либо разместить в области страницы.
Водяные знаки можно создавать не только на каждой странице документа, но и на отдельной странице. Для создания водяного знака на отдельной странице необходимо:
2. Рекомендации по выполнению лабораторных работ Для выполнения лабораторной работы необходимо:
3. Макет создания приказа на бланке организации. 
Вариант 1. Составить приказ о приеме на работу секретаря службы ДОУ Семенову Наталью Юрьевну в .компанию «Альфа», имеющую следующие реквизиты: 450019, г. Уфа, ул. Ленина,46, тел./факс (3472) 22 22 22. E-mail: alfa@mail.ru, http://www.alfa.ru, ОКПО 123456789 ОГРН 7854376545322 ИНН/КПП 1234567890/123456789. Вариант 2. Составить приказ о награждении сотрудника ОАО «Бета» за выдающиеся заслуги в области маркетинговых исследований. ОАО «Бета» имеет следующие реквизиты: г.Уфа, Горького ул., д. 34, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.beta.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 3. Составить приказ о назначении заведующим отдела информационных технологий ГОУ ВПО Уфимского государственного авиационного технического университета Иванову Наталью Александровну. ВПО Уфимский государственный авиационный технический университет имеет следующие реквизиты: 450000 г.Уфа, ул. К.Маркса, д. 12, тел./факс: (3472) 200000, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 4. Составить приказ о переводе Ануфриева Максима Петровича с должности кладовщика на должность заведующего складом ОАО «Металлобаза» г.Казань, Горького ул., д. 34, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.mettal.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 5. Составить приказ об увольнении Фролова А.М. по собственному желанию. Реквизиты необходимые для создания приказа: ОАО «Колорит» г.Казань, Тихорецкого ул., д. 4, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.kolorit.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 6. Составить приказ о предоставлении отпуска Бажину М.Л. ОАО «Колорит» г.Казань, Тихорецкого ул., д. 4, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.kolorit.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 7. Составить приказ о направлении в командировку Каримова М.О. для установления деловых контактов. ОАО «Металлобаза» г.Казань, Горького ул., д. 34, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.mettal.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 8. Составить проект приказа по ОАО «Вертолет» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указан недостаток, что в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы. ОАО «Вертолет» г.Казань, ул. Тэцевская, д. 5, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.vertolet.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 9. Составить проект приказа по ОАО «Управляющая компания» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указан недостаток, что в канцелярии не ведется книга регистрации приказов по основной деятельности/ ОАО «Управляющая компания» г.Казань, ул. Курская д. 27 а, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.upkom.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789. Вариант 10. Составить проект приказа по ЗАО «Металлург» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указан недостаток, что в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами о выполнении работ. ЗАО «Металлург» г.Казань, ул. Халтурина, д. 35, тел. (3472) 55 55 55, факс: (3472) 77 77 77, http://www.metallurg.ru, ОКПО 987654321 ОГРН 5654376545322 ИНН/КПП 6544567890/123456789.
Лабораторная работа №4. |
(Основной текст);