ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ. Практикум по дисциплине Документоведение Учебнометодическое пособие Казань Издво Казан гос техн унта, 2009. с
 Скачать 7.75 Mb.
|
|
Тема: «Документирование информационно- справочных материалов». Цель работы: выработка умений и навыков создания информационно-справочных документов. Содержание лабораторной работы:
1.1. Основные определения Основными видами информационно-справочной документации являются: справка, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы, факсы. Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Телеграмма — документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Факс – документ, оформление которого осуществляется аналогично оформлению делового письма, за исключением адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а указывается только номер факсимильного аппарата получателя. Наименование вида документа в факсах не указывается. Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи по аппарату подшивается в дело. Претензия - документ о нарушении договорных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Претензии предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий договора и содержат: основание для предъявления претензий; доказательства (ссылки на документы, например, коммерческий акт, сертификат качества); конкретные требования о возмещении убытков. Документы-доказательства оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Жалоба - документ, составляемый в случае нарушения имущественных или иных прав и охраняемых законом интересов физических или юридических лиц. Жалобы, направляемые в государственные, коммерческие или общественные организации, составляются в произвольной форме с точным перечислением фактов, событий и приложением подтверждающих их документов, которые оформляются как приложения. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора документа. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению. Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату заседания, индекс документа, место заседания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на рис. 1. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например, 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например, Протокол (чего?) заседания коллегии; (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) совещания начальников структурных подразделений. Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников.
Рис. 1. Макет протокола Повестку дня включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждают на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, фамилии выступающих (докладчиков). Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания). В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (сообщений, выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную картину заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.
Рис.2. Образец справки с места работы
Рис.3. Образец справки с места работы и заработной плате
Рис.4. Образец оформления внутренней докладной записки
Рис.5. Образец оформления внешней докладной записки
Рис.6. Образец оформления докладной записки
Рис.7. Образец оформления объяснительной записки
Рис.8. Образец оформления акта ликвидации акционерного общества
Рис.9. Образец оформления телеграммы
Рис.10. Образец оформления телефонограммы
Рис.11. Образец оформления факса
Рис.12. Образец оформления претензии юридического лица
Рис.13. Образец оформления претензии
Рис.14. Образец оформления ответа на претензию
Рис.15. Образец оформления полного протокола
Рис.16. Образец оформления краткого протокола
Рис.17. Образец оформления выписки из протокола
Для выполнения лабораторной работы необходимо:
Вариант 1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2006 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы № 92 от 12.01.2006 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Азовского моря. В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2006 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2006 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно. Вариант 2.Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно. Вариант 3.. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад. Вариант 4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. Вариант 5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика. Вариант 6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. Вариант 7. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%. Вариант 8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. Вариант 9. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела кондитерской фабрики «Краскон», на котором было принято решение о досрочной (на пять дней раньше установленного срока) разработке техпромфинплана на 2008 г. Остальные данные укажите самостоятельно. Вариант 10. Составьте полный протокол общего собрания работников ООО «Детская игрушка», на котором было принято решение поручить председателю и его заместителю по производству в течение 3 месяцев начать запуск производства новых мягких игрушек и выделить для этих целей 155 тыс. руб.
Лабораторная работа №7. |