ЛАБОРАТОРНЫЙ ПРАКТИКУМ. Практикум по дисциплине Документоведение Учебнометодическое пособие Казань Издво Казан гос техн унта, 2009. с
 Скачать 7.75 Mb.
|
|
Тема: «Документирование организационно- распорядительных документов». Для выполнения лабораторной работы необходимо:
Содержание лабораторной работы:
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относят следующие: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности любой организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. В уставе организации изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации. Основными видами уставов являются: – устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией); – устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственником имущества) и регистрируется государственным органом; – устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации). Уставы оформляют на стандартных листах бумаги. Титульный лист устава (рис. 1) должен иметь следующие реквизиты: – наименование организации; – наименование вида документа; – дату (датой устава является дата его утверждения); – гриф утверждения; – отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); – место издания (город). Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт): – Общие положения; – Цели, задачи, предмет деятельности; – Правовой статус; – Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи); – Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими); – Учет и отчетность; – Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью; – Права и обязанности участников; – Порядок ликвидации и реорганизации.
Рис.1. Образец титульного листа устава частного предприятия Устав может утверждаться общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации (рис.2).
Рис.2. Пример устава предприятия Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают двух видов: 1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например, Типовое положение об отделе кадров); 2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»). Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий: смотров-конкурсов; аукционов; тендеров (например, Положение ООО «АиТ» о конкурсе «Лучший программист»). Распространенный вид положения – документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации. Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности. При оформлении таких положений обязательно указывается наименование вышестоящей организации, наименование организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью той организации, которая утверждает документ. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, используется иная разновидность положений. В этом случае положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т. е. документ должен содержать наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения. Образец титульного листа положения о структурном подразделении органа управления (отдела) представлен на рис.3
Рис.3. Образец титульного листа положения о структурном подразделении органа управления (отдела) Текст положения включает следующие разделы: – Общие положения; – Цели и задачи; – Функции; – Права и обязанности; – Руководство; – Взаимоотношение (служебные связи). В разделе «Общие положения» приводят точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. В разделе дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение. В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируют основную цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи. Раздел «Функции» – основной раздел положения, он включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые обеспечивают решение основных задач. В разделе «Права и обязанности» перечисляют права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации. Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя. В их числе, как правило, указывают функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д. В разделе «Руководство» содержится перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением. В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указывают взаимосвязи со структурными подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируют документные связи (наименования документов, периодичность их представления, сроки), устанавливают взаимные обязательства, состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Примерный образец положения приведен на рис.4.
Рис.4. Образец положения о создании комиссии Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляют на основе законодательства РФ. Инструкции могут издавать: – органы государственного управления; – отраслевые органы управления; – муниципальные органы управления; – руководство организации. Инструкции бывают двух видов: 1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти); 2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ». Инструкция должна иметь: – наименование организации; – наименование вида документа; – дату; – номер; – заголовок к тексту; – гриф утверждения; – текст; – подписи составителей; – печать (при необходимости); – визы. Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о государственном регулировании...»). Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается». Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами. Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу. Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия. Должностная инструкция – один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на занимаемую должность (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности). На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются: – при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником; – с целью разделения труда между персоналом; – для повышения ответственности за порученный участок работы. Должностная инструкция: – разрабатывается – руководителем структурного подразделения; – визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой; – утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь: – наименование министерства (если является отраслевой); – наименование организации, разработавшей инструкцию; – наименование вида документа; – дату; – номер; – заголовок к тексту; – гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); – текст; – подписи составителей; – печать (при необходимости); – визы. Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: – Общие положения. – Функции. – Должностные обязанности. – Права. – Ответственность. – Служебное взаимодействие. В разделе «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляют нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе «Функции» перечисляют основные направления деятельности работника. В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе «Права» устанавливают права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.  В разделе «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.В разделе «Служебное взаимодействие» определяют круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: – первый экземпляр хранится в кадровой службе; – второй – у руководителя подразделения; – третий – у работника. Образец должностной инструкции представлен на рис. 5.
Рис.5. Пример оформления должностной инструкции Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.). Постановление и решение оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовой бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа (рис. 6).
Рис. 6. Макет постановления Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Правительства Российской Федерации от 27 января 2009 г. № 18 Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений. Постановления подписывает руководитель органа управления. Постановления правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Распоряжение–правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляют в основном по вопросам: – информационно-методического характера; – повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности; – связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например: – о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; – о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; – о применении правил работы с конфиденциальными документами; – о сроках предоставления авансовой отчетности; – о порядке использования служебного автотранспорта; – о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п. Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Образец распоряжения приведен на рис. 7.
Рис.7. Макет распоряжения Распоряжения составляют и оформляют аналогично приказам. Распоряжение должно иметь: – наименование вида документа; – дату; – номер; – заголовок к тексту; – текст; – подпись. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают основания издания распоряжения. В распорядительной части указывают: – «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; – «кому» (исполнителю или структурному подразделению); – «что сделать» (указывают конкретную работу); – «до какого числа» (сроки ее окончания). Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например: – всем сотрудникам пройти инструктаж; – работникам отдела кадров провести аттестацию; – сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п. Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т. е. там указывают должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль исполнения этого распоряжения. Распоряжения подписывают руководитель предприятия или его заместители. Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения принимают по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.): – о приоритетных направлениях развития фирмы; – о разработке программы электронного документооборота; – о реорганизации системы повышения квалификации работников; – об организации сайта в Интернете; – об участии в международной выставке; – о внедрении рацпредложения и т. п. Подготовка решения включает следующие стадии: – изучение существа вопроса ответственным исполнителем; – сбор необходимых сведений; – обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании); – подготовка проекта решения; – подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде случаев всеми участниками обсуждения). Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа. Решение должно иметь: – наименование вида документа; – дату; – номер; – наименование коллегиального органа; – заголовок (если решение касается одного вопроса); – текст; – подписи. Образец решения приведен на рис. 8.
Рис.8. Макет решения Датой решения является дата проведения собрания (заседания). Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов. Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей частиуказывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указывают наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части указывают: – «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»; – «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением); – «до какого числа» (срок окончания работ); – исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные лица). Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение. Указание – организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции. Наиболее распространенный вариант оформления указаний – распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке организации подобно приказу по основной деятельности. Макет указания с угловым расположением реквизитов приведен на рис. 9.
Рис. 9. Макет указания
| ||||||||||||||