Практикум по информатике. Навои нпкиэп, 2014 г., 88с., илс. Рецензент туит профессор, Кафедры Информационных технологий
 Скачать 1.49 Mb.
|
|
ТАБЛИЦА 2.5. Логические функции
В  списке Категория (FunctionCategory) есть также пункты Рекомендуемый перечень (Recommended), Полный алфавитный перечень (All) и 10 недавно использовавшихся (MostRecentlyUsed), которые выводят соответственно список всех функций и 10 функций, применявшихся последними. Выберите в списке Категория окна диалога вставки функций (см. рис. 2.2) пункт Статистические. Рис. 2.3. Окно ввода аргументов Выберите в списке Функция (FunctionName) пункт МАКС. Щелкните на кнопке ОК. Откроется окно ввода диапазона ячеек, показанное на рис. 2.3. Некоторые функции, например SIN, имеют только один аргумент, поскольку нельзя вычислить синус сразу двух чисел. Однако многие функции, подобные МАКС, способны обрабатывать практически неограниченные массивы данных. Такие функции могут воспринимать до 30 аргументов, каждый из которых является числом или ссылкой на одну или несколько ячеек. Примечание_______________________________________________________ В качестве аргументов могут выступать также арифметические выражения и другие функции, возвращающие значения нужного типа. С помощью функции МАКС вы сейчас найдете максимальный уровень продаж за один месяц для компаний Фантом, РИФ и Викинг.  Рис. 2.4. Выбор ячеек для первого аргумента Щелкните на кнопке в правой части поля Число 1 (Number 1). Окно диалога свернется в строку, открывая доступ к ячейкам листа. Выделите все числовые ячейки строки Фантом. Обозначение соответствующего диапазона ячеек появится в строке свернутого окна диалога ввода аргументов (рис. 2.4). Щелкните на кнопке строки аргумента. На экране снова развернется окно ввода аргументов. Щелкните на кнопке в правой части поля Число 2 (Number 2). В  ыделите ячейки B4:G4 и снова щелкните на кнопке строки ввода аргумента. Поскольку вы ввели уже два аргумента, Excel автоматически добавит поле ввода третьего. Рис. 2.5. Три диапазона ячеек в качестве аргументов функции МАХ 11.Введите в поле Ч и ел о 3 (Number 3), как показано на рис. 2.5, текст B6:G6. Это диапазон нужных ячеек строки Викинг. В окне диалога правее полей с аргументами демонстрируются их реальные значения. Ниже списка чисел отображается результат вычислений. Щелкните на кнопке ОК. В ячейке 18 появится максимальное число из диапазона, записанного в строках 2,4 и 6. Сама формула появится в строке формул в верхней части окна Excel. Щелкните в этой строке. Три аргумента функции МАКС, задающие три диапазона ячеек, будут выделены разными цветами, а соответствующие группы ячеек листа Excel окажутся обведенными рамками соответствующих цветов, как показано на рис. 2.6.  Рис. 2.6. Группы ячеек, выступающие в качестве аргументов формулы Примечание______________ Если вы хорошо знакомы с синтаксисом функций и формул Excel, то можете просто вводить формулы в ячейки, как это делалось на предыдущем занятии, не пользуясь окнами диалога выбора функции и ввода аргументов. Упражнение 3. Диапазон ячеек_ Для ссылки на данные ячеек листа в Excel используются имена клеток, состоящие из буквы столбца (или двух букв, если столбцов больше 26) и номера строки. Так как многие функции могут воспринимать в качестве аргументов целые массивы данных, нужно выучить правила ссылок на такие массивы. Щелкните на ячейке Н9 и введите текст Сумма. Затем нажмите клавишу Tab. Введите символы =СУММ () (=SUM ()). Эта формула вычисляет сумму всех величин, указанных в скобках в качестве аргумента. Щелкните в строке формул и поместите курсор между двумя скобками. Введите в скобки текст В: В. Щелкните на кнопке Ввод слева от строки формул. В ячейке 19 появится сумма всех ячеек столбца В, так как символы В:В обозначают все ячейки столбца В. Снова щелкните в строке формул. В таблице окажется выделенной та группа ячеек, которые описываются аргументом В: В, как показано на рис. 2.7. П  овторите шаги с 3-го по 6-й, поочередно вводя в скобки формул значения из первого столбца табл. 2.6. Изучите, какие диапазоны ячеек соответствуют указанным условным обозначениям. Немного потренировавшись, вы сможете указывать в качестве аргумента 4>функции любые группы ячеек листа. , Если в разных формулах часто приходится ссылаться на одну и ту же группу ячеек, особенно если в группу входят разрозненные ячейки из разных областей листа, ей удобно присвоить специальное имя. Протаскиванием мыши выделите ячейки B3:G3. Нажмите клавишу Ctrl и протащите указатель мыши по ячейкам B5:G5. Рис. 2.7. Столбец В в качестве аргумента функции ТАБЛИЦА 2.6 .Способы ссылки на группы ячеек
Введите в поле Имя (NameBox) слово Строки, как показано на рис. 2.8. Нажмите клавишу Enter. Щ  елкните на ячейке 19, введите формулу =СУММ(Строки) (=SUМ(Строки)) и нажмите клавишу Enter. В ячейке 19 появится сумма двенадцати ячеек строк Зи5. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка Имя (NameBox). Рис. 2.8. Именованная группа ячеек Выберите пункт Строки. Окажутся выделенными ячейки диапазона Строки. Таблица может содержать несколько именованных диапазонов ячеек. Такие именованные диапазоны значительно упрощают формулы, делая их более наглядными. Формулы Формулы Excel чрезвычайно многогранны и заслуживают того, чтобы написать о них отдельную книгу. Чтобы лучше изучить формулы, пользуйтесь справочной системой Excel, дающей исчерпывающую информацию обо всех функциях и правилах построения формул. Упражнение 4. Копирование формул Иногда требуется провести одинаковые расчеты с разными группами ячеек. В такой ситуации можно сэкономить время и скопировать формулы, так как Excel поддерживает относительную адресацию ячеек. В строке 10 нашего примера уже есть формулы, рассчитывающие относительный прирост продаж по месяцам для клиента Фантом. Давайте скопируем их, чтобы получить таблицу прироста продаж для всех клиентов. Щелкните на любой непустой ячейке в строке 10. Вы увидите, что выбранная формула ссылается на ячейки строки 2. Выделите диапазон B10:F10. Нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте ячейки. Щелкните на ячейке В11, а затем на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Появится еще одна строка ячеек с формулами. Щелкните на любой из них и взгляните в строку формул. Вы увидите, что формулы новых ячеек ссылаются на данные строки 3, как показано на рис. 2.9. Щелкните на ячейке В 12 и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить еще одну строку. Формулы этой строки уже будут ссылаться на данные строки 4. Таким образом, номера ячеек данных изменяются ровно на столько клеток, на сколько смещается вставляемая формула.  Рис. 2.9. Копирование формул Примечание__________________________ Обратите внимание, что вырезание ячеек с формулами с последующей их вставкой в другое место листа никак не изменяет ссылки на данные. Вставьте тот же самый фрагмент в ячейки В13 и В14. Скопируйте заголовки строк из ячеек А2:А6 в ячейки А10:А14. Примечание_______________________________________________________ Обычно Excel формирует относительные ссылки на ячейки. Но иногда нужно сослаться в формуле на клетку с константой, которая не должна меняться при копировании формулы в другую ячейку или при перемещении исходных данных. В этом случае пользуйтесь абсолютными ссылками, которые отличаются от относительных наличием символа $ перед буквой столбца, номером строки или перед обеими этими характеристиками, например $Е$15. В такой ссылке не изменяется та часть, перед которой стоит знак $. Например, копируя формулу =СУММ($В$2:$0$6) (=SUM($B$2:$G$6)) в другую ячейку, вы получите тот же самый результат, что и в исходной клетке формулы. Операция суммирования строк или столбцов — одна из наиболее распространенных. Чтобы создать формулы сумм строк или столбцов, не нужно даже копировать ячейки, Excel предлагает еще более быстрый способ. Выделите группу ячеек 12:16. Щелкните на кнопке Автосумма (AutoSum) панели инструментов Стандартная. Осталось только ввести в ячейку II заголовок Итого, и столбец общей суммы продаж для всех пяти клиентов готов (рис. 2.10). Примечание ______________________________________________________ Обратите внимание на значок вставки, появляющийся в правом нижнем углу вставленного фрагмента. Благодаря ему легко выбрать вариант вставки — хотите ли вы вставить число из копируемой ячейки или абсолютную либо относительную ссылки, нужно ли сохранять формат исходной ячейки и т. д. Упражнение 5. Поиск ошибок По мере изучения формул и функций Excel вы, конечно же, будете делать ошибки. Это может быть неверно заданный диапазон ячеек, неправильное имя функции или просто пропущенная скобка. Excel зафиксирует ошибку и в случае неверного типа аргумента, если, к примеру, в ячейке вместо ожидаемой числовой величины оказалась текстовая.  Рис. 2.10. АвтосуммаЩелкните на ячейке и введите формулу СРЗНАЧ B11:F11 (AVERAGE B11:F11). Нажмите клавишу Enter. В ячейке появится сообщение #ИМЯ (#NAME), которое \ указывает на ошибку в имени функции. Слева от него находится маленький значок помощника, содержащий раскрывающийся список, в котором приводятся возможные способы устранения ошибки. В табл. 2.7 приведен список сообщений об ошибках, которые можно встретить в ячейках при работе с формулами. Чтобы исправить формулу, двойным щелчком на ячейке 111 перейдите в режим редактирования формулы. Примечание_______________________________________________________ Инструмент авто коррекции формул сам исправляет наиболее очевидные ошибки. Например, если в рассматриваемой формуле вы забудете ввести только закрывающую скобку, программа сама добавит ее. ТАБЛИЦА 2.7. Сообщения об ошибках в формулах
Измените содержимое ячейки так, чтобы получилась формула СРЗНАЧ (В 11:F11) (AVERAGE(B11:F11)). Упражнение 6. Применение функций До сих пор вы пользовались только функциями СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ и МАКС. Давайте рассмотрим на примере некоторые функции из разряда текстовых и логических, а также функции работы с датой и временем. Результат всех вычислений, которые будут выполнены в этом упражнении. В листе Формулы выделите и скопируйте ячейки Bl:Gl. Разверните лист Лист3 (Sheet3). Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке А1 и выберите в контекстном меню команду Вставить. Введите в ячейку A3 формулу =ЛЕВСИМВ(А1 ;3) (=LEFT(A1; 3)). Эта формула возвращает три левых символа ячейки А1. Перетащите угловой маркер выделения вправо, чтобы рамка охватила ячейки A3:F3. Теперь в третью строку выводятся сокращенные варианты названий месяцев из ячеек первой строки. Щелкните на ячейке НЗ и введите формулу =СЦЕПИТЬ(ВЗ ;D3) (CONCATENATE (ВЗ ; D3)). В ячейке НЗ появится объединение строк Фев и Апр. В ячейку А8 введите формулу =ТДАТА () (=NOW ()) и нажмите клавишу Enter. В ней тут же появятся текущие дата и время. Введите в ячейки с В8 по В13 формулы = ГОД (А8) (=YEAR(A8)), =МЕСЯЦ(А8)(=MONTH (А8)),=ДЕНЬ(А8)(=DAY(А8)),=ЧАС(А8) (=HOUR(A8)),=МИНУТЫ(А8) (=MINUTE(A8)) и =СЕКУНДЫ(А8) (=SECOND (A8)). В этих ячейках появятся по отдельности все шесть компонентов текущих даты и времени. Дважды щелкните на ячейке А8, чтобы перевести ее в режим редактирования. Щелкните на кнопке Ввод, расположенной слева от строки формул. Эта операция приведет к обновлению значения в ячейке А8, что повлияет и на числа ячеек В8:В13. Теперь давайте выполним логическую операцию. Введите в ячейку А4 формулу =ЕСЛИ(АЗ="Фев";"Да";"Нет") (=IF(АЗ="Фев"; "Да";"Нет")). Эта операция сравнивает значение ячейки A3 с текстовой строкой «Фев». В случае равенства выводится текст второго аргумента-«Да». В случае неравенства выводится текст третьего аргумента «Нет». Так как в ячейке A3 присутствует текст «Янв» , то результатом этой операции будет значение «Нет». Растяните маркер ячейки А4 вправо, чтобы рамка охватила диапазон A4:F4. Теперь формулы строки 4 проверяют ячейки строки 3 на совпадение их содержимого со строкой Фев. Как видите, слово Да появилось только в столбце В. Знаки, которые используются в Excel для сравнения величин, перечислены в табл. 2.8. Обратите внимание, что текстовые строки, выступающие в качестве аргументов функций, должны заключаться в двойные кавычки. Примечание_______________________________________________________ Текстовые строки равны, если попарно совпадают все их символы, в противном случае строки не равны. Одна текстовая строка больше другой, если в ней код первого символа, несовпадающего в обеих строках, больше кода того же символа во второй строке. ТАБЛИЦА 2.8. Знаки сравнения
Контрольное упражнение В файле электронная таблица .xls раскройте лист Календарь, созданный в контрольном упражнении предыдущего занятия Щелкните в ячейке G3, введите формулу, вычисляющую среднее значение чисел строки 3 календаря, и нажмите клавишу Enter. В ячейку НЗ выведите целую часть этого среднего значения. С помощью какой функции выделяется целая часть числа ? Продублируйте две полученные формулы во всех строках календаря. Как продублировать формулы двух ячеек в нескольких строках? В ячейке Gil сосчитайте сумму средних значений, а в ячейке Н11 с помощью функции ПРОИЗВЕД произведение целых частей средних значений. В ячейке F11 с помощью функции СУМ М подсчитайте сумму всех ячеек третьей и четвертой строк листа Excel. Как задать в качестве аргумента функции две строки листа ? Скопируйте содержимое ячейки F11. Щелкните на ячейке F13 и вставьте в нее формулу из буфера обмена. Сумму каких ячеек подсчитывает вставленная формула? Подведение итогов С помощью упражнений этого занятия вы научились вводить формулы, пользоваться функциями, копировать формулы, находить и исправлять ошибки. Вы узнали о механизме относительной адресации ячеек и изучили некоторые функции, работающие с текстовыми строками и величинами типа даты и времени. Чтобы наглядно представить результаты вычислений, их нужно оформить в виде диаграммы или графика. Именно этому способу отображения данных Excel и посвящено следующее занятие. Занятие №3 Графики и диаграммы На этом занятии изучаются приемы построения диаграмм, иллюстрирующих данные листа Excel. Вы познакомитесь с некоторыми компонентами и операциями, которые перечислены ниже: мастер диаграмм Excel; выбор типа диаграммы; подписи маркеров данных; форматирование текста; совмещение данных разных листов; объемная диаграмма; ряды данных. Модуль диаграмм приложения Excel автоматически генерирует диаграммы, отображающие данные листа в графической форме. Вам остается только выбрать нужный диапазон ячеек и указать тип диаграммы, а затем оформить полученный графический объект по своему вкусу. Диаграммы Excel во многом похожи на аналогичные объекты, создаваемые модулем Microsoft Graph , о котором рассказывалось на занятии 7. Graph поддерживает те же типы диаграмм, что и Excel. В обоих этих модулях используются одинаковые приемы форматирования. Однако модуль диаграмм Excel не имеет отдельной таблицы данных, так как исходная информация считывается прямо с листа Excel. Панели инструментов диаграмм в Excel и Graph немного отличаются. Кроме того, в диаграмму Excel можно одновременно вставлять данные с разных листов. Д  обавление диаграммы Давайте продолжим работать с файлом Электронная таблица.хls. Откройте его в Excel и разверните лист Клиенты. В упражнениях этого занятия будет добавлена и отформатирована диаграмма, представляющая данные этого листа в графической форме. Упражнение 1. Мастер диаграмм Excel Для создания диаграммы проще всего воспользоваться соответствующим мастером. Вы уже познакомились с ним на занятии 2. В этом упражнении подробно описываются все окна диалога мастера создания диаграмм. Рис. 3.1. Выбор типа диаграммы  Рис. 3.2. Задание источника данных Чтобы указать мастеру диаграмм источник данных, выделите прямоугольную область ячеек A1:G7. Примечание__________________ Исходные числовые данные для диаграммы следует выделять вместе со строкой и столбцом заголовков таблицы, чтобы соответствующие названия автоматически появлялись в легенде и на оси категорий диаграммы. Выберите команду Вставка > Диаграмма (Insert>Chart). Откроется первое окно диалога мастера диаграмм, показанное на рис. 3.1, в котором нужно указать тип диаграммы, задающий ее оформление, и конфигурацию элементов, отображающих данные. В списке Тип (ChartType) выберите пункт Линейчатая (Bar) или другую подходящую категорию. В разделе Вид (ChartSub-type) щелкните на левом верхнем квадрате, задающем подтип Линейчатая диаграмма (ClusteredBar). Чтобы не выходя из окна мастера оценить будущий вид диаграммы, нажмите мышью кнопку Просмотр результата (PressAndHoldToViewSample). В окне диалога вместо списка подтипов появится внешний вид будущей диаграммы. Отпустите кнопку мыши, и окно диалога вернется в прежнее состояние. Щелкяите на кнопке Далее (Next). Второе окно диалога мастера, показанное на рис. 3.2, позволяет выбрать или скорректировать источник данных. Поскольку при запуске мастера в листе уже был выделен некоторый диапазон данных, он автоматически выбирается в качестве источника данных. Обратите внимание, что будущая диаграмма, общий вид которой отображается в окне диалога, содержит лишний ряд данных, появившийся из-за наличия в выделенной области пустой строки 2. Ч  тобы скорректировать источник данных, щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля Диапазон (DataRange). Окно мастера свернется в одну строку, открыв доступ к листу Excel. Выделите ячейки Al:Gl. Нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, протащите мышь из ячейки A3 в ячейку G7. Эта операция добавит к выделению вторую группу ячеек, как показано на рис. 3.3. Рис. 3.3. Скорректированный источник данных Щелкните на кнопке мастера диаграмм, чтобы вновь развернуть его окно диалога. Теперь в поле Диапазон появится формула =Клиенты!$А$1:$6$1; Клиенты! $А$3 :$G$7, которая с помощью абсолютных ссылок задает две области данных из листа Клиенты. Немного потренировавшись, можно научиться вручную вводить формулы источников данных любых конфигураций.  Переключатель Ряды в (SeriesIn) позволяет группировать ряды данных по строкам или столбцам таблицы. Чтобы по вертикальной оси диаграммы выводились названия месяцев года, выберите положение строках (Rows) этого переключателя. Для перехода к окну диалога параметров диаграммы, показанному на рис. 3.4, щелкните на кнопке Далее. Рис. 3.4. Настройка параметров диаграммы Вкладка Ряд (Series) второго окна мастера диаграмм открывает доступ к инструментам, позволяющим гибко перестраивать источник данных, добавляя и удаляя ряды данных и задавая ячейки с заголовками строк и столбцов таблицы. Введите в поле Название диаграммы (ChartTitle) текст Активность клиентов. В поля Ось Х (категорий) (Category (X) Axis) и Ось Y (значений) (Value (Y) Axis) введите названия осей (см. рис. 3.4). П  ри необходимости с помощью других вкладок этого окна диалога настройте оси, линии сетки, легенду, подписи данных и режим отображения таблицы данных. Затем щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к четвертому окну мастера (рис. 3.5), определяющему местоположение будущей диаграммы. Чтобы поместить диаграмму на отдельный лист, выберите положение переключателя в отдельном (AsNewSheet). Рис. 3.5. Выбор расположения диаграммы  Рис. 3.6. Готовая диаграмма на отдельном листе В текстовое поле имени нового листа введите название Диаграмма. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Результат показан на рис. 3.6. Примечание_______________________________________________________ При размещении диаграммы на отдельном листе программа задает ей размер, равный площади окна документа Excel. Если при изменении , размеров окна масштаб диаграммы не меняется, выберите команду Сервис > Параметры и установите флажок Масштабировать диаграмму по размеру окна (ChartSizesWithWindowFrame). В противном случае размеры диаграммы будут сохраняться неизменными (если считать в пикселах экрана компьютера). Упражнение 2. Выбор типа диаграммы Для лучшего отражения той или иной природы данных следует подобрать соответствующий тип диаграммы. Его, так же как и любые другие параметры, заданные при работе с мастером диаграмм, всегда можно сменить позже в процессе форматирования документа. Чтобы выбрать другой тип диаграммы, выполните команду Диаграмма > Тип диаграммы (Chart>ChartType). Откроется окно диалога, похожее на первое окно мастера диаграмм. Если вы не нашли подходящего типа в списке вкладки Стандартные (StandardTypes), щелкните на вкладке Нестандартные (CustomTypes). Откроется дополнительный список типов диаграмм, показанный на рис. 3.7. Примечание_______________________________________________________ Если вы красиво отформатировали диаграмму и хотите записать ее в качестве именованного типа, чтобы пользоваться им в дальнейшем в качестве шаблона для создания других подобных диаграмм, выберите команду Диаграмма > Тип диаграммы и раскройте вкладку Нестандартные, затем выберите положение Дополнительные (User-defined) переключателя Вывести (Selectfrom) и щелкните на кнопке Добавить. Введите в открывшемся окне диалога имя и описание типа, затем щелкните на кнопке ОК. Теперь новый тип, формат которого подобен оформлению текущей диаграммы, будет появляться на вкладке Нестандартные окна диалога Тип диаграммы (ChartType). В списке Тип выберите пункт Вырезанные сектора (PieExplosion). Щелкните на кнопке ОК. Рис. 3.7. Дополнительные типы диаграмм   Рис. 3.8. Настройка источника данных Диаграмма выбранного типа может отображать только один ряд (строку) данных, поэтому давайте сменим источник данных и воспользуемся выбранным типом для представления итоговых данных листа Клиенты. Выберите команду Диаграмма > Исходные данные (Chart>SourceData). Замените содержимое поля Диапазон на =Клиенты!$А$9:$С$9, что заставит Excel воспользоваться данными ячеек A9:G9 листа Клиенты. (Знак «$» задает абсолютную адресацию ячеек.)  Рис. 3.9. Выбор ячеек с подписями категорий Чтобы указать программе ячейки с названиями столбцов, раскройте вкладку Ряд, показанную на рис. 3.8.  Рис. 3.10. Диаграмма с вырезанными секторами Щелкните на кнопке поля Подписи оси Х (CategoryLabels). Это поле определяет группу ячеек, в которой находятся подписи делений оси Х (категорий). Щелкните на корешке листа Клиенты. Выделите группу ячеек Bl:Gl (рис. 3.9), содержащих заголовки столбцов. В окне диалога щелкните на кнопке, расположенной в правой части поля ввода. Щелкните па кнопке ОК. Затем щелкните па корешке листа Диаграмма. Теперь диаграмма будет вы глядеть примерно так, как показано на рис. 3.10. Заметьте, что с помощью довольно несложных действий можно полностью изменить практически все элементы диаграммы. Форматирование диаграммы Если лист Excel в основном служит только рабочим полем, а его оформление не играет особой роли, то диаграммы предназначены для облегчения восприятия числовых данных, поэтому на их внешний вид следует обращать особое внимание. Правильное форматирование диаграммы выделяет существенные данные и приглушает менее важные. С помощью искусно построенной диаграммы можно даже завуалировать нежелательную для вас информацию и, акцентировав внимание на достижениях, скрыть результаты мелких просчетов. В упражнениях этого раздела выполняется преобразование диаграммы, созданной в упражнении 1. На ее примере вы научитесь некоторым операциям, которые затем будете применять в повседневной работе. Диаграммы Excel и MicrosoftGraph устроены похожим образом, поэтому здесь не рассматриваются приемы форматирования, описанные ранее на занятии 7 па примере диаграммы MicrosoftGraph. Упражнение 3. Подписи рядов данных Любая диаграмма состоит из элементов, к которым относятся такие объекты, как область построения диаграммы, оси, координатная сетка, маркеры данных, заголовки. Щелчком мыши можно выделить любой элемент, а щелчком правой кнопки — раскрыть его контекстное меню. Кроме набора стандартных элементов, которые практически всегда присутствуют на диаграмме, Excel позволяет добавлять разные дополнительные компоненты, усиливающие наглядность диаграммы и повышающие ее информативность. К таким вспомогательным элементам относятся подписи рядов данных. Щелкните правой кнопкой мыши на любом секторе диаграммы и выберите в контекстном меню команду Формат рядов данных (FormatDataSeries). Раскройте вкладку Подписи данных (DataLabels), показанную на рис. 3.11. В разделе Включить в подписи (Labelcontains) можно установить один или несколько флажков, чтобы определить, что именно будет содержаться в подписи: имена рядов (SeriesName); имена категорий (CategoryName) — название соответствующей отметки оси X; значения (ShowValue) — числа источника данных; доли (ShowPercentage) —процентная доля данного элемента данных в общем объеме; размеры пузырьков (ShowBubbleSizes) — численное значение диаметра пузырька (доступно только для диаграмм типа Пузырьковые (Bubble)).  Рис. 3.11. Настройка подписей данных Так как секторные диаграммы не имеют осей, на них автоматически добавляются подписи данных, показывающие соответствие сектора тому или иному столбцу (строке) данных. В рассматриваемом примере подписями данных являются названия категорий Январь, Февраль и т..д. Чтобы добавить к названиям категорий процентную долю сектора каждого .месяца в общем объеме продаж, установите флажки на пунктах имена категорий и доли. Сбросьте флажок Линии выноски (ShowLeaderLines). Этот флажок выводит линии, связывающие подписи с соответствующими маркерами данных, но в данной ситуации и без них понятно, какому сектору соответствует та или иная надпись, а линии лишь загромождают диаграмму. Щелкните на кнопке ОК. Теперь рядом с названиями месяцев появятся числа, характеризующие долю, занимаемую соответствующим сектором в целом круге и выраженную в процентах. Упражнение 4. Форматирование текста В верхней части диаграммы присутствует заголовок Итого, но он слишком мелкий и сливается с фоном, так как окрашен в темный цвет. Сам текст заголовка непонятен и скорее запутывает, чем разъясняет смысл диаграммы. Давайте исправим эти недочеты. Щелкните на слове Итого правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат заголовка диаграммы (FormatChartTitle). Раскройте вкладку Шрифт. В списке Размер (Size) выберите число 20, а в раскрывающемся списке Цвет (Color) — белый цвет. Щелкните на кнопке ОК. Надпись Итого сменит цвет и останется выделенной (то есть будет окружена габаритным прямоугольником с маркерами). Чтобы перейти в режим редактирования надписи, щелкните на ней. Габаритный прямоугольник исчезнет, а вместо него появится текстовый курсор. Сотрите старую надпись и введите текст Продажи по месяцам. Чтобы завершить редактирование текстового элемента, щелкните мышью за его пределами. Примечание_______________________________________________________ С помощью операций, описанных в шагах 1-5, можно изменить любую надпись, присутствующую на диаграмме. Шрифт подписей рядов данных, видимо, тоже не удовлетворит вас. Дважды щелкните на надписи Январь 17%. На вкладке Шрифт открывшегося окна диалога установите белый цвет и подходящий размер шрифта. Раскройте вкладку Число (Numbers). С ее помощью можно настроить формат численных значений подписей рядов данных. Здесь доступны те же самые варианты, которые обсуждались на предыдущем занятии при форматировании чисел ячеек листа. Чтобы вывести долю каждого сектора в виде дроби, выберите в списке Числовые форматы (Category) пункт Дробный (Fraction). В появившемся списке Тип (Type) щелкните на пункте Сотыми долями (AsHundredths). Затем щелкните на кнопке ОК. Обратите внимание, что при форматировании одной подписи синхронно меняются и другие подписи того же ряда данных. Однако подписи данных можно модифицировать и по отдельности. Давайте выделим курсивом подпись сектора Июнь (поскольку это итоговая величина для полугодия). Чтобы выполнить задуманное, нужно сначала выделить элемент в группе подписей. Щелкните на тексте Июнь 15/100, чтобы вокруг него появился габаритный прямоугольник с надписями. (При этом предполагается, что группа подписей данных диаграммы уже была выделена.Если это не так, щелчком выделите все подписи, затем немного подождите и повторным щелчком выделите указанный текст.) Выберите команду Формат > Выделенные подписи данных (Format>SelectedDataLabels). На вкладке Шрифт открывшегося окна диалога выберите в списке Начертание (FontStyle) пункт Полужирный курсив (BoldItalic). В списке Размер щелкните на числе 22, а в раскрывающейся палитре Цвет выберите желтый квадрат. Примечание_______________________________________________________ Если подпись обведена габаритным прямоугольником, то двойной щелчок на ней не приведет к раскрытию окна параметров, а переключит текст в режим редактирования с одновременным выделением того слова, на котором был выполнен щелчок.  Щелкните на кнопке ОК. Выполненное форматирование повлияет только на выбранную подпись. Переместите указатель на рамку габаритного прямоугольника, нажмите кнопку мыши и перетащите рамку вправо и чуть вверх. Подобным перетаскиванием можно перемещать любые надписи диаграммы. Чтобы снять выделение подписи, щелкните за пределами габаритного прямоугольника. Теперь диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 3.12. Рис. 3.12. Форматирование подписей Упражнение 5. Добавление данных другого листа Диаграмма Excel может отображать данные сразу нескольких листов. (Именно по этой причине в начале ссылок на источник данных необходимо ставить название листа.) Такая возможность значительно расширяет область применения диаграмм. Например, на одном листе Excel может располагаться таблица расходов со строкой итога, а на другом — аналогичная таблица доходов. Итоговые строки двух таких листов легко выводятся на одну диаграмму. Чтобы добавить в диаграмму предыдущего упражнения данные другого листа, выполните следующие шаги (продолжая работать с листом Диаграмма). Выберите команду Диаграмма> Добавить данные (Chart>AddData). Откроется окно диалога Новые данные (AddData). Разверните лист Формулы. Обратите внимание, что корешок листа Диаграмма остался светлым, что символизирует смысловую связь выполняемой операции с диаграммой. Щелкните на ячейке ВЗ . Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните на ячейке G3, чтобы выделить строку ячеек, заголовки столбцов которых соответствуют подписям секторов диаграммы. Щелкните на кнопке ОК окна диалога Новые данные. В появившемся окне диалога Специальная вставка (PasteSpecial) щелкните на кнопке 0К подтвердив выбранные по умолчанию значения параметров. Excel автоматически вернет вас на лист Диаграмма. На первый взгляд кажется, что ничего не изменилось, но это не так. Новые данные не видны, потому что диаграммы секторного типа способны отображать только один ряд данных. Чтобы увидеть добавленные значения, требуется изменить тип диаграммы. Щелкните правой кнопкой мыши в свободной области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Тип диаграммы (ChartType). В списке Тип вкладки Стандартные выберите пункт Цилиндрическая (Cylinder). В разделе Вид щелкните на нижнем левом квадрате (при этом должна появиться подпись Объемный вариант гистограммы со столбцами в виде цилиндров (3-D ColumnWith A CylindricalShape)). Затем щелкните на кнопке ОК. В результате такого преобразования секторы круговой диаграммы превратятся в высокие столбцы. Сзади каждого такого столбца появятся столбцы пониже. Они демонстрируют данные листа Формулы. Заметьте, что диаграмма приобрела третье измерение — глубину. Теперь давайте приведем все элементы обновленной диаграммы к надлежащему виду. Щелкните правой кнопкой мыши в пустой области диаграммы и выберите в контекстном меню команду Формат области диаграммы (FormatChartArea). Примечание_______________________________________________________ Обратите внимание, что при перемещении указателя мыши по окну диаграммы возникает всплывающая подсказка, показывающая, на каком элементе диаграммы в данный момент находится указатель. Это помогает пользователю активизировать нужный элемент диаграммы. На вкладке В ид открывшегося окна диалога выберите положение Прозрачная (None) переключателя Заливка (Area). Затем щелкните на кнопке ОК. Это приведет к исчезновению темного фона диаграммы, и вы увидите черные линии и подписи осей, появившихся в результате смены типа диаграммы. Заметьте, что объемная диаграмма обладает не двумя, а тремя осями. Щелчком на крупной надписи Июнь выделите все подписи данных и нажмите клавишу Delete, чтобы удалить их. В новом варианте диаграммы они нам не понадобятся. Аналогичным образом удалите подписи второго ряда данных и заголовок диаграммы. Дважды щелкните на одной из подписей меток вертикальной оси. С помощью вкладки Шрифт окна диалога Формат оси (FormatAxis) настройте размер чисел, чтобы они хорошо смотрелись на экране. Проделайте ту же операцию с подписями горизонтальной оси и оси глубины. В результате диаграмма должна стать примерно такой, как показано на рис. 3.14. Упражнение 6. Объемная диаграмма Тип диаграммы, выбранный в предыдущем упражнении, относится к группе объемных типов, которые имеют третье измерение и отображаются в определенной проекции. Такие диаграммы имеют дополнительный набор параметров, задающих тип и наклон проекции, а также угол перспективы. Выберите команду Диаграмма > Объемный вид (Chart> 3-D View). Откроется окно диалога, показанное на рис. 3.13. Щелкните три раза на кнопке со стрелкой вверх, чтобы в поле Возвышение (Elevation) появилось число 40. Этот параметр определяет угол взгляда на диаграмму в вертикальной плоскости, перпендикулярной экрану компьютера.  Рис. 3.13. Параметры объемного вида Примечание_______________________________________________________ Объемный вид доступен для тех типов диаграмм, в которых ряды данных выводятся объемными маркерами типа цилиндров или пирамид. Наличие третьей оси координат при этом не обязательно. Щелкните два раза на кнопке поворота по часовой стрелке или введите в поле Поворот (Rotation) число 30 и нажмите клавишу Tab. Этот параметр задает угол поворота диаграммы вокруг вертикальной оси. По мере изменения величин в окне диалога в области просмотра будет вращаться схематический образец диаграммы, показывающий ее ориентацию. Щелкните на кнопке Применить (Apply). Диаграмма повернется в соответствии с выполненными изменениями и станет такой, как показано на рис. 3.14, но окно диалога не закроется. Чтобы изучить новое положеии'е диаграммы, сдвиньте окно диалога в сторону, перетащив его за заголовок. Если новый вариант оформления вам не подходит, скорректируйте углы поворота и вновь щелкните на кнопке Применить.  Рис. 3.14. Диаграмма под новым углом зрения Добившись нужной ориентации, щелкните на кнопке ОК. Объемные диаграммы можно отображать в двух режимах — в изометрии и перспективе. Чтобы перейти в режим перспективы, сбросьте флажок Изометрия (RightAngleAxes). В окне диалога Формат трехмерной проекции (3-D View) появятся еще одно поле и две кнопки. Введите в поле Перспектива (Perspective) число 60 и щелкните на кнопке ОК. Перспектива существенно исказит параллельность линий диаграммы (рис. 3.15).  Рис. 3.15. Диаграмма в режиме перспективы Упражнение 7. Ряды данных Ряды данных — это столбцы, линейки, точки, пузырьки или другие маркеры, отображающие численные значения ячеек таблицы. Каждой строке или столбцу источника данных соответствует отдельный ряд данных, маркеры которого имеют одинаковый цвет. В зависимости от типа диаграммы вы можете менять цвет, форму и другие параметры рядов данных. Давайте модифицируем форму маркеров, относящихся к данным листа Формулы, и немного раздвинем ряды данных. Дважды щелкните на/маркере дальнего ряда данных. На вкладке фигура (Shape) открывшегося окна диалога (рис. 3.16) выберите третий вариант формы. Разверните вкладку Параметры (Options). . Увеличьте до 300 число в счетчике Глубина диаграммы (ChartDepth), чтобы раздвинуть ряды данных. Введите в счетчик Глубина зазора (GapDepth) число 500, чтобы скорректировать форму цилиндров, сечение которых после предыдущего шага стало овальным. В данном варианте расположения маркеров данных передние, более высокие столбцы заслоняют задние, более низкие. Это мешает восприятию информации. Следует переставить местами ряды данных. Раскройте вкладку Порядок рядов (SeriesOrder). В одноименном списке щелкните на пункте Итого, а затем на кнопке Вниз (MoveDown), чтобы переместить выделенный ряд данных ниже ряда S2.  Рис. 3.16. Выбор формы маркеров данных Щелкните на кнопке ОК. Остается исправить подписи третьей оси координат. Эта ось появилась в результате выбора типа диаграммы. Подпись Итого соответствует названию строки данных листа Клиенты. Подпись второго ряда данных была сгенерирована автоматически, так как выделенные ячейки данных листа Формулы не содержали названия строки. Для модификации элементов осей требуется изменить источник данных.  Рис. 3.17. Изменение названий рядов данных  Рис. 3.18. Результат форматирования диаграммы Выберите команду Диаграмма > Исходные данные. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Ряд, показанную на рис. 3.17. В списке Ряд (Series) щелкните на пункте Итого. Протащите мыть в поле Имя (Name), чтобы выделить его содержимое. Замените формулу Клиенты!$А$9 этого поля текстом Продажи по месяцам. Щелкните на пункте Ряд2 (SeriesZ) списка Ряд. Введите в поле Имя текст Диалог, соответствующий названию строки данных листа Формулы, и щелкните на кнопке ОК. Окончательный вид диаграммы показан на рис. 3.18. Контрольное упражнение Чтобы попрактиковаться в работе с диаграммами, постройте еще одну, воспользовавшись данными файла Электронная таблица.xls. Раскройте вкладку Клиенты. Выполните команду Вставка > Диаграмма. Выберите диаграмму типа Лепестковая (Radar). В качестве источника данных укажите диапазон ячеек B3:G7. Как задать заголовки рядов данных? На вкладке Заголовки (Titles) третьего окна мастера введите название диа граммы. С помощью вкладки Легенда (Legend) расположите легенду слева от диаграммы. Поместите диаграмму на лист Клиенты в качестве нового объекта. Масштабируйте диаграмму, максимально увеличив ее размеры в пределах объекта. Как изменить размеры диаграммы? Смените цвет фона диаграммы на светло-зеленый. Выберите команду Диаграмма > Исходные данные. На вкладке Ряд щелкните в поле Подписи оси Х (Category (X) AxisLabels) и вы берите на листе Клиенты диапазон ячеек B1:G1. Отформатируйте шрифт текста легенды и подписи осей так, чтобы они хорошо читались. Запишите полученную диаграмму в качестве одной из диаграмм пользовательского типа. Как внести диаграмму в список пользовательских типов? Закройте файл без сохранения выполненных изменений. Подведение итогов Теперь вы умеете не только вводить данные в таблицы Excel и выполнять необходимые расчеты, но и отображать результаты вычислений в виде диаграмм. На занятии были рассмотрены: мастер диаграмм, способы задания источника данных, приемы форматирования текста и рядов данных. Вы познакомились с методикой смены типа диаграммы и приемами настройки объемных диаграмм. Чтобы завершить изучение Excel, перейдите к следующему занятию, на котором рассматриваются способы печати листов с данными и диаграммами. Занятие №4 Подготовка листов Excel к печати |