Практикум по информатике. Навои нпкиэп, 2014 г., 88с., илс. Рецензент туит профессор, Кафедры Информационных технологий
 Скачать 1.49 Mb.
|
|
ТЕМА ЗАНЯТИЯ Вы уже умеете размещать в ячейках Excel числовые данные, выполнять расчеты и оформлять результаты в виде диаграмм. Осталось научиться распечатывать полученные документы. На занятии рассматриваются следующие операции, помогающие подготовить листы Excel к печати: ориентация страницы; настройка полей; добавление колонтитулов; сортировка данных; фильтрация; отображение заголовков строк и столбцов на всех страницах; скрытие ячеек и листов; разбиение на страницы. Чтобы быстро распечатать лист Excel, достаточно щелкнуть на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная. Однако результат этой операции, скорее всего, не удовлетворит вас. Он хорош для вывода черновиков, но совершенно не подходит для печати чистовых документов, которые должны быть хорошо оформлены и не терпят присутствия излишней информации. Поэтому перед окончательной печатью листов Excel нужно настроить масштаб и поля страниц, отсортировать данные таблиц, выделить диапазон печатаемых ячеек, указать способ расположения таблиц и диаграмм и выполнить некоторые другие операции. Компоновка страниц В целом настройка параметров печати в Excel похожа на аналогичную операцию в Word. Но листы Excel имеют свою специфику. Удобно, чтобы табличные данные листа помещались на одной странице, поэтому требуется настройка масштаба печати. Широкие листы принято выводить в альбомной ориентации, а длинные таблицы — в портретной. Если в Word параметры страницы, как правило, назначаются сразу всему документу, то в Excel они настраиваются отдельно для каждого листа. Упражнение 1. Ориентация и масштаб страницы Давайте продолжим работу с файлом Электронная таблица.х1s и распечатаем некоторые из ее листов. В этом упражнении выполняется первый этап подготовки к печати — настройка ориентации страницы и масштаба выводимого листа. Откройте файл Электронная таблица.xls. Разверните лист Формулы, щелкнув на его корешке. В таблице этого листа есть столбцы только для первых шести месяцев. Давайте расширим таблицу так, чтобы в ней разместились данные для всех 12 месяцев года. Это позволит научиться печатать широкие таблицы, не помещающиеся на лист целиком. Выделите ячейки B1:G14 и нажатием клавиш Ctrl+C скопируйте их в буфер обмена. Выберите команду Вставка > Скопированные ячейки (Insert>CopiedCells), чтобы дублировать ячейки, выделенные на шаге 3. В открывшемся окне диалога выберите положение переключателя Диапазон со сдвигом вправо (ShiftCellsRight), а затем щелкните на кнопке ОК. Ячейки, выделенные на шаге 3, будут дублированы с добавлением новых столбцов. Теперь следует скорректировать заголовки столбцов. Для этого щелкните на ячейке В1 и протащите маркер нижнего левого угла рамки вправо, чтобы рамка охватила диапазон В1:М1. Excel автоматически сгенерирует последовательность названий месяцев. В столбце G остались пустые ячейки. Чтобы заполнить их соответствующими формулами расчета прироста продаж, выделите группу F10:Fl4, скопируйте ее, щелкните на ячейке G10 правой кнопкой мыши и выберите команду Вставить. Тенерь лист будет выглядеть так, как показано на рис. 4.1.  Рис. 4.1. Обновленный лист Формулы Выберите команду Файл > Параметры страницы (File>PrintSetup). Разверните в открывшемся окне диалога вкладку Страница (Page), показанную на рис. 12.2.  Рис. 4.2. Настройка ориентации страницы и масштаба  Рис. 4.3. Таблица в масштабе 100 % Выберите положение переключателя альбомная (Landscape). Чтобы увидеть предполагаемое размещение чисел на странице, щелкните на кнопке Просмотр (PrintPreview). Если выбран стандартный размер бумаги 4юрмата А4, то окажется, что на страницу не влезают все столбцы (рис. 4.3). Нажмите клавишу PageDown и вы увидите, что ячейки крайнего правого столбца перенесены на вторую страницу. Это неудобно. Следует изменить масштаб, чтобы все столбцы таблицы по ширине вписывались в одну страницу. Примечание_______________________________________________________ В полученной таблице данные столбцов H-L повторяют числа столбцов B-G. Если хотите, измените величины в некоторых ячейках. В упражнениях этого занятия конкретные числовые значения ячеек несущественны. Щелкните на кнопке Страница (Setup) панели инструментов, чтобы вернуться в окно диалога Параметры страницы (PageSetup). Раздел Масштаб (Scaling) этого окна диалога позволяет уменьшать или увеличивать печатаемые объекты. С помощью счетчика установить (AdjustTo) можно выбрать любой масштаб, рассчитываемый в процентах от исходного размера страницы. (Не забудьте при этом выбрать соответствующее положение переключателя.) Можно поступить и по-другому. Excel умеет сам подгонять размер таблицы под площадь страницы. Примечание_______________________________________________________ Счетчики, расположенные в строке Разместить..., позволяют указать инструменту автоматического масштабирования, какое число страниц должна занимать таблица по ширине и высоте. Выберите положение переключателя Разместить... (FitTo) и оставьте в обоих счетчиках, соответствующих этому положению, числа 1. Щелкните на кнопке ОК. Теперь вся таблица помещается на одну страницу. Если вы снова щелкнете на кнопке Страница, то увидите в счетчике установить величину 96%. Это тот масштаб, который был выбран программой Excel для печати листа Формулы. При необходимости можете скорректировать его. Упражнение 2. Настройка полей Поля формируют пустую рамку вокруг информативной области страницы. Уменьшая их, можно немного увеличить размер печатаемой таблицы. Снова щелкните на кнопке Страница. В окне диалога Параметры страницы раскройте вкладку Поля (Margins), показанную на рис. 12.4.  Рис. 4.4. Настройка полей Уменьшите значение счетчика левое (Left) до 1 см. Точно так же, до 1 см, уменьшите значение счетчика правое (Right). Таблица листа Формулы невелика по высоте. Давайте напечатаем ее посередине страницы. Для этого установите флажок вертикально (Vertically). Щелкните на кнопке ОК. Ширина области печати увеличилась. Если снова посмотреть на вкладку Страница окна диалога Параметры страницы, то можно заметить, что режим автоматической настройки размеров сразу же увеличил масштаб, подогнав таблицу под новый размер области печати. Щелчком на кнопке Закрыть (Close) выйдите из режима предварительного просмотра. Упражнение 3. Добавление колонтитулов Колонтитулы позволяют добавлять в нижнюю и верхнюю часть страниц заголовки и описания, дублирующиеся на всех страницах. Если таблица длинная, в колонтитуле удобно разместить ее название, номера страниц, название файла документа и листа, на котором размещена таблица. Выберите команду Вид > Колонтитулы (View>HeaderAndFooter). Откроется вкладка Колонтитулы (Header/Footer) окна диалога Параметры страницы, показанная на рис. 4.5. В раскрывающихся списках Верхний колонтитул (Header) и Нижний колонтитул (Footer) можно выбрать один из стандартных вариантов оформления колонтитулов.  Рис. 4.5. Настройка колонтитулов Раскройте список Верхний колонтитул и выберите пункт Формулы; Страница 1 (Формулы; Page 1). Этот вариант добавляет в верхнюю часть каждой страницы название листа с исходными данными и порядковый номер страницы. В верхней части вкладки Колонтитулы появится пример оформления верхнего колонтитула. Примечание_______________________________________________________ Если нужно, чтобы нумерация страниц начиналась не с единицы, введите номер для первой страницы в поле Номер первой страницы (FirstPageNumber) вкладки Страница того же окна диалога. Если стандартные схемы компоновки колонтитулов вас не устраивают, воспользуйтесь кнопками, расположенными в средней части окна диалога. Чтобы настроить нижний колонтитул, щелкните на кнопке Создать нижний колонтитул (CustomFooter). Открывшееся окно диалога (рис. 4.6) имеет три списка и несколько кнопок. С помощью этих кнопок можно размещать различные объекты в списках, задающих содержимое левого края колонтитула, его центральной части и правого края. Щелкните в списке Слева (LeftSection).  Рис. 4.6. форматирование колонтитула Щелкните в центральной части окна на четвертой справа кнопке. В списке появится ссылка &[Файл] (&[File]), генерирующая названия файла документа. Введите перед ней текст Имя файла:. Щелкните в списке Справа (RightSection) и введите текст Время создания :. Щелкните на кнопке с календарем, поместив в колонтитул ссылку на дату &[Дата] (&[Date]). Нажмите клавишу Пробел и щелкните на кнопке с циферблатом часов, кото рая добавляет ссылку на время печати документа &[Время] (&[Time]). Закройте окно диалога щелчком на кнопке ОК. Примечание_______________________________________________________ Высота нижнего и верхнего колонтитулов настраивается на вкладке Поля окна диалога Параметры страницы. Теперь в нижний колонтитул будет выводиться имя файла таблицы, а также дата и время печати файла с соответствующими подписями. Если вы хотите увидеть страницу с добавленными колонтитулами, выберите команду Файл > Предварительный просмотр (File>PrintPreview). Сортировка и фильтрация Сортировка позволяет упорядочить строки таблицы в порядке возрастания или убывания данных одного или нескольких столбцов таблицы. Фильтрация дает возможность временно убрать из таблицы ненужные строки, не стирая их. Упражнение 4. Сортировка данных Сортировать данные приходится не только при печати документа. Размещение строк таблицы в порядке возрастания одного из параметров помогает искать нужные записи. Печать чистового варианта документа — подходящий момент для того, чтобы упорядочить данные, если они вводились в спешке и оказались расположенными не должным образом. Давайте рассортируем клиентов в верхней таблице листа в порядке увеличения продаж в апреле месяце. Щелкните на любой ячейке столбца Апрель верхней таблицы. Щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (SortAscending) панели инструментов Стандартная. Расстановка строк поменяется так, что числа в столбце Апрель будут увеличиваться сверху вниз (рис. 4.7).  Рис. 4.7. Таблица упорядочена по возрастанию продаж в апреле Сравните заголовки строк верхней таблицы с заголовками нижней и вы увидите, что переставлены строки целиком, а не только ячейки столбца Апрель. (Раньше порядок заголовков в двух таблицах совпадал.) Для сортировки таблицы по убыванию следует щелкнуть на кнопке Сортировка по убыванию (SortDescending). Объемы продаж клиентам РИФ и Викинг в апреле совпадают (они равны 11000). Если таких совпадающих значений много, приходится дополнительно упорядочивать таблицу по второму признаку. Например, алфавитный список покупателей следует упорядочить сначала по столбцу с фамилиями, а затем по столбцу с именами, чтобы информация о людях с одинаковыми фамилиями располагалась по ал4)авиту имен. Чтобы дополнительно упорядочить таблицу по возрастанию, продаж в мае (при условии равенства продаж в апреле), выполните следующие действия. Выберите команду Данные > Сортировка (Data>Sort). Откроется окно диалога, показанное на рис. 4.8. В разделе Сортировать по (SortBy) уже введено условие сортировки по возрастанию значений столбца Апрель, которое было назначено на шаге 2.  Рис. 4.8. Настройка условия сортировки В раскрывающемся списке Затем по (ThenBy) выберите столбец Май. Оставьте выбранным положение переключателя по возрастанию (Ascending). Щелкните на кнопке ОК. Теперь строки клиентов Викинг и РИФ поменяются местами, поскольку числа 4000 и 12000 располагаются по возрастанию. Примечание_______________________________________________________ Обратите внимание, что при сортировке номера строк не меняются, то есть перемещаются сами данные. Поэтому выполненную операцию сортировки нельзя отключить. Для возврата прежнего расположения строк можно лишь воспользоваться стандартной командой отмены операции. После сохранения файла вернуть прежний порядок строк невозможно. Упражнение 5. Фильтрация При печати больших таблиц бывает удобно урезать их путем фильтрации интересующих вас строк. Предположим, что вам понадобилась информация только по трем клиентам, которые в мае имели максимальные объемы сделок. Чтобы выбрать соответствующие строки с помощью автофильтра, выполните следующие шаги. Щелкните в любой ячейке верхней таблицы листа Формулы. Выберите команду Данные > Фильтр >Автофильтр (Data>Filter>AutoFilter). В ячейках первой строки таблицы появятся кнопки раскрывающихся списков, обеспечивающих фильтрацию по любому из столбцов (рис. 4.9). Щелкните на кнопке со стрелкой в ячейке F1 столбца Май. Выберите в раскрывшемся списке пункт Первые 10... (Top 10...). Откроется окно диалога настройки условия фильтрации, показанное на рис. 4.10. Фильтры типа Первые 10... позволяют выделить несколько строк с максимальными или минимальными значениями в одном из столбцов таблицы. Левый список окна диалога автофильтра позволяет указать, нужно ли фильтровать максимальные или минимальные значения параметра. Правый список задает единицы измерения (строки таблицы или процент от общего числа строк) для счетчика, расположенного посередине, который задает количество или процентную долю оставляемые строк таблицы.  Рис. 4.9 . Список автофильтра Введите в счетчик окна диалога автофильтра число 3. Щелкните на кнопке ОК. В верхней таблице листа останутся только три строки, имеющие максимальные числа в столбце Май. Обратите внимание, что исчезнувшие строки 2 и 5 не пропали. Они просто скрыты с экрана, о чем говорит отсутствие номеров этих строк. Excel позволяет фильтровать данные сразу по нескольким столбцам. Давайте выделим тех клиентов, которые входили в тройку ведущих по объему сделок как в мае, так и в июне. Щелкните на стрелке раскрывающегося списка ячейки G1 и выберите пункт Первые 10.... Введите в счетчик открывшегося окна диалога число 3 и щелкните на кнопке ОК. Теперь в таблице останутся только два клиента — Диалог и РИФ.  Рис. 4.10. Окно диалога автофильтра Примечание_______________________________________________________ Для отмены фильтрации только по одному из столбцов раскройте список в его первой ячейке и выберите пункт Все (АН). Пункт Условие... (Custom...) этого же списка позволяет настраивать более сложные условия фильтрации. Другие пункты списка оставляют в таблице только те строки, в которых ячейка данного столбца содержит величину, выбранную в этом списке автофильтра. Стрелки тех списков автофильтра, в которых назначена фильтрация, выделяются синим цветом, чтобы пользователь не забыл о назначенных условиях отображения строк. Чтобы отменить фильтрацию, выберите команду Данные > Фильтр> Отобразить все (Data>Filter>ShowAll). На лист вернутся все пять исходных строк таблицы. Чтобы отключить автофильтр, повторно выберите команду Данные > Фильтрация >Автофильтр (Data>Filter>AutoFilter). Выбор печатаемых объектов Кроме фильтров есть и другие способы уменьшить печатаемую область. Непосредственно перед печатью листа можно настроить режим печати заголовков столбцов, скрыть ненужные строки и столбцы, задать диапазон печатаемых ячеек и указать способ разбиения листа Excel на страницы. Упражнение 6. Разбиение на страницы При печати больших листов программа сама разбивает их на страницы. Однако такое автоматическое деление может вам не подойти. Лист Формулы фактически содержит две отдельные таблицы, которые при печати располагаются на одной странице. Давайте вставим линию разделения страниц, чтобы эти таблицы печатались на двух отдельных листах бумаги. Выберите команду Вид > Разметка страницы (View>PageBreakPreview). Excel переключится в другой режим просмотра, в котором синие линии показывают границы страниц. Чтобы иметь возможность ручной настройки страниц, следует отключить режим автоматического масштабирования таблицы. Для этого выберите команду Файл > Параметры страницы и на вкладке Страница открывшегося окна диалога выберите положение переключателя Установить. Затем щелкните на кнопке ОК. Щелкните на ячейке D7. Выберите команду Вставка > Разрыв страницы (Insert>PageBreak). На листе появятся две новые линии деления на страницы. Одна слева от выделенной ячейки, а вторая — сверху. Теперь лист будет печататься на четырех страницах. Чтобы просмотреть полученный вариант деления на страницы, щелкните на кнопке Предварительный просмотр (PrintPreview) панели инструментов Стандартная. Затем для перехода по страницам пользуйтесь клавишами PageUp и PageDown. Щелчком на кнопке Закрыть вернитесь в режим разметки страницы. В наши планы не входило деление на четыре страницы. Вертикальная синяя линия лишняя, ее нужно убрать.  |