Тема 4 Правила этикета на государственной и муниципальной службе. Правила этикета на государственной и муниципальной службе
 Скачать 144.93 Kb.
|
|
Визитные карточки История использования визитных карточек уходит в глубокую древность. Первые визитные карточки появились в Китае в эпоху расцвета Сунской культуры. Они получили широкое распространение во Франции во время правления Людовика XIV. В XVIII веке каждый французский дворянин имел по несколько разных видов визиток. Форма, цвет, формат визитной карточки должны были отвечать определенным правилам. Так, параметры визитки строго отражали социальное положение хозяина. Каждая новая визитка становилась все больше и пышнее предыдущей. Известно, что в этот же период германские студенты перед отъездом на каникулы оставляли преподавателям красочные миниатюры – фамильные гербы со своей подписью и датой вручения. Самая ранняя из новых, более привычных нашему глазу карточек, написанная от руки, датируется 1731 годом (Флоренция). Затем появились гравированные карточки, рельефные – с выдавленным именем или монограммой. В Россию визитные карточки попали из французского придворного этикета благодаря Екатерине II. Они почти не отличались от своих западноевропейских аналогов – та же гравированная растительная орнаментика, причудливые фамильные гербы владельцев. К концу XIX века резко меняется функциональное назначение визитной карточки. В моду входит деловой стиль, и визитки выполняют строго информативные функции. На них указываются фамилия, титул, род занятий и точный адрес владельца. Традиции использования визитных карточек в России были прерваны с приходом советской власти. В настоящее время происходит бурный Ренессанс этой традиции. Они стали непременным атрибутом при установлении деловых отношений с представителями различных учреждений, компаний, фирм, особенно при первой встрече. Первое представление, как правило, начинается с обмена визитными карточками. Карточка должна не только содержать те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить, но и содействовать сохранению у вашего партнера того имиджа, к созданию которого вы стремитесь. В наше время визитная карточка вручается человеку, с которым хотят познакомиться поближе или собираются продолжить деловые отношения. В современной практике используются деловые, личные и семейные визитные карточки. Встречаются случаи и комбинированных визитных карточек, содержащих как служебные, так и личные данные о ее владельце. Еще один тип визитной карточки, используемой в деловой сфере, - карточка, где указываются только фамилия и имя. Такими карточками могут обмениваться только в случае, если требуется закрепить первое знакомство, а в сведениях об учреждении, должности и занятиях владельца карточки потребность еще не возникла. Следующий тип – визитная карточка учреждения или фирмы. Она появилась сравнительно недавно (10-20 лет назад). В ней указывается полное официальное название учреждения, фирмы, его логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда – отдела по связям с общественностью, направление деятельности, а также адреса и телефоны филиалов, в том числе зарубежных. Визитные карточки учреждений или фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цель использования таких карточек – в основном рекламная. Наконец, еще один тип – семейная визитная карточка. На ней печатается имя и фамилия главы семьи (без указания должности в учреждении или фирме), имя и фамилия его супруги (при этом имя супруги перед именем мужа), имена детей, домашний адрес и телефоны, в том числе мобильный. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитка используется и в деловой сфере, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе, а также в том случае, когда организация направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале. В Европе визитная карточка уже давно стала важным инструментом налаживания деловых контактов, поддержания отношений. Вы можете порою оскорбить своего партнера по переговорам, не дав ему свою визитную карточку. Особенно сильны эти традиции в южных странах Европы – во Франции, Италии, Испании, Португалии. Любое знакомство с деловыми людьми в этих странах начинается с обязательного обмена визитными карточками, поэтому при деловом общении всегда необходимо иметь с собой достаточное их количество. Если в ответ на протянутую визитную карточку вы не дадите свою, то следует извиниться, объяснив причину и пообещав послать ее при первой возможности. Каким бы непродолжительным ни было ваше первое знакомство, при следующей встрече бизнесмен, имеющий вашу визитную карточку, не станет относиться к вам как к абсолютно незнакомому человеку. Четких правил в отношении размеров визитных карточек нет, но обычно у мужчин они могут быть несколько больше, чем у женщин – скажем, 90х50 мм – для мужчин и 80х40 мм – для женщин (в качестве супруги, а не должностного лица). Визитная карточка молодой девушки может быть еще меньше – как правило, 70х35 мм. Но такая практика наблюдается не везде. Так, в Великобритании визитные карточки женщин больше, чем у мужчин. Высшие должностные лица иногда имеют визитные карточки размером 60х100 мм. Однако такие карточки постепенно выходят из практики с распространением специальных альбомов для их хранения. Следует подумать о том, чтобы карточка имела стандартный размер и ее не пришлось подгибать или подрезать. Обычно визитная карточка – это прямоугольный кусок белого или светлых тонов (светло-бежевого, салатного, голубого) полуплотного картона хорошего качества, на котором типографским способом четко и красиво отпечатаны прописным шрифтом фамилия, имя, отчество; строчными буквами – должность, ученая степень и звание. Указывается адрес учреждения (слева внизу) и телефон, иногда факс, электронный адрес, телефон секретаря (внизу справа). По протоколу, визитная карточка должна иметь черный текст на белом фоне, напечатанный поперек карточки без каких-либо рамок или завитушек. Нормы европейского делового этикета предполагают использование текста не только черного, но и темно-коричневого, синего цветов, однако ни в коем случае не красного, золотого или иного экзотического оттенка. Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности. Среди чиновников сегодня модны визитные карточки, текст на которых расположен вертикально, а бумага под названием «Хамелеон» меняет цвет в зависимости от освещения. Или та, что сделана «под лен», «под кожу». В последнее время типографии предлагают широкую гамму цветных карточек, карточек на пластмассе или даже на коже, но нормы строгого этикета не рекомендуют далеко отходить от черно-белой гаммы. Для солидного делового человека это – проявление дурного тона. Предпочтительней сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Необходимо избегать глянцевой поверхности карточек. Визитные карточки не должны быть вычурными, экстравагантными, не должны иметь золотых обрезов. Не рекомендуется перегружать карточку картинками, надписями или афоризмами. Черная рамка на визитной карточке допускается в знак траура. Цветные и необычные карточки пока остаются уделом художников, типографов, а также коммивояжеров, работников служб сервиса и рекламных агентов. Деловые визитные карточки сотрудников магазинов, предприятий сферы услуг и т.п. по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета: по сути дела это не только информационная, но и рекламная продукция. На таких карточках на обороте может быть помещена небольшая схема окрестностей, фотография владельца карточки, красочный символ, логотип, в том числе выполненный в виде голограммы, девиз фирмы. Общие требования к шрифту визитных карточек заключается в том, что он должен быть легко читаем. Имя, как правило, выделяется полужирным шрифтом слегка большего размера. Не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты. Нужно быть осторожным с использованием курсивного начертания шрифтов, особенно если у вас редкая или труднопроизносимая фамилия или же речь идет о карточке на иностранном языке. У государственных чиновников, депутатов на визитной карточке может находиться изображение государственного флага или герба. Если сменился телефон, то можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Но зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном – следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее были заказаны новые визитные карточки. Рекомендуется персонифицировать свои визитные карточки, оставляя на них подпись. Однако во многих пособиях по деловому этикету сказано, что визитные карточки никогда не подписываются и дата на них не ставится. Мы считаем последнее более уместным и правильным. Деловая визитная карточка без адреса не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если меняется адрес и еще неизвестны новые телефоны, то лучше указать официальный адрес организации, телефон секретариата или канцелярии. В случае если организация имеет несколько филиалов, на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов. Как уже отмечено выше, разновидностью деловой и личной визитки является комбинированная визитная карточка, где наряду со служебным адресом (в левом нижнем углу) указывается и домашний адрес, телефон (в правом нижнем углу). Такие карточки уместны для научных и творческих работников, которые часто работают дома, а также для страховых агентов, адвокатов и т.п. Людям других профессий это делать нежелательно, так как звонить домой по служебному делу допустимо только при чрезвычайных обстоятельствах. Женщины, как правило, не указывают на таких карточках свой домашний адрес, ограничиваясь номером телефона. Вообще, на женских визитных карточках, согласно традиции, указывается только имя, отчество и фамилия. Однако в настоящее время, принимая активное участие в деловой жизни, женщины все чаще следуют правилу давать более подробную информацию о своей должности, ученой степени и звании. Во многих двуязычных странах широко применяются двусторонние карточки – с текстом на другом языке на оборотной стороне. Если придерживаться строгих протокольных норм, то это не совсем верно, ведь оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было сделать какие-то записи. Если есть возможность, нужно заказать отдельные карточки на русском и иностранном языках. Но тем не менее двусторонние карточки вполне допустимы, главное – соблюсти правила написания карточек на иностранном языке. В частности, на визитных карточках, написанных не на русском языке, отчество не указывается, так как в большинстве стран не существует даже такого понятия. Визитные карточки, на которых указаны одновременно имя и фамилия мужа и жены, рассылаются или завозятся главным образом дамам. Специалисты по изготовлению визиток отмечают тенденцию к тому, что визитные карточки сегодня заказывают солидные учреждения всем своим сотрудникам, выдерживая их в определенном стиле, сохраняя характерные цвета и единую форму. Некоторые фирмы, компании заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.д. Визитную карточку при первой встрече вручать обязательно. Первым протягивает свою карточку гость, если это визит. При знакомстве первым вручает визитную карточку тот, чей ранг или чье должностное положение ниже. Если партнеры занимают приблизительно одинаковые должности, то первым визитку должен вручить младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, то большого значения не имеет, кто первым вручит визитную карточку. Получив визитку, необходимо вручить свою. Мужчина первый вручает свою визитную карточку женщине, которая не обязана в ответ вручать свою. Во время переговоров визитные карточки рекомендуется располагать на столе в том порядке, в каком сидят партнеры. Однако заглядывать в них нужно незаметно, открыто считывать имя собеседника считается дурным тоном. Визитные карточки чаще всего вручают лично, и делают это правой рукой. В азиатских странах их положено вручать обеими руками. В арабских странах ни в коем случае нельзя давать визитку левой («грязной») рукой: это противоречит мусульманским законам. При этом карточка должна быть повернута так, чтобы партнер смог сразу прочитать текст. Вручая визитку, необходимо вслух произнести свою фамилию. Вручение визитной карточки сопровождается взаимным легким поклоном или кивком головы. Принимать визитные карточки нужно тоже обеими руками или правой рукой. При обмене визитными карточками обе стороны делают легкие поклоны. Принявший визитную карточку должен в присутствии партнера прочитать вслух его имя и уяснить его должность и положение. Не следует при этом выражать благодарность или какие-либо другие чувства. По поводу последнего правила в пособиях по деловому этикету нет единого мнения. Так, некоторые авторы полагают, что за полученную визитку обязательно надо поблагодарить. Мы считаем, что благодарность здесь вполне уместна, так как благодарят за готовность продолжить знакомство, за проявленный интерес, доверие и уважение. Поблагодарив за врученную визитку, ее следует убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный!) пиджака. Получив визитку, никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит, также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это. Визитные карточки можно оставлять у адресата дома в его отсутствие. Если вы доставили карточку лично, то можете отогнуть правый верхний угол или даже край с правой стороны по всей ширине карточки. Такую карточку оставляют в тех случаях, когда по каким-либо причинам вас не могли принять. Загиб на карточке означает, что вы лично оставили визитную карточку в знак глубокого уважения и почтения. Если вы передали визитную карточку через посредника, шофера, курьера, в этом случае карточка не загибается. В случае заочного знакомства визитную карточку представляемого лица посылают вместе с карточкой рекомендующего, на которой делают надпись p.p. Представляемому лицу отвечают, посылая визитную карточку без надписи. В редких случаях визитку посылают по почте. Такую карточку вкладывают в специальный конверт, на котором от руки или печатным текстом указываются имя, фамилия и должность адресата. В один конверт на имя одного лица могут быть вложены несколько визитных карточек от разных лиц. Если вы получили визитную карточку по почте, то также должны отослать свою визитку в течение суток. Так же поступают, получив визитку, оставленную лично владельцем. Ответить на оставленную визитную карточку можно и телефонным звонком, однако это нежелательный вариант ответа. На присланную визитную карточку положено ответить также карточкой. Есть определенные правила, регламентирующие особенности визитных карточек при использовании их в общении с женщинами: на посылаемых и оставляемых женщинам визитных карточках должность не печатается. Кроме того, если мужчина направляет личную или семейную карточку замужней женщине, он должен направить ее в двух экземплярах (ей и ее супругу). Так же следует поступать и женщине, отправляющей визитную карточку женатому мужчине. Женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины. Визиткой можно поздравить с тем или иным событием – национальным или другим праздником, днем рождения, повышением в должности, каким-либо семейным событием, можно выразить соболезнование, передать благодарность, установить знакомство, в определенных случаях ее можно послать в ответ на нанесенный визит, с ней удобно послать цветы, сувенир, книгу и т.д. Например, всем гостям, присутствовавшим на официальном приеме, следует, если они не посылали писем с выражением благодарности, оставить в течение недели визитную карточку в доме хозяев. Вполне уместно вложить в конверт визитную карточку вместе с поздравительной открыткой или небольшим письмом. На карточке, как правило, чернилами или простым карандашом (последнее предпочтительней) в левом верхнем или нижнем углу делаются пометки (стандартные сокращения французских слов, принятые во всем мире): - р. f, (pour feliciter) - поздравление по случаю праздника; - р. f. N. a. (pour feliciter а ľ occasion du Nouvel An) - поздравление по случаю Нового года; - р. р. с. (pour rendre conge) - прощание перед продолжительным или окончательным отъездом; - р. с. (pour condoleances) - выражение соболезнования; - р. г. (pour remercier) - выражение благодарности; - р. f. с. (pour faire connaissance) - выражение удовлетворения знакомством; - р. р. (pour presenter) – по случаю представления. Визитные карточки с буквами p.r. и p.p.c. принято оставлять без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.c. и p.f.c. посылают свою визитку с буквами p.r., т.е. благодарят. Могут также быть приписаны несколько слов обязательно в третьем лице: «Поздравляет с юбилеем», «Поздравляет с национальным праздником», «Желает скорого выздоровления», «Благодарит за внимание» (в качестве ответа на присланный сувенир, цветы и т.д.), «Благодарит за поздравление», «С наилучшими пожеланиями» (при посылке сувенира, цветов и т.п.). В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи. Эти надписи не подписываются, даты не ставятся. Для приглашения на неофициальный, дружеский прием на визитке пишется вверху имя и фамилия приглашаемого лица, а внизу указывается наименование приема, места, где он состоится, число и время. Визитная карточка с парой теплых слов, приложенная к букету цветов, – это высоко ценимый жест признательности артисту, художнику или просто доброму знакомому в особый для него день. С визитными карточками пересылаются подарки, альбомы, книги, газеты, журналы, отдельные, опубликованные в газетах статьи, билеты в театр, на выставку, фотографии и т.д. Иногда визитные карточки посылаются вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на просмотр фильма, спектакля, на неофициальный завтрак, коктейль и т.д. На визитных карточках, посылаемых в одном конверте сразу нескольким лицам, например в организацию, в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована. При перемене адреса обязательно со старой визитной карточкой посылается новая, на которой сообщаются новые реквизиты. Ваша деловая репутация может быть «подмочена», если вы не узнаете человека, с которым когда-то обменялись визитными карточками. Перечисленные правила носят протокольный характер и со всей точностью соблюдаются в основном только в дипломатической практике. Определенные особенности использования визитных карточек сложились в деловой сфере. Носить карточки лучше всего в специальной коробочке (визитнице). Они бывают пластиковыми, кожаными или металлическими. Карточки часто хранят в ящике стола или специальной папке с кармашками, чтобы при необходимости их можно было быстро найти. Вот несколько правил, кратко характеризующих способы обращения с ними: Визитные карточки должны быть чистыми, хорошего качества и отвечать современным требованиям. Не разбрасывайте свои визитки, подобно рекламным листовкам на открытии супермаркета. Не вручайте визитные карточки всем участникам деловых приемов, но имейте с собой несколько штук на случай, если кто-то попросит у вас ее. Вручите ее сдержанно. Приложите визитную карточку, отправляя свои документы или резюме. Не забудьте написать несколько слов на обороте. Вручите свою визитную карточку секретарю в приемной, когда вы впервые посещаете какое-либо учреждение. Это поможет секретарю доложить о вас. Принимайте визитные карточки с учтивостью. Визитная карточка во многих странах заменяет "удостоверение личности". Она упрощает деловое общение, помогает уменьшить недопонимание партнеров. Визитная карточка является немым носителем информации, благодаря ей ускоряется процесс коммуникации. Тестовые задания Визитные карточки бывают а) индивидуальные д) официальные б) личные е) супружеские (семейные) в) деловые ж) рабочие г) представительские з) предприятия, организации 2. В офисе Вам вручили визитную карточку делового партнера, загнутую с правой стороны по всей ширине. Что это обозначает? а) неаккуратное обращение с визитной карточкой секретаря; б) владелец визитной карточки не застал вас на месте; в) владелец визитной карточки не хочет больше иметь с вами дел; г) владелец визитной карточки хочет обратить особое внимание на свою компанию. 3. Визитная карточка должна быть: Произвольного размера; Экстравагантной; Чаще всего размером 5 см х 9 см; С разнообразным шрифтом, который зависит от фантазии владельца визитной карточки; Цвет используется только черный, иногда добавляется еще один цвет; Выполнена типографским способом; Строга в оформлении; Изготовлена из подручных средств (компьютер, ксерокс, фломастеры и т.д.) На белой бумаге для офисной техники; На плотной бумаге высокого качества или тонкого картона. 4. Из перечисленных ниже действий выберите те, которые являются необходимыми при вручении визитных карточек: Произнести вслух Ф.И.О. владельца визитной карточки; Подписать визитную карточку; Поставить дату на визитной карточке; Обменяться легким поклоном; Держать визитную карточку так, чтобы партнер мог сразу прочесть текст; Написать Ф.И.О. того, кому она вручается; Вручить в конверте; Поблагодарить за визитную карточку; Визитную карточку вручить обеими руками или только правой; Возможно сделать надпись в левом нижнем углу, например, p.f. 5. Восстановите последовательность вручения визитной карточки: 1. Приветствие. 2. Легкий поклон головой. 3. Произнесение вслух имени знакомого. 4. Рукопожатие. 5. Знакомство. 6. Вручение (обмен) визитных карточек. 7. Визитная карточка убирается в визитницу. 6. Что обозначают сокращения на визитных карточках? 1. p.p. а. благодарность 2. р.с б. поздравление 3. р.r. в. поздравление с Новым годом 4. р.р.с. г. соболезнование 5. p.f.c. д. в случае окончательного отъезда 6. p.f. е. заочное представление 7. p.f.N.a. ж. удовлетворение знакомством 8. p.r.p.f. з. благодарность за поздравление с Новым годом, если этот праздник прошел |