Особенности оформления документов при приеме на работу несовершеннолетних. Правила оформления приказа о приеме на работу Правила оформления трудового договора
 Скачать 325 Kb.
|
Шаги по оформлению приема работника на работу1. Получение от работника заявления о приеме на работу. Данный шаг в пошаговой процедуре приема на работу не является обязательным для большинства организаций, потому что ТК РФ не предусматривает подачи работником такого заявления. Если заявление о приеме на работу работником все же подано и принято работодателем, то его регистрируют в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений работников. 2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами работодателя и с коллективным договором (при его наличии). Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Должностная инструкция, как правило, также является локальным нормативным актом работодателя (в редких случаях она является приложением к трудовому договору). Порядок ознакомления с локальными нормативными актами Трудовым кодексом РФ не определен, на практике существуют различные варианты: к локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и даты ознакомления (такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом), ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник до подписания трудового договора ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты. Определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами может быть закреплен в одном из локальных нормативных актов работодателя. Выясните существующий у Вашего работодателя порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами до того, как начнете знакомить с ними работника. 3. Заключение с работником трудового договора Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составления трудовых договоров в большем количестве экземпляров. В трудовой договор должны быть включены обязательные сведения и условия (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и могут быть включены дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Обратите внимание, что заключение договора о полной материальной ответственности – это необязательный шаг. Однако он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности, а после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Согласно ст. 244 ТК РФ письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности не может заключаться с работниками, не достигшими возраста восемнадцати лет. 4. Регистрация трудового договора в установленном у работодателя порядке. Например, трудовой договор может регистрироваться в журнале регистрации трудовых договоров. 5. Вручение работнику его экземпляра трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Рекомендуем перед подписью ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен». Если с работником подписан договор о полной материальной ответственности, то один его экземпляр также передается работнику. 6. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу. Приказ о приеме работника на работу издается на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора. 7. Регистрация приказа (распоряжения) о приеме работника на работув установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений). 8. Ознакомление работника с приказом (распоряжением)о приеме на работу под подпись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 9. Внесение записи о приеме на работу в справку о трудовой деятельности. 10. Оформление личной карточки на работника,ознакомление его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Личная карточка может быть зарегистрирована в установленном у работодателя порядке, например, в журнале учета личных карточек работников. 11. Включение работника в табель учета рабочего времени, другие документы. 1.4. Правила оформления приказа о приеме на работу Факт принятия работника на работу фиксируется при помощи соответствующего приказа, который издается на основании подписанного между работником и работодателем трудового договора. Приказ о приеме на работу подготавливается и оформляется сотрудником кадровой или юридической службы, подписывается руководителем организации и доводится до сведения принимаемого работника под роспись. В дальнейшем данный приказ уже является основанием для внесения соответствующих записей в личную карточку работника, его трудовую книжку, а также для открытия бухгалтерией лицевого счета работника. Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу, организация может разработать и использовать собственную текстовую форму приказа о приеме. В этом случае в содержательной части приказа должны быть отражены следующие данные: указание распорядительного действия, фамилия имя отчество принимаемого работника, должность (профессия), на которую принимается сотрудник, наименование подразделения или отдела, уровень оплаты труда, Испытательный срок не указывается дата заключения и номер трудового договора, на основании которого принимается работник. Приказ о приеме на работу может быть издан на группу сотрудников. Тогда все перечисленные выше пункты должны быть указаны в приказе для каждого работника в отдельности. Также, для оформления лиц, принимаемых по трудовому договору, можно использовать специальную унифицированную форму приказа (распоряжения) о приеме работника(ов): форма № Т-1 - применяется для приема одного работника, форма № Т-1а - для группы работников. Заполнение унифицированной формы № Т-1 и Т-1а не должно вызвать каких-либо затруднений, но все-таки есть некоторые особенности их оформления, требующие пояснения: Если с работником (работниками) трудовой договор заключается на неопределенный срок, тогда в строке "Дата" формы № Т-1 (в столбце "Период работы" формы № Т-1а) графа "по" не заполняется. В форме № Т-1 в качестве условий приема на работу и характера предстоящей работы необходимо указать одну из форм организации труда. Например, "по совместительству", "постоянно", "в порядке перевода из другой организации", "для выполнения определенной работы", "для замещения временно отсутствующего работника" и так далее. Тарифная ставка, оклад и надбавки в приказе о приеме на работу указываются согласно штатному расписанию и должны соответствовать (совпадать) с условиями оплаты труда, прописанными в трудовом договоре. Основным преимуществом унифицированных форм приказа о приеме на работу является их сравнительная простота, гораздо меньшая формализованность по сравнению с текстовым вариантом, которая во многом является произвольной. В унифицированных формах не надо делать отметки о согласии работника с условиями труда, о прохождении им необходимого инструктажа, медицинского осмотра и так далее. Однако это влечет за собой необходимость составления листков согласования, медицинского осмотра, листа прохождения инструктажа и т.п. Согласно изданному приказу работник должен с определенного дня приступить к своим профессиональным обязанностям. Если в установленный день работник не выйдет на работу без уважительных на то причин, приказ может быть аннулирован. 1.5.. Правила оформления трудового договора В трудовом договоре указываются: Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор; Сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица; Идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); Требовать от работника предоставления ИНН работодатель не имеет права. 4. Сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. Если подписывает первое лицо, то оно действует на основании Устава, если кто-то другой, то на основании Доверенности. Не стесняйтесь попросить Доверенность, а заверенную копию доверенности взять себе. 5. Место и дата заключения трудового договора. Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия. 6. Место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. Представьте себе ситуацию, когда одно структурное подразделение находится на севере Москвы, а другое на юге, до одного пять минут пешком, в другое надо ехать два часа... Если структурное подразделение не обозначено, работодатель имеет право перевести Вас своим волевым решением. Вам это надо? Наименование и адрес на стол! 7. Трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации; Здесь должна быть Ваша должность, функциональные обязанности, что конкретно Вы должны делать. К этому пункту подходите очень внимательно. Здесь не должно быть общих фраз ни о чем! Если что-то не понятно, требуйте изменения формулировок ДО подписания договора. В этом пункте описывается, ЧТО конкретно Вы должны делать. Если хоть один параграф Вам не понятен, или с трудом выполним, рекомендую воздержаться от подписания такого договора. В противном случае над Вами всегда будет висеть увольнение за невыполнение должностных обязанностей. 8. Дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом; Если дата не указана, Вы обязаны преступить к работе на следующий день после подписания договора. 9. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); 10. Режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). Точно знайте, когда Вы должны приходить на работу и уходить с нее. Если есть отсылка на правила внутреннего распорядка, как уже было изложено выше - заверенную копию с собой! Работодатели часто практикуют шантаж по поводу опозданий на работу для малобюджетных увольнений. Вы можете год приходить к 10.00, но придет момент, когда у Вас потребуют объяснительную по поводу систематических опозданий. Причем, обращаю внимание топов!!! Вас это тоже касается. Даже если Вы финансовый директор корпорации, Вы от этого не застрахованы. 11. Компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте. Важно для пенсии, отпуска и льгот. 12. Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). 13. Условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. 14. Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. 15. Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. Важно помнить, что произвольно поменять условия трудового договора в одностороннем порядке не может ни работник, ни работодатель.
Если вы решили нанимать на работу несовершеннолетних, то важно учитывать не только продолжительность рабочей недели для них, но и продолжительность рабочего дня. Продолжительность рабочей недели В отличие от большинства обычных сотрудников, для которых продолжительность рабочей недели составляет 40 часов, на несовершеннолетних распространяется правило сокращенного рабочего времени. Причем время сокращается в зависимости от возраста и других обстоятельств — в частности, учитывается факт обучения. Так, например, для работников до 16 лет, продолжительность рабочей недели составляет не более 24 часов, а для работников от 16 до 18 лет она удлиняется на 11 часов, то есть не превышает 35 часов (ст. 92 ТК РФ). Если при условии обучения несовершеннолетних и работы в свободное от учебы время в течение учебного года продолжительность работы не может превышать половины от установленных норм, а именно: 12 часов в неделю, если молодому человеку или девушке не исполнилось еще и 16 лет; 17,5 часов, если несовершеннолетнему от 16 до 18 лет. При этом работодатель имеет право потребовать справку из учебного заведения, которая подтверждает факт получения образования. В период каникул несовершеннолетние работники, которые продолжают обучение, могут отработать весь срок сокращенной рабочей недели полностью — 24 или 35 часов соответственно. Продолжительность рабочего дня Существуют также жесткие ограничения по продолжительности рабочего дня, установленные ст. 94 ТК РФ: подростки в возрасте 14-15 лет работают 4 часа; подростки в возрасте 15-16 лет — 5 часов; молодые люди и девушки в возрасте 16-18 лет — 7 часов. Если несовершеннолетний совмещает учебу по общеобразовательным программам или программам среднего профессионального образования, с работой в свободное от учебы время, в течение учебного года, то продолжительность рабочей смены не должна превышать: 2,5 часа — если несовершеннолетним 14-16 лет; 4 часа — если несовершеннолетним 16-18 лет. Обратите внимание на то, что ст. 268 ТК РФ запрещает работодателям: Отправлять несовершеннолетних в служебные командировки; Привлекать подростков до 18 лет к сверхурочной работе; Давать им работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни. Работодатель не имеет права устанавливать для несовершеннолетнего работника испытательный срок (ч. 4 ст. 70 ТК РФ). Также ему запрещено поручать такой категории работника выполнение работ в условиях полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). 1.6. Правила оформления учетной карточки работника Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации. Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма Т-2ГС. Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме Т-2 оформляется форма Т-4 ("Учетная карточка научного, научно-педагогического работника"). Личная карточка заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов работника: Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (ф. Т-1 или Т-1а). Паспорт. Трудовая книжка. Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Документ об образовании (диплом, свидетельство). Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе или Уведомление о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту его жительства (с указанием ИНН). Другие документы, предусмотренные законодательством (в частности, Индивидуальная программа реабилитации инвалида (ИПР), удостоверения и справки, подтверждающие право на льготы и др.). По желанию работника в раздел X формы Т-2 могут вноситься и другие сведения, сообщенные о себе работником. ПРАВОВОЙ СТАТУС РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ 2.1. Понятие правового статуса Правовой статус работника – это его правовое положение по отношению к работодателю, принявшему его на работу в данную организацию. Основу такого статуса составляют основные трудовые права и обязанности. К общим положениям правового статуса относят: Требования к образованию; Стаж работы; Трудовые функции сотрудника; Требования к знаниям и умением; Взаимодействия с другими сотрудниками службы; Подчиненность. Элементами правового статуса считают: права работника обязанности работника ответственность работника. Так как документы оформлением приема на работу занимается инспектор по кадрам, то я в своей работе хочу описать правовой статус сотрудника отдела кадров. Основой правового статуса любого сотрудника нам необходимы следующие нормативные документы: Общероссийский классификатор ОК 016-94 профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (принят постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 в ред. от 19.06.2012). Профессиональный стандарт Специалист по управлению персоналом (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 октября 2015 г. № 691-н). Типовая должностная инструкция инспектора по кадрам. На основании этих нормативных актах предприятие разрабатывает: положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников. 2.2.Требования к инспектору по кадрам Инспектор по кадрам относится к категории специалистов. В соответствии с профессиональным стандартом специалиста по управлению персоналом инспектор по кадрам входит в группу занятий руководителя подразделений управления кадрами и трудовых отношений или специалиста кадровых служб и учреждений занятости, а также специалиста по кадрам и профессиональной ориентации. Основной целью вида профессиональной деятельности является: обеспечение эффективного функционирования системы управления персоналом для достижения целей организации. К обобщенной трудовой функции пятого уровня квалификации документационное обеспечение работы с персоналом относятся: ведение организационной и распорядительной документации по персоналу; ведение документации по учету и движению кадров, администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы. Шестой уровень квалификации документационное обеспечение работы инспектор кадров может осуществлять: деятельность по обеспечению персонала, сбор информации о потребностях организации в персонале, поиск, привлечение, подбор персонала. Требования к инспектору по кадрам выполняющего трудовые действия пятого уровня квалификации: среднее профессионально образование – программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации. К данным специалистам нет требований к опыту работы и особых условий допуска. На предприятиях эти люди могут занимать разные наименования должностей: специалист по кадрам и профориентации, специалист кадровых служб и учреждений занятости, специалист по кадрам, инспектор по кадрам и др. Инспектор по кадрам пятого уровня квалификации должен знать: порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу; порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; основы документооборота и документационного обеспечения; технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации; порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам, структуру организации; трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права; основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу; законодательство Российской Федерации о персональных данных; локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу; нормы этики делового общения; базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенностей работы с ними. Требования к инспектору кадров выполняющего трудовые действия шестого уровня квалификации: высшее образование – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование – программы повышения квалификации; программы профессиональной переподготовки в области поиска и подбора персонала. К данным специалистам нет требований к опыту работы и особых условий допуска. На предприятии данные люди могут занимать такие должности как: специалист по кадрам и профориентации, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам и др. Инспектор по кадрам шестого уровня должен знать: технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации; структуру организации и вакантные должности (профессии, специальности); порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах, источники обеспечения организации кадрами, организация работ на различных участках производства, организации, отрасли; общие тенденции на рынке труда и в отдельной отрасли, конкретной профессии (должности, специальности), основы психологии и социологии труда, основы экономики, организации труда и управления; трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права; основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу; законодательство Российской Федерации о персональных данных; локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок подбора персонала; нормы этики делового общения; базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенностей работы с ними. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров. На время отсутствия инспектора по кадрам (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей. Права и обязанности данного работника рассматриваются в должностной инструкции. 2.3. Права инспектора по кадрам Инспектор отдела кадров имеет право: Вносить на рассмотрение директора организации предложения: по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями; о поощрении подчиненных ему отличившихся работников; о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 2.4. Обязанности инспектора по кадрам Должностная инструкция описывает права инспектора отдела кадров. Инспектор отдела кадров: Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с рудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалифицированных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет проверку состояния трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции. ЗАК 5.ОХРАНА ТРУДА И ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ 5.1. Организация рабочего места работника отдела кадров Рациональная организация труда инспектора кадров начинается с организации рабочего места. Рабочее место инспектора по кадрам располагается в отделе кадров, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы инспектор по кадрам мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы: 1) подходы к мебели и оборудованию; 2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования; 3) в отдельных случаях потребность в особых условиях; 4) возможность установки дополнительного оборудования. В комплект средств оргтехники рабочего места инспектора по кадрам входят: 1) рабочий стол; 2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер; 3) стул подъемно-поворотный; 4) вспомогательный стол. Рабочее место должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы сотрудник мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели его. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе инспектора по кадрам: 1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.); 2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка); 3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов); 4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф); 5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем); 6) копировальные средства и аппараты; 7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации; 8) офисная мебель и оборудование. нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность. В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа. Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации, в частности, при проведении совещания. Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота. Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров. 5.2. Обеспечение оптимальных условий труда инспектора по кадрам Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы инспектора по кадрам при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха. Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение. Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора. Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа). Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом. В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении. Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%. Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем. Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет. Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения. Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания. Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом. Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк). Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%. Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами. Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников. При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета. Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума. Таким образом, рациональная организация труда секретаря складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня. Таблица 5.1. Основные санитарно гигиенические нормы труда
3. Современная программное обеспечение Предприятия все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Безусловно все записи в трудовой книжке вносятся от руки, и на это уходит много времени, однако подготовить приказы, грамотно осуществлять кадровый учет работников можно при помощи программы «Отдел кадров». |