Правовое регулирование процесса документообразования. Разработка организационноправовых документов предприятий Автор подпись, дата
 Скачать 0.68 Mb.
|
3.2 Особенности создания в ООО «Серпуховрыба+» организационно-правовых документовВ современном делопроизводстве ООО «Серпуховрыба+» организационно правовые документы разделяют на две группы в зависимости от их назначения и сферы применения. 1 группа. Учредительные документы. Они являются основой правовой деятельности юридических лиц. Они создаются в момент образования компании и не имеют срока годности. Определите наименование юридического лица, его местонахождение, порядок управления и форму собственности. Регистрацией таких документов занимается юридическая служба, а их содержание обязательно согласовывается с учредителями. Этот тип включает в себя: Учредительное соглашение. Устанавливает порядок деятельности учредителей при создании юридического лица, определяет условия передачи имущества и участия в совместной деятельности, распределяет прибыли и убытки между участниками, утверждает устав. Устав организации. Регулирует формирование учреждения и его компетенцию, определяет его структуру, устанавливает задачи, функции и права, а также порядок его работы. Для некоторых организаций (например, банков) требования к содержанию и оформлению устава регулируются законом. Положения об уставах юридических лиц различных форм собственности содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации и соответствующих Федеральных законах. Группа 2. Организационная. В эту группу входят документы, регламентирующие работу учреждения, организующие работу его сотрудников. Положение о структурных подразделениях. Этот закон устанавливает статус каждого подразделения, определяет его функции, права, обязанности и ответственность. Штатное расписание. Содержит перечень всех должностей организации с указанием их количества, а также включает информацию о размере должностных окладов. Конструкция соответствует законодательно установленной унифицированной форме Т-3. Нормативные документы. Настоящий закон устанавливает порядок деятельности руководства общества, его коллегиального или совещательного органа. С помощью регламента определяется статус руководящего органа, а также порядок планирования, подготовки, обработки, рассмотрения материалов, принятия решений и доведения их до исполнителей. Инструкции. Регулируют административные, финансовые, технологические, научно-технические аспекты деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц. Должностные инструкции. Они регулируют правовой статус работника, его обязанности и ответственность. Они служат инструментом оценки работы предприятия и используются при подборе и расстановке кадров. Организационно распорядительные документы ООО «Серпуховрыба+» фиксируют управленческие решения, административные вопросы деятельность учреждения. Они позволяют осуществлять основные функции управления, согласовывать работу подразделений. Их составление и оформление производится с учетом рекомендаций ГОСТов. К данной группе относятся: Постановления. Принимаются органами коллегиального управления для решения приоритетных принципиальных задач и установления правил поведения; Приказы. Издаются руководителем на основе единоначалия для решения основных и оперативных вопросов; Распоряжения. Издаются руководителем единолично для разрешения оперативных вопросов, ограничены по сроку действия и касаются узкого круга лиц. Решения. Выносятся коллегиальным органом управления в целях разрешения основных вопросов в конкретной сфере деятельности. Справка. Особенности распорядительных актов: могут быть совместными, т.е. в оформлении принимают участие несколько компаний; вступают в действие с даты подписания или даты, указанной в тексте; могут обладать длительным действием или носить характер разового поручения; нуждаются в обязательной регистрации; содержат пункт о доведении до исполнителей; устанавливают срок исполнения. Государственный стандарт определяет перечень реквизитов, используемых при оформлении организационных документов. Некоторые из них обязательны для придания акту юридической силы: наименование и код организации, название базовой формы и ее код, дата подписания, идентификационный номер, подпись ответственного лица. Совокупность реквизитов в полной мере отражает форму документа. В состав реквизитов, необходимых для оформления распорядительных актов, входят: Изображение Государственного герба РФ; Изображение герба субъекта РФ; Эмблема организации; Коды компании по ОКПО и ОКУД; Полное наименование в соответствии с уставом; Справочные данные (адрес, номера телефонов, номера банковских счетов, адрес электронной почты и др.); Наименование вида документа; Дата подписания или утверждения; Регистрационный номер; Место составления или издания; Гриф ограничения доступа; Адресат; Гриф утверждения; Резолюция; Заголовок к тексту; Отметка о контроле (срок исполнения); Основной текст; Отметка о наличии приложений; Подпись (наименование должности и Ф.И.О.); Гриф согласования; Виза; Печать; Отметка о заверении копии; Отметка об исполнении; Отметка о поступлении; Идентификатор электронной копии. Правила оформления и использования организационных документов должны регламентироваться инструкцией по делопроизводству компании с учетом положений учредительной документации; Правом подписи таких служебных бумаг обладает единоличный исполнительный орган (директор или президент). В некоторых случаях право подписи предоставляется другим должностным лицам, что прописывается в приказе о распределении обязанностей. Ввиду большого объёма документации уделяется достаточно большое внимание организации документооборота, и в связи с этим создается в больших организациях специальное подразделение - канцелярия, осуществляющее в целом работу с документами, контроль за правильностью движения документов и работы с ними, а также осуществляющее разработку документов организации, затрагивающих вопросы делопроизводства. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот делится на несколько частей - потоков. Документопотоки - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Документопотоки характеризуются: содержанием или функциональной принадлежностью, то есть другими словами тем составом документов, которые в него входят и тем составом информации, которая в этих документах сосредотачивается; структурой, которая определяется видами документов, их авторством, справочными данными и другими признаками; режимом, который определяется периодами движения; направлением, которое зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: документы, которые регистрируются и которые не регистрируются, по которым ведется контроль и которые не подлежат контролю; объемом, который определяется тем количеством документов, которые проходят. Выделяют 3 документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Документопоток входящих (поступающих) документов составляют различные письма, документы, отражающие хозяйственную деятельность (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, счета и прочие документы), документы, которые затрагивают вопросы, касающиеся каких-либо юридических аспектов деятельности (различные исковые заявления претензии, уведомления), обращения граждан - предложения, заявления, жалобы, документы органов власти и управления (приказы, письма, постановления Правительства, Министерства обороны РФ). Документопоток исходящих (отправляемых) документов составляют ответные письма, всевозможная отчетность, справки, заявки, предложения, претензии, акты и заключения на изделия, перечни и другие документы. Документопоток внутренних документов составляют документы, которые проходят внутри организации и отражают её внутреннюю деятельность - приказы, распоряжения, совместные решения, служебные записки. К внутренней документации также относятся планы, графики, отчеты, справки отчетного характера, сводки, программы, должностные инструкции, положения, правила, документы по учету кадрового состава, оборудования, материальных и денежных средств, различные протоколы, акты и другие документы. Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передаче на архивное хранение. Отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа [18, с 15]. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Организационная структура ООО «Серпуховрыба+» (рис. 1)  Рисунок 1 – Организационная структура ООО «Серпуховрыба+» Аппарат управления состоит из руководителей высшего и среднего звена. К руководителям высшего звена относится Директор и Главный бухгалтер. Руководители среднего звена – это администраторы торгового зала. Управление коммерческой службой осуществляет директор магазина. Он определяет план продаж, распределяет функционал, контролирует достижение плановых показателей на основании отчетности. Функции операционного управления магазином выполняют администраторы. Они организуют работу продавцов-консультантов и кассиров, контролируют соблюдение стандартов обслуживания покупателей, собирают предложения и пожелания клиентов по ассортименту. Товаровед по заказу ведет работу с поставщиками, анализирует продажи, комплектует заказы, формирует, оформляет и архивирует сопроводительную документацию: товарные накладные, счета-фактуры, договора поставки и т.д. Начисление заработной платы, а так же произведение налоговых и иных социальных отчислений ведет главный бухгалтер. |